工會檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索

左麗華

（濱州市總工會，山東 濱州 256600）

工會檔案詳細(xì)記錄工會發(fā)生發(fā)展的過程以及各項(xiàng)活動，在記錄工會成就、維護(hù)員工利益、評選先進(jìn)個(gè)人、組織職工活動等過程中占據(jù)關(guān)鍵位置?？偠灾?，工會檔案就是見證和記錄工會歷史的憑證。工會在后期發(fā)展過程中需要以工會檔案為鑒、總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、吸取失敗教訓(xùn)，為之后工會工作的穩(wěn)定展開提供支持。在新時(shí)期我國政治、經(jīng)濟(jì)、文化等飛速發(fā)展，為工會檔案管理提出了新的要求，工會檔案必須在此背景下不斷創(chuàng)新，通過自身發(fā)展適應(yīng)新時(shí)期社會需求。

1 工會檔案管理的重要性

1.1 促進(jìn)工會檔案工作規(guī)范化

工會若想在新時(shí)期順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，迎接新時(shí)代挑戰(zhàn)必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。檔案管理是對于工會基礎(chǔ)工作、發(fā)展歷程的詳細(xì)記錄，實(shí)現(xiàn)工會檔案管理規(guī)范化也是促進(jìn)工會整體工作規(guī)范化的表現(xiàn)。工會必須以自身發(fā)展實(shí)際為前提，制定出合理可行的管理體制，設(shè)置專門的組織機(jī)構(gòu)，構(gòu)建系統(tǒng)完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)各部門間的協(xié)調(diào)配合。設(shè)置專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案收集、管理等工作。另外，專職人員需要重視與各部門信息員間的交流溝通，通過加強(qiáng)聯(lián)系提升信息收集的真實(shí)性，同時(shí)予以定期檢查和指導(dǎo)，在信息收集方面要做到隨時(shí)收集聯(lián)合定期收集，以此降低文件流失、文件損壞等發(fā)生的可能性。嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行檔案的收集和管理，在拓寬收集范圍、豐富檔案室藏的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作的順利展開。

1.2 保持工會工作連續(xù)性

工會檔案是工會發(fā)展的記錄，也是工會向前發(fā)展的重要參照。工會檔案管理質(zhì)量的提升對于促進(jìn)工會創(chuàng)新發(fā)展、保持工會事業(yè)連續(xù)性有關(guān)鍵意義，同時(shí)，高質(zhì)量工會檔案管理能夠?yàn)樾吕项I(lǐng)導(dǎo)銜接、工會改革發(fā)展提供資料支持，以此保證工會工作的連續(xù)性，保證工會高質(zhì)量發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行工會工作的各項(xiàng)決策制定時(shí)也可通過工會檔案獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐，以此保證決策的科學(xué)、可行、合理。因此，工會在工作過程中必須重視工作檔案管理工作質(zhì)量的提升，通過工會檔案吸收經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)教訓(xùn)，為其他各項(xiàng)工作穩(wěn)步科學(xué)發(fā)展提供保障。

1.3 推動工會工作創(chuàng)新發(fā)展

工會檔案在社會發(fā)展新時(shí)期的重要性愈發(fā)突出，工會要通過高質(zhì)量檔案管理對過去的工作進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，借鑒經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自身創(chuàng)新發(fā)展，應(yīng)對新時(shí)期、新形勢下的新挑戰(zhàn)、新任務(wù)，在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。工會的創(chuàng)新發(fā)展離不開對于檔案資料的深入分析，通過檔案吸收經(jīng)驗(yàn)，以此加強(qiáng)對于工會過去工作的總結(jié)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

