大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑

湯椏斐

（海南經貿職業技術學院，海南 海口 571127）

隨著我國經濟建設的快速發展，信息化技術與多產業融合，為行業發展帶來全新的機遇和挑戰。文書檔案管理工作繁瑣、細微，又是政府機關、企事業單位日常工作及發展的重要參考依據，隨著信息化技術的進一步融合以及大數據的廣泛運用，信息化建設在檔案管理中的優勢日益凸顯。在現代化信息技術的引領下，工作人員通過數字化手段管理文書檔案，可以極大地提高工作效率，提升文書檔案的利用價值。

1 文書檔案管理信息化的意義

大數據技術大范圍的加以實踐運用能夠切實的起到轉變生活和工作模式的作用，也可以促進文書檔案數量的快速增加，信息化管理工作的優越性得以充分發揮。針對文書檔案實施收集、管理、整合和利用，能夠切實的將文書檔案的實際價值發揮出來，為單位發展打下堅實的基礎。就文書檔案管理信息化實際情況來說主要表現在網絡化管理、安全化管理、數字化管理多個方面，文書檔案數字化建設是國家機關、企事業單位信息化建設的重要內容之一，借助計算機網絡技術實現數字化文書檔案管理工作，可以保證文書檔案信息的高效運用。為了切實的保證文書檔案管理工作的成效，需要將先進的管理理念和科學技術加以實踐運用，切實的落實保密工作，針對文書檔案實施分級管理[1]。

2 信息化管理文書檔案的優勢

1）促進檔案管理工作整體工作效率的不斷提升。傳統對于文書檔案的管理涉及的收集、整理、歸檔等程序需要人力成本、耗費大量的時間成本之外，還需要考慮檔案庫房的環境，對庫房的濕度、溫度、防蟲防霉等安全性要求較高，文書檔案的儲存和利用都存在較高的安全隱患。借助于大數據時代背景下信息化技術的運用，實現辦公環境的硬件互聯，可以極大的縮減人力成本，提高檔案的歸檔和利用效率，安全性得到較好的保障。

2）信息化發展是時代發展的趨勢。隨著我國經濟建設的快速發展，大量的新型網絡技術得以研發，并且在社會經濟發展中極大的被運用，且取得了良好的成效。結合本單位的實際情況，將內部日常工作文件管理與信息化技術實現互聯，是社會發展的必然趨勢。

3）促進文檔持續高效的保存。與紙質版文書檔案相對比來說，電子文檔的使用壽命相對較長。以往在實施紙質版文檔管理工作的時候，極易受到外界環境中不穩定、不良因素的影響，導致文檔資料出現破損、丟失等問題。而電子檔案管理技術的運用實現電子化歸檔、檢索和利用，可以切實有效的解決上述問題，打破時間和空間的限制將大數據技術加以運用，保證信息傳遞的效率和效果都能夠起到積極的輔助作用[2]。

3 文書檔案管理中存在的問題

1）對文書檔案管理工作的認知不全面。檔案管理一直被認為是“幕后工作”，部分單位管理人員并非檔案管理專業出身，對于文書檔案管理工作缺少全面的認知，這樣就會對文書檔案管理工作的實施造成諸多的限制和阻礙。為了其實的解決上述問題，在組織實施文書檔案管理工作的時候，單位領導應高度重視，制定切實有效的檔案管理體系，充分利用各方力量進行部門檔案的收集、儲存和利用，嚴格按照《檔案法》的相關要求開展工作。

2）信息技術的作用發揮不明顯。雖然當前人類社會已經步入到了大數據時代，到了“信息革命”的年代，但是就文書檔案管理工作實際情況來說，信息化水平較低，大部分單位都是運用的半數字化半紙質版的管理模式，甚至一些單位還在沿用紙質檔案管理的模式，紙質資料無法加以高效、安全的利用對文書檔案管理信息化的未來發展造成諸多的不良影響。

