檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合初探

王健筠

（天津市人民醫(yī)院檔案室 天津 300121）

1 引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的檔案信息工作也逐漸從傳統(tǒng)的手工作業(yè)為主的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔矛F(xiàn)代信息技術(shù)裝備作業(yè)的模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案信息進(jìn)行整理和保存，改變了醫(yī)院檔案信息建設(shè)的格局。如今，檔案信息化也慢慢與醫(yī)院各項(xiàng)信息建設(shè)進(jìn)行了融合，是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的重要發(fā)展基礎(chǔ)。例如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、臨床管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息一體化管理，提高檔案信息管理的效率。

2 醫(yī)院檔案信息化的意義

隨著醫(yī)院信息量的極速提升，這就對(duì)檔案信息的管理需求有更高的要求。如今很多醫(yī)院在管理意識(shí)和技術(shù)設(shè)備方面都有待改善，存在檔案信息利用率低下的問(wèn)題。對(duì)于這種現(xiàn)狀，醫(yī)院應(yīng)該意識(shí)到醫(yī)院檔案信息一體化的重要性，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。由于利用現(xiàn)代化的檔案信息化處理后，信息將以電子檔案的方式存在于系統(tǒng)中，根據(jù)查詢(xún)功能，可以快速獲得相關(guān)信息，不僅提高了檔案信息的利用率，更是達(dá)到了信息共享的可行性，既能使檔案最大程度地得到長(zhǎng)時(shí)間的保存，也為相關(guān)工作提供了便捷[1]。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

3.1 提升各類(lèi)檔案信息的整合度

目前，仍有部分醫(yī)院的檔案信息都是分散開(kāi)來(lái)的，不同的部門(mén)掌管著不同的檔案信息，不同的檔案信息又有自己獨(dú)立的管理系統(tǒng)，無(wú)法做到檔案信息共享，比如，人事部手中掌管著人事檔案信息，和醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)療檔案都是十分緊密的，但很多情況這些重要的檔案也是分散開(kāi)來(lái)的，包括病史檔案也是醫(yī)院的重要檔案之一，但這卻交給業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理。整體看上去像是各司其職，其實(shí)不然，對(duì)于這種管理方式而言，檔案信息的管理完全分散開(kāi)來(lái)，無(wú)法整合讓他們有關(guān)聯(lián)地融合在一起，不夠集中，將時(shí)間花費(fèi)在檔案信息的收集上，不利于工作效率的提高[2]。所以，將醫(yī)院的檔案信息資源進(jìn)行整合，將檔案信息資源進(jìn)行融合，做到全面提升，可以提升醫(yī)院檔案信息的利用率，進(jìn)而提高醫(yī)院的總體工作效率，讓檔案信息的價(jià)值得到更好的體現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化與醫(yī)院信息的融合建設(shè)

對(duì)醫(yī)院檔案信息融合來(lái)說(shuō)，如何將檔案信息化與醫(yī)院信息進(jìn)行融合這將是重要目標(biāo)。當(dāng)做到檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合之后，在對(duì)醫(yī)院的管理、相關(guān)的業(yè)務(wù)工作都有很大的便利。所以，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)信息處理的意識(shí)，將醫(yī)院各項(xiàng)信息進(jìn)行全面的整合，來(lái)更好地促進(jìn)醫(yī)院信息系統(tǒng)的融合貫通。

由于部分醫(yī)院檔案工作都是相對(duì)獨(dú)立進(jìn)行各資料的管理，面對(duì)這種情況，就要及時(shí)地開(kāi)展相關(guān)工作，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息融合的意識(shí)，讓檔案信息化跟上醫(yī)院信息一體化的發(fā)展，將檔案工作進(jìn)行同步發(fā)展，使其與醫(yī)院信息化進(jìn)行及時(shí)的融合，做到醫(yī)院信息與檔案信息化融合的最終目標(biāo)。

3.3 完善數(shù)字檔案室建設(shè)

在現(xiàn)代醫(yī)院體系中，數(shù)字檔案室的建設(shè)也是醫(yī)院的重要組成部分，更是醫(yī)院檔案信息工作的重中之重。它與傳統(tǒng)的檔案室相比，改變了傳統(tǒng)的工作模式，利用現(xiàn)代化的先進(jìn)信息技術(shù)以及設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化，提高檔案室的工作效率。在對(duì)醫(yī)院的數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行完善時(shí)，要在對(duì)紙質(zhì)形式的檔案信息進(jìn)行有效的數(shù)字化整合，將零散的信息進(jìn)行歸檔，整合在一起。同時(shí)，也要對(duì)檔案信息處理人員的專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)性，有利于更好的完善數(shù)字檔案室建設(shè)[3]。只有不斷完善數(shù)字檔案室的建設(shè)工作，才能更好地將管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化。對(duì)于信息化安全環(huán)境的問(wèn)題也要及時(shí)做好保障工作，這也將是促進(jìn)醫(yī)院信息融合建設(shè)發(fā)展的必要前提。

