試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

簡遠征

（中共龍巖市永定區委總值班室，福建 龍巖 364110）

文書在事業單位中，是一項非常重要的辦公依據，其對該單位的整體發展、業務進程等各類信息皆有記載，更屬于檔案管理工作中不可分割的一部分。事業單位的工作質量及其對社會所帶來的影響皆離不開文書檔案的記錄。由此可得，要真正開展此項工作，其過程是較為繁雜的。然而，不少相關人員在對傳統的文書檔案進行管理時，其管理過程皆具有或大或小的問題，例如，管理效率不夠高，管理程序不夠簡化以及文檔不易保存等等。而此類問題的產生，皆背離了當前社會環境下對工作的高效需求。對此，在文書檔案管理工作中，有效的引入計算機與信息技術，便能在一定程度上，使文書檔案管理工作得到優質的提升。

1 辦公室文書管理工作信息化的重要性

1）文書檔案管理工作的重要性。文書檔案對于事業單位而言，是記錄其自身發展的一項重要載體，更是其對管理工作進行完善的重要材料，以及在需要時，供有關部門進行查閱的重要憑據。此外，這類資料與檔案也可在國家開展相應經濟文化活動時，為其提供相關數據，也能為國家歷史的保存提供一份力量。除上述外，機關事業單位文書檔案中所反映的資料，也有效的記載了其業務發展的具體進程、資源利用、資金用量等一系列材料。而此，也能為社會帶來具有利用價值的相關信息[1]。

2）發展辦公室文書管理工作信息化的重要性。信息技術的飛速發展，無疑對社會工作的開展起到了巨大的推動作用。其能有效提高不同行業工作的效率進程，更能有效加快工作制度的有效改革，從而使得不少行業的發展規模愈來愈大。事業單位在進行文書檔案管理工作時，可以在其中有效的引入相關的信息技術。如此一來，檔案管理者在對檔案進行搜集、歸納與整理時，其效率便會更高。而相關人員在對檔案進行查閱與使用時，也能更加方便與快速。而信息化系統的加持，更能拓展檔案在線瀏覽業務，從而為使用者帶來更大的便利。各單位不同部門人員在進行信息交流時，可以有效利用云儲存技術，從而令文書檔案的安全性能夠得到更高的保障。而云儲存技術，也能同時為外派人員進行信息的傳遞與分享，從而使檔案在使用過程中，更加方便、快捷[2]。

2 辦公室文書檔案管理出現的問題

1）信息化技術認識程度不高。信息技術的使用，從整體社會發展而言，雖有所普及，但還未達到全覆蓋的局面。尤其對于年齡較大的文書檔案管理工作者，其接受新事物能力則要更弱。因此，此類工作者在信息技術應用方面，還較為陌生，也不能對此項新技術有更深的了解。此種現象也導致了，年紀較大的工作者們無法真正明白信息技術對于檔案管理工作所帶來的推動作用。如此一來，其自身發展便會受到一定的限制，從而也致使了辦公室文書檔案信息化無法在事業單位得到真正的發展。

2）工作人員相應技術不夠熟練。不少檔案管理工作人員未經過系統的技術培訓，因而致使了不少檔案管理工作者沒有一定的信息技術能力。雖大部分原因皆是由于其年紀過長，或是對信息技術了解不夠，因而不愿花費時間去學習新技術所導致。但歸根其本質，則是未有足夠的自主學習能力以及對相應信息技術了解與掌握的能力。此外，事業單位也未設置有關的學習課程以供工作者學習。如此，也就致使了，檔案管理工作無法真正與信息化建設相以融合。

3）電子文書檔案安全得不到保障。辦公室文書檔案管理一直未能全面實現與信息化技術合為一體，因此，其數字文書檔案的安全系統也未能真正得到保障。此種現象，也導致了檔案管理系統所處環境危險，非常容易致使部分信息遺失或被破壞，從而令檔案信息未能趨于完整。對此，管理人員只能采取保密安全登記措施來降低檔案信息被泄露的可能性。而此方法，也在一定程度上令檔案共享變得極為不便，從而引發了檔案資料利用率被降低等弊端。

4）管理工作不夠完善。從現存狀況來看，辦公室檔案管理工作依然存在著較多的問題，而此類問題也不能全面歸置于辦公室工作的不完善。時代在飛速發展，職能部門在緊跟社會發展過程中，其革新管理技術上也需要一定的過渡。但部分辦公室管理工作者在對于檔案管理工作的態度上，皆認為辦公室文書檔案管理工作體系頗為完善，不用再做其他的改變。而此種態度，則導致了不少檔案管理工作者在實際工作中皆遵循舊例，一板一眼。而此現象也致使了辦公室設備更新速度緩慢，無法真正引入新型信息技術理念對檔案管理工作進行切實發展。

3 完善發展辦公室文書檔案管理途徑

1）提供文書管理信息化認識。社會發展離不開信息化對其本身所產生的推動力。而信息化也逐漸影響了社會生產力的發展與進步。其也是令辦公室文書檔案管理工作效率大增及其安全性能得到保障的一項重要技術方式。對此，檔案管理人員則應對自身技術認知進行提升，更要對信息化的建設投入一定的人力、物力與資金。如此一來，檔案管理工作才能真正實現信息化與數字化。

