平江縣自然資源檔案管理工作的優(yōu)化探討

張 明

（平江縣自然資源局，湖南 岳陽(yáng) 414500）

近年來(lái)機(jī)構(gòu)改革，相關(guān)職責(zé)職能的調(diào)整，自然資源系統(tǒng)越來(lái)越大，職能越來(lái)越多，導(dǎo)致需歸檔入庫(kù)的檔案也越來(lái)越多，我局檔案現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀(guān)，從檔案室規(guī)模上、檔案室設(shè)備、人員配置上，還是檔案人員的整體素質(zhì)及人員數(shù)量都有待完善，檔案管理迎來(lái)前所未有的挑戰(zhàn)。

1 平江縣自然資源局檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案室成立歷史及庫(kù)存情況

自然資源業(yè)務(wù)檔案，是指在自然資源專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的資料和載體的歷史記錄，對(duì)自然資源開(kāi)展工作有著重大的意義。平江縣自然資源局成立于1987年，原名平江縣國(guó)土管理局，1998年改名為國(guó)土資源局，2003年3月與平江縣地質(zhì)礦產(chǎn)管理局合并，2019年7月改為自然資源局。先后與城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃辦、林權(quán)辦、礦產(chǎn)資源管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室合并。自1987年單位成立至今，目前自然資源局檔案室形成了一個(gè)機(jī)構(gòu)集中管理3個(gè)全宗室存檔案467695卷的檔案，跨越35年歷史，涵蓋文書(shū)、專(zhuān)業(yè)、照片、音像、基建、會(huì)計(jì)、實(shí)物等各類(lèi)檔案。手工案卷目錄116本，歸檔文件目錄54本。其中數(shù)字化率為20%。已移交1986-2005年原國(guó)土局機(jī)關(guān)文書(shū)檔案348卷，原農(nóng)業(yè)區(qū)劃辦1975-1994年檔案204卷，原規(guī)劃辦1996-2017年度檔案1270卷。

1.2 檔案室的配置情況

檔案設(shè)備配置：服務(wù)器2個(gè)，微機(jī)4臺(tái)，復(fù)印機(jī)1臺(tái)，空調(diào)集中式4套，分散式4臺(tái)，去濕機(jī)10臺(tái)，消毒設(shè)備2臺(tái)。自然資源檔案庫(kù)房存儲(chǔ)容量較小，檔案室總建筑面積2350平方米（含租用2000平方米），現(xiàn)有檔案庫(kù)房5間，密集架210列，案卷排架長(zhǎng)度為2380米。飽和度達(dá)75%，未利用面積小。原有庫(kù)房位于辦公頂樓，上面沒(méi)有隔熱層，不符合檔案庫(kù)房“九防”的保管要求。沒(méi)有獨(dú)立的陳列室和閱檔室。人員配置：2個(gè)，平均年齡在45歲。

1.3 檔案分類(lèi)及使用情況

目前我局綜合檔案共設(shè)18大類(lèi)，有財(cái)務(wù)類(lèi)C地籍管理類(lèi)、土地整理復(fù)墾中心類(lèi)、土地儲(chǔ)備中心類(lèi)、執(zhí)法監(jiān)察類(lèi)I耕地保護(hù)類(lèi)、礦產(chǎn)開(kāi)發(fā)管理類(lèi)、地質(zhì)環(huán)境管理類(lèi)O礦產(chǎn)資源勘查儲(chǔ)量類(lèi)、征地拆遷中心類(lèi)、規(guī)劃類(lèi)等。自然資源檔案利用頻繁，僅2020年利用檔案2153人次，1937卷次，其中經(jīng)濟(jì)建設(shè)187卷次，宣傳教育75卷次，工作查考1655卷次，其他20卷次。

2 當(dāng)前自然資源檔案管理存在的問(wèn)題及改善措施

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施差，軟硬件條件不足

自2019年7月我局由原來(lái)的國(guó)土資源局、城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃辦、礦資源管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、林權(quán)辦合并組建而成，新成立的自然資源部門(mén)檔案數(shù)量繁多、內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣，現(xiàn)在從事自然資源檔案工作人員全是國(guó)土原職責(zé)部門(mén)的檔案工作人員，僅2人，原規(guī)劃、礦管辦、林權(quán)辦沒(méi)有專(zhuān)職的檔案人員，這使我們面臨了新的挑戰(zhàn)。硬件方面檔案柜、電腦、照相機(jī)、錄音機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，以及防盜門(mén)、滅火器、去濕機(jī)、空調(diào)、防磁柜、吸塵器、溫濕度儀等設(shè)施尚未全部配備到位。