4 當(dāng)下醫(yī)院檔案信息整合和信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

4.1 缺乏對(duì)信息建設(shè)的意識(shí)，相關(guān)制度落后

管理人員對(duì)檔案信息管理的意識(shí)落后，并沒(méi)有明確檔案信息建設(shè)的重要性以及其真正的價(jià)值和目的，這就使得相關(guān)人手和制度方面有所欠缺，影響了檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合的進(jìn)程，無(wú)法進(jìn)行持續(xù)性的發(fā)展。在不同部門(mén)進(jìn)行不同信息管理的情況下，管理制度處于分散狀態(tài)，沒(méi)有進(jìn)行信息一體化的整合規(guī)劃，這就在相關(guān)制度和相關(guān)意識(shí)上有了很大的出入。

4.2 檔案部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性不足

在對(duì)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合的過(guò)程中，檔案管理中的工作人員是至關(guān)重要的一環(huán)，但是很多情況下由于相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)能力不足，沒(méi)有掌握與時(shí)俱進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技能，導(dǎo)致對(duì)信息融合發(fā)展形成了一堵無(wú)法突破的圍城。計(jì)算機(jī)和信息化的專(zhuān)業(yè)人才極其匱乏，而現(xiàn)有的專(zhuān)業(yè)人才沒(méi)有掌握最新的專(zhuān)業(yè)技能，并且在對(duì)人才培養(yǎng)的工作上，只是呈現(xiàn)于表面，沒(méi)有真正做到培養(yǎng)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，這就讓醫(yī)院的信息化建設(shè)和融合發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重的影響[4]。

4.3 無(wú)法把握醫(yī)院信息化建設(shè)的重點(diǎn)和關(guān)鍵

醫(yī)院的院系領(lǐng)導(dǎo)都是各種專(zhuān)精醫(yī)學(xué)方面的專(zhuān)家，他們的重心常常是放在醫(yī)療事業(yè)和行政管理層面上，對(duì)于醫(yī)院信息一體化與檔案信息化相融合的建設(shè)并沒(méi)有深入的了解，所以在進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法把握其重點(diǎn)和關(guān)鍵的情況。而醫(yī)院信息化建設(shè)是一個(gè)綜合的體現(xiàn)，需要院內(nèi)相關(guān)人員和信息管理人員進(jìn)行密切交流來(lái)正常地進(jìn)行信息的整合工作，更需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)相關(guān)制度來(lái)配合信息建設(shè)工作。由于醫(yī)院內(nèi)部很多人對(duì)信息化建設(shè)有一定程度上的誤解，這就容易使醫(yī)院的信息建設(shè)發(fā)展出現(xiàn)了停滯狀態(tài)。

5 促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展的措施

5.1 提高對(duì)信息化建設(shè)的意識(shí)

在進(jìn)行醫(yī)院信息化建設(shè)工作前，要讓相關(guān)人員明確檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合工作的重要性，讓工作人員意識(shí)到其重要性。在醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的宣傳，促進(jìn)院內(nèi)人員達(dá)成共識(shí)，有利于工作的開(kāi)展。可以利用集會(huì)等形式對(duì)全院做好思想工作，讓全院上下明確信息化建設(shè)的目的。

5.2 進(jìn)行制度上的革新

對(duì)醫(yī)院檔案信息建設(shè)制度進(jìn)行革新，設(shè)立信息一體化與檔案信息化融合的相關(guān)部門(mén)，讓信息建設(shè)工作得到明確的落實(shí)，為開(kāi)展工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要推動(dòng)基本建設(shè)的進(jìn)程，就需要構(gòu)建完善合理的相關(guān)法律條規(guī)管理體系。當(dāng)下很多醫(yī)院的信息化建設(shè)過(guò)于分散化，沒(méi)有進(jìn)行規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。所以，首先要構(gòu)建信息化管理統(tǒng)一平臺(tái)，為信息內(nèi)容的溝通交流及其共享資源提供辦法，這對(duì)資源共享及其開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)有著關(guān)鍵性的意義。其次，應(yīng)當(dāng)頒布相關(guān)的政策法規(guī)，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)。最終，醫(yī)院要構(gòu)建完善的檔案管理方案，提高管理方法的系統(tǒng)化及其規(guī)范化。要在相關(guān)法律法規(guī)及其規(guī)章制度方面上清晰檔案信息化建設(shè)方位及其流程，從而推動(dòng)信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)。

