煙草企業日常審計中標書和合同審核常見問題研究

趙家麟

摘 要：企業采購項目數量多且金額大，在招投標階段和合同簽訂階段均存在諸多審計風險點，通過對某煙草企業所屬卷煙廠全年的非煙用物資和服務類采購項目在這兩個階段的審計審核意見的總結研究發現，審計風險點是存在規律性共同點的，大體可以分為九類問題。本文通過對九類風險點的剖析，探索給出應對解決方案，從而達到有效提高企業采購項目在招投標階段的標書審核和合同簽訂階段的合同審核工作質量和效率的目的，促進煙草企業管理升級。

關鍵詞：物資和服務類采購;標書審核;合同審核;審計風險點

對煙草企業來說，采購項目在招投標階段和合同簽訂階段這兩個階段存在的采購風險點較多;從企業內控來看，企業的內審、財務和法規等部門都會對采購項目在這兩個階段的實施內容及流程進行必要的監督，提供專職服務。本文從企業內審部門對某卷煙廠全年的非煙用物資和服務類采購項目在標書審核和合同審核兩方面發現的常見問題（審計風險點）為研究對象，探索提高企業內控管理機制的工作效能，努力滿足煙草企業高質量發展要求。

一、研究對象樣本

本文以某卷煙廠2020年度1月份至11月份完成的非煙用物資和服務類采購項目的招標文件和經濟合同在煙草企業內部內控審核流程中審計發現的問題為樣本進行研究。

2020年1月份至11月份，某煙草企業內部審計在對企業所屬卷煙廠的采購項目的標書和合同審核中，對25個采購項目的招標文件進行審核，提出了60條審計意見或建議;對40個采購項目的經濟合同進行審核，提出了60條審計意見或建議。

通過對以上25個項目的招標文件審核意見和40個項目的經濟合同審核意見的歸納整理及分析，不難看出，120條審計意見或建議并不是零散瑣碎的，它們之中存在著幾大共通之處（共同點）。

二、審計發現問題

通過對某卷煙廠全年標書和合同審核意見的研究，總結出九大類審計發現常見問題，它們分別為：“最高限價編制說明”、“一致性”問題、內容完整性適配性問題、審核附件不全不完整、新增條款、“錯誤”問題、“金額大小寫”問題、“需核實”的問題、其他問題。而其中，“最高限價編制說明”和其他問題是標書審核所特有的，而新增條款是合同審核所特有的。見下表：

三、逐條問題分析，探索解決方案

1.“最高限價編制說明”

根據煙草企業自身實際制定的采購管理標準，在招投標過程中招標人在編制招標文件或采用非招標采購方式制定談判文件時，應規定投標人或應邀供應商的最高限制價格標準，投標報價或響應報價不能超過此標準，否則視為無效。而對于企業內部管理機構而言，采購實施部門是編制最高限價的主體責任部門，負責對采購項目進行必要的市場調研，擬定采購項目的最高限價，供企業內部職能部門（如審計、財務、法規等）審核。

那么，最高限價又如何編制呢？根據企業內部標準，可以遵循如下原則制定采購項目的最高限價：

（1）對于非煙用物資類采購，有行業或政府指導價的，按照指導價設置最高限價;沒有指導價的，有歷史合同價且價格具有參考意義，那么結合歷史合同價和市場詢價設置最高限價;沒有指導價，沒有歷史合同價或歷史合同價不具參考價值的，可通過市場詢價設置最高限價;如果以上均沒有或無法獲得的，可從物資本身的人材機消耗量價分析得出結論，作為最高限價的編制依據。

（2）對于服務類采購，有歷史合同價且價格具有參考意義的，結合歷史合同價和市場詢價設置最高限價;沒有歷史合同價或歷史合同價不具參考價值的，根據市場詢價結果設置最高限價;否則可以依據項目本身人材機消耗量價分析報告結論設置最高限價。

值得提出的是，市場詢價須充分調研項目的市場行情，最少有3個詢價結果，以滿足最終最高限價設置的科學合理性。并且項目最高限價不得依據項目的立項金額簡單設置，一定是要通過一定的方法和手段計算得出的，以保證最高限價有據可依。

項目采購的最高限價需要依據以上介紹的原則開展，那么在實操方面怎樣才能達到簡易高效呢？筆者認為，將制度要求變成固化模板，能有效提高工作效率，因此最高限價的編制說明，可以參見以下模板進行套用，詳見如下模板。

