信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用探討

孫國強(qiáng) 許建超 呂興龍

[摘 要]飛速發(fā)展的信息技術(shù)，已成為企業(yè)規(guī)范管理、提高效率的有效手段之一，在企業(yè)資源管理、降低企業(yè)運(yùn)行成本、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力等方面發(fā)揮了重要的作用。目前，集團(tuán)公司建設(shè)了統(tǒng)一的企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)及電子采購平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上建成物資輔助系統(tǒng)1.0，在物資采購供應(yīng)過程監(jiān)控管理、提高工作效率、降低采購成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面，取得了較好的實(shí)踐效果。然而，隨著企業(yè)跨越式發(fā)展以及物資管理精細(xì)化程度的不斷加深，公司有必要進(jìn)一步健全物資管理信息系統(tǒng)，以提高公司管理效率。

[關(guān)鍵詞]物資采購管理;信息技術(shù);物資輔助系統(tǒng)

1? ? ?企業(yè)物資采購管理現(xiàn)狀與需求

1.1? ?現(xiàn)狀

目前，公司物資輔助管理系統(tǒng)只是作為企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)、電子采購平臺(tái)、合同系統(tǒng)缺失環(huán)節(jié)的補(bǔ)充，無法做到真正意義上的業(yè)務(wù)全流程管理，加大了業(yè)務(wù)跟蹤、統(tǒng)計(jì)、管理等工作的難度。由于物資輔助管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)無數(shù)據(jù)接口，需要依賴人工錄入Excel，操作煩瑣，效率不高，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤;采購過程需要同時(shí)在ERP系統(tǒng)、物采系統(tǒng)、合同系統(tǒng)中操作，手動(dòng)錄入容易存在誤差;到貨驗(yàn)收信息無法自動(dòng)關(guān)聯(lián)ERP系統(tǒng)，工作效率較低;無法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)性考核，無法形成統(tǒng)一的考核數(shù)據(jù)來源。由于部分業(yè)務(wù)在線下運(yùn)行操作，有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)較多，管理依靠手工完成，同時(shí)管理部門不能實(shí)時(shí)查詢業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，跟蹤、監(jiān)督困難，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)誤差較大，造成項(xiàng)目保障效率較低等。

1.2? ?需求

為全面推進(jìn)智慧系統(tǒng)建設(shè)，完善物資倉儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，增強(qiáng)工程物資計(jì)劃的全過程管理，利用當(dāng)前系統(tǒng)的數(shù)據(jù)成果進(jìn)行綜合展示，為物資業(yè)務(wù)的管理提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)各類資源的充分共享、有效協(xié)同與合理應(yīng)用，從而提高物資精細(xì)化管理水平，公司需要對(duì)物資輔助管理系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展和細(xì)化。

1.2.1? ?物資精細(xì)化管理需求

隨著物資管理提效提質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)防控要求的不斷提高，物資管理部門在物資計(jì)劃、采購、合同、倉儲(chǔ)、質(zhì)量、供應(yīng)商等管理環(huán)節(jié)提出了更高的要求，迫切需要規(guī)范物資標(biāo)準(zhǔn)化采購流程、加強(qiáng)對(duì)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購全生命周期的管控，形成全面覆蓋物資供應(yīng)業(yè)務(wù)鏈的管理系統(tǒng)。物資管理的質(zhì)量，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、勞動(dòng)和運(yùn)輸?shù)确矫娴慕?jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益。

1.2.2? ?信息系統(tǒng)決策分析需求

目前，很多企業(yè)使用ERP系統(tǒng)、物資采購管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)時(shí)，存在數(shù)據(jù)共享困難、決策分析不足等問題。企業(yè)要在物采、ERP、合同管理等系統(tǒng)中開展物資采購業(yè)務(wù)，導(dǎo)致物資管理部門很難統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分析、統(tǒng)一決策，很難支撐物資采購全過程數(shù)據(jù)的追溯查詢，無法滿足物資管理部門對(duì)業(yè)務(wù)的決策分析需求。

