事業單位人事檔案管理必要性與具體策略

何 赟

（海南體育職業技術學院，海南 ?？?570203）

我國不斷的深化改革市場經濟體制，同時也在積極的轉變事業單位的社會職能，為了維護事業單位穩定向前發展，應該加強人才隊伍建設。人事檔案是事業單位檔案管理中關鍵性構成，對單位人員的工作狀態等等進行記錄，具備真實性、可靠性、客觀性、全面性等特點，事業單位可以將其作為人才選拔、干部晉升的有效指導。事業單位管理者應該高度的重視人事檔案的價值，考慮到自身發展實際，運用針對性的舉措提升管理質量水平。

1 事業單位人事檔案管理必要性分析

首先，有助于將單位管理能力增強。事業單位檔案工作中，重要的基礎性內容就是人事檔案，將全部員工基本信息資料進行記錄，屬于事業單位進行人才利用和選拔的重要依據。對于人事檔案科學的管理、高效的利用，可以促進優化調整單位的各項管理流程、工作環節，讓管理工作更加科學合理、穩定有序，進而將事業單位的管理能力進行強化。

其次，促使對于人力資源配置進行不斷優化。事業單位發展中，重要的支撐就是人才，經各崗位人員的密切配合，將相關工作有效完成。人力資源屬于事業單位向前發展的前提基礎，當前社會人才競爭異常的激烈，事業單位優化人力資源配置中，通常就是運用內部的提拔、外部的引進兩種模式。對于人才的選拔，可以通過查看人事檔案，提供重要的借鑒，科學的管理人事檔案，促使將員工的優勢和價值體現，促進崗位配置更加合理，確保人盡其才。

最后，實現動態化的追蹤員工。當前處于知識經濟時代中，人才的素質水平，決定了事業單位的發展走向。人事檔案中，對于員工的工作表現、工作績效、獎懲情況、經歷信息等進行記錄，屬于員工提升自我的關鍵性記錄。單位的領導通過觀看人事檔案，及時地了解到員工的思想、工作能力等，達到動態化的跟蹤員工的效果，促進單位更有效的挖掘人才、儲備人才，高質量的利用人才。

2 事業單位人事檔案管理的具體策略

2.1 構建完善的管理制度

各項工作順利實施的基礎就是制度，科學完善、嚴謹合理的制度，可以帶給管理工作重要的依據。人事檔案管理工作具備繁瑣性的特點，為了防止工作產生混亂，提升檔案資源的真實可靠性，就要事業單位密切的考慮到自身工作需要，提出科學的管理制度。

首先，對于制度的制定，應該綜合考慮員工的意見、建議，確保制度具備較強的實用性、可操作性。同時形成完善的制度體系，其中包含人事檔案管理的諸多內容，盡可能細致化的呈現。其次，管理制度并非一成不變，需要按照實際的工作情況靈活的調整制度，讓所落實的制度具備較強的針對性。人事檔案需要較高要求的真實可靠度，所以在檔案的收集、整理、歸檔、利用等程序上，應該保持嚴謹認真的態度，全部資源要充分的保障真實性、客觀性、完整性、權威性[1]。另外，事業單位內部，需要做好思想建設工作。人事檔案的價值性不斷提升，事業單位應構建專門管理機構，避免附屬于檔案室、人力資源部門，工作的展開應該獨立性進行。而且單位領導、檔案人員、其他的員工，均應該革新傳統的思想，高度的重視人事檔案，做好內部宣傳，穩定落實各項工作。檔案人員是管理工作的主體，應該解放思想，與時俱進，加強創新改革，運用國內外先進的、有效的管理模式，對于管理制度、管理程序和內容等優化，達到滿足自身發展的目標。

2.2 完善檔案管理的基礎建設并合理采集人事檔案資源

人事檔案管理工作應該獲得事業單位上級管理者的高度支持，各方加強交流，并且投資成本，引入先進的人事檔案基礎設備。比如事業單位內部構建人事檔案管理工作室，購入并運用新型的品質優異的檔案存儲箱，內部安裝防潮裝置、消防安全裝備，防范檔案受潮、軟化等問題。人事檔案需要定期的查閱，保障安全以及存儲有效。

采集人事檔案資源期間，真實客觀的采集員工的個人資料同時，也應該重視創新化、多元化的采集人事檔案資料的內容。人事檔案管理中的資料采集，應該保持負責嚴謹的態度，以前瞻性的眼光，對資料信息的真實性、準確度辨別，出現不符合于資料信息的信息，盡快反饋給上級部門，并且重新的采集，避免人事檔案源頭產生紕漏的問題[2]。

2.3 提升人員的綜合素質水平

檔案人員屬于管理工作的執行者，其業務能力、職業素養、綜合素質水平，密切的關聯于最終的管理效率和質量。事業單位應該運用科學的舉措，將檔案人員的能力、素質提升，形成專業化的、工作能力較強的現代管理隊伍。

構建檔案管理人才隊伍期間，需要在內部挖掘高素質的檔案人才，多在社會以及高校中，將具有專業背景的人才吸納，促使管理隊伍的不斷充實，并且持續的完善。人事檔案管理需要人員具備較強的業務能力，事業單位應該重視對人員的定期培訓，培訓專業的知識、操作信息技術的能力，同時還包括進行培養較高的道德品質、優秀的職業素養，將人員綜合素質水平提升，可以更好地勝任崗位工作。另外也要采取合理的獎懲制度，獎勵工作表現優異的員工，同時懲處工作態度不端正的員工，強化隊伍質量。

2.4 合理運用檔案功能并且增強人事檔案管理的信息化

時代不斷發展，事業單位的人事檔案管理工作中，所記錄內容向著廣泛化的方向發展，同時注重檔案資料的客觀性以及可靠性。所以落實人事檔案管理期間，應該對檔案功能科學地運用，并且對于內部管理結構進行靈活的調整。即相關管理者，需要對人事檔案的法律資料進行保留，擴充的人事檔案管理的范圍中，涵蓋進員工的績效考核、工作獎懲、社保繳納等內容，及時的同步更新個人簡歷等指標，保障檔案查詢真實[3]。

事業單位的人事檔案管理中，具備專業人才信息庫，工作人員應該將人事檔案管理的信息化提升，獲得更高的人事檔案運用效率。當前處于互聯網信息時代背景中，需要做到與時俱進，科學的導入各類先進的信息技術，將人事檔案的應用年限增加，比如，人事檔案管理人員合理的融合起文字資源、視頻資源、音頻資源等等，同時可采購網絡檔案軟件，提升人事檔案管理的質量，采取先進的網絡平臺，將員工檔案存儲，減小人事檔案的紙質成本，讓人事檔案管理工作的開展呈現出科技化、信息化以及便捷化的優勢特點。

2.5 增強與人才服務機構的交流

社會各部門在一定程度上，推動了事業單位人事檔案管理工作，其中人才服務機構的作用更為顯著。所以，事業單位可以密切跟人才服務機構的協作、交流，吸納其他行業的成功案例，創建優越的人事檔案管理體系。人事部門應該將表率作用切實地發揮，深入基層，將自身的管理溝通能力提升，以多種途徑促使人事檔案的管理職能更好優化。

3 結語

事業單位的發展中，人事檔案管理工作水平會對其發展狀態、未來走向等產生重要的影響。因此，需要事業單位管理人員高度的關注人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作跟單位發展之間的關聯性充分認知，將人事檔案管理質量不斷提升，維護事業單位先進 化的發展。