事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略

何 赟

（海南體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院，海南 海口 570203）

我國不斷的深化改革市場經(jīng)濟體制，同時也在積極的轉(zhuǎn)變事業(yè)單位的社會職能，為了維護事業(yè)單位穩(wěn)定向前發(fā)展，應(yīng)該加強人才隊伍建設(shè)。人事檔案是事業(yè)單位檔案管理中關(guān)鍵性構(gòu)成，對單位人員的工作狀態(tài)等等進行記錄，具備真實性、可靠性、客觀性、全面性等特點，事業(yè)單位可以將其作為人才選拔、干部晉升的有效指導(dǎo)。事業(yè)單位管理者應(yīng)該高度的重視人事檔案的價值，考慮到自身發(fā)展實際，運用針對性的舉措提升管理質(zhì)量水平。

1 事業(yè)單位人事檔案管理必要性分析

首先，有助于將單位管理能力增強。事業(yè)單位檔案工作中，重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容就是人事檔案，將全部員工基本信息資料進行記錄，屬于事業(yè)單位進行人才利用和選拔的重要依據(jù)。對于人事檔案科學(xué)的管理、高效的利用，可以促進優(yōu)化調(diào)整單位的各項管理流程、工作環(huán)節(jié)，讓管理工作更加科學(xué)合理、穩(wěn)定有序，進而將事業(yè)單位的管理能力進行強化。

其次，促使對于人力資源配置進行不斷優(yōu)化。事業(yè)單位發(fā)展中，重要的支撐就是人才，經(jīng)各崗位人員的密切配合，將相關(guān)工作有效完成。人力資源屬于事業(yè)單位向前發(fā)展的前提基礎(chǔ)，當前社會人才競爭異常的激烈，事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置中，通常就是運用內(nèi)部的提拔、外部的引進兩種模式。對于人才的選拔，可以通過查看人事檔案，提供重要的借鑒，科學(xué)的管理人事檔案，促使將員工的優(yōu)勢和價值體現(xiàn)，促進崗位配置更加合理，確保人盡其才。

最后，實現(xiàn)動態(tài)化的追蹤員工。當前處于知識經(jīng)濟時代中，人才的素質(zhì)水平，決定了事業(yè)單位的發(fā)展走向。人事檔案中，對于員工的工作表現(xiàn)、工作績效、獎懲情況、經(jīng)歷信息等進行記錄，屬于員工提升自我的關(guān)鍵性記錄。單位的領(lǐng)導(dǎo)通過觀看人事檔案，及時地了解到員工的思想、工作能力等，達到動態(tài)化的跟蹤員工的效果，促進單位更有效的挖掘人才、儲備人才，高質(zhì)量的利用人才。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的具體策略

2.1 構(gòu)建完善的管理制度

各項工作順利實施的基礎(chǔ)就是制度，科學(xué)完善、嚴謹合理的制度，可以帶給管理工作重要的依據(jù)。人事檔案管理工作具備繁瑣性的特點，為了防止工作產(chǎn)生混亂，提升檔案資源的真實可靠性，就要事業(yè)單位密切的考慮到自身工作需要，提出科學(xué)的管理制度。

首先，對于制度的制定，應(yīng)該綜合考慮員工的意見、建議，確保制度具備較強的實用性、可操作性。同時形成完善的制度體系，其中包含人事檔案管理的諸多內(nèi)容，盡可能細致化的呈現(xiàn)。其次，管理制度并非一成不變，需要按照實際的工作情況靈活的調(diào)整制度，讓所落實的制度具備較強的針對性。人事檔案需要較高要求的真實可靠度，所以在檔案的收集、整理、歸檔、利用等程序上，應(yīng)該保持嚴謹認真的態(tài)度，全部資源要充分的保障真實性、客觀性、完整性、權(quán)威性[1]。另外，事業(yè)單位內(nèi)部，需要做好思想建設(shè)工作。人事檔案的價值性不斷提升，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建專門管理機構(gòu)，避免附屬于檔案室、人力資源部門，工作的展開應(yīng)該獨立性進行。而且單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、其他的員工，均應(yīng)該革新傳統(tǒng)的思想，高度的重視人事檔案，做好內(nèi)部宣傳，穩(wěn)定落實各項工作。檔案人員是管理工作的主體，應(yīng)該解放思想，與時俱進，加強創(chuàng)新改革，運用國內(nèi)外先進的、有效的管理模式，對于管理制度、管理程序和內(nèi)容等優(yōu)化，達到滿足自身發(fā)展的目標。

