信息化條件下城建檔案管理創新對策

孫奇志

（婁底市城建檔案館，湖南 婁底 417000）

信息化時代的降臨，確實提高了城市化建設的速度。所以，在開展建設的環節中會形成各種各樣的數據及資料，這就要求城建檔案部門對其進行嚴格的管理。但是受到以往思想理念所帶來的影響，就導致如今的城建檔案部門所應用的管理方式十分陳舊。若是想緊跟社會不斷發展的腳步，城建檔案部門就一定要對檔案管理工作開展創新，只有如此才可以達成既定的信息化建設目標，才可以為相關部門的發展鋪墊牢固的基礎。為此，文章首先對信息化城建管理中存在的問題進行分析，然后給出有效的創新策略，希望可以為相關人士提供一定的參考和幫助，推動城建檔案部門更好更快的發展下去。

1 現階段信息化城建檔案管理中存在的問題

1.1 管理技術的落后

在信息化的大背景下，對城建檔案進行管理的時候，不止要充分應用計算機技術，還需要借助計算機網絡制定一套健全完善的應用標準，提供給有關部門更加合理有效的檔案管理方式。對如今的實際發展情況進行分析可知，檔案信息化管理工作的開展缺少大量的專業性人才，大多數工作人員自身的專業能力和職業素養都并不是很高，尤其是在對互聯網進行應用這一個方面上。由于各項工作的實施與系統的更新升級，都需要專業人員提供技術上的支持，按照有關部門的需求來進行不斷的調整，否則再先進的技術和設備也都無法在具體的應用環節中發揮出自己的作用。而管理技術的陳舊落后，則是檔案管理工作始終無法獲得突破的原因，更是不能推動其順利的發展下去，也無法達成經濟利益的有效轉換。

1.2 檔案管理信息化程度不高

信息化管理方式，主要是借助計算機技術和互聯網技術，來達成對城建檔案信息甚至是數據的高效管理，如此確實能夠增強城建檔案的實際應用效率。對如今的實際情況進行分析可知，大部分檔案管理工作依然停留在以往的人工管理上，計算機只是變成了一個十分簡單的統計工具，完全流于表面，要么就是對相關的資料進行檢索，而徹底無視了計算機技術的重要性，或者是其在資源整合上具有的作用。沒有將信息化技術充分的融入在城建檔案管理工作中，就必定無法發揮出原本的管理優勢，這也必定會導致檔案管理工作的實際效果逐漸下滑，更是不能體現出檔案對城建部門后續階段發展的指導意義，還對其信息化管理的進程造成了不良的影響。

2 城建檔案管理實現信息化的必要性

2.1 社會發展的需要

信息化時代的降臨，對城建檔案管理工作提出了更高的要求。以往的檔案管理方式完全依賴于人工，不止有著效果低下的弊端，其實際的工作質量也并不是很高。面對海量的檔案資料，就要求相關負責人對管理方式開展創新。而將信息技術充分的應用其中，就能夠轉換以往的檔案管理理念，保障管理工作可以更加順利的推進下去。最為關鍵的是，可以確保檔案管理工作有著良好的效果。除此之外，和紙質檔案進行對比來說，電子檔案有著十分明顯的優勢，不止可以更好地進行保存，還能夠便于調用。只要頻繁的應用城建檔案，就越可以體現出其原本的價值，而在檔案資料提供的支持下，城市建設工作就必定會邁向更好的發展高度。

2.2 提高城建檔案管理的效率

在對城建檔案進行管理的環節中，工作人員自身素質的高低確實會對實際的管理效果產生某種程度的影響。如果工作人員并未具備一個正確的認知，就必定會致使工作不主動、馬虎大意的情況出現。而將信息技術充分的運用其中，就能夠減少人為因素所帶來的影響，此時檔案管理人員只要根據相關規定完成操作，就能夠做好更加復雜且繁瑣的工作。并且，信息管理系統的建設能夠對城建全過程開展嚴格的管理，檔案管理人員則應該按照實際需求來進行數據的檢索和調取。若是更加及時的建立數據庫，就可以讓檔案存儲工作的效率逐漸提升，真正為檔案的安全性提供保障。數據基站的建設，則可以為檔案管理人員對各項資料的查詢和閱讀提供便利，為后續階段的應用鋪墊牢固的基礎。

3 信息化條件下城建檔案管理創新對策

3.1 更新管理理念

“思想是行動的推動力”，只有具備更加先進的管理理念，才可以促使檔案管理工作更加順利地進行。所以，更新相關人員的管理觀念才是最為首要的任務。這就要求城建部門的負責人員要先轉換自己以往的錯誤觀念，明確城建檔案管理工作有著怎樣的重要價值，進而在負責人員不斷的影響下，讓基層工作人員有一個更加準確的認知。而若是想加快管理理念的更新速度，城建檔案部門就應該加大自己的宣傳力度，能夠在官網、公眾號以及工作群當中傳輸資料，同時在線下開展一場宣講會，如此就可以迅速擴大受眾面。除此之外，還需要建立一個學習廣角，同時放置大量的和信息化技術有關的書籍，然后讓工作人員利用這部分書籍進行學習。那么在此種環節中，就能夠形成一股濃厚的學習氛圍，此時檔案管理人員就應該利用閑暇時間提升自己，只有不斷增強自己的專業能力，才可以保質保量地完成所有工作。

