關(guān)于數(shù)字化時(shí)代高校院系辦公室檔案管理模式優(yōu)化策略探析

謝 峰 李營(yíng)營(yíng)

（川北醫(yī)學(xué)院，四川 南充 637000）

現(xiàn)代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用下，信息數(shù)字化成為未來(lái)通信以及信息傳遞的必然趨勢(shì)，無(wú)論信息互通還是各項(xiàng)信息管理必然會(huì)以數(shù)字化形式予以呈現(xiàn)，這也意味著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)。信息化與數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得人們的生活、工作與學(xué)習(xí)方式發(fā)生了巨大的變化，信息傳遞更加快速，提高人們信息傳遞的便利性和安全性。

從高校院系辦公室檔案管理工作開(kāi)展來(lái)看，其目前在檔案管理模式和檔案管理效率方面仍存在一些不足，包括院系辦公室檔案管理模式的信息化建設(shè)重視度不足、相關(guān)配套設(shè)施陳舊、院系辦公室檔案管理人員信息化操作水平不高等問(wèn)題，不但導(dǎo)致高校院系辦公室檔案管理效率不高，且嚴(yán)重阻礙了高校院校辦公室檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為此，高校要重視檔案管理的信息化建設(shè)，斌搞針對(duì)高校院系辦公室檔案管理模式進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化，如此才能夠提高高校院系辦公室檔案管理的質(zhì)量和整體信息化水平。

1 數(shù)字化時(shí)代下高校院系辦公室檔案管理數(shù)字化必要性

目前，我國(guó)早已進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案的信息化與數(shù)字化主要是指將信息化技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作當(dāng)中，將高校院系辦公室所收集整理和歸檔以及存儲(chǔ)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化錄入后形成數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于日常高校院系辦公室進(jìn)行檔案信息的搜索調(diào)閱和查詢，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作開(kāi)展模式來(lái)講，數(shù)字化檔案的管理有著較高的便捷性，而且更加系統(tǒng)化，在整體安全性和存儲(chǔ)完整性方面也有著良好的優(yōu)勢(shì)。

從高校院系辦公室檔案管理角度來(lái)說(shuō)，高校院系辦公室日常工作內(nèi)容較為繁雜，這就決定了其檔案信息較為多樣化，工作量較大。而且，當(dāng)前高校院系辦公室檔案管理工作正在不斷向信息化數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，在數(shù)字化時(shí)代的影響下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足當(dāng)前高校院系辦公室當(dāng)管理的實(shí)際需求，且在校域網(wǎng)絡(luò)廣泛覆蓋和普及應(yīng)用下，其檔案管理也需要配備更加先進(jìn)的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)有高校辦公室所建立的檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，從整體上降低檔案管理工作量。

第一，高校院系辦公室檔案管理實(shí)體需要借助更加多樣化的服務(wù)模式，具體體現(xiàn)在高校檔案管理部門(mén)需逐漸向檔案數(shù)字化信息化管理轉(zhuǎn)變，需要擴(kuò)大檔案管理的范圍，并提高檔案管理模式的智能化和服務(wù)模式的多樣化，例如一些高校院系辦公室檔案管理部門(mén)以往手動(dòng)檢索服務(wù)模式會(huì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)在線提供個(gè)人、班級(jí)及全校檔案信息查詢等服務(wù)模式，不但大大提升了高校院系辦公室自身檔案管理工作的效率，同時(shí)也提高了檔案信息的利用率[1]。

第二，高校院系辦公室檔案的現(xiàn)實(shí)載體也得到了很大的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案實(shí)體主要是用單一的紙質(zhì)來(lái)作為檔案信息的承載和體現(xiàn)，往往存在一些現(xiàn)實(shí)的弊端，例如檔案信息的真實(shí)性與完整性存儲(chǔ)的安全性等等，而隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息化網(wǎng)絡(luò)媒體的快速發(fā)展，對(duì)檔案的承載實(shí)體類(lèi)型開(kāi)始進(jìn)行更大的擴(kuò)展，例如使用電子檔案，使檔案信息數(shù)字化代替了紙質(zhì)檔案，檔案信息的錄入完整性更高、安全性更強(qiáng)，而且也節(jié)省了海量的存儲(chǔ)空間，僅建立信息化數(shù)據(jù)庫(kù)即可，不需要考慮紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境和相關(guān)設(shè)施。檔案信息調(diào)閱速度更快，搜索更加快捷、精準(zhǔn)，保存更加便利。

