大數據背景下企事業檔案管理工作研究

胡純輝

摘 要：大數據背景下，企事業檔案管理工作在思想和行為上都有轉變趨勢，這些轉變將會使其檔案管理工作更加高效、更加正規和更具有價值。不過，大數據背景下的企事業單位檔案管理工作依舊存在工作方式過時、基礎設施落后、管理人員專業性不足和信息安全難以保障的問題，針對這些問題，企事業檔案管理工作應當采取相對應的優化措施。

關鍵詞：大數據;檔案管理;轉變意義;問題;優化措施

隨著大數據技術的不斷發展，企事業單位的檔案管理工作面臨著重大的改革機遇，將大數據運用到本單位的檔案管理工作，將會帶來巨大成效。如何順應大數據時代，轉變傳統的檔案管理工作，是目前企事業單位需要著重思考的問題之一。

一、大數據時代下企事業檔案管理工作的發展趨勢

1.大數據的特點概述

“大數據時代”的概念由全球知名咨詢公司麥肯錫最早提出，隨著科技的進步和“云時代”的到來，大數據也被更多地提及和運用，它已經成為一些企業未來發展的影響因素甚至是決定因素。大數據具有四個特點，分別為Volume（大量）、Variety（多樣）、Velocity（高速）、Value（價值），相關人士一般稱其為“4V特點”。第一，最突出的特點是Volume（大量），大數據的起始計量單位早已經不是TB，而是P（1000個T）、E（100萬個T），或者Z（10億個T），龐大的數據量對許多企業的數據接收和擇選能力提出了更高的要求;第二，是Variety（多樣），大數據的類型繁多，包括但不限于網絡日志、地理位置、各種圖片、視頻、音頻，多樣化的數據使得各個行業在分析數據時需要更高的信息處理能力;第三，是Velocity（高速），大數據是在運動著的，而且越來越多的數據正在以越來越快的速度產生，這種情況下，企業通常無法保留全部數據，而是選擇遺棄一部分數據，這也是對數據處理者的能力挑戰;第四，是Value（價值），大數據只要合理利用，將會帶來巨大的價值。

2.大數據背景下企事業檔案管理工作的發展趨勢

企事業檔案管理工作是企事業單位的檔案室對本單位的檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項工作總稱，也是企事業單位檔案事業最基本的組成部分。大數據背景對企事業檔案管理工作具有深刻的影響，企事業單位的檔案管理工作亦面臨著許多轉變和機遇。從思想觀念方面來說，大數據背景要求企事業單位檔案管理工作具有積極挖掘信息價值的工作理念，用過的檔案不能隨之拋下，而是要利用大數據對這些檔案信息加以整合然后再利用，充分發揮檔案信息的價值，謀求企事業單位的提升。從管理方式方法方面來說，大數據背景要求企事業檔案管理工作要轉變傳統的存儲模式，企事業單位傳統的檔案存儲為紙質管理為主、電子管理為輔，目前的趨勢是大數據管理為主，“云服務”平臺為輔，利用大數據技術重新進行檔案信息存儲和利用，并且利用“云服務”技術來實施更多先進的檔案管理方法，由此實現單位檔案信息的新的使用價值。

二、大數據技術對企事業檔案管理工作的重要推動意義

1.使企事業單位檔案管理工作更加高效

大數據背景下，數據的產生速度越來越快，企事業單位檔案管理面臨著巨大挑戰，因此，創新檔案管理工作方式才是符合時代潮流的正確途徑，如將紙質檔案管理轉變為信息管理。傳統工作模式下，檔案的收集靠人工以一個個檔案袋來進行收納，現在只需要將檔案通過掃描機錄入計算機系統，即可完成信息存儲。除了信息錄入，在大數據技術支持下，檔案信息的檢索工作速度也會加快，工作人員只需要輸入關鍵詞，即可找出要找的檔案，而不是費時費力地一個個去翻找。此外，大數據背景要求企事業單位掌握的數據規模成倍增加，因此，企事業單位檔案管理工作依靠各種信息化設備，可以收納更多的檔案信息，如各種高端存儲硬件、云服務器等等。掌握的數據規模符合時代背景才能更好地順應時代發展做出相應的數據分析。總之，大數據背景推動了企事業單位檔案管理工作進行創新和變革，使其工作更為高效。

2.使企事業單位檔案管理工作更加正規

大數據時代，信息的安全性更為重要，對于企事業單位的檔案信息來說，如果信息丟失或者損壞將會使該單位的利益受到嚴重損失。所以，大數據背景對企事業單位檔案管理工作的正規性提出了新的要求。在這一背景下，企事業單位將會更加嚴苛地挑選檔案管理人員，對管理人員的保密意識水平提出更高要求。此外，企事業單位為了保證信息不被泄露或者篡改，還會采用更為嚴格的統一檔案整理和驗收方式，對每個環節的檔案工作都加以嚴格把控，如檔案的借閱、打印、復印等等。這些嚴格的管理程序使得企事業單位的檔案管理工作更加嚴肅、正規，保密性也更強，符合新時代檔案管理工作對信息安全性嚴格把控的要求。

