企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略探析

吳雅婷

（湘潭大學(xué) 湖南 湘潭 411105）

1 引言

企業(yè)檔案作為企業(yè)歷史發(fā)展的見證者，是一種寶貴的信息資源，對于企業(yè)的經(jīng)營管理具有基礎(chǔ)性、支撐性的作用。隨著國家現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的深入推進(jìn)，將信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作有效融合，加強檔案管理信息化建設(shè)，是實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

2.1 提升檔案管理工作效率

企業(yè)通過檔案信息化管理，可高效處理龐雜的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，提升企業(yè)檔案管理的成效。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案的收集歸檔工作一般通過人工操作完成，紙質(zhì)檔案繁瑣的整理過程需要付出大量的時間、人力成本。實現(xiàn)檔案信息化管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，及時歸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行管理，可實現(xiàn)檔案及時存檔和歸類。其次，過去采取人工檢索的方式對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查檔，不僅效率低下，還無法保障檢索的準(zhǔn)確性。通過檔案信息管理系統(tǒng)，運用簡單的指令即可對檔案信息進(jìn)行快速識別、分析、提取等，隨時查閱和傳輸文件，減輕了工作人員負(fù)擔(dān)，極大提高檔案管理工作的效益。

2.2 促進(jìn)檔案資源整合與共享

企業(yè)檔案是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)資源之一。檔案信息化管理通過掃描、微縮等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，從而構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，改變了原本紙質(zhì)檔案龐大、分散的狀況，實現(xiàn)對檔案資源的全面整合。同時，可將數(shù)據(jù)庫中共享的信息上傳到企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，根據(jù)員工職位和職責(zé)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使得員工可以多地方、多線程使用權(quán)限內(nèi)的信息，并進(jìn)行合法操作。而對于重要檔案，可以申請網(wǎng)絡(luò)借閱，取代了傳統(tǒng)管理模式的面對面服務(wù)，簡化了工作流程，實現(xiàn)了企業(yè)資源高度共享。

2.3 保障檔案信息安全與完整

企業(yè)檔案是各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，一旦泄露或毀損，會直接影響企業(yè)的經(jīng)濟利益。對于大型企業(yè)而言，日常業(yè)務(wù)中查檔的需求更加頻繁，檔案信息化管理無須調(diào)用原件，即可快速查閱所需檔案，最大限度地避免查檔過程中原件損壞的風(fēng)險。通過公司內(nèi)部封閉式局域網(wǎng)，可對企業(yè)檔案信息進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)查閱權(quán)限來實現(xiàn)分級管理，相關(guān)人員僅可查詢權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，并會產(chǎn)生具體行為記錄，從而減少機密檔案泄露的可能性。

2.4 增強企業(yè)市場核心競爭力

當(dāng)前社會競爭日趨激烈，企業(yè)只有及時掌握市場信息，了解自身發(fā)展優(yōu)劣，才能把握住發(fā)展先機。檔案信息化管理可以及時、有效地收集和保存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的所有數(shù)據(jù)資料，并通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)快速傳輸，確保信息傳遞的及時性和有效性。為企業(yè)決策者及時掌握公司生產(chǎn)運營狀況，對市場發(fā)展形成客觀判斷，從而有效規(guī)避市場風(fēng)險、創(chuàng)造可觀收益，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源從基礎(chǔ)服務(wù)向戰(zhàn)略參考的價值轉(zhuǎn)變，以提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

3.1 檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足

結(jié)合企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，多數(shù)企業(yè)高層對檔案管理缺乏信息化意識，重經(jīng)濟利益、輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。尤其在中小型企業(yè)中，對于檔案管理這類服務(wù)型的工作時常忽視，多數(shù)企業(yè)采用的是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理部門來達(dá)到精簡企業(yè)結(jié)構(gòu)的目的[1]，更不用提認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義。此外，部分企業(yè)對信息化建設(shè)的理解停留在較為膚淺的層面，認(rèn)為將紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是實現(xiàn)了檔案管理信息化，缺少對檔案信息管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)，造成檔案信息化建設(shè)工作開展不力。

3.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還處于探索和實踐階段，配套標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)相對滯后。各企業(yè)在開展檔案管理信息化建設(shè)時，大多沒有結(jié)合自身發(fā)展情況對檔案工作進(jìn)行有針對性的系統(tǒng)規(guī)劃，對于需要收集歸檔的材料種類、檔案后續(xù)如何定期規(guī)整以及檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等都缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制度，導(dǎo)致檔案人員開展工作時具有較大盲目性與隨機性，無法做到有規(guī)可循，使得檔案管理信息化建設(shè)流于表面，無法發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢作用。

3.3 檔案管理信息化設(shè)施配置不齊全

在推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要采購硬件儀器設(shè)備、建立信息管理系統(tǒng)、引進(jìn)信息技術(shù)人才等，需投入大量的時間和資金，尤其對于生產(chǎn)規(guī)模較小的企業(yè)來說，信息化建設(shè)成本高昂。從目前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，多數(shù)企業(yè)管理者對于檔案管理信息化建設(shè)的必要性缺乏充分認(rèn)識，在以追求利潤最大化為目標(biāo)的企業(yè)環(huán)境中，對于短期內(nèi)無法獲益的檔案信息化項目不愿投入過多資金，導(dǎo)致企業(yè)在處理檔案信息時，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不匹配、軟硬件設(shè)備落后等現(xiàn)象，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案信息化管理工作，難以實現(xiàn)向現(xiàn)代化企業(yè)轉(zhuǎn)型。

