新檔案法視角下國企檔案管理的發展路徑研究*

唐綺蔓 胡高強

（四川大學公共管理學院,四川 成都 610000）

2020 年6 月20 日，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂通過，這是我國檔案事業適應新時代發展需求取得的重大成果，也是檔案工作在全面落實依法治國，推進國家治理體系和治理能力現代化的具體舉措。新《檔案法》第三章檔案的管理部分相比舊法作了新增和修改，一是進一步完善和細化了對各檔案形成主體的各項規定，將檔案行政法規、部門規章和檔案相關文件的部分細項規定列入檔案法，使新《檔案法》的內容更全面和完善；二是修改內容中對相關法律用詞作了調整，使法律條文中的用詞更規范；三是立足現實需求，為應對現實中各種突發事件的檔案管理作了相關規定。

根據新《檔案法》對檔案的定義，可以對國企檔案的概念進行界定，國企檔案是指在研發、建設、生產、經營和服務等各方面直接形成地對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。國企檔案以不同的形式記錄企業生產經營和管理的各個環節，是國企的重要資產。筆者以中國知網為檢索工具，以“檔案管理”“國企”進行主題檢索，共檢索到期刊論文178 篇，經過篩選，進行分類整理，國企檔案管理發展路徑研究中，羅軍探討了企業信用檔案工作的創建以及企業知識產權檔案信息的保護和開發問題［1］；李立明圍繞國有企業的檔案價值觀，提出了多元化建設策略［2］；黃小冬從整體戰略和具體業務兩方面論述了國有企業檔案工作可持續發展的各項措施［3］；宗培嶺從動力機制、控制機制與評價機制三個方面對現代企業檔案工作運行機制進行了闡述［4］；黃艷瓊、鐘祛非從國有企業檔案微觀管理體制進行了探討［5］；黃世喆提出現代企業制度的管理體制以宏觀調控為主,實行依法治檔，同時要充分依靠各種組織、中介機構等［6］；王建玉認為大型國企轉型升級過程中應采取強化工作制度、開展工作培訓、加強檔案工作人員隊伍建設、合理規劃檔案庫房等措施，切實做好檔案管理工作［7］；毛躍光、安志燕從檔案指導思想、管理體系、制度體系、安全體系、利用服務體系、對標評價體系等方面闡述了新國企的檔案工作［8］；熊銳從研究檔案規律、創新工作機制、適應需求變化、深化管理變革、融入網絡運行、提高服務效率、加強制度建設、推動理性服務、優化隊伍結構、滿足人文要求等方面論述了提升國有企業檔案工作價值的途徑［9］。

綜上，國內學者對國企檔案的管理有一定的研究，分別從宏觀和微觀的角度對國企檔案管理的發展路徑進行了論述，但并沒有結合檔案法對國企檔案管理的發展路徑進行相關研究。新《檔案法》對國企檔案管理作了更細化的規定，筆者認為，在新《檔案法》的視角下，可以提出一些對國企檔案管理的發展路徑。近年來，我國國企發展日益迅速，檔案管理水平如何適應新時期國企的快速發展需求，是其當下面臨的重要問題。文章以新《檔案法》第三章檔案的管理修訂內容為視角，結合國企檔案管理的普遍現狀，從轉變理念、明確制度、專列預算、考核歸檔、引進人才五個方面提出建議，為使檔案管理水平適應新時期國企快速發展的需求提供具有一定普遍參考價值的發展路徑。

