新形勢下疾控中心檔案管理工作的探究

瞿 斌

（四川省疾病預防控制中心，四川 成都 610000）

隨著現代社會的快速發展，人們的生活方式、工作方式發生較大的變化，大量數據涌現于各行業中，促使疾控中心的檔案管理內外環境發生轉變。另外，從2020年情況來看，疾控中心具有極高的社會服務價值、豐富的社會職能；疾控中心的檔案管理工作，能夠更有序的管理疾病防控、公共衛生事件管理過程中產生的數據資料，將其以疾控檔案的形式保存起來，為今后疾控中心的疾病預防、疾病管理等工作提供充足、真實、可靠的檔案資料支持。基于此，工作人員要立足現階段的疾控中心檔案管理工作實際情況，分析檔案管理的特點與現存問題，進一步提升檔案管理優化措施，以此提升疾控中心的檔案管理實效性[1]。

1 疾控中心檔案管理工作特點及其現存問題

1.1 疾控中心檔案管理工作特點

隨著各個城市的快速發展，城市人口數量之間增多，人口流動性不斷增強，各種社會公共衛生事件的影響力也在逐漸增加，其危害范圍在擴大，這種情況下，疾控中心的社會職能愈發突出。根據目前的疾控中心實際情況來看，其保存的檔案中具有豐富的信息資源，能夠為疾控中心的疾病控制、公共衛生事件影響分析等工作中提供準確數據支持，為疾控中心的工作開展提供有力保障。由此可見，相較于其他單位，疾控中心的檔案管理有所不同，其特點體現為：

1）信息來源豐富，內容輔助。疾控中心的社會職能是對本地區的疾病、傳染病進行預防與控制，對地區內發生的公共衛生事件加以控制。在履行這一職能的過程中會產生大量的數據信息，且信息的涉及范圍較廣。基于此種情況，為了在復雜多樣的信息中提取出目標信息，提升檔案管理利用率，對疾控中心檔案管理工作提出了更高的要求[2]。2）檔案管理服務對象不同。相較于其他單位的檔案管理服務對象，疾控中心的檔案管理服務對象有所不同，由于其是圍繞疾病與傳染病的預防展開工作的，因此檔案管理的目的是獲取更多的疾病、傳染病資料，目的是更好的控制疾病與傳染病，因此其服務對象是疾病與傳染病的防控。3）疾控中心檔案管理工作中具有較強的關聯性；隨著現代社會各國之間的交流日益頻繁，一些疾病呈現國際化的傳播趨勢，具有各國、各地區融合性特點，大量病原體來源于外來人口攜帶，這也增加了疾控中心的檔案管理難度，隨著現代社會的快速發展，針對此類公共衛生事件的防控方法愈發多樣，工作人員可以有效獲取國家化的公共衛生病歷信息，做找信息預防準備工作，從而有效預防各種突發性公共衛生事件的發生，充分體現疾控中心檔案的應用價值，體現檔案管理實用價值[3]。

1.2 疾控中心檔案管理現存問題

根據疾控中心檔案管理的實際情況分析，發現其仍然存在一定的不足，這些不足會影響疾控中心發揮社會職能的有效性，具體體現如下：

1）缺乏科學、專業的檔案管理意識。疾控中心的檔案管理工作中，工作人員需處理各種復雜的數據、信息，能夠耐心、細致的篩選、剔除信息，以此保證檔案資料中的信息是精準的、可用的。疾控中心屬于社會性服務機構，不會創造更多的經濟效益，這種情況下，疾控中心的人員缺乏對一切“非醫療與疾病預防控制行為”工作的熱情，缺乏檔案管理積極性，認為“疾控中心應該以疾病控制為主，檔案管理只需要將資料保存起來就好了”。這種錯誤的意識導致疾控中心的檔案管理體系難以發展，影響了檔案管理的科學性與專業性[4]。2）缺乏完善的檔案管理機制。根據現階段的實際情況來看，大部分的疾控中心檔案管理工作都存在機制不完善的情況，比如：工作人員的檔案資料處理流程隨意性較強、工作人員在檔案保存時缺乏細致規范的分類、檔案資料在使用時信息篩選工作量較大等。這種情況在極大程度上加大了檔案管理工作復雜程度，導致在使用疾控中心檔案資料時需要花費大量的時間查找，降低工作效率，不利于發揮檔案資料的價值。3）缺乏深度現代化轉變。在疾控中心的檔案管理工作中，由于各地區的疾控中心已經開始了信息化建設，工作人員管理、保存、分類、查找檔案資料都是依靠計算技術完成的，但是也僅限于計算機技術的層面。疾控中心將更多的信息化資源投入到疾病預防與控制系統建設中，沒有設計符合實際需求的檔案管理智能化、數字化系統，導致疾控中心的檔案管理現代化系統功能單一、發展較慢、可利用率較低[5]。