2 工會檔案管理工作存在的問題

2.1 對工會檔案管理重視度不高

在新時(shí)期，檔案管理制度愈發(fā)完善，更多工會及企業(yè)認(rèn)識到了檔案管理在工作中的重要作用，在實(shí)際發(fā)展需求中對于檔案價(jià)值也有了更加清晰的認(rèn)知。但是，目前而言仍有少數(shù)工會并未將檔案管理作為重要工作內(nèi)容。這主要是因?yàn)楣n案管理屬于后期保障工作，部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為該工作并不屬于一線工作，且在日常工作中應(yīng)用率較低，故而將工會檔案管理邊緣化，未重視檔案管理質(zhì)量的提升。加上檔案管理工作無法為工會帶來短期可見的效益，因此對工會檔案管理重視度不高成為部分工會較為常見的問題。這會造成檔案管理混亂、錯(cuò)誤發(fā)生率高，認(rèn)為檔案管理僅是對于檔案的簡單儲存，檔案遺失、損壞等時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案管理制度有待健全

我國部分工會在進(jìn)行檔案管理時(shí)未有統(tǒng)一的工作制度，檔案管理人員隨意進(jìn)行檔案管理。制度性不強(qiáng)就會造成檔案管理不規(guī)范、檔案內(nèi)容不全、內(nèi)容損壞、查閱困難等問題頻繁發(fā)生。另外，檔案管理制度不健全也會造成對于檔案管理人員監(jiān)督的缺乏，致使人員未按照要求進(jìn)行檔案管理工作，責(zé)任心缺乏。檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，人員必須做到細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)才能夠較好完成檔案管理分類和管理的工作。為此，工會必須建立起健全完善的檔案管理制度，工作過程中做到有法可依，同時(shí)對人員工作予以嚴(yán)格監(jiān)督，提升檔案管理質(zhì)量。

2.3 工會檔案的價(jià)值開發(fā)不足

工會檔案目前仍處于較為封閉的狀態(tài)，較少公布，因此工會檔案管理也存在與外界交流不足的問題，造成檔案管理工作方式落后、管理思維有待提升。這不利于檔案管理對于外界信息的及時(shí)獲取，對于檔案價(jià)值開發(fā)、管理工作質(zhì)量提升都會造成一定阻礙。另外，對于檔案價(jià)值開發(fā)力度不足也會造成檔案管理信息化建設(shè)困難，阻礙工會迅速健康發(fā)展。在工會發(fā)展過程中任何資料都極為重要，因此必須要對工會檔案予以合理有效開發(fā)，通過認(rèn)識到檔案價(jià)值提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.4 信息化管理水平有待提升

在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，在促進(jìn)各行業(yè)發(fā)展中起到了不可替代的作用。工會也逐漸將信息化融入至工作過程中，但是部分工會在檔案管理方面仍未實(shí)現(xiàn)較高的信息化水平，部分工會在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍以人工管理為主。在社會發(fā)展新階段，工會的檔案數(shù)據(jù)呈幾何倍增加，檔案管理人員工作壓力及工作量急速提升，在此過程中數(shù)據(jù)丟失、儲存失誤等問題也逐漸凸顯出來。因此，工會必須將信息化管理技術(shù)融入至檔案管理工作過程中，通過管理方式的創(chuàng)新為管理工作注入新的活力，將信息化技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮，以此促進(jìn)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。信息化的實(shí)現(xiàn)將極大提升檔案管理效率、減輕檔案管理人員工作量、全面提升檔案管理質(zhì)量。

2.5 檔案管理人員專業(yè)性有待提升

部分工會對于檔案管理未形成正確認(rèn)知，因此檔案管理工作邊緣化，檔案管理人員也存在專業(yè)性不強(qiáng)的問題。一些工會甚至并未配置專門人員實(shí)施管理，檔案管理由其他部門人員兼職完成，造成工作專業(yè)性不高。對于任何行業(yè)來說，專業(yè)人員都是提升行業(yè)發(fā)展質(zhì)量的關(guān)鍵要素，而檔案管理專業(yè)人員的缺失將為檔案管理信息化發(fā)展造成阻礙，難以高質(zhì)量完成各項(xiàng)管理工作，對于工會整體發(fā)展也會產(chǎn)生不利影響。與專業(yè)人員不同，兼職檔案管理人員無法通過專業(yè)知識及豐富管理經(jīng)驗(yàn)對現(xiàn)有工會檔案管理模式予以更新和改善，因此無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、數(shù)字化建設(shè)。

