基層央行檔案信息化建設的實踐與思考

龔玲靜

（中國人民銀行烏海市中心支行，內(nèi)蒙古 烏海 016000）

就其本質而言，基層央行檔案對于社會經(jīng)濟的發(fā)展有著至關重要的作用，能夠在數(shù)據(jù)方面提供強有力的支持。因此要想提升基層央行檔案信息化建設水平，首先應當對基層央行檔案信息化建設引起高度的重視，明確其具體作用，并從優(yōu)化制度建設、做好數(shù)據(jù)庫構建、提升檔案服務質量等方面入手，這樣才能夠保障基層央行檔案信息化建設的不斷深化。

1 充分認識基層央行檔案信息化建設工作的重要性

檔案信息化建設主要指的是完成各類檔案資源的數(shù)字化變革，并通過數(shù)字化手段來開展檔案管理工作，這樣一來便能夠有效提升檔案資源的配置效率，達成檔案資源的有效共享。

隨著基層央行檔案信息資源的開發(fā)利用，促進了檔案工作的提質增效。第一，相比傳統(tǒng)的檔案保存方式，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風險。第二，檔案信息化建設能夠促進檔案信息資源的整合與共享，只需要通過內(nèi)部局域網(wǎng)就能夠獲取相應的數(shù)據(jù)信息，這也讓檔案資源有了更高的利用效率。可以說檔案信息化建設無論是在檔案保管、檔案利用、信息采集、檔案管理等方面都產(chǎn)生了重要的作用，同時也能夠讓相關單位所提供的檔案服務質量得以提升。第三，檔案信息化建設能夠提升檔案檢索效率，降低檔案管理過程中的成本支出，節(jié)省了大量的儲存空間和人力、物力、財力資源，同時檔案資料的數(shù)字化也更便于二次利用和開發(fā)，能最大限度地發(fā)揮檔案服務效率和利用效率。

2 基層央行加強檔案信息化建設的具體實踐

2.1 健全完善規(guī)章，強化基礎工作

要想讓檔案信息化建設各項工作順利推進，對原有的規(guī)章制度進行完善具備至關重要的意義與價值。當前已完成 20個制度的制（修）訂工作，在加強檔案收、管、存、用等業(yè)務建設各個環(huán)節(jié)方面，制（修）訂了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案收集整理制度》《查閱利用制度》、《檔案安全管理突發(fā)事件應急處置預案》等。增強了制度的針對性、可操作性，促進了檔案室規(guī)章進一步完善，各方面制度更加成熟，并形成約束機制，確保檔案信息化建設工作規(guī)范有序地開展。

2.2 做好檔案收集工作

檔案數(shù)據(jù)信息的收集與存儲是提升檔案利用效率的基礎所在，因此要想加強檔案信息化建設，相關人員就必須做好檔案收集工作，具體而言可以從以下幾個方面入手：一是在收集檔案資料的過程之中不斷擴大收集面積，要從多個渠道對不同部門、不同種類以及不同載體的檔案數(shù)據(jù)進行收集，并確保珍貴檔案數(shù)據(jù)資料的完整性；二是讓所收集的檔案數(shù)據(jù)資料具備一定的地方特色，這也是彰顯檔案信息化建設獨特性的關鍵所在；三是讓所收集的檔案數(shù)據(jù)資料具備更高的針對性，重視各類重大活動檔案的收集工作，保證能夠真實、全面地記錄下重大活動的基本特征以及具體流程，為后續(xù)的檔案資源有效利用奠定堅實的基礎。

2.3 加強檔案數(shù)據(jù)庫建設

檔案信息化工作的開展，提高了基層央行檔案數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案檢索、利用的質量。改變了檔案信息的檢索、存儲方式，發(fā)揮從手工檢索轉變?yōu)橛嬎銠C網(wǎng)絡檢索、閱讀的功能。提高了檔案信息的獲取能力，充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，為檔案利用者獲得更多的檔案信息。

2.4 挖掘檔案價值，提供優(yōu)質服務

檔案利用是基層央行檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，在檔案利用工作中，檔案工作者以高度的責任心，主動熱情、服務周到，給利用者最滿意的服務。在進一步拓寬服務領域、創(chuàng)新服務手段，更加積極主動地做好服務經(jīng)濟社會發(fā)展上下功夫。做好方志、年鑒有關金融篇編寫工作，為發(fā)展地方文化做好服務。

2.5 切實保障檔案信息安全

在檔案資源利用的同時，加強對檔案資源的保密和安全管理，采取有力的安全策略，建立安全識別體系，切實保證基層央行檔案信息的安全，加強了檔案信息共享與檔案保密關系的處理。

3 基層央行檔案信息化建設中所暴露出來的問題

3.1 檔案基礎設施較為滯后，智能化程度不符合標準

當前部分地區(qū)所構建的檔案庫房存在著一定的問題，例如容量不足、防火防盜設施更新頻率較慢，暴露出安全隱患等，這也讓檔案庫房建設不滿足既定的要求；還有部分地區(qū)的央行檔案基礎設施在智能化程度方面不符合標準，所使用的智能化設備過于老化，有著較慢的運轉速度，依舊沿用了數(shù)十年前所構建的電子檔案管理系統(tǒng)，不能夠有效迎合不斷變化的時代需求。

