檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新的思考

周曉健

（河北省科技檔案館，河北 石家莊 050011）

在當(dāng)今社會發(fā)展運(yùn)行過程中，檔案管理與服務(wù)工作發(fā)揮了重要的價(jià)值與作用?，F(xiàn)階段，信息化建設(shè)給傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)領(lǐng)域帶來了新的理念和運(yùn)行模式，不僅促進(jìn)了檔案管理水平和質(zhì)量的提升，同時(shí)也為用戶提供了更加便捷高效的檔案服務(wù)。目前，社會各個領(lǐng)域均在推動自身檔案管理與服務(wù)的信息化建設(shè)，并以此作為自身經(jīng)營管理信息化轉(zhuǎn)型的契機(jī)。基于此，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，就檔案信息化建設(shè)及服務(wù)創(chuàng)新提出個人見解和建議，以期能夠?yàn)閺V大從業(yè)人員提供有價(jià)值的參考和幫助。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源以數(shù)字信息技術(shù)加以表現(xiàn)和管理，其目的在于提高檔案資源管理工作的質(zhì)量和效率，并為相關(guān)領(lǐng)域提供信息化服務(wù)模式，從而滿足數(shù)字信息時(shí)代背景下的歷史發(fā)展需求。具體而言，檔案信息化建設(shè)與轉(zhuǎn)變需要從兩方面入手，其一為信息化環(huán)境的構(gòu)建。眾所周知，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案存在本質(zhì)性差異，而其中信息化轉(zhuǎn)變則需要借助計(jì)算機(jī)錄入設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，因此需要在相關(guān)軟硬件設(shè)施、技術(shù)人員等方面給予大量投入。其二為檔案管理模式轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作主要依賴工作人員完成檔案資料的采集、歸檔、整理和調(diào)取等工作，不僅工作量十分可觀，同時(shí)在管理質(zhì)量和水平方面存在一定的落后性。而檔案信息化建設(shè)則可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動化處理，同時(shí)相關(guān)調(diào)取也更加便捷，由此便大大提高了檔案資源管理工作的水平和效率。

2 檔案信息化建設(shè)的價(jià)值分析

1）便于檔案資源存儲。在現(xiàn)代社會中，檔案資料是一項(xiàng)具備著重要保存價(jià)值的原始記錄，因此做好檔案資源的存儲工作是充分開發(fā)其價(jià)值的基礎(chǔ)所在。眾所周知，傳統(tǒng)檔案資源的存儲場所主要為檔案室，這種模式雖然能夠滿足檔案資源的專業(yè)化管理，但一方面對空間需求較高，另一方面也會因時(shí)間的推移而產(chǎn)生一定程度的損壞或丟失。檔案信息化建設(shè)則以數(shù)據(jù)庫作為檔案資源的存儲“場所”，如此不僅能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位節(jié)省大量的空間，同時(shí)檔案資源也不會因時(shí)間的推移而丟失破損。2）提高檔案管理效率。檔案管理工作是檔案資源得以科學(xué)保存與利用的基礎(chǔ)，然而由于傳統(tǒng)檔案資料為紙質(zhì)文件，首先其存儲便需要一個專門的空間。其次，傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用人工作業(yè)方式加以完成，其中檔案資料的收集、分類、整理和歸檔作業(yè)都需要投入大量人力才能完成，因此傳統(tǒng)檔案管理工作十分費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而檔案信息化建設(shè)，則將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，而相關(guān)采集、分類和歸檔作業(yè)也由計(jì)算機(jī)加以完成，因此極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。值得注意的是，在數(shù)字檔案調(diào)取和使用時(shí)，只需進(jìn)行編號搜索便可快速提取，因此在檔案利用效率方面實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。2）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。隨著社會經(jīng)濟(jì)的繁榮穩(wěn)定發(fā)展，各地區(qū)之間交流愈加頻繁，一定程度上帶動了檔案資源的共享需求。以人事檔案資源為例，跨地區(qū)調(diào)取使用現(xiàn)象十分常見，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源由于受到時(shí)空層面的制約，在資源利用和共享方面存在嚴(yán)重的掣肘。檔案信息化建設(shè)，不僅將紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時(shí)也構(gòu)建了檔案資源數(shù)據(jù)庫，并在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐下實(shí)現(xiàn)了檔案資源的實(shí)時(shí)共享。由此可見，檔案信息化建設(shè)還實(shí)現(xiàn)了檔案資源的跨區(qū)域、跨時(shí)空共享，不僅在檔案資源利用效率方面實(shí)現(xiàn)了大幅提升，同時(shí)也滿足時(shí)代進(jìn)步對于檔案資源管理領(lǐng)域的發(fā)展需求。