2 新形勢下疾控中心檔案管理工作優化實踐路徑

2.1 明確新時期文件要求，構建健全管理工作體制

新形勢下優化疾控中心檔案管理工作，首先要建立健全的疾控中心檔案管理工作體制，以規范制度、清洗流程、明確標準為工作人員提供檔案管理依據與指導，保證各項檔案管理活動有章可循，以此提升檔案管理工作的專業性、規范性。建議要根據我國政府推行的《關于加強與改進新形勢下檔案工作的意見》文件內容，根據疾控中心的檔案管理特點與實際需要，進一步提取出可用要求，將其作為構建工作體制的資料。之后根據文件要求，提出“疾控中心與科室的兩級管理體系”，設計綜合性檔案管理體系，明確分配各科室人員的檔案管理工作責任，形成檔案管理合力。另外，要加強疾控中心檔案管理的綜合性工作機制建設，根據有關法律法規內容，向疾控中心的全體員工提供檔案資料查詢服務，進一步豐富檔案管理賦能，提高疾控中心的檔案服務能力，打造檔案管理新格局[6]。

2.2 及時轉變工作思想，提升檔案管理專業性

新形勢下優化疾控中心檔案管理工作，建議要及時轉變疾控中心的檔案管理工作思想，不斷提升檔案管理工作意識，促使各科室人員能夠正確看待檔案管理工作，積極主動配合檔案管理工作，主動承擔檔案管理責任，不斷提升疾控中心的檔案管理工作專業性。根據現階段疾控中心存在的“重業務，輕檔案管理”的情況，要集中組織內部人員集體學習疾控中心的檔案管理工作內容、工作意義方面的知識，促使內部人員能夠了解到檔案資料對于開展疾控行為、加強疾病控制、制定公共衛生事件預防策略的重要價值；還可以通過微信群、微信公眾號、微博等平臺，加強檔案管理工作宣傳，提升疾控中心員工對檔案管理的認知，實現意識轉變目標。另外，要進一步加強內部人員的檔案管理工作培訓，進一步對家綜合性檔案室與疾控中心各科室檔案是之間的聯系，實現內部的檔案資源共享，加強檔案編撰、檔案資源開發等工作力度，實現從管理到服務的轉變，進一步凸顯疾控中心檔案管理工作的專業性。

2.3 優化檔案資源管理體系，維護檔案資料安全與穩定

新形勢下優化疾控中心檔案管理工作，建議對原本的檔案管理體系進行優化，制定規范檔案管理制度，促使各科室工作人員均能夠嚴謹操作檔案管理流程，根據具體標準提取檔案信息、分類檔案資料、保管檔案資料，有效保證檔案資料的安全與穩定，提升檔案管理工作有效性。在實際過程中，工作人員可以建立歸檔制度，根據疾控中心的常見幾種檔案資源進行分類，提出不同檔案資料的保存范圍、分類標注號、檔案保存方法與期限等；要保證檔案資料的及時歸還、應收盡收[7]。要加大檔案資料的收集管理力度，根據疾控中心的疾病控制、公共衛生事件的預防等工作需要，規劃設計檔案的收集要求，從整體角度部署各個科室的檔案資料收集方向、任務，提出重點工作檔案收集、重點項目活動的檔案歸集、醫療衛生與疾病控制的新技術的檔案收集等，保證檔案收集與檔案管理同步進行。還需要進一步建立檔案管理監督機制，加強外部監控，督促工作人員，不斷強化疾控中心的檔案管理成效。

2.4 全面設計數字化管理體系，實現疾控中心檔案管理現代化發展

新形勢下優化疾控中心檔案管理工作，要積極開展檔案管理體系的數字化、現代化建設，加大對檔案管理系統建設的投入力度，促使疾控中心的主系統與當檔案管理系統能夠同步發展，進一步提升中心檔案管理的現代化水平。在實際過程中，工作人員要根據疾控中心的檔案管理需求，一方面采購硬件設備，安裝計算機、文件數字化轉換裝置；另一方面搭建系統，明確中心的檔案管理系統功能為：檔案自動歸集、檔案收集與整理、檔案資料的大數據篩選與冗余剔除、檔案自動化分類、內部各科室的檔案共享與實時更新、疾控檔案的專家庫資料分析、規律模型構建等，進一步豐富檔案管理功能，同時為疾控中心的業務工作提供輔助[8]。

為了更好地實現疾控中心的檔案管理數字化發展，建議要重點提升檔案管理人員素養，構建高質量人員隊伍。若疾控中心的各科室人員及檔案管理人員缺乏數據化、數字化的檔案管理思維，且無法充分利用系統的功能，則系統的建設會流于形式。因此，要定期組織開展數字化的檔案管理工作培訓活動，培訓內容包括：數字化的檔案管理原理、檔案數據資料的利用與分析、檔案數字化系統各項功能、系統操作方法、系統使用注意事項、檔案資料的網絡化安全管理等，促使內部人員具備現代化的檔案管理思維，能夠熟練操作系統，充分發揮系統功能的應用價值，從而實現疾控中心檔案管理工作的現代化發展。

3 結語

綜上所述，疾控中心承擔著各地區的公共衛生防控責任，具備社會疾病管理與預防、控制職能，其檔案管理成果能夠直接影響到其職能的發揮、責任的履行。為了更好地解決疾控中心的檔案管理問題，輔助強化檔案管理成效，建議要積極學習、了解不同時期階段的有關文件要求、構建符合政府政策的檔案管理體制；還需要及時轉變檔案管理工作思想，認識到檔案管理對于疾控中心履行社會職責與義務的重要作用，全面提升檔案管理的專業性、規范性。另外，為了更好地適應新時期的信息化發展趨勢，可以引入數字化技術，構建疾控中心檔案管理的數字化系統，進一步提升檔案管理效率與質量。