淺析如何加強職業(yè)院校檔案管理工作

池彩虹

（焦作技師學院，河南 焦作 454003）

1 職業(yè)院校檔案管理的重要性

職業(yè)院校檔案管理工作的主要對象是學生檔案、教師檔案、教學檔案、科學研究的檔案、會計檔案、行政檔案等一系列的內(nèi)容，也是在各個學院開展相關工作過程中的重要依據(jù)之一，保留和進行高效的檔案管理工作對于職業(yè)院校的長期辦學有著積極的意義。然而在個別院校的檔案管理過程中依然不夠重視，存在著敷衍了事的行為，也存在著很大的漏洞等，許多要素都成為長期發(fā)展的制約因素之一。做好檔案管理的相關工作等，可以更好地為學校的發(fā)展服務。

2 職業(yè)院校檔案管理存在的問題

1）檔案管理信息化程度較低。職業(yè)院校檔案管理工作中配備了專門的檔案室、計算機等辦公設備，但是就目前的工作狀態(tài)而言基礎性的工作儀器已經(jīng)不能滿足實際的需要，案卷非接觸掃描儀、高速文檔掃描儀、電子裝訂機等高端設備目前而言還是十分緊缺的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存在著不易保存、容易損壞、修改困難等一系列問題，而且隨著時代的發(fā)展和進步等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)被淘汰，采取信息化的職業(yè)院校檔案管理模式是十分重要的。然而，在大多數(shù)的職業(yè)院校檔案管理中因為缺少人力、物力等方面的資源等，本身信息化的水平比較低，也就無法保證數(shù)字化的保存工作。并且，職業(yè)院校檔案管理中還存在著學校的合并、重組、搬遷、年代久遠等一系列問題，檔案信息化的管理依然面臨著較大的難度。

2）檔案管理重要性認識不足。職業(yè)院校檔案管理并不是學院的核心業(yè)務，也就在長期的工作過程中存在著不夠重視的現(xiàn)象，而且許多職業(yè)院校中并沒有獨立的檔案館，許多檔案室僅僅在學院的辦公室內(nèi)。并且檔案管理的專職工作人員長期不足，經(jīng)常出現(xiàn)兼職的檔案管理工作人員，而且在歸檔立卷的過程中經(jīng)常出現(xiàn)工作失誤，而造成了大量的資料積壓，而無法順利開展職業(yè)院校檔案管理。例如，在實際的職業(yè)院校檔案管理中涉及了兩所學校合并的問題，新校區(qū)還在建設，沒有專門的檔案室，而且面臨著兩校合并之后的大量檔案管理工作，也就隨之出現(xiàn)了無法及時整理和無法歸檔的問題，許多系統(tǒng)性的資料缺失。

3）缺乏完善的檔案管理制度。職業(yè)院校檔案包括學生檔案、教師檔案、教學檔案、學術科研檔案、基建檔案、會計檔案、行政檔案、黨務檔案等，職業(yè)院校檔案管理中涉及了較廣的服務范圍，也就與各個學院的管理緊密聯(lián)系，也是需要建立起完善的管理制度。而當前許多職業(yè)院校檔案管理制度缺失，無法更好地指導相關工作的開展和進行，需要建立起信息化的制度等，從而保證職業(yè)院校檔案管理工作高效進行。

4）檔案管理工作人員業(yè)務水平較低。職業(yè)院校檔案管理工作需要專門的工作人員負責此項工作，而當前大多數(shù)的管理人員都是非專業(yè)人員，只是兼職開展相應的工作，在理論知識、檔案管理技術等多方面都存在著不足，也就在職業(yè)院校檔案管理中無法高效地完成各項工作任務等。一些學院只有一到兩名工作人員，僅僅能夠完成日常的檔案管理的相關工作，后續(xù)在檢查整改中都面臨著較大的問題，無法滿足快速發(fā)展的職業(yè)院校檔案管理工作的需要。