3 我國各領(lǐng)域檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）管理理念有待提升。近年來，檔案資源在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的價(jià)值和作用開始逐步顯現(xiàn)，由此也對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求。檔案信息化建設(shè)是滿足當(dāng)今社會需求的重要途徑，然而在具體建設(shè)過程中，無論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，其檔案信息化建設(shè)的理念和意識均有待提升?，F(xiàn)階段，受傳統(tǒng)檔案管理理念及運(yùn)行模式的影響與束縛，許多企事業(yè)單位并未積極開展檔案信息化建設(shè)工作，同時(shí)在相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)、專業(yè)信息技術(shù)人才培養(yǎng)等方面欠缺足夠投入。由此可見，管理理念傳統(tǒng)落實(shí)是制約當(dāng)前社會各領(lǐng)域檔案信息化建設(shè)的根源所在，需要相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者對此給予高度重視與關(guān)注。2）信息環(huán)境有待加強(qiáng)。眾所周知，檔案信息化建設(shè)勢必帶來管理模式的轉(zhuǎn)變，而相關(guān)管理環(huán)境也會隨之發(fā)展改變。檔案信息化建設(shè)對于軟硬件設(shè)施要求十分嚴(yán)格，一旦相關(guān)設(shè)施無法滿足檔案資源信息化轉(zhuǎn)換需求便會影響其建設(shè)水平的提升，因此構(gòu)建一個堅(jiān)實(shí)的信息化環(huán)境具有十分重要的意義。然而受客觀因素的影響，相關(guān)單位或企業(yè)的管理層并不重視信息環(huán)境的構(gòu)建，特別是在資金投入方面與實(shí)際需求存在較大差距，從而導(dǎo)致了檔案管理信息化環(huán)境存在諸多的不足與缺陷。由此可見，信息環(huán)境構(gòu)建與強(qiáng)化是我國各領(lǐng)域檔案信息化建設(shè)中一個十分突出的問題。3）安全技術(shù)有待強(qiáng)化。安全防護(hù)是檔案信息化建設(shè)過程中一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，同時(shí)也是保障檔案資源不受不法分子盜取、泄露或篡改的基礎(chǔ)所在。從技術(shù)角度來看，檔案信息化建設(shè)雖然帶來了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，然而由于網(wǎng)絡(luò)開放性的特點(diǎn)，也使得檔案資源極易受到網(wǎng)絡(luò)途徑的盜取與破壞，從而給我國檔案信息化建設(shè)與轉(zhuǎn)變帶來嚴(yán)重的危害。目前，我國檔案資源數(shù)據(jù)庫及相關(guān)管理平臺建設(shè)領(lǐng)域均存在一定的安全隱患，而相關(guān)安全防護(hù)技術(shù)也有待進(jìn)一步完善和提升，因此如何保障數(shù)字檔案資源不受網(wǎng)絡(luò)途徑侵蝕與破壞是現(xiàn)階段一個亟待解決的問題。4）管理人員能力不足。除上述方面外，檔案信息化建設(shè)對于檔案管理人員信息技術(shù)水平也提出了更高的要求，因此管理人員專業(yè)能力不足的問題也需要引起相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者的高度重視與關(guān)注。具體而言，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，工作人員只需掌握基本的檔案管理知識便能勝任檔案管理崗位，而檔案信息化建設(shè)則需要其不僅能夠熟練操作各類現(xiàn)代化設(shè)備儀器，同時(shí)還要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。在此背景下，許多企事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)均是由管理人員能力層面的問題而制約了相關(guān)工作的推進(jìn)，為此構(gòu)建一支高素質(zhì)信息技術(shù)人才隊(duì)伍勢在必行。

