圖書館檔案管理與圖書館事業(yè)的發(fā)展

彭梅

摘 要：現(xiàn)如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，近些年來圖書館事業(yè)也呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展之勢(shì)，檔案管理工作作為圖書館工作的重要組成部分，對(duì)于圖書館事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。基于此，本文對(duì)當(dāng)下圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容及存在問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改善對(duì)策，旨在推動(dòng)圖書館事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：圖書館;檔案管理;圖書館事業(yè);發(fā)展

從狹義上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析，可將其概括為檔案業(yè)務(wù)工作，主要是通過檔案室或者檔案館開展的一項(xiàng)具有綜合性的業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作人員需要通過科學(xué)合理的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因?yàn)閳D書館的特殊性質(zhì)，其很多工作的開展都和檔案管理工作息息相關(guān)，檔案對(duì)圖書館的工作流程進(jìn)行了全面記錄，因此提高檔案管理工作水平有助于提高圖書館工作的整體水平，保證各項(xiàng)其他工作的合理有序展開。圖書館日常工作環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些資料對(duì)于圖書館工作的規(guī)劃、方針的制定以及工作的運(yùn)行具有重要的參考意義。

一、圖書館檔案管理工作概述

1. 對(duì)具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)劃分

根據(jù)具體情況形成有效的圖書館檔案，并對(duì)其具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)劃分。從根本意義展開分析，檔案是圖書館開展多項(xiàng)工作所產(chǎn)生的一種原始記錄載體，對(duì)于圖書館進(jìn)行管理工作具有重要的意義。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，可對(duì)圖書館檔案的類別進(jìn)行深入劃分，主要可分為下述幾大一級(jí)類目，分別為行政管理、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案一級(jí)設(shè)備檔案等等。在進(jìn)行某一項(xiàng)檔案管理工作中，需要加強(qiáng)對(duì)其相關(guān)內(nèi)容的重視。

2.檔案收集及整理

從本質(zhì)進(jìn)行分析，檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)便是收集相關(guān)檔案，也就是檔案從無到有的一個(gè)發(fā)展過程，該過程中需要對(duì)多種類型的文件資料進(jìn)行收集，基于宏觀角度可將其概括為下述兩大方面，分別為圖書館檔案室收集檔案和征集檔案。在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集時(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行全面匯總，對(duì)于工作環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)，要進(jìn)行精確地統(tǒng)計(jì)和儲(chǔ)存，提高檔案收集的準(zhǔn)確性。通過這一方式，也能夠?yàn)槿蘸蠊芾砉ぷ鞯拈_展提供便利。檔案收集的主要目的在于解決檔案過于分散的情況，對(duì)其進(jìn)行全面、有效地管理，提高其可利用率。

3.檔案的開發(fā)及利用

對(duì)圖書館檔案進(jìn)行有效管理的最終目的便是提高其利用率，使其能夠得到合理有效地利用，只有積極開發(fā)相關(guān)檔案信息資源，使其能夠服務(wù)于圖書館管理工作以及其他相關(guān)工作，圖書館檔案才具備應(yīng)有的活力。下面本文對(duì)圖書館檔案的開發(fā)利用進(jìn)行分析，主要可以從以下幾大方面展開。第一，應(yīng)符合領(lǐng)導(dǎo)決策方針，確保提供檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，提供有效高質(zhì)的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)層制定相關(guān)方案或者總結(jié)管理工作提供可行性的參考依據(jù)。現(xiàn)如今圖書館工作活動(dòng)內(nèi)容愈加豐富，這也使檔案資料的內(nèi)容變得更加完善，在滿足使用需求的同時(shí)，還有著大量的信息資源，有助于推動(dòng)圖書館工作互動(dòng)的順利開展和有序進(jìn)行。第二，應(yīng)加強(qiáng)和圖書館內(nèi)各項(xiàng)工作的配合，積極提供完整、有效的檔案資料，保證搜索的便捷性、傳輸?shù)目旖菪裕瑸閳D書館各項(xiàng)工作的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。第三，圖書館檔案資料的完整性對(duì)于維護(hù)圖書館形象也具有重要的意義。因此，重視圖書館檔案的開發(fā)和利用對(duì)于推動(dòng)圖書館事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，應(yīng)提高其工作水平。

二、圖書館開展檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作的根本目的在于利用服務(wù)。一方面需要具備完善的管理體系，同時(shí)還需要在服務(wù)過程中體現(xiàn)檔案的實(shí)際價(jià)值。其重要性主要體現(xiàn)在以下兩

方面。

1.檔案管理工作是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析工作的重要

基礎(chǔ)