3.2 加大技術應用

眾所周知，城建檔案資料有著各式各樣的種類，數量也非常龐大，這必定讓檔案管理人員將要面對著更大的工作壓力。可以抵抗住巨大壓力的工作人員并不是很多，這就致使大多數工作人員都有著較高的負面情緒。在負面情緒所帶來的影響下，工作人員的積極性就開始慢慢喪失，那么管理效果也必定會隨之下滑。若是想徹底打破此種局面，就應該對信息化技術進行充分的運用，以此來減少他們承擔的工作壓力。而對于城建檔案部門來說，則需要對市場動態變化進行調查和分析，掌握市場發展的具體情況，只有如此才可以對檔案管理工作做好適當的調整。在硬件技術端，就能夠挑選幾個信譽良好的供應商，對各個設備本身的性能和價格進行細致的對比，最終確定一個最合適的產品。而在對設備開展安裝的時候，城建檔案部門則要參與到全環節中，以此來保障整體布局有著較高的科學性，設備能夠順利的運行。除此之外，還需要完成好技術的銜接，確保檔案管理人員更加熟練的應用各種設備。對于軟件的技術端來說，城建檔案部門就一定要和實力雄厚的軟件開發企業進行合作，同時將自己的每一項需求都告知給相關負責人，如此就能夠讓系統原本的實用性獲得提升。并且，在對系統進行應用的環節中，還需要時刻觀察整個系統的實際應用效果，若是看出存在問題的地方，就需要馬上聯系相關企業，盡快將所有問題都徹底地 解決。

3.3 優化管理制度

管理制度應該體現出良好的約束力，是管理工作人員的有效方式。所以，城建檔案部門要主動對管理制度進行優化，將其當作檔案工作得以順利進行的指導。健全的管理制度需要包含有四個方面的內容：其一，清晰明了的管理職責。城建檔案部門需要把責任落實到每一個人員的身上，讓相關管理人員可以對自己需要承擔的責任和工作有一個明確地了解，如此就能夠徹底減少職責交叉情況的出現。其二，合理的管理流程。不管是收集整理還是存檔調用，都有著較為明確的和標準的操作流程。檔案管理人員只要根據規定的流程進行工作，就可以確保管理工作有著良好的效果。需要注意的是，管理流程的制定應該體現出一定的全面性和具體性，如此一來才可以更加具有指導性。其三，有效的獎懲措施。城建檔案部門需要激發工作人員的主動性，設立一套完善的獎懲機制。在制定切實可行的管理措施時，主動聽取其余工作人員提出的建議。此種方式的應用，一個方面能夠保障管理措施有著較高的科學性，另一個方面則可以加強工作人員的認知。其四，完善的監督體系。若是想保障檔案管理工作有著較高的效果，城建檔案部門就需要建立一套完善的監督體系。只要發現違規操作的行為，就需要及時予以阻止，同時組織相關負責人做好整改工作。而監督小組則要時刻注意整個整改過程，防止此種問題再次出現。

3.4 加強隊伍建設

工作人員是檔案工作得以順利完成的執行者，其自身素質的高低確實決定著整個管理工作的實際效果，所以城建檔案部門應該組建出高素質、高能力的管理隊伍。若是想保障隊伍建設有著較高的效果，城建檔案部門就應該制定出切實可行的培養方案。培養內容需要體現出較高的豐富性，主要包含有理論內容的教授、專業技能的培訓、有關政策制度的解讀等等。培養方式也需要有著一定的多元化，不僅要具備專業人士提供的指導，還需要普及更加新穎的管理理念和管理方式，同時選拔出優秀代表外出進行參觀和學習，以此來拓展他們的眼界、充實其工作經驗。而在每一次培訓活動完成以后，就要對這部分工作人員開展嚴格的考核，考核方式需要根據培訓內容的不同來制定。通過試卷對工作人員的知識掌握情況進行檢測，通過實操來對工作人員的技術掌握情況進行判斷，通過心得撰寫來對工作人員的學習效果進行衡量。除此之外，授人以魚盡管有著一定的效果，然而其實際的效果卻并不是很明顯，最為標準的做法是授人以漁。利用培訓活動的開展，就能夠為檔案管理人員指明正確的學習方向，而在激勵措施所產生的影響下，就可以推動工作人員形成自主學習意識，那么在意識的不斷驅動下，他們就必定會有意識地進行學習。如此一來，不僅工作人員的專業能力和職業素養獲得提升，還能夠讓他們的工作趨近于完善。

4 結束語

總而言之，在全新的發展形勢下，以往的檔案管理方式早已不能滿足如今城建檔案部門的具體需求，所以就應該對其進行一定的改革和創新。而城建檔案部門則需要在此種環節中更新自己原先的管理理念、加大信息化技術的應用、優化原本的管理制度、組建出專業化的人才隊伍，只有如此才可以建立起高效的管理方式，推動檔案管理工作更加順利地開展下去，真正滿足城建檔案部門的實際需求，為城市化建設提供有力的支撐。