基層央行檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

龔玲靜

（中國人民銀行烏海市中心支行，內(nèi)蒙古 烏海 016000）

就其本質(zhì)而言，基層央行檔案對于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，能夠在數(shù)據(jù)方面提供強(qiáng)有力的支持。因此要想提升基層央行檔案信息化建設(shè)水平，首先應(yīng)當(dāng)對基層央行檔案信息化建設(shè)引起高度的重視，明確其具體作用，并從優(yōu)化制度建設(shè)、做好數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、提升檔案服務(wù)質(zhì)量等方面入手，這樣才能夠保障基層央行檔案信息化建設(shè)的不斷深化。

1 充分認(rèn)識基層央行檔案信息化建設(shè)工作的重要性

檔案信息化建設(shè)主要指的是完成各類檔案資源的數(shù)字化變革，并通過數(shù)字化手段來開展檔案管理工作，這樣一來便能夠有效提升檔案資源的配置效率，達(dá)成檔案資源的有效共享。

隨著基層央行檔案信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)了檔案工作的提質(zhì)增效。第一，相比傳統(tǒng)的檔案保存方式，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠(yuǎn)或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風(fēng)險。第二，檔案信息化建設(shè)能夠促進(jìn)檔案信息資源的整合與共享，只需要通過內(nèi)部局域網(wǎng)就能夠獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，這也讓檔案資源有了更高的利用效率。可以說檔案信息化建設(shè)無論是在檔案保管、檔案利用、信息采集、檔案管理等方面都產(chǎn)生了重要的作用，同時也能夠讓相關(guān)單位所提供的檔案服務(wù)質(zhì)量得以提升。第三，檔案信息化建設(shè)能夠提升檔案檢索效率，降低檔案管理過程中的成本支出，節(jié)省了大量的儲存空間和人力、物力、財力資源，同時檔案資料的數(shù)字化也更便于二次利用和開發(fā)，能最大限度地發(fā)揮檔案服務(wù)效率和利用效率。

2 基層央行加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的具體實踐

2.1 健全完善規(guī)章，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作

要想讓檔案信息化建設(shè)各項工作順利推進(jìn)，對原有的規(guī)章制度進(jìn)行完善具備至關(guān)重要的意義與價值。當(dāng)前已完成 20個制度的制（修）訂工作，在加強(qiáng)檔案收、管、存、用等業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)方面，制（修）訂了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案收集整理制度》《查閱利用制度》、《檔案安全管理突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》等。增強(qiáng)了制度的針對性、可操作性，促進(jìn)了檔案室規(guī)章進(jìn)一步完善，各方面制度更加成熟，并形成約束機(jī)制，確保檔案信息化建設(shè)工作規(guī)范有序地開展。

2.2 做好檔案收集工作

檔案數(shù)據(jù)信息的收集與存儲是提升檔案利用效率的基礎(chǔ)所在，因此要想加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，相關(guān)人員就必須做好檔案收集工作，具體而言可以從以下幾個方面入手：一是在收集檔案資料的過程之中不斷擴(kuò)大收集面積，要從多個渠道對不同部門、不同種類以及不同載體的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并確保珍貴檔案數(shù)據(jù)資料的完整性；二是讓所收集的檔案數(shù)據(jù)資料具備一定的地方特色，這也是彰顯檔案信息化建設(shè)獨特性的關(guān)鍵所在；三是讓所收集的檔案數(shù)據(jù)資料具備更高的針對性，重視各類重大活動檔案的收集工作，保證能夠真實、全面地記錄下重大活動的基本特征以及具體流程，為后續(xù)的檔案資源有效利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息化工作的開展，提高了基層央行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索、利用的質(zhì)量。改變了檔案信息的檢索、存儲方式，發(fā)揮從手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索、閱讀的功能。提高了檔案信息的獲取能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，為檔案利用者獲得更多的檔案信息。

