石化研發中心視頻會議系統的運維

郝 萍，張蘭波，吳 江

（中國石油蘭州化工研究中心，甘肅蘭州 730060）

作為我國支柱產業的石化行業，其在國民經濟發展中占有舉足輕重的地位，特大型石化央企——中國石油天然氣集團有限公司承擔著國有企業的歷史使命，而集團公司發展的源泉就是科技創新，2006 年集團公司決定組建了唯一的直屬研究院，總部位于北京（簡稱石化院），下設兩個研發中心，分別設在甘肅省蘭州市和黑龍江省大慶市，簡稱蘭州中心和大慶中心。由此公司日常的溝通協作、培訓、會議等工作非常頻繁，而傳統的出差模式不僅耗費了公司大量的人力物力和時間，更使工作效率降低，已完全不能適應市場經濟需求。

網絡多媒體通訊系統，特別是視頻會議系統的應用正是滿足了人們跨躍空間，實現異地“面對面”交流的需求，成為日常辦公、遠程溝通協作的重要工作平臺。石化院基于寬帶通信網絡，通達遠程終端操控技術，創建了三地視頻會議系統。隨著石化院科研工作的不斷深入，會議數量逐年增加，尤其是2020年一場突如其來的新冠肺炎疫情的暴發，城市間的人口流動按下了“暫停鍵”，視頻會議成為唯一的三地工作窗口，每周會議數量平均達到十余次，甚至一天三四個。蘭州中心作為主分會場，如何確保視頻會議系統的安全穩定運行納入了日常管理工作。

1 研發中心視頻會議系統的介紹

視頻會議系統是一種使用專門的音頻、視頻設備，通過傳輸網絡系統，實現遠距離點與點、點與多點間的現代會議系統。總部視頻會議系統采用基于H.232 協議標準的多點控制單元（MCU），設置了主會場、區域中心、分會場三層架構。主會場配置MCU、視頻會議終端機和音、視頻輸入輸出設備，區域中心配備MCU，分會場配備終端機和音、視頻輸入輸出設備。區域中心和分會場網絡采用全光路千兆專線接入，可滿足1080P 高清視頻需求。

石化院主要從事化工相關產品及技術的研發，新產品標準化、知識產權及決策支持研究，因此，研發方案及技術數據等相關技術信息具有一定的保密級別。為了確保技術信息的可靠性和安全性，所有會場均使用中國石油天然氣股份集團公司的獨立專網，該網只用于視頻會議，會場的IP 獨立，域內會場雙向互聯互通，域外不能訪問，切實保障研發信息的安全。

2 研發中心視頻會議的運行狀況

石化院視頻會議系統自2007 年投入使用以來，充分體現了視頻會議的優勢，一是大幅度減少了公司人員三地往返差旅，僅蘭州中心每年可節約差旅費上百萬元，同時也節省了公司人員的時間成本；二是顯著加快了公司內部的信息傳遞速度，提高了工作效率；三是參會人員的數量不再受場地的限制，覆蓋人員更廣泛，促進了公司員工在各項工作的參與交流，提升了工作質量。蘭州中心作為石化院的主要研發團隊，其科研成果推廣市場份額逐年拓展，相關會議的召開頻次越來越密集，自視頻會議系統運轉十多年來發生過多種問題，這些問題主要體現在以下幾方面。

2.1 管理流程不到位

蘭州中心的主營業務決定了視頻會議系統的特殊性，其管理水平的高低決定了系統的高效、安全穩定性。視頻會議系統的管理是一個多部門協同合作的系統工作，涉及了綜合管理部、信息中心及服務中心等多部門。在系統運行初期，由于尚未制訂相關管理制度，部門崗位職責未明確，各階段分工未細化，處理故障不及時，造成會場中斷，影響會議進程。

2.2 作業指導不規范

一套完整的視頻會議系統包含了很多技術含量很高的硬件設備和軟件，設備連接線纜密集且線路錯綜復雜，任何環節的不當操作都會影響系統的正常運行。系統啟用初期，各種設備的運行和操作僅參照使用說明書，未根據會議應用場景編寫詳細操作指南。

2.3 維護手段不全面

視頻會議系統的安全可靠運行會受到網絡信號、會議終端機、音視頻設備的影響。由于各會場的環境條件不同，出現各種類型的故障，造成維護手段復雜，難度加大。及時定位排除故障、響應應急模式非常關鍵。現有應急資料不全面，近年來運維的人員的流動，部分運維人員缺乏專業培訓，未熟知設備的操作、視頻會議的框架、網絡協議、設備維護知識。

3 視頻會議系統的維護保障

視頻會議系統因其高效便捷的優點在越來越多的工作場景被利用，如何充分保障視頻會議在蘭州中心科研工作中的使用需求，蘭州中心緊密結合本單位的實際情況，從管理制度、技術指導及維護手段等方面形成了一套維護保障模式，從而保證了視頻會議系統的安全穩定運行。

3.1 管理制度化

根據蘭州中心實際工作狀況，綜合管理部制訂了《視頻會議室管理規定》，明確了部門及人員職責劃分，規范了會場布置形式，確立了會場使用流程；對中大型會議設置了《服務評價記錄》表單，跟蹤了會前準備、會中服務、會后反饋評價的全過程管理，對每次評價記錄進行統計分析，并將音視頻系統故障處理方案進行總結歸檔，制度化和表單化的管理高效保證了會場有序使用。

3.2 運行規范化

視頻會議系統是比較復雜的系統，要確保系統安全可靠運行，在設備平穩、安全運行的基礎上，還要加強管理，完善系統的技術資料，編制標準的操作指導，規范設備的線路標識。蘭州中心在系統升級改造前期，安排運維技術人員參與檢查驗收強弱電、硬件，標識每臺設備、每條線纜，收集相關的技術資料，詳細繪制系統結構圖、設備連接圖、強弱電布置圖，以便運維人員后期學習；在升級后期，根據系統的運行情況，編制操作指南，模擬不同的會議場景進行實際操作演練。全流程的規范化運行，確保了會議順利進行。

3.3 維護專業化

視頻會議中，經常會遇到突發事件，根據問題響應基本應急預案，包括：故障排查順序；終端故障，備用設備切換；音視頻故障，采用“簡化模式”（音視頻輸入輸出設備直接與終端相連，保障信號的雙向傳輸）等。對于預案中未出現問題的應對措施進行詳細記錄，不斷完善應急模式。

蘭州中心視頻會議內容時常存在涉密和敏感信息，運維工作不僅確保系統實時通信與畫質、音效的品質，還需保障會議的信息安全。因此，需要組建一支有良好服務意識、高效執行力、以保障會議系統安全平穩運行為目標運維團隊，團隊中配備1-2 名技術人員，該人員首先負責日常維護有效開展，定期檢查網絡安全的保障體系，升級病毒查殺軟件，加強網絡安全措施。其次，完善知識結構、掌握前沿實際的應用，培訓操作人員專業技能，分享運維保障經驗，使之熟知制度及操作指南，運用軟件測試系統，并在異常時迅速有效實施應急預案。通過組建及培訓，不但提供會議的技術保障，還提高了團隊的專業性。

經過上述體系化運維保障實施，有效保證了運維工作和規范性和專業性，提升了視頻會議的管理水平，縮短故障處理的時間，降低會務成本，提高了企業效益。