平江縣自然資源檔案管理工作的優化探討

張 明

（平江縣自然資源局，湖南 岳陽 414500）

近年來機構改革，相關職責職能的調整，自然資源系統越來越大，職能越來越多，導致需歸檔入庫的檔案也越來越多，我局檔案現狀卻不容樂觀，從檔案室規模上、檔案室設備、人員配置上，還是檔案人員的整體素質及人員數量都有待完善，檔案管理迎來前所未有的挑戰。

1 平江縣自然資源局檔案管理現狀

1.1 檔案室成立歷史及庫存情況

自然資源業務檔案，是指在自然資源專項業務活動中形成的資料和載體的歷史記錄，對自然資源開展工作有著重大的意義。平江縣自然資源局成立于1987年，原名平江縣國土管理局，1998年改名為國土資源局，2003年3月與平江縣地質礦產管理局合并，2019年7月改為自然資源局。先后與城鄉建設規劃辦、林權辦、礦產資源管理領導小組辦公室合并。自1987年單位成立至今，目前自然資源局檔案室形成了一個機構集中管理3個全宗室存檔案467695卷的檔案，跨越35年歷史，涵蓋文書、專業、照片、音像、基建、會計、實物等各類檔案。手工案卷目錄116本，歸檔文件目錄54本。其中數字化率為20%。已移交1986-2005年原國土局機關文書檔案348卷，原農業區劃辦1975-1994年檔案204卷，原規劃辦1996-2017年度檔案1270卷。

1.2 檔案室的配置情況

檔案設備配置：服務器2個，微機4臺，復印機1臺，空調集中式4套，分散式4臺，去濕機10臺，消毒設備2臺。自然資源檔案庫房存儲容量較小，檔案室總建筑面積2350平方米（含租用2000平方米），現有檔案庫房5間，密集架210列，案卷排架長度為2380米。飽和度達75%，未利用面積小。原有庫房位于辦公頂樓，上面沒有隔熱層，不符合檔案庫房“九防”的保管要求。沒有獨立的陳列室和閱檔室。人員配置：2個，平均年齡在45歲。

1.3 檔案分類及使用情況

目前我局綜合檔案共設18大類，有財務類C地籍管理類、土地整理復墾中心類、土地儲備中心類、執法監察類I耕地保護類、礦產開發管理類、地質環境管理類O礦產資源勘查儲量類、征地拆遷中心類、規劃類等。自然資源檔案利用頻繁，僅2020年利用檔案2153人次，1937卷次，其中經濟建設187卷次，宣傳教育75卷次，工作查考1655卷次，其他20卷次。

2 當前自然資源檔案管理存在的問題及改善措施

2.1 基礎設施差，軟硬件條件不足

自2019年7月我局由原來的國土資源局、城鄉建設規劃辦、礦資源管理領導小組辦公室、林權辦合并組建而成，新成立的自然資源部門檔案數量繁多、內容復雜、形式多樣，現在從事自然資源檔案工作人員全是國土原職責部門的檔案工作人員，僅2人，原規劃、礦管辦、林權辦沒有專職的檔案人員，這使我們面臨了新的挑戰。硬件方面檔案柜、電腦、照相機、錄音機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機等設備，以及防盜門、滅火器、去濕機、空調、防磁柜、吸塵器、溫濕度儀等設施尚未全部配備到位。

2.2 管理制度不完善，各業務股室移交檔案參差不齊

新的自然資源局檔案管理方面相對較廣，但目前尚無統一的自然資源管理制度和業務標準體系，目前，我局針對不動產登記檔案的做法是利用平江縣行政政務中心檔案館庫房作為保存原歷史檔案存放，原房產登記檔案與林業發證檔案均存放在一起，部分歷史土地審批檔案和原規劃未結案的遺留案件登記檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案等存放于原國土資源局機關檔案庫房，紙質檔案分散管理。

2.3 檔案管理標準體系不能完全落實，檔案安全得不到保障。

因各業務股室不定期會增加不少的檔案，在移交檔案的時候存在兩個歷史難題。一是移交時間難以統一規定，各業務股室檔案量有多有少，固定交檔時間給檔案存放量大的股室增加了壓力。二是整理檔案存在困難。如果交由業務股室自行整理，則整理檔案難以符合標準，若檔案室統一整理，要么人手不夠，要么檔案類型涉及量大，整理方式也有不同，檔案歸類存在難題。

自然資源檔案管理工作中存在的上述問題，在一定程度上影響了檔案效果的利用和單位檔案行政管理的威信，也是廣大檔案工作者關注的熱點。要解決自然資源檔案管理中的這些問題，必須采取以下措施：

3.1 加強檔案人才隊伍建設及配置相關硬件設備

自然資源部門要高度重視檔案工作，將檔案工作納入我局的工作規劃和年度考核范圍，建立和完善檔案工作的各項規章制度，加大投入力度，不斷完善各項硬件設施，下撥專項經費，按照相關建設標準和要求，及時更換自然資源檔案管理所需要的硬件設備設施，如高速掃描儀、平板掃描儀、購置辦公系統相兼容的檔案管理網絡版軟件等。要加快招聘，急需至少一名專業的檔案學專業人才來管理檔案，或者從局內部抽調一名年輕的骨干作為檔案管理的后備力量培養。

3.2 完善自然資源檔案管理制度，促進檔案管理工作

首先為確保檔案的保密性，每個業務股室不能超過一人到檔案室查詢檔案，且僅能在非查不可的情況下，定期到檔案室查詢。對于不能借出的檔案堅決不允許借出，能借出的檔案在限定的時間內歸還。其次，檔案的安全需要全局人員一起維護，入檔案室必須換鞋，且檔案室保持良好的衛生、通風、保溫等環境，滅火器材定期檢查，配備有殺蟲器，去濕劑。再就是檔案的歸檔，所有的歸檔文件必須符合要求，做好目錄，編好頁碼，分清類別。所有的檔案室工作人員要按照管理制度執行，嚴格把關，以身作則，不因個人感情而背棄原則。業務方案也要加強檔案學知識學習，與時俱進，不斷更新檔案管理的方式方法，爭取在工作中創先爭優。

3.3 嚴格按照檔案相關制度管理，確保檔案安全及保密安全

將檔案收集整理、數字化、信息化任務進一步分布細化，明確各文書部門和各業務部門檔案室的職能。為減少檔案室工作人員壓力，各業務股室應按要求自行收集整理，定期移交檔案。或每年定期請檔案服務外包公司整理，實現各類檔案集中保管、分類科學、規范化收集整理歸檔。在整理檔案的過程中，涉及林權、房地產、土地、農村土地承包經營權等領域。不同的數據在結構和內容上有很大的差異。不同時期的標準不同，管理模式的不同，導致檔案保存質量參差不齊。在進行檔案數據登記的過程中，由于數據格式、數據存儲、技術規范等標準的差異，再加上人為因素的影響，很難保證紙質檔案掃描信息數據的質量，統一和規范檔案的任務很難完成，特別是在信息時代，信息技術得到了廣泛的應用和普及。檔案管理部門要對存留的檔案統一整理規整的話，任務量比較重，需要各個部門對此次任務的積極配合才能有效完成。

4 總結

為了保障自然資源檔案事業的健康發展，有效維護自然資源系統的歷史真實記錄，全局上下要充分認識檔案的重要性和價值，檔案管理人員必須在工作中不斷創新和完善檔案管理工作制度，不斷推陳出新，總結經驗，全力把自然資源檔案工作推向前進。