2.4 挖掘檔案價值，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案利用是基層央行檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在檔案利用工作中，檔案工作者以高度的責(zé)任心，主動熱情、服務(wù)周到，給利用者最滿意的服務(wù)。在進(jìn)一步拓寬服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新服務(wù)手段，更加積極主動地做好服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展上下功夫。做好方志、年鑒有關(guān)金融篇編寫工作，為發(fā)展地方文化做好服務(wù)。

2.5 切實保障檔案信息安全

在檔案資源利用的同時，加強(qiáng)對檔案資源的保密和安全管理，采取有力的安全策略，建立安全識別體系，切實保證基層央行檔案信息的安全，加強(qiáng)了檔案信息共享與檔案保密關(guān)系的處理。

3 基層央行檔案信息化建設(shè)中所暴露出來的問題

3.1 檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為滯后，智能化程度不符合標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前部分地區(qū)所構(gòu)建的檔案庫房存在著一定的問題，例如容量不足、防火防盜設(shè)施更新頻率較慢，暴露出安全隱患等，這也讓檔案庫房建設(shè)不滿足既定的要求；還有部分地區(qū)的央行檔案基礎(chǔ)設(shè)施在智能化程度方面不符合標(biāo)準(zhǔn)，所使用的智能化設(shè)備過于老化，有著較慢的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，依舊沿用了數(shù)十年前所構(gòu)建的電子檔案管理系統(tǒng)，不能夠有效迎合不斷變化的時代需求。

3.2 檔案信息孤島化情況嚴(yán)重，數(shù)字化程度相對較低

首先是部分基層央行的檔案利用權(quán)限分配存在著爭議，未能就電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行多功能模塊的開發(fā)，僅僅只有本級單位才能夠?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行查閱，只有檔案管理人員才能夠查閱多媒體檔案。其次是檔案資源數(shù)字化程度相對較低，僅僅是對一些聲像檔案和文書檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，但由于文書檔案數(shù)量眾多，加之工作人員配備不足，全面完成檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。最后是檔案信息化的口徑不一，所遵循的歸檔原則也相繼在幾年時間之內(nèi)做出了幾次的調(diào)整與變化，這就意味著之前已經(jīng)經(jīng)過信息化處理的檔案必須要進(jìn)行拆卷與重新錄入，無疑耗費(fèi)了大量的人力、物力以及財力，提升了基層央行的成本 支出。

3.3 制度建設(shè)有待完善，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

央行針對檔案信息化管理頒布了一系列的實施辦法，但都是基于檔案電子化管理某一方面進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，并未制定統(tǒng)一的管理辦法。這就導(dǎo)致了中央與基層央行管理部門并未施行相同的管理標(biāo)準(zhǔn)，且缺乏轉(zhuǎn)換或共享的有效接口，面對地方檔案管理部門的規(guī)范化考評和條線管理部門的制度規(guī)定，基層央行往往要在兩個系統(tǒng)中同時錄入文書檔案，工作效率很低。

3.4 檔案管理隊伍老年化嚴(yán)重，專業(yè)性有所欠缺

一方面是檔案管理隊伍的人員結(jié)構(gòu)顯得不夠合理，新鮮血液不足，讓檔案信息化建設(shè)工作缺乏一定的創(chuàng)新性，另一方面則是專業(yè)性不強(qiáng)，大部分檔案管理人員雖然有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，但在信息化建設(shè)方面的專業(yè)知識儲備不足。