2.2 完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)并合理采集人事檔案資源

人事檔案管理工作應(yīng)該獲得事業(yè)單位上級管理者的高度支持，各方加強交流，并且投資成本，引入先進的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)備。比如事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建人事檔案管理工作室，購入并運用新型的品質(zhì)優(yōu)異的檔案存儲箱，內(nèi)部安裝防潮裝置、消防安全裝備，防范檔案受潮、軟化等問題。人事檔案需要定期的查閱，保障安全以及存儲有效。

采集人事檔案資源期間，真實客觀的采集員工的個人資料同時，也應(yīng)該重視創(chuàng)新化、多元化的采集人事檔案資料的內(nèi)容。人事檔案管理中的資料采集，應(yīng)該保持負責嚴謹?shù)膽B(tài)度，以前瞻性的眼光，對資料信息的真實性、準確度辨別，出現(xiàn)不符合于資料信息的信息，盡快反饋給上級部門，并且重新的采集，避免人事檔案源頭產(chǎn)生紕漏的問題[2]。

2.3 提升人員的綜合素質(zhì)水平

檔案人員屬于管理工作的執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)水平，密切的關(guān)聯(lián)于最終的管理效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該運用科學(xué)的舉措，將檔案人員的能力、素質(zhì)提升，形成專業(yè)化的、工作能力較強的現(xiàn)代管理隊伍。

構(gòu)建檔案管理人才隊伍期間，需要在內(nèi)部挖掘高素質(zhì)的檔案人才，多在社會以及高校中，將具有專業(yè)背景的人才吸納，促使管理隊伍的不斷充實，并且持續(xù)的完善。人事檔案管理需要人員具備較強的業(yè)務(wù)能力，事業(yè)單位應(yīng)該重視對人員的定期培訓(xùn)，培訓(xùn)專業(yè)的知識、操作信息技術(shù)的能力，同時還包括進行培養(yǎng)較高的道德品質(zhì)、優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)，將人員綜合素質(zhì)水平提升，可以更好地勝任崗位工作。另外也要采取合理的獎懲制度，獎勵工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工，同時懲處工作態(tài)度不端正的員工，強化隊伍質(zhì)量。

2.4 合理運用檔案功能并且增強人事檔案管理的信息化

時代不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，所記錄內(nèi)容向著廣泛化的方向發(fā)展，同時注重檔案資料的客觀性以及可靠性。所以落實人事檔案管理期間，應(yīng)該對檔案功能科學(xué)地運用，并且對于內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)進行靈活的調(diào)整。即相關(guān)管理者，需要對人事檔案的法律資料進行保留，擴充的人事檔案管理的范圍中，涵蓋進員工的績效考核、工作獎懲、社保繳納等內(nèi)容，及時的同步更新個人簡歷等指標，保障檔案查詢真實[3]。

事業(yè)單位的人事檔案管理中，具備專業(yè)人才信息庫，工作人員應(yīng)該將人事檔案管理的信息化提升，獲得更高的人事檔案運用效率。當前處于互聯(lián)網(wǎng)信息時代背景中，需要做到與時俱進，科學(xué)的導(dǎo)入各類先進的信息技術(shù)，將人事檔案的應(yīng)用年限增加，比如，人事檔案管理人員合理的融合起文字資源、視頻資源、音頻資源等等，同時可采購網(wǎng)絡(luò)檔案軟件，提升人事檔案管理的質(zhì)量，采取先進的網(wǎng)絡(luò)平臺，將員工檔案存儲，減小人事檔案的紙質(zhì)成本，讓人事檔案管理工作的開展呈現(xiàn)出科技化、信息化以及便捷化的優(yōu)勢特點。

2.5 增強與人才服務(wù)機構(gòu)的交流

社會各部門在一定程度上，推動了事業(yè)單位人事檔案管理工作，其中人才服務(wù)機構(gòu)的作用更為顯著。所以，事業(yè)單位可以密切跟人才服務(wù)機構(gòu)的協(xié)作、交流，吸納其他行業(yè)的成功案例，創(chuàng)建優(yōu)越的人事檔案管理體系。人事部門應(yīng)該將表率作用切實地發(fā)揮，深入基層，將自身的管理溝通能力提升，以多種途徑促使人事檔案的管理職能更好優(yōu)化。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的發(fā)展中，人事檔案管理工作水平會對其發(fā)展狀態(tài)、未來走向等產(chǎn)生重要的影響。因此，需要事業(yè)單位管理人員高度的關(guān)注人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作跟單位發(fā)展之間的關(guān)聯(lián)性充分認知，將人事檔案管理質(zhì)量不斷提升，維護事業(yè)單位先進 化的發(fā)展。