新時代加強房地產檔案信息化管理路徑研究

鄭麗麗

（聊城市不動產登記中心 山東 聊城 252000）

1 引言

房地產對我國社會主義經濟的發展有著重要的推動作用，是當前衡量我國社會主義經濟發展水平的重要指標。房地產企業檔案評價是指房地產企業相關監督管理行政部門在房地產企業發證管理登記、地產產權買賣、房屋交易、房屋建筑改造、拆遷和其他樓盤經營開發等各項活動中，經過資料搜集、整理和資格鑒定等多個過程，從而形成的可歸檔或者保存的法律文件證明材料，是房地產企業不動產產權歸屬管理登記工作的主要評價手段。隨著我國社會主義市場經濟的快速發展，信息化檔案管理在房地產企業檔案管理過程中的作用越來越凸顯，對房地產企業檔案管理進行專業信息化管理的呼聲也日益強烈，并逐步引起了國家相關檔案管理行政部門的高度重視。

2 新時代企業檔案管理信息化建設現狀

2.1 檔案信息化管理不完善

數字化的檔案信息管理還存在一些不同之處，這一過程伴隨著信息技術的發展而過渡。許多大公司或組織沒有改進適當的不動產信息文件管理系統，從而使這些文件直接暴露在計算機黑客、間諜或是非相關工作人員的視野之下，給房地產信息檔案的管理帶來了巨大的風險，也給大型企業或者單位造成嚴重的損失。

2.2 檔案管理信息化建設人員專業知識不足

檔案管理建設人員自身作為企業檔案管理建設工作的主要實踐者，自身檔案專業知識能力和綜合職業素養水平的高低，對企業檔案管理信息化工程管理工作的開展具有重要的影響，且相對于企業的其他工作，檔案管理工作是一項較為專業、系統的工作，對企業管理檔案建設工作人員雖然有著較高的素質要求，但隨著我國企業經濟規模和人員數量的持續不斷增加，檔案管理建設人員往往身兼數職、檔案管理待遇不高等各種問題的存在，導致檔案管理人員自身檔案專業知識能力仍然有所欠缺，業務管理操作等技能方面也仍然存在一定量的不足。

2.3 不重視檔案管理工作

由于在企事業單位內部檔案從業人員大多數的工作經歷年限相對較長，學習創新能力和對于新鮮的事物以及思想的不斷轉變能力往往受到很大限制，很多中高層企業管理者的企業思想觀念較為落后，對于企業檔案管理信息化管理模式往往持一種觀望的態度，覺得企業信息化檔案建設較為繁瑣。一方面，不論從政府資金政策支持還是其他政府扶持政策以及法律條文支持方面，都沒有及時提供充分政策支持，導致專業檔案管理相關工作漏洞百出。另一方面，人員專業認識能力不足，認為專業檔案管理相關工作本身就是日常公共事務性質的工作，忽略了檔案管理的重要作用，因此現在檔案管理相關工作中的從業人員并沒有具備專業檔案管理知識素質和檔案信息化操作技術基礎，檔案管理信息化專業管理工作系統建設工作進度緩慢。

2.4 操作流程不規范

由于我國社會沒有形成一套相關的法律條文，對于實施檔案管理信息化網絡管理的具體工作流程沒有依法進行充分規范，信息化網絡建設較為混亂，導致檔案網絡使用環境比較嘈雜，更加不利于檔案信息化工作的落實。機關事業單位也同樣如此，對于企業檔案管理信息沒有確切的資料分類標準和實時信息更新，由于沒有及時進行企業云端數據處理和進行信息數據統計，因此單位信息資料存檔管理工作經常出現資料斷檔和后期信息補充資料補齊不得當的現象，導致很多單位信息資料查詢困難，信息資料失真。

2.5 缺乏專業的技術團隊

大多數的信息檔案管理工作團隊的組成人員都是已經臨近法定退休年齡的人員，由于退休年齡和工作精力上的原因，大多數人認為信息檔案管理工作是一個閑職，沒有學習和探索更新傳統管理模式的工作激情和熱忱。事業單位內部和檔案管理工作人員應用信息化專業管理水平低，不足以有效應對當前復雜多變的企業市場競爭環境，不利于加快現代化企業建設的進程。

3 新時代房地產檔案管理信息化的對策

3.1 提高對檔案管理工作的重視

檔案管理行業作為我國企業經濟管理的重要部分，為正確實現我國企業經濟可持續發展的戰略目標，確保企業檔案管理各項工作貫徹落實無疑是極為必要的。因此，有效地緩解改善當前檔案管理工作現狀，一方面所在企業管理需繼續加大對促進檔案管理企業信息化體系建設相關重要工作的宣傳，在不斷逐步提高企業人員對于“檔案”高度知識認知的基礎上，為促進檔案管理企業信息化體系建設各項工作的繼續順利開展創造良好條件；另一方面所在企業內的檔案管理工作人員還要對不完全符合企業管理要求的檔案重新整理，將需要歸檔的聲像錄音帶、錄像帶等作為聲像聲音檔案，應在每盤聲像磁帶上明確注明檔案相關的基本信息[1]。

