大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑研究

孫海霞

（青海省海北州檔案館 青海 海北 810299）

1 引言

不同團體和各種企事業單位都會涉及到文書檔案處理的工作，工作量大，任務重，又與工作人員息息相關。隨著信息化時代的到來，大數據的廣泛運用，檔案信息化建設提上日程。在現代化信息化的引領下，工作人員通過數字數據管理文書檔案，可以提高工作人員自身綜合素養和對文書檔案進行整合優化。與此同時，管理的高效率也得到了充分的體現。

2 文書檔案管理的現狀以及存在的問題

2.1 重視程度不足

管理體系是一個單位能否順利運轉，高效經營的重要基石。但管理體系中又由多個部門構成，比如人事管理等，但我們不難發現文書檔案管理部門這一稱謂很難從招聘單位上看到或聽到，文書檔案管理常常被管理層人員所忽視，邊緣化問題較為突出。由于不夠重視，從事此份工作的相關人員專業素質參差不齊，沒有具備應有的技能水平，在執行文書檔案管理中難免捉襟見肘。并且在單位管理體系中，由于不夠被重視，文書檔案管理部門具有相對獨立性，其他部門很少協調幫助[1]。

2.2 檔案管理技術未提升

盡管科技發展迅速，半數字化半紙質化文書檔案管理方式依然是主流，信息化應用還未全面鋪開。由于技術更新不及時，部分損壞現象嚴重的資料無法及時或很好地復原，影響了文書檔案管理的進度、效率與質量。

2.3 管理細則未制定或落實

很多單位并沒有考慮到要對文書檔案管理制定細則以及真正落實。大部分文書檔案整理內容粗劣、過程隨意混亂、結果不盡如意，資料擱置，使資源不能得到合理配置，并且文書檔案的內容不能得到有效更新[2]。

3 信息化應用文書檔案管理優勢

3.1 提升工作效率

利用大數據，能及時且出錯率較少地將文書檔案內容進行收集、歸類、整理。因為有信息技術的支持，文書檔案呈現形式可以多樣，工作人員可以選擇自身喜歡的呈現方式進行查閱，提升工作效率與質量。除了高效工作，利用大數據，從另一方面也可以間接地提高相關人員的專業技能，創新文書檔案工作管理模式，提升工作人員文書檔案管理的專業水準，以此達到提升工作效率的目的。

3.2 節約資源，合理配置

利用大數據，專業技能不足的工作人員不能夠勝任其職位要求無法繼續工作，篩選下來的人員雖少但水平足以勝任，適應了市場經濟體制下資源合理配置的要求，提高利用率，信息共享。從另一個視角看，現階段隨著我國對企事業單位的鼓勵，增加資金投入，進行文書檔案管理模式的優化工作，確保了相關設備、專業人才落實落地，為提升現階段文書檔案管理的資源節約和合理配置提供了現實基礎[3]。

3.3 文書檔案內容及時更新保存

利用大數據，可以減少外界環境的干擾，能夠隨時隨地利用信息技術進行獲取和傳播。隨著科技的發展，電子產品不易受外界環境的影響，能夠較長時間地穩定保存。

3.4 順應信息化時代要求，利于單位可持續發展

將傳統管理手段與信息技術水平相結合，順應時代潮流趨勢，促進單位的轉型升級，轉變發展方式，加快其發展。檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，想讓文書檔案順利管理，就需要“平臺化+大集中”的方法措施來提升效率，幫助文書檔案管理規范化。

