高校人事檔案管理信息化建設的價值分析

辛 華，劉曉萌（通訊作者）

（山東醫學高等專科學校 山東 濟南 250002）

1 引言

21世紀以來，隨著信息技術成為社會變革的重要推動力之一，社會的各方面都發生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學領域。現階段，部分高校在推動人事檔案管理模式進入新階段的實踐中進行了有益嘗試，大數據信息技術成為整合人事檔案資源的重要手段，在實踐過程中高校管理水平實現相應的提升，體現出信息化技術在高校人事檔案管理中的實踐價值和應用價值。

2 高校人事檔案管理信息化建設概述

在查閱《檔案學詞典》及相關資料的基礎上，筆者認為人事檔案是指：由人事、組織、勞動等部門在人員的考核管理活動中所形成的特殊檔案，是個人經歷、經驗、能力的最真實記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學經驗、社會關系、業務能力及多方面內容，通過查閱職工的個人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據。信息化，筆者認為可以簡單理解為利用數字化、網絡化等先進信息技術手段針對信息數據資源進行充分的開發及利用，以實現強化信息數據現代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設則是指通過電子技術、網絡技術的合理運用，實現電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數字環境下生成，并以數字化形式保存在數字設備之中，可借助互聯網進行傳播。加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進檔案信息全國聯通，逐步實現檔案轉遞線上申請、異地通辦等也是符合社會發展需求的人事檔案管理工作的發展方向[1-2]。

人力資源檔案管理的個體本身所具備的復雜性和流動性，要求人事檔案信息的記錄及調整必須具備準確性和實效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內容；高校人事檔案管理工作的內容包括在記錄教職工個體的基礎性數據的基礎上，同時收錄其工作、教育、家庭、環境等各方面的信息，將大數據等信息技術滲透到傳統人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計算機終端就能夠實現，極大地節約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務，高校人事管理結構調整獲得可靠依據[3]。

3 高校人事檔案管理信息化建設的價值

3.1 理論價值

信息全球化背景下，各個國家已經或將要進入到知識經濟時代，基于知識的產生、管理等逐步演化為創造財富的主要方式。高校在我國社會信息化進程中有著一定的助推作用；在教育教學改革新形勢下，高校管理模式發生變化使得高校的人事檔案管理工作也會隨之相應發生變化：數據標準及規范需要實現有效統一、信息資源需要有效共享、管理數據量大增等，基于此種現實情況，人事管理信息化建設必然會被提上高校的日程。

人事檔案管理信息化工作得以合理實施離不開相關信息系統的開發、利用；通過以信息化數據為依據建立起完善的人事檔案信息化系統的方式，打破信息壁壘，破除數據孤島，將人事檔案、職務、學歷、進修深造動態管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環節都放在統一平臺，為師資隊伍建設、教學科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。

3.2 實踐價值

3.2.1 方便對人事管理信息進行定量分析

高校在人事檔案管理工作中科學地融入信息化技術手段，落實信息化建設，由淺層次來看，可以幫助相關工作者樹立信息管理理念，并提高其工作質量及效率；由深層次來看，能夠加快人事檔案數據信息的收集整合的效率，提升完整度。

此外，人事檔案管理的復雜性和多樣性的特征決定了相應的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準確性和實效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺采集人事管理個體的人事檔案基礎信息以及崗位、培訓、績效、薪酬、外部環境等信息的同時，對數據信息進行數字化定量分析、科學預測，更大程度更深層次地挖掘人力資源價值，為高校提供人才引進培養、人事決策等方面的信息保障和價值依據[5]。

3.2.2 完善人事檔案管理流程

一段時期以來，伴隨著社會變革，高等教育目標與任務的較大變化帶來了高校人事管理工作實踐形式的改變；很多高校通過引進人才的方式來優化師資隊伍，但因專業人才、崗位變動、繼續教育、培訓情況等的檔案信息的立、存、調等步驟較為煩瑣，處理過程中難免會出現數據缺失、材料收集、整理、歸檔不及時和流程不規范現象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。

對人事檔案管理實行信息化，則可以改善上述情況；在制定規范的人事檔案管理信息化制度和標準的前提下，對現有檔案材料按照由近及遠的順序進行數字化處理，錄入檔案管理系統中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時、不規范的問題，完善了人事檔案管理流程的同時也使檔案管理和利用更加高效。

3.2.3 提高流動人才檔案的管理效率

高校招生規模在學校自身的快速發展過程中不斷擴大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動更加頻繁，再加上每年有大量學生畢業，這些人員流動，帶來了大量的人事檔案的轉移、接收等工作；在此過程中，人事檔案管理工作也隨之出現了檔案材料缺失、失真，數據信息不全，工作量巨大等問題。

與以往傳統形式上的人事檔案管理模式對比，通過建立流動人才檔案信息庫、流動人才檔案信息服務平臺等方式，可以加快流動人才信息的接收、處理和傳遞，實現全方位、多層次的數據檢索和處理，在授權范圍內實現部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動人才檔案的管理效率，且出錯率可大幅度降低[6]。

3.2.4 提升高校教育與科研水平

人才教育、社會服務和科學研究三項是現階段我國高校的主要職能，提高師資隊伍建設水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊伍建設水平，也間接決定著高校的辦學質量。

目前一些高校已經在人事檔案信息化建設方面進行了積極實踐，也獲得了一定的成績，隨著信息資源的不斷開發，信息化建設的價值也愈加突出。通過有效措施進行相關數據內容與信息體系的整合管理，運用大數據等信息技術，再加入管理、教學、科研等數據，將一個個信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺，形成高校人力資源動態全景圖以優化師資隊伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進而為高校教育人才、科學研究等工作提供決策依據。

3.2.5 保障人事檔案安全可靠

保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監管查檔到電腦授權查檔是人事檔案信息化實施后取得的進步，通過智慧校園人力資源管理平臺，能劃分針對各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權限，精準授權可查閱內容，屏蔽其他內容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過設置風險預控體系，構建數據失效風險預警機制，建立全程監管機制，制定應急對策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。

4 結語

綜上所述，高等教育的改革與時代的進步決定了高校人事檔案管理信息化的必要性；以信息化手段為依托，人事檔案管理模式得以創新，服務水平與質量也得以顯著提升；要充分意識到這一趨勢，在實踐中不斷創新，在反思中不斷優化；深入開發利用檔案數據，深度整合信息資源，調整人事檔案管理工作模式，將信息建設思想貫徹至管理的全過程之中。