因?yàn)槠涔ぷ餍再|(zhì)，圖書館需要開展多項(xiàng)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析工作，這部分工作具有一定的復(fù)雜性，并不是對(duì)一些數(shù)字進(jìn)行簡(jiǎn)單加減匯總，而需要使用科學(xué)先進(jìn)的方法，通過相關(guān)的計(jì)算方式和過往的工作記錄進(jìn)行有效對(duì)比和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，分析產(chǎn)生問題的原因并及時(shí)進(jìn)行解決，該過程中需要提出新的想法、觀點(diǎn)，指導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重心的變化，確保圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析工作具有一定的連續(xù)性，需要將之前的工作作為重要依據(jù)，通過系統(tǒng)完整的記錄完成工作人員，通過總結(jié)、分析得到科學(xué)合理的理論依據(jù)，為后續(xù)的工作提供有效指導(dǎo)。

2.檔案管理工作是提高圖書館服務(wù)水平的重要保障

檔案作為歷史的最原始記錄，同樣也是圖書館開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，為廣大讀者進(jìn)行服務(wù)中所產(chǎn)生的資料資源轉(zhuǎn)化形成。圖書館的業(yè)務(wù)檔案資料全面地記載了圖書館進(jìn)行各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)的方法、措施及相關(guān)思路，也是各項(xiàng)工作活動(dòng)的有效體現(xiàn)。在對(duì)圖書館服務(wù)進(jìn)行探索的過程中，提高圖書館檔案管理工作水平，對(duì)服務(wù)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的思路、活動(dòng)過程、組織狀況、取得成效、經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)等進(jìn)行有效總結(jié)。對(duì)這些檔案資料進(jìn)行全面地收集、歸納和整理，為圖書館未來的發(fā)展以及工作的開展夯實(shí)基礎(chǔ)，并可以為研究工作提供重要的參考依據(jù)。除此之外，還可以為圖書館制定未來工作方案、檢查工作流程以及總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)提供可靠的參考依據(jù)，對(duì)圖書館展開服務(wù)活動(dòng)，獲得管理經(jīng)驗(yàn)都具有重要的意義。通常情況下，在交流環(huán)節(jié)，檔案的原始性及客觀性具有非常好的說服力，容易產(chǎn)生共鳴。檔案對(duì)服務(wù)工作的方法、成果等進(jìn)行了有效總結(jié)，有助于加強(qiáng)圖書館和其他圖書館的交流和學(xué)習(xí)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，推動(dòng)圖書館各項(xiàng)工作的改進(jìn)和完善，對(duì)圖書館服務(wù)工作的發(fā)展提供有效指導(dǎo)，為廣大讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以檔案管理工作對(duì)圖書館事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，它能夠?qū)崿F(xiàn)交流的具體化、生動(dòng)化，具有極高的參考借鑒價(jià)值。在交流環(huán)節(jié)，不斷提高檔案管理工作水平有助于提高圖書館服務(wù)水平。

三、目前圖書館檔案管理工作存在的不足

1.工作人員素質(zhì)參差不齊

檔案能夠?qū)D書館工作的實(shí)際情況體現(xiàn)出來，不僅有助于促進(jìn)其穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)也為圖書館開展各項(xiàng)工作活動(dòng)提供了參考依據(jù)。在信息化飛速發(fā)展的大背景下，圖書館檔案管理工作模式也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的改變，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案。但是目前管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，部分管理人員并沒有掌握電子檔案管理流程及方式，其能力不符合檔案管理工作要求，這也導(dǎo)致圖書館檔案管理工作效率低下。

2. 管理制度不完善，檔案利用率低下

進(jìn)行圖書館檔案管理工作的過程中，一些領(lǐng)導(dǎo)不具備檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理工作的重視度明顯不足，對(duì)于檔案利用率的認(rèn)知程度較低，直接致使圖書館檔案管理不具備相應(yīng)的管理機(jī)制，并且沒有建立有效的考核機(jī)制和管理機(jī)制，致使一些具有價(jià)值性的文件沒有得到重視和有效收集。雖然部分檔案得到有效收集，但是開發(fā)和利用的效率非常低。檔案中的部分重要資料也沒有得到科研工作的重視，導(dǎo)致對(duì)一些資料進(jìn)行再收集出現(xiàn)缺漏等問題，使用過程中檢索難度大。一些重要的視頻資料更是沒有得到規(guī)范化管理，造成巨大損失。

3.管理部門混亂，無法同步檔案

目前信息技術(shù)發(fā)展迅速，但是很多圖書館檔案管理仍無法做到電子檔案的同步管理。現(xiàn)如今圖書館的辦公自動(dòng)化水平越來越高，圖書館檔案管理也逐漸進(jìn)入到電子信息管理的時(shí)代，但是當(dāng)下很多檔案管理部門十分混亂，檔案的錄入不具時(shí)效性，導(dǎo)致一些重要檔案資料流失。并且對(duì)重要的檔案資料來說，沒有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案作為備案，如果電子檔案流失可能會(huì)真正流失。