2.2 管理制度不完善，各業(yè)務(wù)股室移交檔案參差不齊

新的自然資源局檔案管理方面相對(duì)較廣，但目前尚無(wú)統(tǒng)一的自然資源管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，目前，我局針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的做法是利用平江縣行政政務(wù)中心檔案館庫(kù)房作為保存原歷史檔案存放，原房產(chǎn)登記檔案與林業(yè)發(fā)證檔案均存放在一起，部分歷史土地審批檔案和原規(guī)劃未結(jié)案的遺留案件登記檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等存放于原國(guó)土資源局機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房，紙質(zhì)檔案分散管理。

2.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系不能完全落實(shí)，檔案安全得不到保障。

因各業(yè)務(wù)股室不定期會(huì)增加不少的檔案，在移交檔案的時(shí)候存在兩個(gè)歷史難題。一是移交時(shí)間難以統(tǒng)一規(guī)定，各業(yè)務(wù)股室檔案量有多有少，固定交檔時(shí)間給檔案存放量大的股室增加了壓力。二是整理檔案存在困難。如果交由業(yè)務(wù)股室自行整理，則整理檔案難以符合標(biāo)準(zhǔn)，若檔案室統(tǒng)一整理，要么人手不夠，要么檔案類(lèi)型涉及量大，整理方式也有不同，檔案歸類(lèi)存在難題。

自然資源檔案管理工作中存在的上述問(wèn)題，在一定程度上影響了檔案效果的利用和單位檔案行政管理的威信，也是廣大檔案工作者關(guān)注的熱點(diǎn)。要解決自然資源檔案管理中的這些問(wèn)題，必須采取以下措施：

3.1 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)及配置相關(guān)硬件設(shè)備

自然資源部門(mén)要高度重視檔案工作，將檔案工作納入我局的工作規(guī)劃和年度考核范圍，建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，加大投入力度，不斷完善各項(xiàng)硬件設(shè)施，下?lián)軐?zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，按照相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時(shí)更換自然資源檔案管理所需要的硬件設(shè)備設(shè)施，如高速掃描儀、平板掃描儀、購(gòu)置辦公系統(tǒng)相兼容的檔案管理網(wǎng)絡(luò)版軟件等。要加快招聘，急需至少一名專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)人才來(lái)管理檔案，或者從局內(nèi)部抽調(diào)一名年輕的骨干作為檔案管理的后備力量培養(yǎng)。

3.2 完善自然資源檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作

首先為確保檔案的保密性，每個(gè)業(yè)務(wù)股室不能超過(guò)一人到檔案室查詢(xún)檔案，且僅能在非查不可的情況下，定期到檔案室查詢(xún)。對(duì)于不能借出的檔案堅(jiān)決不允許借出，能借出的檔案在限定的時(shí)間內(nèi)歸還。其次，檔案的安全需要全局人員一起維護(hù)，入檔案室必須換鞋，且檔案室保持良好的衛(wèi)生、通風(fēng)、保溫等環(huán)境，滅火器材定期檢查，配備有殺蟲(chóng)器，去濕劑。再就是檔案的歸檔，所有的歸檔文件必須符合要求，做好目錄，編好頁(yè)碼，分清類(lèi)別。所有的檔案室工作人員要按照管理制度執(zhí)行，嚴(yán)格把關(guān)，以身作則，不因個(gè)人感情而背棄原則。業(yè)務(wù)方案也要加強(qiáng)檔案學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新檔案管理的方式方法，爭(zhēng)取在工作中創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)。

3.3 嚴(yán)格按照檔案相關(guān)制度管理，確保檔案安全及保密安全

將檔案收集整理、數(shù)字化、信息化任務(wù)進(jìn)一步分布細(xì)化，明確各文書(shū)部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案室的職能。為減少檔案室工作人員壓力，各業(yè)務(wù)股室應(yīng)按要求自行收集整理，定期移交檔案。或每年定期請(qǐng)檔案服務(wù)外包公司整理，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案集中保管、分類(lèi)科學(xué)、規(guī)范化收集整理歸檔。在整理檔案的過(guò)程中，涉及林權(quán)、房地產(chǎn)、土地、農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)等領(lǐng)域。不同的數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有很大的差異。不同時(shí)期的標(biāo)準(zhǔn)不同，管理模式的不同，導(dǎo)致檔案保存質(zhì)量參差不齊。在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)登記的過(guò)程中，由于數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、技術(shù)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)的差異，再加上人為因素的影響，很難保證紙質(zhì)檔案掃描信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，統(tǒng)一和規(guī)范檔案的任務(wù)很難完成，特別是在信息時(shí)代，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用和普及。檔案管理部門(mén)要對(duì)存留的檔案統(tǒng)一整理規(guī)整的話(huà)，任務(wù)量比較重，需要各個(gè)部門(mén)對(duì)此次任務(wù)的積極配合才能有效完成。

4 總結(jié)

為了保障自然資源檔案事業(yè)的健康發(fā)展，有效維護(hù)自然資源系統(tǒng)的歷史真實(shí)記錄，全局上下要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性和價(jià)值，檔案管理人員必須在工作中不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作制度，不斷推陳出新，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，全力把自然資源檔案工作推向前進(jìn)。