2 數(shù)字化時(shí)代下高校院系辦公室檔案管理模式現(xiàn)狀

傳統(tǒng)高校院系辦公室檔案管理工作主要是以紙質(zhì)為主要載體，在數(shù)字化時(shí)代到來(lái)后，高校院系辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，各項(xiàng)設(shè)施、設(shè)備也開(kāi)始進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)了信息化設(shè)備，對(duì)于高校而言，其目前院系辦公室檔案管理模式隨逐漸進(jìn)行信息化設(shè)備的應(yīng)用和信息系統(tǒng)的使用，但仍存在工作效率低下的問(wèn)題，主要原因分析如下：

2.1 對(duì)高校院系辦公室檔案管理工作重視程度不足。

目前，高校院系辦公室檔案管理開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，多數(shù)高校并沒(méi)有給予院系當(dāng)管理數(shù)字化信息化建設(shè)足夠的重視，所應(yīng)用的信息化設(shè)備較為落后，對(duì)檔案實(shí)施信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，往往仍然選擇使用傳統(tǒng)檔案管理模式，部分高校會(huì)認(rèn)為檔案管理信息化水平與高校自身發(fā)展并沒(méi)有太大關(guān)聯(lián)，沒(méi)有將檔案管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新作為學(xué)校管理工作的重點(diǎn)。

對(duì)于高校領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)講，由于其對(duì)檔案管理缺乏正確的認(rèn)知，也沒(méi)有意識(shí)到信息化檔案管理模式對(duì)學(xué)校發(fā)展有著積極的作用，為此，在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展中，并沒(méi)有因?yàn)閿?shù)字化時(shí)代信息化時(shí)代的影響而改變傳統(tǒng)檔案管理模式，也正是由于缺乏對(duì)院系辦公室檔案管理重視程度不足，導(dǎo)致當(dāng)前高校院系辦公室檔案管理工作仍然處于效率較為低下的狀態(tài)，尤其表現(xiàn)在信息化設(shè)備設(shè)施方面，資金投入力度尤為不足[2]。

2.2 校院系辦公室檔案管理。工作人員信息化水平不足

目前，很多高校院系辦公室檔案管理工作人員往往是由辦公室人員兼任，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)組建檔案管理團(tuán)隊(duì)，而為了能夠真正促使高校院系辦公室檔案管理，能夠順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展要求。提高其信息化建設(shè)水平，則檔案管理工作人員的信息化操作水平以及管理模式應(yīng)用技巧就顯得極為重要，而目前通過(guò)對(duì)當(dāng)前高校院系辦公室黨管理工作人員信息化能力的調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)檔案管理工作人員，整體信息化水平不高，而且更加趨于高齡化，多數(shù)黨管理工作者年齡處在40到50歲之間，相比于年輕教師而言，這些檔案管理工作人員在信息化軟件的應(yīng)用和先進(jìn)辦公信息化設(shè)備的使用方面學(xué)習(xí)速度較為緩慢，掌握也不夠全面，無(wú)法靈活運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息化辦公設(shè)備，在辦公軟件的操作方面效果較低，這也就使得高校院系辦公室檔案管理工作難以真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化，檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化速度受到了很大的影響。

3 數(shù)字化時(shí)代下高校院系辦公室檔案管理模式的優(yōu)化策略

3.1 高校加強(qiáng)對(duì)院系辦公室檔案管理信息化建設(shè)的重視

高校要意識(shí)到院系辦公室檔案管理工作的重要性，要能夠真正認(rèn)識(shí)到院系辦公室檔案管理工作作為高校教育工作重要組成部分，其管理模式的先進(jìn)性和管理模式的效率與質(zhì)量對(duì)高校整體發(fā)展的推動(dòng)作用。并加大高校院系辦公室檔案管理信息化投資力度，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息化設(shè)備，并做好相關(guān)維護(hù)工作，同時(shí)也要提高對(duì)院系辦公室檔案管理信息化、數(shù)字化的監(jiān)督力度，做好監(jiān)察管理。