3 提升職業(yè)院校檔案管理效果的措施

1）強化檔案管理隊伍建設工作。在職業(yè)院校檔案管理的過程中，工作效果和工作人員的個人素質(zhì)等有著緊密地聯(lián)系，特別是在當前網(wǎng)絡化和信息化的建設過程中，更為專業(yè)的檔案管理工作人員是顯得尤其重要的，對于高素質(zhì)的人才提出了要求。當前，大多數(shù)的職業(yè)院校檔案管理工作人員都缺乏系統(tǒng)性的學習工作，也無法開展高質(zhì)量和創(chuàng)新性的工作。所以職業(yè)院校檔案管理具有必要性和迫切性等，學校可以針對此方面的職業(yè)院校檔案管理工作內(nèi)容進行定期和不定期的技能培訓等一系列工作，從而使得職業(yè)院校檔案管理工作人員的自身技術水平等有效提升，也具備高度的責任心和創(chuàng)新意識等，打造高素質(zhì)的工作隊伍，起到更好地促進效果。

2）加強檔案標準化建設。在職業(yè)院校檔案管理的標準化建設過程中，需要從軟件和硬件等多方面的內(nèi)容上進行分析和處理等，在職業(yè)院校檔案管理的思路、方法等一系列工作上進行創(chuàng)新，從進行標準化的建設工作，也就嚴格按照各項規(guī)定等進行落實和延伸等。在職業(yè)院校檔案管理過程中加強信息數(shù)據(jù)資源庫的建設工作，也利用好信息技術加快智能化、網(wǎng)絡化的建設工作，實現(xiàn)了信息資源的共享等。其次，在職業(yè)院校檔案管理過程中，基礎設施建設必不可少，做好人員配備的工作，也做好安全防護，推動檔案信息化的建設等。

3）實行文檔一體化管理。在職業(yè)院校檔案管理中還需要與文書管理工作緊密結合起來，從而使得文件生成到歸檔的全過程都進行精細化管理工作，保證自身文件內(nèi)容等多方面具有較強的一致性。在文檔一體的管理中，充分利用了計算機技術快速處理的優(yōu)勢等，對于文書處理和形成有效數(shù)據(jù)信息的過程進行了分析和利用等，保證其形成有機體，也在網(wǎng)絡化建設的過程中建立起數(shù)據(jù)信息庫等，方便進行檔案的查詢和分析等，確保檔案部門工作的有效性。

4）加快檔案信息網(wǎng)絡化的實現(xiàn)。網(wǎng)絡技術正在經(jīng)歷著飛速的發(fā)展，具有速度快、影響力大的工作特點，也就使得其作為信息資源對象的過程中保證了信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化的工作進程，也保證了高效的檔案信息的建設工作。通過檔案網(wǎng)絡化工作的建設力度逐漸增強，也就在檔案的收集、管理等工作效率得到了有效地改善。在實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化的過程中，積極向其他有經(jīng)驗的檔案館借鑒經(jīng)驗，有計劃、有步驟的開展相關的工作。

5）加強編研工作，提高檔案信息開發(fā)利用效率。檔案編研是檔案管理部門根據(jù)檔案館藏檔案和社會需求等，在相關檔案研究內(nèi)容的基礎上開展的相關工作，也就是在參考資料、文件匯編、撰寫論文專著等一系列工作過程中發(fā)揮了重要的作用。為了使得檔案得到更進一步的利用等，就需要利用編研工作的成果等服務于社會的各項事業(yè)。在編研工作開展的過程中，可以根據(jù)職業(yè)院校檔案管理的需要以及檔案信息利用的前提條件為重要的依據(jù)等，進行各種各樣材料的有效甄別工作，確定合理的編研內(nèi)容，最終形成可行性強、學生性強的檔案信息，也就真正使得職業(yè)院校檔案管理工作的價值被開發(fā)出來。除了做好收集、立卷等一系列的工作之外，還可以開放檔案館，從而讓師生更多的接受此方面的信息；另一方面，還可以舉辦展覽、講座、開展校園廣播宣講等，更好的提升職業(yè)院校檔案利用的意識。

4 結束語

綜上所述，職業(yè)院校檔案管理是職業(yè)院校最為基礎性的工作之一，也在具體的管理工作過程中需要利用先進的技術和工作手段等進行開發(fā)和資源的高效利用等，努力提升職業(yè)院校檔案管理的質(zhì)量和工作效率等，為職業(yè)院校的長期穩(wěn)定發(fā)展作出重要的貢獻。