模板“最高限價編制說明”參考格式

最高限價編制說明

XX項目經XX會議XX決議審批通過，何時實施，項目立項金額為XX萬元。此項目國家局指導價/政府指導價為XX元;此項目歷史參考價為XX年的XX項目XX元（此項目無歷史參考價/與此項目類似的XX項目于XX年招標實施，因年代久遠價格不具參考價值）;經向X家詢價，詢價結果統計如下：（各家報價單詳見附錄）

由于本項目的國家局/政府指導價為XX元，因此上控價以指導價為準;與本項目類似項目的歷史參考價為XX元，因此上控價綜合考慮歷史參考價和詢價結果，設定為XX元;根據詢價結果，本項目上控價設定為XX元。

某卷煙廠

XX年XX月XX日

2.“一致性”問題

對于招標文件的審核，存在“最高限價編制說明”中的內容和標書中的內容“一致性”問題;存在標書中內容前后“一致性”問題;對于經濟合同的審核，存在投標文件和擬定合同內容的“一致性”問題;存在中標通知書、中標人投標一覽表和擬定合同價格的“一致性”問題。下面分別舉例做解釋：

（1）招標文件審核中，某會議中心中央空調系統改造項目，最高限價是根據詢價結果得出，在審核中審計發現，詢價時的水泵揚程為28米，而招標文件中招標需求水泵揚程為32米;詢價時的水泵流量指標200，但招標文件中只是160。可見，最高限價編制說明中詢價是否按最終的招標需求技術指標來進行，是保證最高限價設定是否有效的關鍵點之一。

（2）對于標書，分為幾大章節，重要的章節包括“招標內容及要求”、“合同格式及條款”以及“投標文件格式”中的開標一覽表。審計審核發現，“一致性”問題表現在標書這幾個章節中內容的前后矛盾，例如，某工控機設備采購項目，在招標內容及要求中項目質保期1年，但附件一表格中硬件質保期為兩年，招標內容及要求中安裝工期30天，而合同格式及條款中安裝調試及最終驗收條款所述不一致。

（3）經濟合同審核中，對于擬定的合同條款內容，要與中標人投標文件中的內容相一致，并且還要參看招標文件中在合同格式及條款中是如何敘述的，例如，某購置細支煙條盒在線補條裝置項目，中標人在投標文件中承諾“提供全天24小時的技術服務”、“在1小時內給予回應”，而擬定的合同質保條款中還依然是招標文件中合同格式及條款所列的“乙方2小時內答復”。

（4）對于中標通知書采用不含稅價加稅率方式進行公告的，而中標人投標一覽表中含稅金額并不是依不含稅價和稅率計算得出，存在偏差的情況，擬定合同時應以中標通知書的不含稅價和稅率為準，并依此計算含稅金額，從而體現出各文書文件的效力先后順序。

3.內容完整性適配性問題

由于招標文件是套用現成的模板，招標文件中的通用條款是放之四海而皆準的，但對特定的項目，須在專用條款或招標內容及要求中明確哪些通用條款適用于本項目，哪些不適用，將不適用的條款刪除，例如，在招標文件中，如果招標內容及要求中沒有標星項，可將投標人須知和評標方法中涉及星號項的條款刪除。

對于格式合同來說，合同中空缺的部分是需要根據具體項目的具體情況進行補充填報的，所以不論是對招標文件中的合同格式及條款，還是對擬定的經濟合同，都須將合同中能填寫的內容填寫完整完全再送審。

4.審核附件不全不完整

對于招標文件審核來說，最高限價編制說明是審計審核的重點，在審核過程中，會發現有未附最高限價編制說明的情況;如果最高限價編制說明中提及類似項目的歷史合同價，則需要附上歷史合同作為證實資料;如果項目是列采購清單，進行單價控制的，則需提供詢價清單單價報價資料作為單價控制的依據。

對于經濟合同審核，中標通知書和中標人的投標文件（包括投標報價明細、售后服務承諾等）是必須要附上的附件資料，審計對擬定合同的合同金額、合同條款的審核主要會從這兩份資料中抓取數據，進行核實;對經商務談判簽訂的合同，合同價格是通過談判確定的，在合同審核中需附上商務談判相關文件，如談判紀要等;對變更合同補充協議，則需附上變更證實資料，以供審計核實。

綜上，由于標書審核和合同審核采取了信息化網絡協同平臺操作，在標書審核中，須上傳的附件應包括最高限價編制說明及詢價證明資料（詢價函、詢價登記表等）;在合同審核中，須上傳的附件應包括中標通知書、開標一覽表（即投標報價）、售后服務承諾相關資料、稅率問題澄清函（若有須提供），合同若是經商務談判而簽訂的，還須上傳談判紀要作為附件，如果是變更合同補充協議，須附變更證實資料。