3 工會檔案管理工作創(chuàng)新策略

3.1 強(qiáng)化工會檔案管理意識

提高檔案管理重視程度是實(shí)現(xiàn)檔案高質(zhì)量管理的前提，先進(jìn)的管理理念對于檔案管理起指導(dǎo)作用。不僅工會領(lǐng)導(dǎo)需提升對該工作的重視程度，也要向普通員工普及檔案管理的重要作用，讓工會全體認(rèn)識到檔案管理對于促進(jìn)工會健康發(fā)展的意義，樹立正確認(rèn)知，以此引導(dǎo)之后的檔案管理實(shí)踐，為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供基礎(chǔ)條件。

3.2 完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度，可以為之后的工會檔案管理工作提供制度支撐，工會應(yīng)以實(shí)際發(fā)展需要為前提制定出針對可行的管理制度，同時(shí)對現(xiàn)有制度予以查缺補(bǔ)漏，對日常管理工作進(jìn)行明確規(guī)范，落實(shí)各項(xiàng)責(zé)任。對檔案的收集、分類、整理等基礎(chǔ)工作予以明確內(nèi)容規(guī)定；對現(xiàn)有問題進(jìn)行針對性分析，并提出有效解決策略；加強(qiáng)對于檔案管理人員的監(jiān)督，提升人員責(zé)任意識，建立起相應(yīng)的獎懲制度。

3.3 加強(qiáng)對工會檔案價(jià)值的開發(fā)

工會檔案有其獨(dú)特價(jià)值，對于促進(jìn)工會健康平穩(wěn)發(fā)展有重要意義，而長時(shí)間處于封閉狀態(tài)較易造成檔案價(jià)值開發(fā)不足、人員對于檔案重要性認(rèn)知不清晰等問題。因此工會需要以現(xiàn)代化信息技術(shù)為媒介，促進(jìn)檔案管理科學(xué)性與規(guī)范性的實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)檔案價(jià)值開發(fā)，使工會檔案管理工作符合信息化時(shí)代要求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

3.4 重視工會檔案信息化管理

我國已進(jìn)入信息化時(shí)代，對于檔案管理也提出了更加嚴(yán)格的要求，檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和信息化，將現(xiàn)代化信息技術(shù)熟練有效應(yīng)用于各項(xiàng)管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用至檔案管理工作中可以實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化水平的提升。此外，在運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)時(shí)，也要重視信息安全的保障并將其作為重點(diǎn)內(nèi)容，在提升檔案管理有效性的同時(shí)保障信息安全。這就需要加強(qiáng)檔案管理人員安全意識和防范意識，重視相關(guān)設(shè)施完善，構(gòu)建防火墻，加強(qiáng)對于數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控和管理，使檔案信息化管理安全高效。

3.5 重視檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員是實(shí)施檔案管理工作的最主要參與者，因此提升檔案管理人員綜合素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵途徑。加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)可從三大方面著手：一，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。增強(qiáng)人員職業(yè)道德和責(zé)任心，使其具備良好的保密觀念，樹立責(zé)任意識；二，要培養(yǎng)管理人員政治素質(zhì)。具有大局意識和觀念，將經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為工作中心，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理；三，要培養(yǎng)人員業(yè)務(wù)水平。其中不僅包括檔案管理專業(yè)知識和技能，還包括管理理念的更新、信息化信息技術(shù)的掌握以及各項(xiàng)通信設(shè)備的熟練使用等，培養(yǎng)起高質(zhì)量綜合型人才，為工會檔案管理提供人才支撐。

4 結(jié)語

社會發(fā)展步伐加快，檔案管理在工會中的重要性愈發(fā)凸顯，工會必須提升對于檔案管理的重視程度，分析當(dāng)前存在的問題并予以積極解決，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，促進(jìn)工會穩(wěn)定健康發(fā)展。