4 推動檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的有效舉措

1）強(qiáng)化社會宣傳，轉(zhuǎn)變大眾認(rèn)知。在新時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)已成為歷史發(fā)展的必然趨勢，因此我們必須注重社會各界對于檔案信息化建設(shè)的理解與認(rèn)知，從而推動相關(guān)建設(shè)工作的積極有效推進(jìn)。一方面，政府部門或相關(guān)組織機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)數(shù)字檔案及信息化檔案管理模式的社會宣傳工作，使更多的群體對其價(jià)值與作用有所正確全面的認(rèn)知，從而為檔案信息化轉(zhuǎn)變奠定思想基礎(chǔ)。另一方面，我們還要高度重視相關(guān)技術(shù)的支持與推廣，降低檔案信息化建設(shè)過程中受到的阻力，從而更好地推動社會各領(lǐng)域檔案管理工作模式的信息化轉(zhuǎn)變。相信隨著人們認(rèn)知水平的不斷提升，檔案信息化建設(shè)工作也將如火如荼般加以開展。2）加大資金投入，完善管理機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過程中，資金投入始終是一個繞不開的話題，只有充足的資金作為保障才能購置完備的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施?；诖?，相關(guān)企事業(yè)單位必須加大該領(lǐng)域的資金投入力度，通過在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施及檔案信息技術(shù)領(lǐng)域的投入與引進(jìn)來提高檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量。與此同時(shí)，為滿足新時(shí)期數(shù)字檔案管理工作的需求，我們還需要高度重視現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，一方面明確并細(xì)化檔案信息化管理工作的范疇與制度規(guī)范，另一方面還要強(qiáng)化責(zé)任制度落實(shí)與監(jiān)管，由此為信息化檔案管理模式的科學(xué)有序開展提供完善的制度保障。3）加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，保障信息安全。針對數(shù)字檔案及信息化檔案管理模式存在的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，我們還需要在信息安全領(lǐng)域進(jìn)行強(qiáng)化與創(chuàng)新，從而推動檔案信息化建設(shè)工作的安全有序推進(jìn)。首先，為有效防范網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵蝕與破壞，相關(guān)企事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)管理平臺的安全防護(hù)技術(shù)創(chuàng)新，如設(shè)置防火墻，并定期修改安全防護(hù)密鑰，從而提高檔案資源的安全防護(hù)能力。其次，為進(jìn)一步保障檔案資源的安全，檔案管理部門還要推行檔案信息訪問權(quán)限制度，通過這種方式我們能夠有效規(guī)避檔案資源信息的泄露問題。最后，檔案管理部門還要定期對信息化設(shè)備儀器及管理平臺系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與升級，從而對檔案資源進(jìn)行進(jìn)一步的保護(hù)。4）注重人才引進(jìn)，強(qiáng)化技能培訓(xùn)。作為檔案信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分之一，管理人員在整個轉(zhuǎn)變過程中發(fā)揮了不可替代的作用。為滿足企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需求，以及提高新模式下檔案管理工作的質(zhì)量和效率，我們還需要積極構(gòu)建一支高素質(zhì)專業(yè)性信息技術(shù)人才隊(duì)伍。首先，企事業(yè)單位管理層要正確認(rèn)知高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才的價(jià)值與作用，從而才能向外界聘用高端技術(shù)人才，并以此引進(jìn)外界的先進(jìn)檔案管理理念與模式方法。其次，針對檔案管理人員專業(yè)能力不足的現(xiàn)狀，相關(guān)單位還要積極組織檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)工作，通過專業(yè)知識的學(xué)習(xí)使其掌握檔案信息化建設(shè)所需的技術(shù)和技巧。