5.“錯誤”問題

“錯誤”問題包含的范圍很廣，但從審計審核的角度看，對價格的關注度較高，所以不論標書還是合同審核，金額、價格的錯誤都是一方面重點問題;另外，對招標文件中評標方法的計分辦法及評分細則，也是重點關注的對象，常見錯誤問題也發生于此。例如，在某卷煙廠工控機設備采購項目的招標文件的評標方法中，價格分、商務分和技術分在列表中的分值與表前敘述的分值不同，這是錯誤之一;根據列表中評分細則，技術分的20分分值由五點組成，而第四點和第五點并沒有明確若得滿分將會是多少，不能讓評標委員會一目了然理解技術分的評分標準規則，這是錯誤之二。

由于標書和合同審核采用信息網絡協同平臺操作，在平臺填報的項目信息也是“錯誤”問題的多發之處，例如標書審核的攔標價未按不含稅金額填寫等。此外，筆誤、計算錯誤等低級“錯誤”問題也屢見不鮮。

6.“金額大小寫”問題

“金額大小寫”問題是審計和財務部門審核標書和合同時關注的重點。相關法規規定，當文件中出現大寫金額與對應的小寫金額不一致時，以大寫金額為準，通過這項規定我們不難看出“大寫金額”的重要性，我們做標書和擬定合同時，大寫金額一般是根據小寫金額得出，殊不知大寫金額才是最具法律效力的，一旦大寫金額寫錯或對應錯小寫金額，就直接造成了錯誤的文書。對于招標文件，最高限價中的大寫金額至關重要;而對于經濟合同，大寫金額出現在合同金額和付款條款中;此外，標書和合同其他條款中也會出現“金額大小寫”問題。

既然“金額大小寫”問題如此嚴重，那么我們需仔細學習研究大寫金額，在標書和合同中盡量避免大寫金額錯誤。首先，需正確書寫漢字大寫數字和單位：零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬億，元角分;其次，在小寫金額前有人民幣符號時，大寫金額前需加“人民幣（大寫）”字樣，以明確幣種;再次，當大寫金額數字到元或角為止的，后面需加“整”字，例如￥251.60元，大寫金額為人民幣（大寫）貳佰伍拾壹元陸角整;同時，角為零的不用寫零角幾分，直接寫零幾分，例如￥2506900.08元，大寫金額為人民幣（大寫）貳佰伍拾萬零陸仟玖佰元零捌分;最后，要特別注意“零”和“壹”應該加在哪里的幾種情況：

（1）注意在哪里加“零”的舉例：￥209630.50元，大寫金額為人民幣（大寫）貳拾萬零玖仟陸佰叁拾元伍角整，￥201001.05元，大寫金額為人民幣（大寫）貳拾萬零壹仟零壹元零伍分，￥6007.14元，大寫金額為人民幣（大寫）陸仟零柒元壹角肆分，￥11409.63元，大寫金額為人民幣（大寫）壹萬壹仟肆佰零玖元陸角叁分。

（2）注意在哪里需加“壹”的例子：￥107000.53元，大寫金額為人民幣（大寫）壹拾萬零柒仟元伍角叁分，￥240013.00元，大寫金額為人民幣（大寫）貳拾肆萬零壹拾叁元整。

7.“需核實”的問題

在某卷煙廠成品庫堆垛機系統維保項目標書審核的最高限價編制說明的審核過程中，曾遇到如此問題，業務部門向6家企業進行了詢價，6個報價結果差異很大，造成此情況的原因主要是這6家企業有設備的主機廠，有專門的維保公司，有國企，有外資企業，還有私營民營企業。在招投標階段最高限價的設置需充分考慮市場現有價格水平，綜合項目本身的特點合理設置，如果設置過高，會造成招標方的經濟損失，而如果設置過低，很可能造成流標，需重新組織招標，同樣給甲方增加經濟負擔。對于本項目，業務部門充分考慮了項目本身的實際情況和市場行情，選擇了6個詢價結果中的最低值作為最高限價進行招標。以上這個例子中，詢價結果差異過大是“需核實”的問題之一。

