關于事業單位人事檔案規范化管理的重要性研究

隋 萌

（濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心，山東 濟寧 272000）

伴隨社會的快速發展，傳統的人事檔案管理流程不符合當前的社會發展需求。為充分改變人事檔案管理不規范的現象，單位應該形成創新性的思想觀念，制定規范化的管理流程，有助于實現預設的管理目標。在此基礎上，各種人力資源能得到充分利用，還能對經營管理起到積極的推動作用。

1 事業單位人事檔案規范化管理的重要性

1.1 充分了解人事管理問題

優良的檔案管理流程不僅能使單位全面了解每名職員的基本信息，而且能幫助管理者知曉每個部門的人員需求情況，努力解決人力資源分配不均的現象，向人力資源緊缺部門中添加更多的人力資源，向人力資源過剩部門中減少適當的人力資源[1]。管理者還能了解每名人員的綜合能力情況，根據職員的工作能力來為其安排工作崗位，使其能充分彰顯自身的個人價值。在績效評定流程中，單位也能參照檔案中的相關內容來進行績效評定，確保績效評價結果得到更多人的認可。各種人事管理問題均會對單位的長遠發展造成影響，借助規范化的檔案管理流程，有助于領導高效解決人事管理中存在的問題。

1.2 保證信息的真實性與完整性

人事檔案在展現人員工作經歷的同時，還能體現人員的工作能力情況，如果事業單位中擁有完整的人事檔案資料，可成為領導開展人事調動工作的有效參考標準。然而領導缺乏優良的檔案管理意識，沒有安排專業人員來開展檔案管理工作，低素質工作人員可能不會全面記錄一系列的檔案信息，導致檔案填報過程中產生嚴重的問題[2]。對于檔案收集整理流程而言，工作人員也沒有制定優良的保管編制流程，造成單位中產生嚴重的檔案信息失真現象，失真的檔案信息無法為工作調動、職稱評定等工作提供有效的參考。此外，人事檔案管理是一項系統的流程，在規范化的管理流程下，管理者可運用網絡手段來對相關信息進行全面的管理，避免產生信息丟失的情況。還能使工作人員隨時隨地開展人事檔案管理工作，進一步增強對檔案信息的處理效率。

1.3 使管理工作充滿規范性

人事檔案管理制度中包括績效評價體系，當領導在對職員的工作表現進行評價時，會考量員工的工作任務完成情況，使評價結果充滿公平性。加之人事檔案管理制度與日常工作間存在有機的聯系，有助于管理者全面考量其他工作流程中的不足之處，為開展后續工作提供明確的指導[3]。為此，單位應該不斷加大改革力度，如對于人員招聘流程而言，單位可運用信息化技術手段來選擇優質的人才。

2 事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識不足

人事檔案管理工作影響事業單位的發展前景，然而領導將更多注意力投入于業務處理中，沒有意識到人事檔案管理的重要性，認為人事檔案管理水平不會影響單位的管理流程。領導的思想觀念影響員工的工作態度，在潛移默化地影響下，管理人員將會產生不負責任的工作觀念，運用形式化的管理流程來進行人事檔案管理，不僅管理效率會逐漸降低，而且管理流程中還會出現許多漏洞[4]。長此以往，檔案管理流程中將缺乏真實性，不利于領導有效利用高素質的人才，還無法促進后續工作的進一步開展。

2.2 信息化管理水平低

在信息化的時代背景下，信息化檔案管理流程應該得到人們的高度重視，然而單位仍然運用傳統的管理方式來對人事檔案進行管理，不僅會浪費不必要的人力與物力資源，而且檔案管理流程中可能會產生嚴重的誤差。眾多事業單位也沒有提高信息技術的應用程度，過度運用人工管理模式，或者一些事業單位即使應用了信息化管理平臺，然而僅是為了應付上級部門的檢查，導致信息化管理效率在持續降低[5]。過低的信息化管理水平會成為事業單位發展過程中的阻礙，當加大信息化管理力度時，有助于提高單位的整體實力。

2.3 管理人員素質差

管理人員的綜合素質水平影響人事檔案的管理效果，但是許多管理人員為非專業人員，沒有充分掌握相關的檔案管理知識，更未擁有豐富的檔案管理工作經驗，加之職員缺乏端正的工作態度，導致檔案管理流程不符合當前的時代發展需求[6]。伴隨信息技術的持續發展，單位應該將更多的信息化設備融入人事檔案管理中，然而許多管理者不了解信息設備的具體操作方法，導致檔案管理水平在持續降低。另外，部分調崗人員不能全面適應當前的檔案管理環境，造成人事檔案管理部門產生嚴重的人員流動現象，該情況造成檔案管理質量無法得到增強。管理人員還存在片面性的思想觀念，認為僅需完成信息歸納工作即可，沒有認識到管理效果與人力資源間的關聯性，導致信息化管理工作職能無法得到切實的彰顯。