3.2 檔案信息孤島化情況嚴重，數(shù)字化程度相對較低

首先是部分基層央行的檔案利用權限分配存在著爭議，未能就電子檔案管理系統(tǒng)進行多功能模塊的開發(fā)，僅僅只有本級單位才能夠對文書檔案進行查閱，只有檔案管理人員才能夠查閱多媒體檔案。其次是檔案資源數(shù)字化程度相對較低，僅僅是對一些聲像檔案和文書檔案進行了數(shù)字化處理，但由于文書檔案數(shù)量眾多，加之工作人員配備不足，全面完成檔案數(shù)字化建設任重而道遠。最后是檔案信息化的口徑不一，所遵循的歸檔原則也相繼在幾年時間之內(nèi)做出了幾次的調整與變化，這就意味著之前已經(jīng)經(jīng)過信息化處理的檔案必須要進行拆卷與重新錄入，無疑耗費了大量的人力、物力以及財力，提升了基層央行的成本 支出。

3.3 制度建設有待完善，檔案管理標準不夠統(tǒng)一

央行針對檔案信息化管理頒布了一系列的實施辦法，但都是基于檔案電子化管理某一方面進行了詳細的規(guī)定，并未制定統(tǒng)一的管理辦法。這就導致了中央與基層央行管理部門并未施行相同的管理標準，且缺乏轉換或共享的有效接口，面對地方檔案管理部門的規(guī)范化考評和條線管理部門的制度規(guī)定，基層央行往往要在兩個系統(tǒng)中同時錄入文書檔案，工作效率很低。

3.4 檔案管理隊伍老年化嚴重，專業(yè)性有所欠缺

一方面是檔案管理隊伍的人員結構顯得不夠合理，新鮮血液不足，讓檔案信息化建設工作缺乏一定的創(chuàng)新性，另一方面則是專業(yè)性不強，大部分檔案管理人員雖然有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，但在信息化建設方面的專業(yè)知識儲備不足。

4 加強檔案信息化建設的幾點思考

4.1 檔案治理法治化

第一，構建完善的統(tǒng)籌機制。基層央行應當正確認識到檔案信息化建設的作用與價值，在內(nèi)部成立“一把手抓總、主管行領導具體負責、辦公室牽頭、相關部門配合”的檔案信息化工作小組，制定合理的戰(zhàn)略發(fā)展方針，逐步完成建設方案的擬定、經(jīng)費層面的保障以及人才隊伍的建設等方面的制度支持。第二，對相關配套制度進行完善。基層央行要和當?shù)氐臋n案管理部門達成一致，明確檔案管理制度的具體方向，再根據(jù)基層央行的基本性質來對檔案信息化建設相關配套制度進行完善。三是改良與優(yōu)化安全管理制度。做好檔案庫房以及數(shù)據(jù)信息方面的安全制度，讓檔案管理人員能夠樹立正確的保密意識，針對可能新出現(xiàn)的安全隱患進行合理的識別與應對，定期演練既定的應急處理預案，有效提升檔案管理人員的應急水平。第四，對考核制度進行完善。定期考核檔案管理人員，根據(jù)其在檔案信息化建設中的表現(xiàn)來予以相應的獎勵或懲戒，從而有效調動其工作積極性。

4.2 檔案庫房標準化

嚴格遵循國家檔案部門所下發(fā)的《檔案館建設設計規(guī)范》、《檔案館建設標準》這類規(guī)章制度，根據(jù)其中的要求來對檔案庫房進行標準化建設，保證檔案庫房能夠有齊全的功能以及完善的設施，有效迎合檔案收集、整合、保管與利用等多方面的需求。

4.3 檔案設施智能化

首先是進行庫房設施智能化建設，充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術來完成對智能支撐系統(tǒng)的整合，可以通過電子識別以及智能感知等技術來智能化控制庫房設施設備，以此來降低人力資源的投入。其次是進行檔案管理智能化建設。根據(jù)當前的社會需求來開發(fā)出滿足基層央行實際工作要求的集成檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對不同種類數(shù)字檔案資源的整合與管理，能夠收集數(shù)字檔案資源，并開展用戶管理以及權限管理等工作，有效推進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化以及智能化發(fā)展。

4.4 檔案資源數(shù)字化

一方面加強紙質檔案數(shù)字化建設，遵循“存量數(shù)字化、增量電子化”這一根本原則，數(shù)字化處理不同種類的紙質檔案。由于這一工作對相關人員的專業(yè)化水平有著較高的要求，加之數(shù)量巨大，基層央行可以邀請資質符合標準的第三方機構協(xié)助完成。另一方面則應當穩(wěn)步推進保密檔案的數(shù)字化建設，在系統(tǒng)安全性滿足標準的前提之下，利用通過國家分級保護測評的辦公網(wǎng)系統(tǒng)部署檔案應用系統(tǒng)來數(shù)字化處理各項保密檔案。部分基建檔案以及會計檔案雖然不屬于保密檔案的范疇，但因為其有著較為敏感的內(nèi)容，也應當和保密檔案共同進行信息化處理。

4.5 檔案利用平臺化

改良與升級當前的電子檔案系統(tǒng)，對其各類功能進行完善，通過建立檔案信息資源的分類分級制度并實施強制訪問控制進一步放開內(nèi)部電子檔案系統(tǒng)使用權限和功能模塊，進而實現(xiàn)某地區(qū)內(nèi)基層央行的檔案共享這一目的。

4.6 檔案隊伍專業(yè)化

首先是積極吸納具備較高專業(yè)水平的檔案管理人員，可以引入部分高校畢業(yè)生，以此來實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化以及年輕化建設。其次是做好兼職檔案管理人員隊伍的建設，在基層央行的各個部門都應當配置一定數(shù)量的兼職檔案管理人員，以此來對檔案管理工作進行協(xié)助。最后是加強檔案相關業(yè)務的培訓力度，定期組織檔案工作人員對檔案相關知識以及信息化建設的相關理論和實際操作技巧進行學習，為基層央行檔案管理信息化建設的不斷深化奠定堅實的基礎。