人事檔案管理信息化建設(shè)探究

陳東妮

摘要：人事檔案是單位檔案工作的重要管理內(nèi)容，為單位人事工作的開展提供有效的憑證，對推動(dòng)人才價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)起到積極作用。本文通過對信息化檔案管理模式的重要價(jià)值進(jìn)行詳細(xì)闡述，分析當(dāng)前檔案管理模式中存在的局限性，探討科學(xué)的信息化管理模式的建設(shè)策略，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，推動(dòng)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，為單位人事工作開展提供有效支持，推動(dòng)單位科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化;局限性

引言：

隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，信息時(shí)代隨之到來，對社會(huì)生產(chǎn)生活模式發(fā)生了很大的變化，在經(jīng)濟(jì)生活發(fā)展中產(chǎn)生了大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)信息，對檔案工作開展提出了新的要求，推進(jìn)檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為檔案部門的重要任務(wù)。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

人事檔案是單位人力資源管理工作的重要依據(jù)，是對單位干部職工基礎(chǔ)信息、文化學(xué)歷水平、政治面貌、任職經(jīng)歷和工作能力等相關(guān)人事信息的全面收集整理，具有較強(qiáng)的憑證作用，為單位人事工作開展提供有效的參考。信息技術(shù)在人事檔案管理中的科學(xué)運(yùn)用，對提升檔案管理效率起到積極作用，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)載體的科學(xué)轉(zhuǎn)型，并利用先進(jìn)信息設(shè)備和技術(shù)，對管理流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對各個(gè)管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，通過對系統(tǒng)功能的完善，推動(dòng)管理制度的高效落實(shí)，確保人事資料的真實(shí)有效，為人事檔案利用環(huán)節(jié)提供有效條件。[1]

二、人事檔案管理信息化建設(shè)中的局限性分析

1.信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后

信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用對提升檔案管理水平起到積極作用，隨著信息技術(shù)在單位管理運(yùn)行中的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了信息化管理體系的科學(xué)構(gòu)建，但是隨著信息技術(shù)革新速度的不斷提升，現(xiàn)有的信息基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無法形成較好的管理效果，相關(guān)的信息設(shè)備得不到有效的更新和升級，管理和維護(hù)工作開展相對滯后，無法保證管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不斷復(fù)雜使得網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案工作的重要因素，網(wǎng)絡(luò)中的安全威脅和管理體系中的安全隱患影響管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，容易造成檔案資源的丟失或篡改。而當(dāng)前檔案部門對信息安全的重視程度相對不足，安全防護(hù)體系不夠完善，無法實(shí)現(xiàn)對安全風(fēng)險(xiǎn)的有效防護(hù)。[2]

2.缺乏完善的管理機(jī)制

完善的檔案管理制度是保證信息化管理體系的建設(shè)的重要基礎(chǔ)，而信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理模式帶來了很大的變化，相關(guān)管理規(guī)范和制度已經(jīng)無法滿足人事檔案管理需求，無法對檔案工作流程形成有效的規(guī)范，不利于檔案制度的貫徹執(zhí)行。缺乏完善的監(jiān)管機(jī)制，對檔案管理環(huán)節(jié)無法形成全面的監(jiān)督，對管理活動(dòng)中存在的問題和漏洞無法做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決，不利于管理效果的提升。同時(shí)缺乏完善的審核機(jī)制，人事資料的真實(shí)性無法得到保證。[3]

3.檔案資源利用率較低

人事檔案是單位人事工作開展的重要基礎(chǔ)，而當(dāng)前人事檔案資源的利用效率較低，在管理工作中無法對人事資料信息進(jìn)行全面的分析，無法深入挖掘的檔案資料中的價(jià)值。同時(shí)檔案利用形式較為單一，管理部門的服務(wù)意識相對不足，只能提供相應(yīng)的查詢調(diào)用服務(wù)，服務(wù)效率較低，無法有效滿足人事工作和企業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際需求。

三、加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

1.加強(qiáng)重視和支持力度

人事檔案管理工作的高效開展對推動(dòng)單位管理工作推進(jìn)提供基礎(chǔ)保障，管理部門要加強(qiáng)重視和支持力度，強(qiáng)化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的有效升級，保證信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率。同時(shí)保證檔案管理工作的高效推進(jìn)，能夠?qū)β毠さ娜耸沦Y料變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)的掌握，營造積極的人事檔案管理環(huán)境。要積極引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，優(yōu)秀降低管理成本，提升管理體系的運(yùn)行效率。

2.完善檔案工作機(jī)制

完善的檔案管理制度是保證人事檔案管理水平的的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理部門要充分結(jié)合人事檔案特點(diǎn)和單位發(fā)展實(shí)際，建設(shè)長效管理機(jī)制，根據(jù)信息化管理模糊要求，對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行針對性調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對資料收集、整理、歸檔、分類存儲(chǔ)和利用環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化，為管理流程形成全面的規(guī)范。一是要落實(shí)責(zé)任機(jī)制，提升管理人員的責(zé)任意識，保證管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。二是要完善監(jiān)管機(jī)制，對檔案管理流程進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中存在的問題，確保檔案資料的真實(shí)有效。三是要完善管理隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制，積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理和信息技術(shù)人才，充實(shí)管理隊(duì)伍，提升整體管理水平，為信息系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)提供有效基礎(chǔ)。四是要強(qiáng)化信息安全管理，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，建設(shè)完善的安全防護(hù)體系，制定完善的安全管理制度，對管理人員的操作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。

3.優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

人事檔案資源的高效利用對推動(dòng)單位人事工作開展起到積極作用，管理部門要提升主動(dòng)創(chuàng)新意識，對檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，利用技術(shù)手段，對資料數(shù)據(jù)進(jìn)行全面細(xì)致的分析，對傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)形式進(jìn)行數(shù)字形式轉(zhuǎn)變，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫，能夠根據(jù)實(shí)際使用需求，對資料進(jìn)行準(zhǔn)確定位，有效提升檔案資源利用效率。

四、結(jié)語

人事檔案信息化管理體系的科學(xué)構(gòu)建對推動(dòng)單位人事工作開展起到構(gòu)建作用，管理部門要充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合人事檔案管理特點(diǎn)，加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視和支持，對管理制度進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新檔案利用模式，推動(dòng)檔案工作價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]賀露露. 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J]. 蘭臺內(nèi)外， 2020， 290（17）：19-21.

[2]王珊. 探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J]. 卷宗， 2019， 9（7）：120-120.

[3]卜曉. “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020（10）：101-102.

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