3 事業單位人事檔案規范化管理的具體措施

3.1 增強管理意識

每名人員應該形成優良的檔案管理意識，了解人事檔案管理的具體方向，以此來高效開展檔案管理工作。首先，領導應該知曉單位的實際發展現狀，創建優良的工作環境，并認識到人事檔案管理工作的重要意義，建立常態化的管理制度。其次，單位需建立明確的責任制度，詳細劃分每名人員的具體工作職責，使職員能時刻嚴格要求自己，運用認真負責的態度來開展檔案管理工作[7]。再次，單位應該逐步加大宣傳力度，使所有人均能意識到規范人事檔案管理流程的價值，當產生檔案丟失的情況時，會對單位發展造成何種影響。在此基礎上，更多人將認識到人事檔案管理的意義，全面配合檔案管理部門所開展的相關工作。最后，領導應該發揮榜樣示范作用，逐步提高自身的檔案管理水平，有助于員工在開展檔案信息登記錄入工作時，便能全面遵守檔案管理制度中的具體要求。領導與管理者也應該形成主動學習的思想觀念，將最新的檔案管理理念融入后續的檔案管理流中，并了解當前的時代發展趨勢，提高對檔案工作的認知度，使整體管理水平得到顯著提升。

3.2 提升信息化管理水平

信息化技術應被應用于檔案管理流程中，為此，單位需加大信息化建設力度，購進更多的檔案管理設備，以此來創建電子版人事檔案，不僅各種數據資源能全面結合在一起，而且還能降低工作難度。管理者還應形成與時俱進的思想觀念，及時更新電子設備，使管理者能運用最新的設施來對人事檔案資料進行管理[8]。單位也應該加大數字化建設力度，創建優良的內部信息化管理系統，使管理系統充滿較高的安全性，并設定嚴格的查閱權限，避免產生擅自調動人事檔案的現象。單位也需建立人事檔案信息庫，不僅能減少不必要的檔案管理流程，而且還能使檔案管理工作處于優良的發展趨勢中。另外，單位應該運用信息化技術來建立人才跟蹤系統、人才交流系統等，有助于人事檔案管理效果得到全面的提升，并不斷提升數字化建設水平，運用計算機手段來對各種人事檔案進行管理，如可建立文檔一體化管理系統，借助在線借閱、查閱等手段，可避免檔案管理流程中產生嚴重的誤差。最終，隨著各種信息化手段的不斷出現，單位會改變原有的信息記錄與儲存載體，確保檔案管理流程具有標準化的特點。

3.3 提高管理人員的綜合素質

高素質的檔案管理人員有助于提高人事檔案管理水平，因此，事業單位應該營造優良的環境，參照管理實踐的具體情況來安排檔案管理人員數量，還應該加大培訓力度，使管理人員掌握更多的檔案管理知識，將其應用于后續的檔案管理流程中。單位也應建立優良的考核制度，如果工作人員取得優良的工作表現，便能獲得一定程度的物質獎勵與精神獎勵，反之則會受到相應的處罰。在考核制度的約束下，有助于管理者掌握更多的專業技能，職業素養水平也能得到顯著提升。領導為不斷提高管理者的綜合素養水平，也應建立專業化的管理團隊，不僅有助于職員形成優良的業務素養，而且還能使其形成優良的政治素養。提高管理人員的綜合素質為一個長期的過程，領導應該形成循序漸進的思想觀念，逐步對員工進行思想政治教育，使其形成開放式的檔案管理思想，并使管理者形成現代化意識、職能發揮意識等，如領導借助以老帶新的方式，有助于管理人員形成優良的檔案管理意識，綜合能力也能得到質的提升。單位也應該建立人才戰略機制，充分盤活相關的人才資源，招聘更多專業人員融入檔案管理隊伍中，為使管理者產生強大的工作積極性，單位應該努力解決員工所關心的實際問題，以此來盡可能減少員工的后顧之憂。

4 結論

人事檔案管理工作會影響事業單位的發展前景，伴隨社會的逐步發展，事業單位應該對原有的人事檔案管理流程進行優化，制定行之有效的解決策略，使檔案管理流程中充滿規范性。最終，不僅事業單位將處于積極的發展趨勢中，而且有助于社會經濟處于高速的發展趨勢中。