3.2 完善檔案信息管理系統

房地產企業檔案管理的服務信息化體系建設基礎應基于建立和健全完善有效地房產檔案管理服務信息共享系統。信息自動歸集管理系統能夠收集房地產市場相關行業信息，并且能夠保證整個信息歸集可以在房地產相關信息發生變動時及時進行更新，便于用戶檢索、咨詢、查詢。便捷、實用的信息檢索系統可以用房地產的各種相關專業信息，如住房地址、面積和地理方位等條件作為信息檢索的必要條件，提高信息檢索服務器的質量。信息安全管理系統的基本功能主要是為了確保財產權屬人的信息全面、精準、安全，不被任何非法分子惡意篡改、盜取等。數字化檔案的持續保存發展關系到很多檔案信息安全技術上的安全問題，必須切實做好檔案信息安全技術上的保障工作，才能有效確保檔案相關知識權利人的合法隱私不會被泄露[2]。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質

房地產專業檔案管理從業人員，只有真正懂得房地產檔案管理的基本專業知識和熟練掌握專業信息管理技術，才能使工作真正跟上專業信息時代快速發展的市場要求。隨著企業檔案管理以及信息化事業發展的日益需要，對企業檔案管理工作人員的素質要求也越來越高[3]。檔案管理從業人員若想扎實做好企業信息化時代背景下的企業檔案管理相關工作，就要積極、主動地學習運用互聯網檔案相關專業知識，不斷強化提升自身檔案綜合管理素質，培養人員創新創業意識和弘揚工匠奉獻精神，用先進的檔案科學管理手段扎實做好房地產企業檔案管理工作。

3.4 提高檔案管理信息化建設程度

一方面，加大財政資金投入支持力度，完善檔案設備的技術武裝和裝備武裝質量保障，國家和地方政府也需要提供一定的專項貸款或者政策資金支持，全力支持我國檔案管理機構信息化體系建設各項工作的順利開展，提供大量財力資金支持；另一方面，提高檔案信息安全技術和科技能力，凈化檔案網絡安全環境，提高檔案信息的網絡安全性；綜合考慮提高檔案管理信息的安全保密性和信息安全性，需要不斷提高檔案軟件的安全防盜保護功能，避免利用系統漏洞，引進先進的檔案數據分析管理軟件和檔案登記管理軟件，提高檔案存儲管理機構的檔案信息安全保密度[4-5]。

3.5 重視檔案管理信息化專業人才的培養

信息化管理時代對當前檔案管理的各種工作人員管理提出了更高的素質要求，管理方面也應當對檔案工作人員定期進行各種多方面的管理培訓，提升檔案工作人員的檔案綜合管理素質，以便能適應當前信息化管理時代的各種更高管理要求。在這個信息化發展時代，不法人員惡意竊取用戶信息的風險成本將會大大降低，管理方面也應當繼續加強對基層工作人員的職業道德素質培訓教育，加深基層工作人員對信息檔案管理這一工作的認識理解，從而有效降低個人信息資料泄漏的風險[6]。除了進行專業培訓，管理方還可以定期舉辦企業檔案管理相關行業的技術人才培養交流會，為檔案工作人員親身學習先進的企業檔案管理專業經驗知識創造條件。除此之外，管理方還提出應當大力鼓勵引進企業信息化及技術管理領域的專業技術管理人才對企業檔案管理系統信息化檢索系統設計進行技術優化。一方面，管理方需要高度重視不斷提升檔案檢索系統的檔案檢索工作效率、簡化系統檢索檔案信息的工作流程；另一方面，管理方還要適當加強檔案信息系統的網絡安全性，防止出現由于黑客非法入侵系統導致檔案信息系統泄漏、數據信息丟失等安全問題。

4 結語

綜上所述，房地產行業檔案信息化建設已經是歷史發展下的必然趨勢，而如何保障體系化的建設安全則一直是我國檔案系統信息化體系建設過程中經常出現的關鍵問題，這個問題幾乎涉及到了檔案系統信息化體系建設的全過程。檔案管理信息安全中的問題不僅是檔案技術管理層面的安全問題，更多的是檔案管理體制層面的安全問題，需要加以重視，才能真正全方位地有效應對以上所說的各種安全風險。同時，房地產企業檔案管理信息化體系建設者還需要不斷增加企業資金的管理投入，并不斷抽調專門的專業技術人員建設一套專業的管理體系。