“互聯網+”時代背景下大數據對企業檔案管理工作的影響和思考

摘要：隨著社會的發展，大數據時代已經到來，信息技術為社會生活提供了極大的便利。國家要求企業檔案信息要盡可能的完善，檔案管理工作也要實現創新。檔案工作者要做好檔案管理工作的創新就需要與時俱進，具備創新思維。只有不斷地提升自身的管理素質和強化創新的理念才能更好地整合檔案信息資源，為企業各項工作服務企業的核心競爭力才會最大限度地提升，使企業更快地適應新時代發展的需要，實現可持續發展。

關鍵詞：“互聯網+”;人事檔案管理;創新

引言

自2010年起，國家檔案局先后印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，要求各機關、企事業單位著力打造數字檔案館。近年來，越來越多的國家級數字檔案館（室）已經建成，2018年，國家檔案局就批復了9家“國家級數字檔案館”、4家“全國示范數字檔案館”。可以說，數字檔案工作已經開始大范圍地代替原來傳統檔案的工作。筆者認為，在信息化背景下，我們更需要探索的是企業檔案管理工作模式的完善和創新，讓企業檔案能夠更加高效、快速、完整地運用到企業的日常業務中，為企業經營生產助力。

1大數據的定義與特征

大數據的概念是由全球著名的信息存儲設備公司EMC最先提出來的。大數據其實就是龐大數據的集合體，也就是通過分析和挖掘這些龐大的數據來獲得更大的價值。根據研究顯示，大數據的特征一般可以歸納為4V：第一個V是規模（Volume），是指數據量非常龐大且在持續增長;第二個V是快速（Velocity），是指處理速度快，反應時間短;第三個V是多樣（Variety），是指數據種類繁多;第四個V是（Value），即指（數據價值密度低）大數據區別于傳統的結構化數據類型，其并不對數據進行采樣，而是保留全部數據和所有信息。隨著對大數據研究的不斷深入，大數據的特征又被發展至第五個V（Veracity）、第六個6V+1C（Vender和Complexity），即從數據的收集、處理和分析等多個方面總結大數據的特點。

2大數據對企業檔案管理工作的影響

2.1使信息庫的管理更加便捷

檔案信息數字化系統建設，對于檔案行業信息化建設管理而言，是非常重要的一個內容，其中主要有兩點基礎工作：一方面用于構建不同行業類型檔案的信息數據庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等;另一方面，針對一些文件以及檔案版對檔案文件進行實時歸檔保存管理。

2.2信息技術可提高企業人事檔案管理的效率

傳統模式的檔案管理需要工作人員搜集所有企業人員的資料信息，并對這些資料信息進行整理分類，耗費時間多，工作效率低，過程復雜繁瑣，且誤差率大。合理運用互聯網，檔案管理人員可利用信息系統完成相關工作，降低檔案管理人員的任務量，讓檔案管理人員從無意義的工作中解脫出來，有時間對檔案管理進行優化，可有效提高檔案管理的效率。為了安全可靠，保證檔案的有效管理，企業可采用國產化的數字化管理軟硬件，強化人事檔案信息化建設。

2.3有利于企業歷史信息規范化管理

在信息時代的發展背景下，加強企業檔案管理工作的優化，可以幫助企業歷史信息得到有效保存和整理，對于企業發展和文化內涵建設都有著重要作用。只有加強對檔案的科學管理工作，才可以滿足企業發展中對各種歷史信息的需求。這就需要在檔案管理工作中構建科學完善的管理體系，促使檔案管理的工作符合時代發展的需求，在積極面對現代信息化的發展進程中，也給企業提供精準快速的檔案查詢服務和及時有效的檔案更新服務，實現企業檔案信息的規范化管理。

2.4檔案保存的完整性和延續性有了極大的提升

傳統紙質檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環境因素的影響，產生發霉、損壞的現象，進而無法對檔案進行完整性、長久性存儲，甚至出現檔案丟失的情況。然而，通過檔案的信息化建設，以上諸多問題都可以得到完美的解決。可以通過技術手段將以往的紙質檔案，轉化為數字信息，儲存于計算機磁盤中。這樣不僅可以實現檔案存儲地永久性和完整性，還可以提高檔案存儲空間的利用率，同時規避了不利環境因素對檔案的損害。

3信息化時代企業檔案管理面臨的問題

3.1數字化建設的標準有待統一

檔案數字化平臺建設主要目標之一是為廣大檔案用戶及時提供檔案服務，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關信息。然而目前通過對實際應用情況的了解，發現我國檔案的數字化建設依然存在質量標準、管理方面的諸多問題。由于組織建設檔案業務范圍有限，與相關社會管理機構沒有及時取得聯系，檔案相關部門對于檔案數字化組織建設的認知不同，所以組織建設檔案標準也就往往存在較大差異，導致組織檔案信息資源共享建設面臨諸多問題，對社會檔案信息安全建設帶來不利影響。