1 條款解讀

新《檔案法》第三章檔案的管理部分共有十五條，相比舊法新增了六條和修改了九條。新增的條款中，要求建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度，體現檔案工作由重行政管理向依法管理轉變；進一步明確和細化了機關、團體、國企事業單位、城鄉社區、歷史檔案等類型的檔案歸檔范圍，把這些檔案形成主體細化列入檔案法，有利于明確歸檔主體和歸檔范圍，豐富館藏資源；為適應國家機構改革的發展，對機構改革所涉及的檔案管理作出了說明；對檔案的征集方式作了補充說明，將捐獻、購買、代存等方式收集檔案列入檔案法，是加大了檔案收集的力度和豐富館藏資源的體現；對檔案服務機構在管理制度和安全保密上作了規定，明確要求檔案整理、寄存、開發、數字化等外包服務需符合一定條件，使檔案外包服務更規范化；受新冠疫情等突發事件的啟發，把應對突發事件的檔案管理工作上升至檔案法，是國家對現實情況的總結和對突發事件應急處置的重視。修改的條款中，對提前移交進檔案館的檔案移交權責進行了說明；優化互相協作的具體方式方法，促進檔案的利用交流及分享；進一步細化檔案保管配置庫房和設備的要求，符合檔案管理現代化的具體要求，并且增加了檔案安全工作內容，提高了檔案安全管理意識；為促進國際檔案交流工作，增加了檔案出境審批的程序，更有利于檔案的管理工作。

2 國企檔案管理普遍現狀

受企業的發展規模、行業屬性、管理架構、檔案意識等因素影響，國企檔案的管理水平參差不齊，不能一概而論，以偏概全。因此，筆者主要以宏觀視角，針對新《檔案法》第三章檔案的管理部分對國企檔案管理規定的相關內容，從檔案意識、規章制度、歸檔范圍、管理人員四個方面列舉了國企普遍存在的一些現狀。

2.1 檔案管理邊緣化

從一定程度上來說，檔案管理是否邊緣化主要取決于企業決策管理層對檔案的重視程度。對檔案工作的認知與定位的偏差，使得檔案管理工作處于“無關要緊”的邊緣化狀態。首先，企業管理層未將檔案管理工作納入核心管理要素，檔案各項工作缺乏驅動機制。其次，企業員工對檔案的認識和工作不到位，一是在執行現行文件時缺乏對檔案前端控制的考慮；二是在檔案形成后，管理檔案的意識薄弱。

2.2 規章制度不完善

所謂“國有國法，行有行規”，從宏觀上，新《檔案法》對各檔案形成主體的檔案管理工作具有指導作用；從微觀上，國企檔案的管理離不開內部規章制度的框束。當前大多數國企普遍未建立內部檔案規章制度和管理體系，可謂是“無章可循”“無據可依”“誰來管”“管什么”“怎么管”等問題都需要依據企業內部的規章制度得以落實。

2.3 歸檔范圍不明確

企業各部門在生產經營管理中形成大量不同類型的檔案，哪些該歸檔，保存期限是多久，都應該制定符合企業自身的檔案標準規范，這是優化企業檔案資源結構，提高檔案管理效率的重要環節。很多國企并未組織專員針對已產生的檔案進行統一的鑒定工作，導致大量保存期限已滿但無價值的檔案“堆積如山”，造成“脹庫”現象，一是不利于檔案的查找與利用，檔案利用率較低，二是檔案歸檔范圍不明確，沒有建立完善的歸檔機制。

2.4 管理人員業余化

檔案的管理離不開專業人才，檔案人才缺失也是一直被提及的問題。首先是有無檔案管理人員的問題，部分國企雖然設立了檔案部門，普遍是由行政部門人員兼職代管，且流動頻繁，由于行政部門本身事物繁雜，人數配置較少，導致檔案工作經常出現“兼而不精、兼而不管、管而不?！钡默F象。其次是專業水平高低的問題，配備的檔案人員，是注重管，還是注重用。檔案管理人員沒有足夠的能力為企業檔案管理提供戰略規劃，形成良好的管理體系和更加充分地利用好檔案，使檔案的價值最大化，更多的是執行層面的工作，只是把檔案管好了，卻沒用好。