3.使企事業單位檔案管理工作更加重要

在市場經濟條件下，信息已經成為了一種非常重要的商品，不過信息的獨特特征使得它的價值難以評價，它的價值決定于決策者如何看待它和利用它。企事業單位檔案管理工作人員需要對檔案信息具有深刻的價值認識時，只有這樣，檔案管理工作的重要性才會凸現出來。大數據背景下的檔案管理工作與傳統的檔案管理工作具有非常大的出入，它要求的不僅僅是信息的錄入和輸出，還要求對信息進行整理、分析、鑒別、選擇等等，當這一系列的信息工作完成后，信息的價值才會提升。優質的檔案管理工作將會為企事業單位帶來更高的經濟效益，如某公司看中了幾個樓盤想要對其中一個進行投標，這時候就需要檔案部門對這些樓盤的信息進行收集整理和分析處理，采用數據模型的方式挑選出最適合自己公司的樓盤，從而獲得最大的經濟收益。

三、大數據背景下企事業檔案管理工作存在的問題

1.工作方式過時，管理規范混亂

企事業單位在檔案管理工作中，應當有一套完善的、合理的、硬性的工作標準和管理規范，大數據時代對工作方式和管理規范的要求更高。就目前國內企事業單位檔案管理工作來看，普遍存在著工作方式落后、管理規范混亂的問題。許多企事業單位的檔案管理工作依舊在沿用老式的工作方式，即以紙質檔案為主、電子檔案為輔。雖然有借助計算機進行查詢，不過要進行檔案的調閱實際上依舊需要人工進行翻找。這種情況的后果是檔案調閱流程繁多，層層搜找耗時耗力，不利于檔案的有效利用。部分企事業單位認為檔案管理工作不需要過分規范，只需要做好基本的要求即可。實際上，檔案管理工作的規范性要求頗高，它需要的是規范性的工作人員、工作環境、工作規章制度等一套規范化體系，規范性不足將會出現管理混亂的局面，如檔案不上交等

現象。

2.基礎設施落后

大數據時代下，有的企事業單位雖然有了較為先進的檔案管理工作理念，但卻缺乏相對應的數字化設備。數字化基礎設施的落后表現在兩個方面：硬件和軟件。硬件方面，許多企事業單位雖然資金雄厚，但對檔案管理工作的投入非常少，高配置的計算機數量和先進的信息儲存設備數量都遠遠不夠，這就導致了檔案管理工作難以高效運行;軟件方面，相當多的企事業單位還用著未經更新換代的管理軟件，而不是購入最新的軟件系統，舊軟件可以滿足日常工作所需，不過當出現急性事件或者安全事故，這些舊軟件往往會阻礙檔案管理工作的進行。除了數字化的基礎設施落后，許多企事業單位存放檔案的環境也不合格，檔案室溫度不符合標準、破舊易積灰塵、火災等安全隱患大等等問題。這種環境不僅會損傷計算機等高端設備，更會導致數據損壞、檔案丟失等嚴重問題。

3.管理人員專業性不足

在經濟的飛速發展和市場競爭日益激烈環境下，許多的企事業單位規模不斷擴大，這種情況要求這些單位需要持續性地招聘檔案管理人員，以便應對其不斷擴大所帶來的檔案管理挑戰。大數據時代要求檔案管理人員具備較高的數據處理能力，不過社會上專業性的、懂大數據技術的檔案管理人員數量有限，企事業單位難以招到這樣的檔案管理人員，這就導致了大量單位的檔案管理人員質量參差不齊、水平差距較為明顯。大數據時代下，檔案管理人員對于數據處理的專業性能力不足，可能會導致管理過程中出現人為失誤，造成企事業單位的利益損失。比如，在檔案的錄入階段，由于人為的錯誤導致錄入的信息不符合實際情況，那么在后續調閱檔案或進行管理時，將會出現更大的錯誤。專業性不足的管理人員應對突發性的事件時候，其應對能力也會略顯不足，他們無法察覺到數據中暗含的問題，難以及時給出應對方案，導致損失進一步擴大。