4 如何對文書檔案管理實施信息化應用

4.1 健全管理體制，提高重視程度

建立健全的文書檔案管理機制，達到規范化和標準化的效果。從文書檔案管理的獲取、錄入、流轉、分類到歸檔、查詢、借閱保密等，都需要用嚴格的制度規范及把控機制規范工作人員的行為，堅決杜絕違規操作，最大限度保證文書檔案管理的完整性、功能性。需要將多種管理手段進行綜合運用，建立電子文檔，做好文檔封存與備份工作等。完善數字信息化體系，改變傳統過時的管理方式，從根本上解決規范化標準化時代化的問題，領導人員在管理過程中進行方式的創新，深化工作人員對信息化實施運用文書檔案管理工作目標的認識。事業單位在文書檔案管理中把工作人員當作主體，積極鼓勵工作人員提高文書檔案工作中涉及到的收集、整理、歸檔、利用開發環節的標準，促使工作人員工作更加規范化，加快信息化建設。再者，想要有效對文書檔案管理工作進行優化，首先需要提高對文書檔案管理工作的意識。具體來說就是成立有關小組，定期檢查、審核、監督、考核，引進先進的管理手段，加強資金的投入，優化各種管理設備及提升信息化技術運用水平[4]。

4.2 加強內部培訓，提升素質技能

可以從以下兩方面著手，其一，對相關人員進行綜合培訓來提高相關技能和實踐經驗。其二，針對員工的不同資歷采取不同的辦法。對新員工，做好崗前培訓工作，了解工作流程及內容，使工作環節有條不紊地展開。對老員工，摒棄傳統陳舊管理思想，增強專業人士工作過程中的創新性管理思維。在大數據時代背景下，工作人員積極響應信息化改革方案，積極提高計算機操作能力。對于信息化建設，學習專業的知識內容非常需要。如果工作人員對此類知識內容不加以及時梳理、消化，很容易對有困難的部分產生消極抵觸心理，不利于自身的職業發展以及今后企業的鞏固和轉型發展。要端正工作態度提高管理水平。

4.3 及時更新設備，實施信息化應用

更新有關設備是文書檔案管理的基礎條件之一。計算機具有的優勢與文書檔案管理工作相結合，使檔案管理工作信息化、高效化。“文檔一體化”便是計算機優勢的具體體現，把文書和檔案工作都建立成全過程公文制，相關人員要積極利用先進設備來處理文書工作，積極理順，提高效率。首先，培養員工隨時整理歸檔的習慣，讓工作人員不用再每年隔長時間地集中整理歸檔，讓計算機來緩解工作人員對文書檔案管理工作的抗拒，逐漸帶動工作人員實施隨辦隨歸，最終達到日常性工作的習慣性行為。其次，在此基礎上，開發利用資源，通過信息化應用，使文書檔案呈現形式多樣，內容準確客觀，管理精細恰當。與此同時，進行資金合理預算，落實相關信息化設備。

4.4 構建信息化推廣平臺，增強傳播力度

通過資源的共享，可以使文書檔案管理系統獲得綜合效益。利用信息技術，使其具備檢索功能。傳統檔案檢索，工作人員要從實體書中一本本找尋所需檔案之外，還需要配合檔案到專門的庫房搜尋，效率低下。制定數字信息化管理貼合本館實際情況的機制與規章制度，工作人員在數字化模式引導下能積極打破傳統固定檢索思維模式。此數字化模式進行可以使工作人員通過各式各樣的查詢方式，靈活處理各種需求。除此之外，對于提升工作人員專業素養，減輕負擔，及時方便查詢都有著重要作用。

5 總結

綜上所述，大數據時代背景下，數字化信息化可以優化文書檔案管理，可以提升文書檔案信息資源的便利，可以優化文書檔案的管理，幫助文書檔案信息資源實現網絡化。作為信息化實施運用的重要載體，對實體檔案管理提供新服務有著重要意義。檔案的歸納與整理尤為重要，尤其是信息化管理已是大勢所趨，關系到單位的日常經營與長足發展。首先，相關人員需掌握專業技能和積累工作經驗；其次，加強有關人員的培訓，進行人才培養，提高專業技能與職業操守；此外，有關單位或部門加強資金投入，及時更新相關設備，積極創新信息化管理模式。總而言之，文書檔案管理信息化的實施運用，可以優化相關人員工作思維，對相關人員自身工作效率的提升、文書檔案資源的利用開發、企事業單位的發展有著重要意義。