3 發展路徑

3.1 轉變理念

首先，要樹立檔案的價值意識，把檔案視為企業資產的一部分；其次，要培養檔案的法治意識，依法管理企業檔案；再次，要提高檔案的安全管理意識，注重檔案的安全管理，加強應對突發事件的處置能力。以新《檔案法》為契機，通過各種形式的普法學習，一是提高國企依法管理檔案的法治意識；二是轉變國企檔案管理理念，自上而下將新《檔案法》的各項規定認真貫徹落實在企業管理和生產經營的各項工作中。

3.2 明確制度

新《檔案法》規定了國企應當建立檔案工作責任制和檔案管理制度，這是對國企在建立檔案管理制度的總攬要求，建立檔案工作責任制和檔案管理制度是強化檔案管理的關鍵所在，國企應以新《檔案法》為總則,結合自身行業屬性及管理架構,將檔案管理工作縱橫貫穿企業各個環節，制定符合自身特征的內部檔案工作責任制和檔案管理制度。明確企業檔案管理的工作原則、管理體制、組織機構、責任分工、基本要求、考核標準等［10］。根據企業需求，制作企業內部檔案手冊，將各項制度和管理流程落在實處，并嚴格執行。

3.3 專列預算

新《檔案法》從檔案的利用、安全、管理現代化方面作了明確要求，細化了檔案保管配置庫房和設施、設備的規定，更有利于檔案管理基礎設施設備的完善，適應了檔案管理的發展要求。正所謂“巧婦難為無米之炊”,配置檔案的庫房、設施、設備是檔案管理工作的基本要求，是確保檔案安全，實現檔案管理現代化的基本條件。國企應將檔案管理的各項費用列入專項開支預算，加大資金投入，建立符合標準的庫房，配置相應地設施及設備。做到“無庫則建”“有庫則優”，完善基礎設施配置，并根據公司條件配置一定的技術設備。

3.4 考核歸檔

新《檔案法》明確規定了反映國有企業事業單位主要研發、建設、生產、經營和服務活動，以及維護國有企業事業單位權益和職工權益的具有保存價值的材料應該納入歸檔范圍，進一步細化明確了國企的歸檔工作。明確歸檔范圍是國企豐富室藏資源、優化室藏結構的重要舉措。將檔案歸檔工作量化指標，通過運用可操作、可評估的指標對歸檔責任單位或個人實施績效考評［11］。國企可以根據業務要求，編制歸檔范圍，從歸檔率、完整率、歸檔質量等方面細化考核指標，制定歸檔考核機制。

3.5 引進人才

改變國企檔案管理的現狀，檔案人才建設很重要。首先，要引進檔案專業人才，吸納具有理論水平和實踐能力的檔案管理人員。其次，合理配置崗位權限，給予檔案管理人員一定的“話語權”，為其在檔案方面有所作為提供可能。再次，完善檔案的培訓機制，鼓勵檔案人員學習大型知名企業的先進管理經驗，定期組織檔案專業培訓、交流會議、專題講座等，實現檔案人員“從無到有，從有到優”，充分發揮檔案人才的潛能，更多地開發利用檔案的價值。

4 結語

新《檔案法》對國企檔案的管理具有指導意義，國企發展規模、行業屬性、管理架構等各有自身的特征，各企業的檔案管理工作方式不能混為一談。因此，文章以新《檔案法》第三章檔案的管理為視角，為使檔案管理水平適應新時期國企快速發展的需求提供具有一定普遍參考價值的發展路徑。文章從樹立檔案的價值意識、培養檔案的法治意識、提高檔案安全管理意識方面闡述了檔案意識的重要性；提出國企要根據自身行業屬性等特征，以新《檔案法》為契機，建立符合企業自身發展的檔案管理規章制度和工作責任制；加大國企檔案專項資金的投入，更加完善檔案基礎設施建設；建立歸檔考核機制，細化考核指標體系，優化企業檔案歸檔工作；加強檔案專業人才引進和培養，使檔案人員“從無到有，從有到優”，充分發揮檔案人才的潛能，開發利用檔案的價值。