4.信息安全難以保障

在數據化檔案資源開發和利用的過程中，難免會牽扯到檔案信息的泄密、篡改等諸多安全問題，而在大數據時代下，這個問題將會進一步擴大。我國一直在信息化建設方面強調網絡信息安全，但是直到目前為止都缺乏行之有效的網絡信息安全管理措施。不只是國內，發達國家的信息安全也同樣難以保障。在運用大數據技術管理檔案時，電子檔案確實便于企事業單位存放和使用，但檔案的安全風險性將會與大數據背景相貼合，呈現上升趨勢。一方面，如果檔案管理過程中使用的計算機軟件不完善或者使用的計算機網絡不穩定，就可能讓檔案信息流失于計算機或者網絡中，導致檔案信息丟失或者泄露。另一方面，大數據背景下的檔案管理難以抵擋黑客和病毒的入侵。黑客的入侵技術始終處于世界先進水平，如果黑客和病毒入侵到企事業單位的檔案管理系統，將會造成系統崩潰、數據損壞、數據泄露等許多嚴重后果。

四、大數據背景下企事業檔案管理工作的優化措施

1.轉變傳統工作方式，建設新時代工作規范標準

隨著大數據技術的應用，缺乏前瞻性的工作方式已經明顯不適應時代。企事業單位檔案管理工作要順應時代發展，轉變工作方式，響應“無紙化辦公”，積極采用計算機錄入等工作手段，將電子檔案作為主要的存儲方式。這樣不僅方便查找檔案，還簡化了調閱的流程，省時省力，讓檔案及時發揮了應有的作用，符合大數據時代的要求。大數據背景下，企事業檔案管理工作不僅要有規劃，更要往精準化、規范化方面發展。工作方式產生變革，那么工作規范標準也應該與時俱進。比如，某單位開始著手檔案的信息化錄入，需要進行大量的信息掃描，此時關于“信息錄入掃描”的工作規范就應該被制定出來。此外，還需要制定一系列相應的規章制度，形成一套全方位的工作規范標準，如檔案信息錄入標準、檔案查詢標準、檔案調閱手續標準、檔案保存標準等等。只有建設一套符合新時代要求的工作規范標準，才能在大數據背景下，將檔案管理工作的作用發揮出來。

2.加強基礎設施建設，提升信息處理能力

一方面，企事業單位需要擴大相關設備的投資。首先，企事業應該加大資金投入，制定適合的資金配比，購入足夠數量的高配置的計算機和先進的操作軟件，為檔案管理工作提供一個符合時代背景的工作條件。除了高配置的計算機和操作軟件，規模較大的企事業單位還需要購入足夠的存儲設備和云服務設備，因為超大量的數據僅靠計算機是遠遠不夠的，專業存儲設備不僅可以存儲更多信息，還可以配合計算機、云設備進行數據的處理。此外，企事業單位還需要建立一個標準化的檔案資源庫，檔案的管理部門還需要購入專業的防火、防水材料對其裝潢，防止事故產生。另一方面，企事業單位需要定期維護相關設備，定期檢查計算機等設備的完好程度、檢測軟件是否需要更新等等，這些都是保證檔案數據流暢處理的有效措施。

3.注重管理人員專業性培訓

社會上的檔案管理專業人員數量不足，企事業單位可以自行進行培養。在檔案管理人員的培訓上，首先是要幫助其樹立正確的工作態度和意識，讓管理人員明確檔案管理工作的重要性。除了要樹立正確的工作理念，還需要提升檔案管理人員的專業知識和能力。傳統的檔案管理知識和檔案管理技術是必須要進行培訓的，而大數據時代對檔案管理人員提出了更高的要求，除了要能存入、調出檔案資源，還要掌握數據收集、數據整理、數據分析等能力，甚至還需具備設計、規劃、維護等多方面的能力。這些能力的培養需要企事業單位長期進行專業化培訓。培訓的過程中還需要結合計算機等設備來提高檔案管理人員進行數字化檔案管理的能力。

4.提升信息安全管控能力

檔案管理實際上就是信息管理，對于信息安全問題必須要進行防備，企事業單位需要把好兩個信息安全關。一是把握好運行系統安全關。大數據時代下的檔案管理工作很大程度上靠的是各種操作系統，如果信息系統運行出現故障，那么就有可能出現“蝴蝶效應”，導致損失一步步加劇。對此，企事業單位需要劃撥專項資金，定期地安排專業人士檢測運行系統并且進行維護，還可以與網絡信息安全公司合作，制定本單位專用的信息操作系統，從而提升安全性。二是把握好檔案信息安全關。電子檔案的信息安全隱患較高，信息的泄露和丟失都有不小的發生概率。針對此問題，企事業單位檔案管理部門應該適時地對檔案信息進行備份、加密，謹防信息丟失。此外，企事業單位需要購入先進的網絡防火墻防止網絡病毒入侵和黑客攻擊，檔案信息管理部門還需要安排專門的信息安全員定時進行信息安全巡查。

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（作者單位：廣西南寧市第三中學）