5.3 加強(qiáng)信息一體化建設(shè)

加強(qiáng)信息一體化建設(shè)迫在眉睫，要對(duì)醫(yī)院組織體制開(kāi)展合理的改革創(chuàng)新，設(shè)定合理的組織監(jiān)督機(jī)構(gòu)，做到檔案和醫(yī)院信息化管理相結(jié)合的基本建設(shè)、文本文檔一體化，或者明確要求承擔(dān)統(tǒng)籌兼顧的組織機(jī)構(gòu)，從而將信息化管理做到集中化，達(dá)到管理方法協(xié)同，讓工作能夠有合理的組織體制依據(jù)。在進(jìn)行信息整合的過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)游移在外和處于邊緣化等檔案信息進(jìn)行整合，避免信息整合范圍具有局限性，做到真正的信息一體化，例如，醫(yī)療需要、電子病歷以及臨床管理信息等[5]。讓醫(yī)院的各類(lèi)信息得以分類(lèi)整合在一個(gè)系統(tǒng)中，讓工作人員在信息一體化平臺(tái)技術(shù)下實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)更新和共享。

5.4 加快檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸整于數(shù)字化存儲(chǔ)起來(lái)，這是實(shí)現(xiàn)信息一體化融合的必要措施。

（1）明確掌握檔案智能化中的關(guān)鍵內(nèi)容，規(guī)范有效地開(kāi)展整體規(guī)劃，避免出現(xiàn)只維護(hù)了一方利益，而忽視了其他各方利益處理問(wèn)題方式，現(xiàn)在醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)量巨大，每一個(gè)種類(lèi)的檔案都具備不同的作用和功效，所以在工作中要先科學(xué)地進(jìn)行檔案的分類(lèi)和篩選，挑選出有關(guān)鍵作用的檔案執(zhí)行數(shù)字化，同時(shí)進(jìn)行科學(xué)有效的整體規(guī)劃，根據(jù)輕重緩急的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作，不能只注重總數(shù)而不重視工作效率。

（2）醫(yī)院一般都將檔案系統(tǒng)工作承包給了相關(guān)專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行負(fù)責(zé)，因此，要謹(jǐn)慎地挑選承包公司，選擇有資質(zhì)證書(shū)、有責(zé)任感強(qiáng)的公司。盡管將業(yè)務(wù)內(nèi)容外包給相關(guān)的專(zhuān)業(yè)公司，可是也必須注重自身的職責(zé)，要對(duì)工作的各個(gè)階段執(zhí)行嚴(yán)苛的監(jiān)管。要根據(jù)相關(guān)的規(guī)范，對(duì)承包的工作內(nèi)容進(jìn)行核查，要把控好檔案資料的掃描與目錄對(duì)接的過(guò)程及其信息編目工作的質(zhì)量，保證承包工作達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)需求。

（3）加強(qiáng)維護(hù)和安全工作，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的開(kāi)展，一定條件下異地?cái)?shù)據(jù)備份也能實(shí)施。還需要對(duì)數(shù)據(jù)信息開(kāi)展審查工作，防止由于實(shí)際操作不規(guī)范造成 數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生遺失、毀壞等狀況，保證數(shù)字化建設(shè)的安全環(huán)境，有利于信息一體化融合的發(fā)展。

5.5 培養(yǎng)相關(guān)工作人員

想要達(dá)到信息一體化融合的目標(biāo)就要讓相關(guān)人員擁有與之匹配的專(zhuān)業(yè)能力。目前，醫(yī)院需要開(kāi)展對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓工作人員在實(shí)施計(jì)劃時(shí)能夠及時(shí)有效地提出方案。針對(duì)檔案單位信息化工作中的能力進(jìn)行培養(yǎng)，要提升整體專(zhuān)業(yè)水平，就必須積極主動(dòng)地引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，包含信息化、電子計(jì)算機(jī)等專(zhuān)業(yè)人才，提升檔案工作者的結(jié)構(gòu)體系及其知識(shí)體系，讓他們的專(zhuān)業(yè)能力得到提升，達(dá)到檔案信息化發(fā)展的需求。注重檔案管理人才的培養(yǎng)也是促進(jìn)醫(yī)院信息一體化融合的必要條件。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化與醫(yī)院信息一體化進(jìn)行融合是當(dāng)下必然的趨勢(shì)，因此，如何開(kāi)展工作和明確現(xiàn)狀是非常重要的。只有做到各信息的整合和院內(nèi)人員的合作才能夠促進(jìn)信息一體化融合的發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度，讓信息一體化建設(shè)不斷進(jìn)行優(yōu)化和完善，進(jìn)而達(dá)到檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合的最終目標(biāo)。