2? ? ?企業(yè)構(gòu)建物資管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃

第一，全面加強(qiáng)信息化管控，提升企業(yè)效益。構(gòu)建物資輔助管理系統(tǒng)，進(jìn)一步滿足公司物資管理精細(xì)化需求，規(guī)范公司的物資管理，降低運(yùn)作成本，節(jié)約工程投資，提高工作效率。同時(shí)，確保計(jì)劃性與靈活性相結(jié)合，全面跟蹤物流業(yè)務(wù)過程，為開展物資供應(yīng)工作提供相應(yīng)的支撐平臺(tái)。第二，進(jìn)一步加強(qiáng)信息共享、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)控制。通過數(shù)據(jù)接口技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。職能部門應(yīng)依據(jù)計(jì)劃開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，高層管理者通過信息實(shí)時(shí)查詢監(jiān)督業(yè)務(wù)過程，以減少管理成本，確保信息及時(shí)共享、管理透明化。物資輔助管理系統(tǒng)從統(tǒng)一數(shù)據(jù)源頭管理的角度出發(fā)，以體系文件管理為標(biāo)準(zhǔn)，合理制定系統(tǒng)錄入界面要素，可以避免數(shù)據(jù)重復(fù)，造成基層人員數(shù)據(jù)多頭錄入的現(xiàn)象。第三，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。不統(tǒng)一的物資合同、供應(yīng)商、價(jià)格以及相關(guān)信息管理將導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)名稱不統(tǒng)一、不規(guī)范現(xiàn)象，這樣一來，在采購活動(dòng)中，不僅加大了核準(zhǔn)采購計(jì)劃內(nèi)容的難度，還容易出現(xiàn)采購不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。通過規(guī)定相關(guān)信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，既能避免由于相關(guān)信息不統(tǒng)一帶來的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的業(yè)務(wù)不一致現(xiàn)象，還可以采用計(jì)劃體系控制業(yè)務(wù)鏈，信息共享，環(huán)環(huán)相扣，簡(jiǎn)化流程，實(shí)現(xiàn)流程化管理。第四，加強(qiáng)線上管理。全面梳理公司基礎(chǔ)管理體系，分析管理程序中的線下管理部分，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)的線上管理，一方面，有機(jī)整合物資管理業(yè)務(wù)的各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)信息同步共享、有效控制;另一方面，通過結(jié)構(gòu)化的管理全面提升物資管理效率，實(shí)現(xiàn)物資業(yè)務(wù)的全面管控。

3? ? ?公司物資管理信息系統(tǒng)的建立

物資輔助管理系統(tǒng)是以ERP系統(tǒng)為核心的物資標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)，通過ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，打通業(yè)務(wù)流程;各單位可依托該系統(tǒng)提高物資采購計(jì)劃的上報(bào)準(zhǔn)確率，規(guī)范物資的計(jì)劃、采購、合同、倉儲(chǔ)、結(jié)算、供應(yīng)商等管理模式，可以清楚掌握總部及二級(jí)單位物資消耗，使經(jīng)營(yíng)管理部門通過系統(tǒng)擴(kuò)大視野，確保預(yù)算的準(zhǔn)確率，業(yè)務(wù)人員可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握計(jì)劃的執(zhí)行情況和物資的流向，通過分析業(yè)務(wù)運(yùn)行過程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理中的瓶頸環(huán)節(jié)，針對(duì)性進(jìn)行預(yù)警和提示;為物資供應(yīng)部門及時(shí)進(jìn)貨、合理儲(chǔ)備及生產(chǎn)奠定基礎(chǔ)，為合理編制采購和儲(chǔ)備方案、提高采購質(zhì)量、降低采購成本和倉儲(chǔ)費(fèi)用提供依據(jù)。同時(shí)，將相關(guān)集團(tuán)公司統(tǒng)建系統(tǒng)未涉及的業(yè)務(wù)納入物資管控信息化中，與ERP系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，保證數(shù)據(jù)完整性、統(tǒng)一性，使物資管理系統(tǒng)程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、聯(lián)動(dòng)化、流程化，以提高公司物資管理工作水平和工作效能。系統(tǒng)基于SpringBoot 2.0主流Web應(yīng)用框架，集成Mybatis-plus數(shù)據(jù)庫操作的ORM框架，Lombok+Spring AOP實(shí)現(xiàn)日志收集管理。

3.1? ?應(yīng)用層

應(yīng)用層用于顯示系統(tǒng)界面并提供人機(jī)交互接口，主要采用的技術(shù)如下。①LayUI：流行的前端UI框架，具有輕量和高效的特點(diǎn)，界面美觀，操作簡(jiǎn)便。②Html/Javascript：開發(fā)瀏覽器端的界面，提供PC端的用戶操作入口。

3.2? ?服務(wù)層

服務(wù)層與應(yīng)用層進(jìn)行交互，接收應(yīng)用層的請(qǐng)求，并響應(yīng)頁面、數(shù)據(jù)、消息等內(nèi)容到應(yīng)用層。向下與數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)中轉(zhuǎn)層交互，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、存取功能。服務(wù)層自身通過與上下層次的溝通，完成業(yè)務(wù)邏輯，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，所以服務(wù)層是系統(tǒng)的主體部分。

3.3? ?數(shù)據(jù)庫訪問層

數(shù)據(jù)庫訪問層封裝了Mybatis-plus持久層框架，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫的管理。數(shù)據(jù)庫訪問層與業(yè)務(wù)層一樣，提供了通用功能的接口，在編程過程中可直接解決絕大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫操作問題，并映射數(shù)據(jù)庫表單，將數(shù)據(jù)庫與程序應(yīng)用代碼相隔離。通過Springboot事務(wù)封裝的事務(wù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)庫事務(wù)的強(qiáng)編碼行為。