對于合同審核，“需核實”的問題主要集中在項目的稅率上。合同審核中發現，中標人投標報價的開標一覽表中稅率為13%，而項目屬服務類采購項目，應用6%的服務業稅率，擬定的經濟合同中也采用了6%的服務業稅率標準，與中標人投標報價的稅率不一致。經了解得知，在開標評標過程中，評標委員會對未按規定稅率報價的投標人提出價格稅率澄清要求，同意按服務業稅率重新核定總價的投標人新的投標報價可以繼續參加評標，甚至中標。遇到此種情形，在經濟合同的審核中，須附上澄清函等證實資料。另外一種合同審核“需核實”的問題，依然發生在擬定的經濟合同和中標人投標文件不一致上，這次的不一致是項目名稱內容的不對應。例如，某卷煙廠容災系統運維項目，中標人投標文件中開標一覽表中的項目名稱內容為某卷煙廠容災系統“維保”服務，而合同中采購清單以及服務內容中均描述為容災系統“運維”服務，一字之差，容易引起很大誤解，“維保”僅是對系統進行維護和保養，而“運維”則是在維護系統的同時還要負責系統的運行。此種情形也是“需核實”的問題之一。

8.新增條款（合同審核專屬）

采購項目經過招投標階段，確定了中標人后，便進入合同簽訂階段，在招標文件中，合同格式及條款這一章節，合同中的條款內容為招標人針對所有投標人或潛在投標人所列的通常的項目需求，而往往投標人為了增加中標幾率，會在投標文件中增加更有吸引力的售后服務承諾，這些售后服務承諾是招標文件中的合同格式及條款所沒有的，所以招標人在合同簽訂階段擬定經濟合同時，在參看招標文件中合同的同時，不要忘記把中標人更優厚的售后服務承諾條款加入合同，從而有效維護招標人合法權益，這就是所謂的只有合同審核才會遇到的“新增條款”問題。在實踐中，40個招標項目有13個未將中標人投標文件中承諾的更優惠的售后服務條款加入合同條款，比例相當大，可見“新增條款”問題是合同審核中普遍存在的審計風險點，值得關注。

9.其他問題（標書審核專屬）

在對招標文件的審核中，不僅要關注以上提到的一些常見問題，還要注意法律法規對招標文件的要求，例如，根據《中華人民共和國招標投標法實施條例》的要求，招標人不得以不合理的條件限制、排斥潛在投標人或投標人，包括以特定行政區域或特定行業的業績、獎項作為加分條件的，限定或指定特定的品牌的等。在審核某卷煙廠除塵管道清理服務項目的招標文件時，審計發現評標方法的計分辦法中，在商務分業績一欄中，有存在“承擔卷煙廠生產區域除塵管道或空調管道清理、消毒、防蟲項目”的限制性描述;在審核公司活動中心運動館健身房器械采購項目的招標文件時，審計發現采購項目包括一項“多功能史密斯訓練器”，存在指定特定品牌嫌疑，建議去掉“史密斯”字樣，招標時招標需求僅需對訓練器的具體功能進行描述。

四、總結

煙草企業本著“應招盡招，真招實招”的項目采購招標原則，對非煙用物資和服務類采購項目實行公開招標采購，委托招標代理機構實施，企業對招標代理機構進行管理，招標文件由業務部門聯合招標代理機構共同完成，經濟合同采用格式合同由業務部門擬定，標書審核和合同審核均由企業內部職能部門（如審計、財務、法規等）承擔，在業務流程上嚴把招標文件和經濟合同質量關。對于招標文件，由于采用招標代理機構的格式模板，從整體結構和普遍適用性方面是滿足高質量要求的，而采購實施部門（即業務部門）項目經辦人負責對招標文件根據具體項目的具體要求進行充實、優化和修改，這就對項目經辦人提出了很高的要求，不僅要熟悉項目的具體情況、采購需求，還需要認真仔細地完成招標文件的編制工作，包括招標文件中合同格式及條款的初步擬定;在項目招標確定中標人后，根據中標人投標文件的內容對經濟合同進行補充升級，也是項目經辦人在項目合同審核階段需要完成的工作。另外，煙草企業在標書審核和合同審核上借助于信息網絡的協同平臺，達到了企業內部多部門按照業務流程有序進行的目的，同時也對業務部門初始的信息錄入提出了高標準要求。

總之，采購實施部門（即業務部門）項目經辦人需不斷提高自身綜合業務能力，可以通過學習本文在標書和合同審核中常見問題的總結歸納以及應對措施來掌握和避免日常采購中遇到的陷阱，努力提高招標文件和經濟合同在企業內部管理流程中的運行效率，為項目采購的順利實施鋪平道路。

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