四、提高圖書館檔案管理水平，促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展措施

1.加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，提高工作人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)如今我們正身處信息化時(shí)代，但是很多檔案管理從業(yè)人員無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的要求，因此這便需要圖書館加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，不僅需要定期在本館內(nèi)組織相應(yīng)的理論知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，還需要在館外開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)過程中需要重視對(duì)工作人員信息技術(shù)技能的培訓(xùn)。

現(xiàn)如今檔案管理工作正朝著信息化、現(xiàn)代化及系統(tǒng)化的方向發(fā)展，工作人員不僅需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，還需要具備良好的檔案管理意識(shí)，提高責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，在具體工作環(huán)節(jié)，部門與部門之間需要做好交流和溝通工作，全方位參與到檔案管理工作中。基于此，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，保證各科室人員均能積極參與到檔案管理工作中。

2.優(yōu)化和完善電子檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同歸檔

如果想要進(jìn)一步提高圖書館檔案管理工作水平，需要圖書館領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，不僅需要優(yōu)化和完善電子檔案管理制度，還需要激發(fā)工作人員的工作主動(dòng)性和積極性，將該項(xiàng)工作納入到績(jī)效考評(píng)體系中，確保檔案管理工作的開展有據(jù)可依。除此之外，還需要保證每一個(gè)工作人員都能夠充分了解檔案管理制度相關(guān)內(nèi)容。

圖書館檔案管理工作人員需要保證檔案管理室能夠向其他科室有效傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)文件，建立電子檔案管理系統(tǒng)。各科室的工作人員需要認(rèn)真整理相關(guān)文書資料、基建資料、科研成果以及會(huì)議記錄等，將其上傳至圖書館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，為后續(xù)的歸檔工作提供便利，提高管理的集中性。具體工作環(huán)節(jié)，監(jiān)管人員需要定期對(duì)檔案整理情況進(jìn)行全面監(jiān)督，保證管理工作的規(guī)范化和制度化。歸檔電子文檔時(shí)，要根據(jù)其類型設(shè)定合理的管理權(quán)限，以防其被惡意篡改，同時(shí)在上傳時(shí)，需要標(biāo)注好簽發(fā)人、打印人等，保證資料的真實(shí)性。

雖然信息技術(shù)的發(fā)展為圖書館檔案管理工作提供了巨大的便利，但是毋庸置疑，電子檔案極易受到其他多項(xiàng)因素的影響，例如發(fā)生丟失等不良情況。如果單單需要儲(chǔ)存電子檔案，難免會(huì)發(fā)生一些檔案資料丟失的不良情況，這便需要圖書館在進(jìn)行檔案管理工作的過程中建立電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔模式，也就是防止電子檔案的遺失，同時(shí)能夠確保紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。在具體管理環(huán)節(jié)，對(duì)于一些綜合性較強(qiáng)的電子檔案，如職員任免檔案、考核獎(jiǎng)懲信息等文件以及專業(yè)技術(shù)方面的方案，需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)歸檔，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同歸檔，對(duì)于一些音頻、視頻等電子文件，需要進(jìn)行全面?zhèn)浞荨?/p>

3.提高圖書館檔案管理中檔案文件的利用率

現(xiàn)如今我們正身處大信息時(shí)代，作為圖書館檔案管理工作人員，需要全面掌握檔案管理技術(shù)，確保電子檔案管理軟件符合圖書館檔案管理工作的需要，同時(shí)要確保檔案管理具備相應(yīng)的軟件和技術(shù)輔助支持以及掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)備輔助。在對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，需要合理分類檔案，為工作的展開提供便利。圖書館檔案的開發(fā)利用有助于提高圖書館的服務(wù)水平，所以加大對(duì)各類檔案資源的開發(fā)力度，提高檔案的利用率有助于提高檔案的科研管理水平。同時(shí)應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，具備權(quán)限才可以有效調(diào)閱圖書館相關(guān)檔案資料，加大技術(shù)創(chuàng)新力度。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)代的進(jìn)步，目前圖書館檔案管理工作變得愈發(fā)重要，對(duì)于圖書館事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。在新形勢(shì)下，應(yīng)對(duì)圖書館檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行有效把握，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，不斷優(yōu)化和完善檔案管理模式。檔案是信息時(shí)代的重要組成部分，詳細(xì)記載了工作過程及活動(dòng)過程，集合了多項(xiàng)方法、經(jīng)驗(yàn)及成果，應(yīng)不斷提高檔案管理工作水平，為廣大讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足讀者的要求。同時(shí)只有做好檔案管理工作，才能夠推動(dòng)圖書館事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，得到更為理想的管理效益，確保各項(xiàng)工作的有序開展，推動(dòng)圖書館事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

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（作者單位：廣東工商職業(yè)技術(shù)大學(xué)）