3.2電子檔案管理系統存在安全隱患

檔案的安全性是至關重要的，但是互聯網上的黑客木馬、計算機病毒以及惡意插件，嚴重威脅著電子檔案的安全。目前國有企業電子檔案管理尚在發展過程中，相關的安全措施不夠完備，導致國有企業檔案管理系統存在安全隱患，一旦遭遇非法入侵，檔案信息將遭受篡改損毀等威脅，整個電子檔案管理系統也會面臨崩潰的危險。此外，國有企業內部門眾多、結構復雜，檔案的訪問權限是電子檔案管理系統中一個重要的內容，需要針對不同部門、不同職位的員工設置不同的權限。而目前有關權限的規范不是很明確，導致檔案管理系統的權限管理缺乏嚴謹性和規范性，造成檔案信息泄露的隱患，并且一旦信息泄露，很難追根溯源。

3.3人員素質較低

現階段，檔案管理工作在部分電力企業中受重視程度偏低，對其相關管理人員的要求不高，管理者錯誤認為檔案管理工作的重要性不足，電力企業的發展重點不在于此，從而導致電力企業檔案管理工作浮于表面、流于形式，相關管理人員也缺乏較高的專業能力與綜合素質。此外，部分電力企業在檔案管理過程中存在一定的錯誤管理觀念，過于追求經濟利益，在人員選擇方面缺乏重視，導致管理人員欠缺個人能力，無法完成規定的任務量，并為檔案管理工作本身埋下隱患。電力企業檔案管理人員的個人專業能力以及綜合素質不合格，極易造成檔案資源、數據信息的缺失與遺漏，從而影響電力企業的進一步發展。

4大數據對企業檔案管理工作的創新性思考

4.1搭建檔案信息管理服務平臺

檔案數字化體系建設對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，同時希望能夠真正實現檔案資源共享這一發展目標。在這一技術優勢的充分引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現代網絡檔案信息服務技術，構建針對全國檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構進行相互聯系，及時解決我國傳統檔案信息查詢服務中可能存在的一些問題，將傳統檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時間內使用戶獲取大量的檔案信息。

4.2加強系統安全建設

電子檔案的安全是十分重要的，確保電子檔案的安全需要結合計算機技術來實施安全保障措施。目前可以采用數字簽名、數字加密等方式對企業電子檔案實行安全保障。國有企業不僅需要考慮外界的不安全因素可能造成的電子檔案的安全隱患，同時也需要考慮硬件設施問題可能造成的數據丟失等風險。檔案管理部門除了要進行檔案信息的收集歸檔工作，在歸檔后還要對電子檔案數據進行備份，通過有效的備份和電子檔案相關日志的記錄，確保企業電子檔案信息的萬無一失。

4.3完善檔案管理規章制度

企業在發展過程中會產生相當大數量的信息數據，單純靠檔案管理部門中的幾個管理人員是無法滿足檔案的有效收集和整理更新的，所以為了保證檔案的有效收集，需要在各個基層部門都設立檔案收集員的崗位，從而保障每個部門的檔案信息可以做到及時有效的收集，保證檔案的記錄整理符合檔案儲存管理的要求，實現檔案管理工作的有效性。此外，企業需要完善檔案管理的制度。檔案管理工作的有序高效進行離不開科學有效的管理制度和嚴格規范的操作程序。為了確保檔案儲存的有效性，需要對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管等環節進行嚴格把控，從而保證檔案管理人員各項工作的正確無誤。最后，為了保障檔案管理人員有著較高的工作積極性，需要企業制定一些獎勵方案，通過對他們的考核觀察，給予一定的獎勵。

4.4實施檔案管理技術創新

隨著大數據時代的到來，檔案管理信息化已經成為一種趨勢，電子檔案信息可以全方位地為企業的決策提供更具有參考意義的信息資源。需要注意的是在檔案信息化的過程中要以數字形式為中心，并確保數據的安全，從而在不斷的發展與整改過程中實現檔案管理的創新與企業經濟效益共贏的局面。數字化時代，檔案信息是一項非常重要的資源，無論是對于國家各項事業的發展，還是對于企業獲取核心競爭力都具有強有力的推動作用。

結束語

綜上所述，在信息化時代下，提升檔案管理的信息化水平不僅是時代變化發展的要求，也是企業發展進步的題中應有之義。在企業檔案管理的日常工作中，面對發生的各式各樣的問題，應以信息化為出發點和落腳點，加強信息化管理模式的應用建設，提高檔案工作的科學性、可持續性，以適應時代發展的要求，推進企業檔案管理事業的發展。

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作者簡介：彭凡，女，漢族，江蘇無錫人，就讀于東南大學經濟管理學院，研究方向：工商管理。