3）沒有制定統一的管理體制。文書檔案是單位或者個人發展的重要參考依據，實際工作中，部分單位對于文書檔案管理工作缺乏認識，缺少通盤考慮的意識，通常都在有具體工作時才進行該項工作的材料整理，工作結束其資料也就束之高閣。缺乏系統性、科學化的文書檔案管理體制，未能形成長效機制。

4）檔案管理工作人員專業水平較低。在文書檔案管理信息化快速發展的形勢下，在大數據技術加以實踐運用之后，文書檔案管理工作整體水平得到了顯著的提升，但是文書檔案管理工作人員很多都是非專業出身，部分單位因為涉及材料過多，臨時借調學生、社會人士進行文書檔案的收集整理，綜合業務能力和整體素質沒有隨之提高。

4 如何在大數據背景下實施文書檔案信息化管理

4.1 健全管理體制，提高檔案管理服務常規工作的意識

結合本單位實際情況，以國家相關法律法規和建設標準為依據建立健全的文書檔案管理機制，達到規范化和標準化的效果。文書檔案管理的獲取、錄入、流轉、分類到歸檔、檢索、利用等都應該結合本單位的實際情況，并嚴格執行《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》 （GB/T18894-2016）、《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2017）、《紙質檔案數字化規范》 （DA/T31-2017）等文件和標準的要求，制定出本單位行之有效的管理機制。堅決杜絕違規操作，最大限度保證文書檔案管理的完整性、功能性，完善數字信息化體系，改變傳統過時的管理方式，從根本上解決規范化標準化時代化的問題，領導在管理過程中進行方式的創新，深化工作人員對信息化實施運用文書檔案管理工作目標的認識。國家機關和企事業單位在文書檔案管理中要把檔案工作人員當作檔案管理工作主體，依靠檔案管理人員的專業知識，支持檔案管理人員進行繼續教育，加大培訓力度，不斷提升其工作的專業化、規范化。

4.2 構建信息化平臺實現辦公互聯

“茍利于民，不必法古；茍周于事，不必循俗。”文書檔案管理信息化建設的根本是為文書檔案提供更加高效的利用途徑。文書檔案管理系統和環境監測系統、辦公系統進行互聯，保證了儲存環境的安全性，更讓職工在進行文書檔案的利用過程中通過辦公平臺進行申請、審批，進而流轉到文書檔案的利用階段，可以提升文書檔案的利用效率，實現“人要少跑腿，數據多跑腿”目的。將信息化技術應用于文書檔案管理系統中，可以使其具有強大的檢索功能，這樣可以將計算機網絡所具有的優勢充分發揮出來[4]。

4.3 及時更新設備，實施信息化應用

更新有關設備是文書檔案管理的基礎條件之一。“文檔一體化”便是計算機優勢的具體體現，把文書和檔案工作都建立成全過程公文制，相關人員要積極利用先進設備來處理文書工作，積極理順，提高效率。首先，培養員工隨時整理歸檔的習慣，讓工作人員不用再每年隔長時間地集中整理歸檔，讓計算機來緩解工作人員對文書檔案管理工作的抗拒，逐漸帶動工作人員實施隨辦隨歸，最終達到日常性工作的習慣性行為。其次，在此基礎上，開發利用資源，通過信息化應用，使文書檔案呈現形式多樣，內容準確客觀，管理精細恰當。與此同時，進行資金合理預算，落實相關信息化設備。

4.4 加強內部培訓，提升檔案管理人員的綜合能力

檔案管理人員是檔案工作的主要實踐者，人才是事業發展的根基。在實際工作中可以通過大量的在線學習、業務培訓等繼續教育形式不斷更新傳統的檔案管理思想，增強創新性管理思維。不斷發展的信息化技術的引入，需要工作人員對知識及時梳理、消化，如若不及時學習，很容易對有困難的部分產生消極抵觸心理，不利于自身的職業發展和業務工作的開展。

5 結語

大數據時代要求文書檔案管理必須加強數字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產經營管理決策提供科學的參考信息。必須大力推進單位的文書檔案管理信息化建設，提供有力的技術設備支撐，促進單位生產管理體系的高效運作。