5 信息化檔案服務(wù)的創(chuàng)新思路分析

1）樹立主動型檔案服務(wù)意識。眾所周知，過往檔案管理與服務(wù)工作均以一種被動型方式加以開展，而信息時(shí)代背景下這種服務(wù)模式必然無法滿足時(shí)代發(fā)展需求。在檔案信息化建設(shè)的大趨勢下，我們必須注重主動型檔案服務(wù)理念的樹立，一方面能夠及時(shí)快速地完成新生成檔案資料的數(shù)字信息化轉(zhuǎn)變，并將其錄入數(shù)據(jù)庫之中，從而提高檔案歸檔的效率。另一方面還要在數(shù)字檔案資源查閱和調(diào)用方面提供主動高效地檔案服務(wù)形式，這里主要集中于檔案管理平臺的建設(shè)，通過對服務(wù)內(nèi)容的便捷性設(shè)置提高用戶的使用體驗(yàn)，進(jìn)而促進(jìn)檔案服務(wù)工作的水平與質(zhì)量。2）服務(wù)內(nèi)容層面的完善創(chuàng)新。一直以來，傳統(tǒng)檔案服務(wù)普遍存在質(zhì)量差和效率低的特點(diǎn)，其根源在于傳統(tǒng)檔案管理運(yùn)行模式過度依賴人工作業(yè)，特別是在龐大的檔案資源中調(diào)取檔案信息十分緩慢。而檔案信息化建設(shè)則從本質(zhì)上改變了檔案管理工作的模式與方法，并推動檔案服務(wù)工作的突破與發(fā)展。從服務(wù)角度來看，用戶的需求首先是速度快，然后便是在此基礎(chǔ)上操作過程的簡便性。在信息化檔案管理模式下，我們還要注重檔案服務(wù)工作的高質(zhì)高效化發(fā)展，堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)理念將檔案服務(wù)與用戶需求進(jìn)行緊密連接，從而滿足新時(shí)代背景下檔案服務(wù)工作的基本需要。3）注重檔案信息的保密與安全。在提高檔案服務(wù)工作便捷性與高效性的同時(shí)，我們還要高度重視檔案信息的保密與安全，從而為用戶提供更加專業(yè)的檔案服務(wù)。眾所周知，一些檔案具有較強(qiáng)的保密性，如果不能做信息化服務(wù)過程中給予有效的安全保護(hù)則會造成用戶重要信息的泄露?；诖耍瑥?qiáng)化檔案服務(wù)保密與安全建設(shè)則成為信息化檔案服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新的重要方向。一方面，相關(guān)檔案管理部門要注重檔案管理平臺的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，為用戶的檔案信息安全提供基礎(chǔ)保障。另一方面還要注重檔案管理平臺訪問權(quán)限設(shè)置，以及用戶平臺登錄認(rèn)證，從而有效規(guī)避檔案資料非法盜取情況的發(fā)生。

6 結(jié)論

綜上所述，信息化建設(shè)是當(dāng)前我國檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢，有助于充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值與作用。針對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，我們必須采取科學(xué)合理的舉措實(shí)現(xiàn)其管理模式的信息化轉(zhuǎn)變，并通過科學(xué)合理的創(chuàng)新工作提高檔案服務(wù)水平。相信隨著相關(guān)研究工作的逐步深入，我國檔案管理工作必將以更加科學(xué)合理的方式加以開展，并為用戶提供更加專業(yè)安全的信息化檔案服務(wù)。