3.4 檔案管理信息化專業(yè)人才相對匱乏

隨著信息技術(shù)與檔案管理的緊密結(jié)合，檔案管理工作具有專業(yè)性和綜合性的特點，對于企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高要求。當(dāng)前，部分企業(yè)檔案專業(yè)人才儲備不足，檔案管理人員觀念陳舊、信息素養(yǎng)偏低，無法熟練操作各類檔案管理軟件和信息處理系統(tǒng)，導(dǎo)致企業(yè)即便高價引進(jìn)了先進(jìn)的信息化管理軟硬件設(shè)備，也無法使其靈活運用到企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作中，將檔案管理工作上升到科學(xué)、高效管理的高度上，造成企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程建設(shè)遲緩。

4 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

4.1 提升檔案信息化管理意識

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者首先應(yīng)從根本上摒棄傳統(tǒng)古板的管理思想，充分意識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性，樹立起信息化管理理念，將檔案信息化管理工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與戰(zhàn)略體系中。加大對信息化建設(shè)相應(yīng)的人、財、物方面的投入，綜合提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)軟、硬件設(shè)施水平，以及吸引專業(yè)化管理人才，夯實企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注重開展企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)的宣傳引導(dǎo)工作，提升企業(yè)各級部門管理人員對于檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)知。除此之外，企業(yè)檔案管理工作者也應(yīng)主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)與管理方法，自覺將云計算、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等新型信息技術(shù)融入檔案管理工作中，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。

4.2 建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案管理部門可依據(jù)目前國家已經(jīng)出臺的部分信息化建設(shè)法律規(guī)范，如檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等[2]，作為指導(dǎo)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的綱領(lǐng)性文件，并有針對性地結(jié)合工作實際需求與行業(yè)檔案特性，加快企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定與落實。一方面，企業(yè)應(yīng)具體圍繞檔案信息化管理工作，分環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的操作規(guī)范和管理制度。主要改革優(yōu)化信息化工作中檔案收集、整理、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，如設(shè)置信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)等[3]，并設(shè)置檔案信息查閱、共享、移交等工作的管理制度，使得開展檔案信息化管理工作有章可循。同時提升制度執(zhí)行的監(jiān)管力度，保障相關(guān)操作規(guī)范和管理制度落到實處。此外，企業(yè)應(yīng)有針對性地對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，從而建立長效的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，讓企業(yè)在合法合規(guī)的框架下開展檔案管理信息化建設(shè)，以制度方式提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

4.3 完善檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完備的基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案信息化管理的關(guān)鍵保障，企業(yè)應(yīng)立足自身檔案管理需求，提高信息化建設(shè)的預(yù)算比例，加大檔案信息化管理軟、硬件設(shè)施的配置。在硬件方面，企業(yè)可成立專門的檔案設(shè)備部門，結(jié)合目前資金能力和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，購置檔案信息化管理所需的計算機、刻錄機、專業(yè)存儲設(shè)備、文檔掃描儀等硬件設(shè)施，并設(shè)置專人定期對硬件設(shè)施進(jìn)行升級換代和優(yōu)化更新，以確保適應(yīng)信息化建設(shè)需求。在軟件方面，企業(yè)應(yīng)注重檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，包括智能分類系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)及檔案管理軟件等，可在充分調(diào)研企業(yè)檔案信息化建設(shè)需求的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行合理分析，引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理信息系統(tǒng)。例如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件、致德E8檔案管理系統(tǒng)等專業(yè)檔案信息化管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)[4]，可使檔案在接收、傳遞、儲存、鑒別、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)自動化管理，構(gòu)建了集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)檔案全生命周期的信息化管理。同時，可將檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部OA辦公系統(tǒng)相結(jié)合，將企業(yè)財務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)隨辦隨歸，極大提升了企業(yè)內(nèi)部各部門之間工作的銜接性，從而提高企業(yè)檔案信息化管理質(zhì)量。

4.4 培養(yǎng)和引進(jìn)檔案信息化管理人才

現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)需要復(fù)合型的檔案管理人才，企業(yè)必須要努力提升檔案管理人員的職業(yè)修養(yǎng)與技術(shù)水平。首先，企業(yè)要注重對現(xiàn)有檔案管理人員開展系統(tǒng)化專業(yè)培訓(xùn)，可以通過邀請專家演講授課、前往優(yōu)秀企業(yè)觀摩學(xué)習(xí)、聘請專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)等方式，使其了解與掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)和電子檔案管理方法，并能熟練操作檔案信息化管理系統(tǒng)，以增強企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)體系，使其更好地適應(yīng)信息化建設(shè)進(jìn)程中的諸多要求。其次，企業(yè)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代信息化建設(shè)的人才需求特點，建立合理的人才評價機制和獎懲激勵機制，對檔案管理人員定期開展專業(yè)技能考核工作，使得企業(yè)的用人制度逐漸規(guī)范化。除此之外，企業(yè)還應(yīng)采取多種措施積極引進(jìn)高素質(zhì)檔案信息化管理人才，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮活力。與此同時，還可以與高校達(dá)成校企戰(zhàn)略合作關(guān)系，制定人才培養(yǎng)計劃，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供人才保障。

5 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，已成為時代發(fā)展的必然趨勢。檔案管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的事情，需要企業(yè)從提升檔案意識、健全管理制度、完善基礎(chǔ)設(shè)施、配備專業(yè)人才等多方面出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃，不斷提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平。