3.4? ?存儲(chǔ)層

在數(shù)據(jù)層主要提供兩種類型的數(shù)據(jù)源：一種是存儲(chǔ)主體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的Oracle數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);另一種是公司的統(tǒng)一安全認(rèn)證平臺(tái)，為其他系統(tǒng)提供用戶信息。系統(tǒng)整體采用UI交互，界面采用展現(xiàn)框架、各種應(yīng)用控件封裝、Ajax交互，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)穩(wěn)定、高效運(yùn)行。其中，各項(xiàng)需求與系統(tǒng)功能模塊的對(duì)應(yīng)關(guān)系如下。①數(shù)據(jù)層。管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，支持大數(shù)據(jù)量的存儲(chǔ)，同時(shí)滿足Excel、圖片、PDF等附件資料的存儲(chǔ)需要，并提供便捷的數(shù)據(jù)增、刪、改及版本管理功能，為應(yīng)用層提供支撐。②應(yīng)用層。為業(yè)務(wù)處理者提供利用信息化系統(tǒng)處理各種業(yè)務(wù)的能力，從計(jì)劃、采購和倉儲(chǔ)等方面處理業(yè)務(wù)，最終完成標(biāo)準(zhǔn)化采購、資料電子化以及其他管理業(yè)務(wù)需求。③接口管理。通過信息共享各類接口，能夠方便與各個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行集成。通過融合各個(gè)系統(tǒng)采集的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，全面準(zhǔn)確地提供決策的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，快速實(shí)現(xiàn)決策分析的價(jià)值。④供應(yīng)商協(xié)同。通過外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商外網(wǎng)注冊(cè)、供應(yīng)商答疑、供應(yīng)商公告、供應(yīng)商外部考核等，加強(qiáng)內(nèi)外部互動(dòng)。

4? ? ?公司物資輔助管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

調(diào)整系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)，升級(jí)現(xiàn)有物資輔助管理系統(tǒng)總體架構(gòu)，加入物資采購業(yè)務(wù)總線。將系統(tǒng)調(diào)整為11個(gè)功能模塊及1個(gè)外部網(wǎng)站。以物資管理系統(tǒng)構(gòu)建的物資采購業(yè)務(wù)鏈為“內(nèi)環(huán)”，實(shí)現(xiàn)采購全過程的閉環(huán)控制。以集團(tuán)公司ERP系統(tǒng)、電子采購2.0、合同系統(tǒng)業(yè)務(wù)鏈為“外環(huán)”，通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)上傳和下載。整體實(shí)現(xiàn)全程線上、內(nèi)部閉環(huán)、內(nèi)外貫通。實(shí)現(xiàn)完整全面的物資管理，避免出現(xiàn)管理死角，減少庫存積壓，降低庫存資金占用及庫存成本。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，方便物資管理數(shù)據(jù)的查詢和分析以及對(duì)物資全部生命周期的追溯。將物資管理工作延伸至基層、作業(yè)區(qū)、站隊(duì)，從基層做好物資管理工作，帶動(dòng)基層業(yè)務(wù)人員提高物資業(yè)務(wù)處理水平、實(shí)現(xiàn)物資管理標(biāo)準(zhǔn)化。加快信息傳遞速度，提高執(zhí)行部門處理問題的時(shí)效性，使物資管理部門高度了解、準(zhǔn)確決策、快速處理物資業(yè)務(wù)。

5? ? ?結(jié) 語

應(yīng)用物資輔助管理系統(tǒng)，能夠有效制訂需求計(jì)劃和采購計(jì)劃，合理安排配套物資的搭配比例，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。運(yùn)用信息化平臺(tái)，將分散的倉庫物資管理信息通過互聯(lián)網(wǎng)集中及時(shí)傳送，以解決倉庫多而散、管理難的問題，并以此為契機(jī)，幫助企業(yè)強(qiáng)化管理，真正達(dá)到提高物資管理水平、控制成本和提升生產(chǎn)效率的目的。物資管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，管理工作的好壞直接影響企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程，而要做好物資管理工作，制度和規(guī)范是前提，先進(jìn)的信息技術(shù)是基礎(chǔ)。只有依靠完善的制度約束，科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)，才能進(jìn)一步提升公司物資管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

[1]賴大忠.信息化模式下的企業(yè)物資采購管理模式探析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（21）：75.

[2]馬桂安.淺析企業(yè)物資采購管理[J].中國商貿(mào)，2014（16）：135-136.

[3]張寶喜.企業(yè)物資采購管理探析[J].中國市場(chǎng)，2016（15）：12-13.

[4]李忠源.信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的重要性[J].石化技術(shù)，2017（7）：227.