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

4.1 檔案治理法治化

第一，構(gòu)建完善的統(tǒng)籌機(jī)制。基層央行應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的作用與價值，在內(nèi)部成立“一把手抓總、主管行領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)、辦公室牽頭、相關(guān)部門配合”的檔案信息化工作小組，制定合理的戰(zhàn)略發(fā)展方針，逐步完成建設(shè)方案的擬定、經(jīng)費(fèi)層面的保障以及人才隊伍的建設(shè)等方面的制度支持。第二，對相關(guān)配套制度進(jìn)行完善。基層央行要和當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門達(dá)成一致，明確檔案管理制度的具體方向，再根據(jù)基層央行的基本性質(zhì)來對檔案信息化建設(shè)相關(guān)配套制度進(jìn)行完善。三是改良與優(yōu)化安全管理制度。做好檔案庫房以及數(shù)據(jù)信息方面的安全制度，讓檔案管理人員能夠樹立正確的保密意識，針對可能新出現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行合理的識別與應(yīng)對，定期演練既定的應(yīng)急處理預(yù)案，有效提升檔案管理人員的應(yīng)急水平。第四，對考核制度進(jìn)行完善。定期考核檔案管理人員，根據(jù)其在檔案信息化建設(shè)中的表現(xiàn)來予以相應(yīng)的獎勵或懲戒，從而有效調(diào)動其工作積極性。

4.2 檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化

嚴(yán)格遵循國家檔案部門所下發(fā)的《檔案館建設(shè)設(shè)計規(guī)范》、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》這類規(guī)章制度，根據(jù)其中的要求來對檔案庫房進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，保證檔案庫房能夠有齊全的功能以及完善的設(shè)施，有效迎合檔案收集、整合、保管與利用等多方面的需求。

4.3 檔案設(shè)施智能化

首先是進(jìn)行庫房設(shè)施智能化建設(shè)，充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來完成對智能支撐系統(tǒng)的整合，可以通過電子識別以及智能感知等技術(shù)來智能化控制庫房設(shè)施設(shè)備，以此來降低人力資源的投入。其次是進(jìn)行檔案管理智能化建設(shè)。根據(jù)當(dāng)前的社會需求來開發(fā)出滿足基層央行實際工作要求的集成檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對不同種類數(shù)字檔案資源的整合與管理，能夠收集數(shù)字檔案資源，并開展用戶管理以及權(quán)限管理等工作，有效推進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化發(fā)展。

4.4 檔案資源數(shù)字化

一方面加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，遵循“存量數(shù)字化、增量電子化”這一根本原則，數(shù)字化處理不同種類的紙質(zhì)檔案。由于這一工作對相關(guān)人員的專業(yè)化水平有著較高的要求，加之?dāng)?shù)量巨大，基層央行可以邀請資質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)的第三方機(jī)構(gòu)協(xié)助完成。另一方面則應(yīng)當(dāng)穩(wěn)步推進(jìn)保密檔案的數(shù)字化建設(shè)，在系統(tǒng)安全性滿足標(biāo)準(zhǔn)的前提之下，利用通過國家分級保護(hù)測評的辦公網(wǎng)系統(tǒng)部署檔案應(yīng)用系統(tǒng)來數(shù)字化處理各項保密檔案。部分基建檔案以及會計檔案雖然不屬于保密檔案的范疇，但因為其有著較為敏感的內(nèi)容，也應(yīng)當(dāng)和保密檔案共同進(jìn)行信息化處理。

4.5 檔案利用平臺化

改良與升級當(dāng)前的電子檔案系統(tǒng)，對其各類功能進(jìn)行完善，通過建立檔案信息資源的分類分級制度并實施強(qiáng)制訪問控制進(jìn)一步放開內(nèi)部電子檔案系統(tǒng)使用權(quán)限和功能模塊，進(jìn)而實現(xiàn)某地區(qū)內(nèi)基層央行的檔案共享這一目的。

4.6 檔案隊伍專業(yè)化

首先是積極吸納具備較高專業(yè)水平的檔案管理人員，可以引入部分高校畢業(yè)生，以此來實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化以及年輕化建設(shè)。其次是做好兼職檔案管理人員隊伍的建設(shè)，在基層央行的各個部門都應(yīng)當(dāng)配置一定數(shù)量的兼職檔案管理人員，以此來對檔案管理工作進(jìn)行協(xié)助。最后是加強(qiáng)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，定期組織檔案工作人員對檔案相關(guān)知識以及信息化建設(shè)的相關(guān)理論和實際操作技巧進(jìn)行學(xué)習(xí)，為基層央行檔案管理信息化建設(shè)的不斷深化奠定堅實的基礎(chǔ)。