3.2 重視對(duì)高校院系辦公室檔案管理人員信息技術(shù)運(yùn)用水平

高校管理層要能夠積極培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)信息管理隊(duì)伍，引入年輕教師隊(duì)伍，加強(qiáng)其對(duì)檔案管理信息化、數(shù)字化模式下各項(xiàng)信息化技術(shù)軟件和系統(tǒng)操作的水平，做到靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息軟件，并加快高校院系辦公室檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化速度與效率，提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性以及安全性[3]。一方面，高校要能夠通過(guò)采取校企合作的方式，為高校提供一定數(shù)量的技術(shù)人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)。院系辦公室檔案管理的維護(hù)以及信息化操作等工作，以確保高校檔案信息不會(huì)發(fā)生泄漏同時(shí)。高校也可以為企業(yè)推薦其所需要的。人才，例如，通過(guò)校園招聘以及企業(yè)提供學(xué)校的人才信息等方式，使高校能夠在招聘到適合檔案管理模式優(yōu)化和數(shù)字化發(fā)展的人才，從而提高高校招聘有效性。由此，通過(guò)校企合作方式，一方面提高了專(zhuān)業(yè)檔案管理人員招聘的效率，另一方面也可以為高校引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人才，從而保證高校院系辦公室檔案管理的信息安全，而另一方面也能夠確保學(xué)校檔案信息安全性。除此之外，高校也要通過(guò)政府部門(mén)的力量，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督與管理，加強(qiáng)對(duì)校外技術(shù)人員的監(jiān)督，確保學(xué)校內(nèi)外部檔案信息安全隱患的有效把控，在保證高校院系辦公室檔案管理整體水平和效率得以提升的同時(shí)也提高檔案管理的質(zhì)量[4]。

3.3 構(gòu)建現(xiàn)代化信息化檔案管理平臺(tái)

從高校院系辦公室達(dá)管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新角度來(lái)講，進(jìn)行信息化檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建極為重要。首先，高校要加大對(duì)黨管理資金、技術(shù)投入力度，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行高校檔案管理主頁(yè)設(shè)計(jì)與創(chuàng)建，并創(chuàng)建出獨(dú)立的院系辦公室檔案管理主頁(yè)，使各大高校部門(mén)之間形成檔案信息資源共享。其次，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式的創(chuàng)新，高校要能夠運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息化檔案管理軟件的設(shè)計(jì)，并通過(guò)設(shè)立軟件在軟件當(dāng)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集，整理和歸檔存儲(chǔ)，從而提高檔案管理的效率，例如，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行辦公室檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，從整體上提高檔案管理的質(zhì)量和效果。最后，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，為其提供專(zhuān)門(mén)的檔案管理信息化處理軟件培訓(xùn)，還應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)進(jìn)行信息化檔案管理平臺(tái)維護(hù)的人員，使高校院系辦公室檔案管理工作得以順利開(kāi)展[5]。

4 結(jié)束語(yǔ)

結(jié)合上述文章內(nèi)容所述，數(shù)字化時(shí)代背景下，高校院系辦公室檔案管理工作的開(kāi)展也要能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不斷進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化，尤其要針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題和管路模式的不足進(jìn)行仔細(xì)研究分析，一方面要能夠以當(dāng)前高校院系辦公室檔案管理實(shí)際需求為中心，給予足夠的重視，加強(qiáng)信息化建設(shè)，另一方面，要能夠結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代特點(diǎn)，結(jié)合高校院系辦公室檔案管理實(shí)際，制定針對(duì)性優(yōu)化策略，積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案管理模式，并加強(qiáng)第三方監(jiān)察與審核力度，打造現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)院系辦公室檔案管理人才隊(duì)伍，構(gòu)建出先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，靈活運(yùn)用檔案管理軟件，以實(shí)現(xiàn)高校院系辦公室檔案管理新模式的創(chuàng)新與優(yōu)化應(yīng)用，切實(shí)提高檔案管理的效率與質(zhì)量，為高校持續(xù)發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)保障。