2）加強辦公室人員職能培訓。在文書檔案管理工作中，管理人員即為其工作中的核心。由此可得，管理人員技術水平優良與否，則直接影響了檔案管理系統的整體發展。要想令檔案管理信息化建設能夠真正得到發展，相關人員則應對檔案管理工作者的專業水平進行嚴格把關，令其理論水平及技術水平皆能得到相應的保障。如此，信息化技術才能真正滲入到檔案管理工作中，才能有效協助檔案信息的整理與采集，從而對檔案信息管理系統進行熟練的應用，使檔案資料能夠信息化，令其能夠真正實現信息存檔與歸類的高度準確。

3）創新辦公室文書檔案保障工作。辦公室文書檔案管理除了方便相應人員查找外，也更是為了令單位信息安全得到一定的保障。對此，檔案管理人員在對檔案進行管理時，應側重開展文書檔案的安全保障工作。針對此項工作，事業單位則可根據自身條件引入安全有效的安保系統，而安保系統也不僅只為了側重管理層面的創新，而是基于在整個辦公室文書檔案管理工作中，將其全面管理職能發揮到最大所設立。此外，除了安保系統的設立，相應人員也應針對文件檔案設置一定的儲存系統，令檔案信息能夠順利進入檔案資料庫。如此一來，檔案資料的安全性與完整性便能得到相應的保障，此外，檔案信息的保密系統與查詢系統也能得到切實的構建，檔案信息的查詢功能也能變得更加的方便、快捷。

4）改善辦公室文書檔案管理方式。檔案管理人員在進行檔案管理工作時，無疑會出現部分資料登記不完整等情形。而此類情況，則對辦公室文書檔案的安全造成了一定的威脅，也不能令辦公室的職能得到真正地發揮。對此，辦公室文書檔案在管理過程中，應對其管理方式進行一定的轉變。首先，文書檔案的管理應切實明確到各個負責人。總體而言，辦公室人員在進行文書接收后，應對文書檔案的整體收發流程進行準確的掌握與了解。更要對文書檔案的安全負起相應的責任。此外，相關管理人員在辦公室中也應建立系統的分工體系，令辦公室人員能夠在工作中明確自身職責。而此方式，則能在一定程度上減少辦公室文書檔案管理出現問題的頻率，也能有效促進辦公室文書檔案管理工作正確邁入科學規范之路。

5）建立辦公室文書檔案檢索系統。檢索系統能夠對檔案資料的管理進行有效的安全保障，也能令檔案資料的查詢和歸檔更加方便。文檔檢索系統總體可區分為重要文檔與普通文檔兩類。普通文檔在設立檢索系統時，可僅建立關鍵人名稱、文檔名稱以及時間等基本條目。相應人員在需查詢與使用時，僅需找到系統所顯示的編碼，便能夠有效的查詢到自己所需使用的資料檔案。而重要文檔檢索系統的設立，其除了需要建立紙質文檔備份以外，還需對電子文件進行備份與建立。由此可得，文書檔案檢索系統的設立，能夠有效地對文書檔案管理工作的查詢與使用功能進行整體覆蓋，從而大大節省了使用人的時間，也同時方便了管理人員的工作。

6）定期清理過期文檔。在辦公室文檔中，并不是所有資料文檔都有用處，其中也包含著一些過期無效的檔案資料。這些無效文檔在剛產生時僅在短時間內有效，而一旦超過期限，其便變成了一張廢紙，毫無用處。而若一直將無用文檔進行保存，則無疑是在一定程度上浪費辦公用品資源。此外，若過期文檔與未過期文檔進行了混淆，那么文檔使用者在對文檔進行查詢與借閱時便會受到一定的阻礙。對此，管理人員應定期對辦公室已經過期文檔進行及時清理，如此一來，才能有效提高辦公室文檔管理工作的效率。而被清理的過期文檔，若為紙質，相應人員則可將其作為環保紙妥善利用。若為普通電子文檔，管理人員則可據其內容對其進行直接刪除或是直接壓縮到電子儲存設備中，并對貯存空間進行清空，從而為新的有效電子文檔騰出空間。對于相對重要的文檔，雖其價值期限等皆較高較長。但仍不排除其會出現過期失效的情形。若一直對重要的已經失效的文檔進行循環保存，則不排除，其會產生一定的潛在風險。對此，將失效過期的重要文檔進行定期清理，能夠有效確保文檔的安全性。

7）建立監督抽查制度。辦公室文檔管理工作從表面來看，僅為普通的行政工作內容，但其卻對事業單位工作發展有著重要的影響。對此，管理人員應對檔案管理工作給予高度的重視。并應根據具體情況來設置相應的監督與抽查制度。相應人員在進行監督與抽查工作時也可視文檔的重要程度進行分類管理。對于普通文檔，管理人員可對其采取不定期抽查方式，并可結合其他有關工作同時進行。如檔案使用者在對檔案進行查閱時，管理人員則可在借閱文檔時，同時對檔案保管工作進行檢查。若是重要文檔，管理人員則要對其進行定期抽查監督，制定以月或季為一個周期的抽查時段。并據最后抽查的結果來對管理人員進行績效考核，從而推動檔案管理工作的開展。

4 結束語

綜上所述，在如今科技不斷發展的社會之中。辦公室文書檔案管理工作內容也不再僅為過去單一的分類匯總。信息化社會對文書檔案管理工作的要求越來越高。辦公室要想在短時間內全面適應信息社會的要求，顯然是有一定的困難。但管理工作者只要能夠抓住辦公室檔案管理工作在實現信息化中所出現的種種問題，并制定合適的方式對其問題進行解決，那么辦公室檔案管理工作依然能夠得到巨大的發展與進步。