試分析如何加強衛健系統人事檔案管理服務職能

梁淑雯

（番禺區衛生健康局，廣東 廣州 511400）

加強衛健系統人事檔案管理服務職能，是全面提升衛健系統工作質量的重要保障。在當前衛生健康需求不斷提升的背景下，強化人事檔案管理工作建設，是全面提升我國醫療衛生服務質量的基礎，對做好新時代醫療衛生系統人事管理工作，更好地服務醫療衛生事業大局具有重要的現實意義。

1 衛健系統人事檔案管理服務職能強化的必要性

對于衛健系統人事檔案管理工作而言，其涉及多個環節，如人事檔案的收集和整理工作，也需要做好保管和鑒定工作，此外，還需要統計并加以應用。在我國醫療衛生體制改革不斷推進的情況下，我國醫療衛生工作需要在管理上做進一步優化，不斷推進人事檔案管理工作的完善，強化監督管理質量。為此，在人事檔案管理過程中，衛健系統需要通過引入信息處理系統和數據處理方法，不斷提升信息化管理效果，以此來滿足日益增長的檔案服務需要。這種服務既有面向內部干部檔案的管理，也有面向外部向群眾提供的檔案服務。基于這種考慮，加強檔案管理服務職能建設是非常有必要的。

2 衛健系統人事檔案管理服務存在的問題

1）重視程度有待提升。客觀而言，衛健系統領導對于人事檔案管理工作缺乏足夠的認識，在大部分情況下，衛健系統將工作重點放在了醫療工作上，對于醫療技術手段的發展非常關注，對于人事檔案管理缺乏足夠的認識，致使很多工作人員的檔案意識較為薄弱，忽視了檔案的重要價值。例如工資審核表、衛生專業技術人員考試登記表、職稱評審表等等，很多材料原件需要存入本人的人事檔案中，但是由于工作人員不夠重視，并沒有提交，而是選擇自己保管，進而出現丟失等狀況，這就造成了其檔案的缺失問題，無法在檔案中反映自己的全部信息，影響了其后續的管理工作。

2）人事檔案管理制度需進一步完善。衛健系統已經建立了系統的人事檔案管理制度，但是在實際運行過程中，由于工作量的增多，使得制度應用尚存在一些需要完善的內容，對于檔案管理標準化建設方面不夠到位，流程化的管理雖然可以基本實現，但是在具體工作中仍然存在一些隨意性，一定程度上影響了檔案管理的質量。

3）信息化程度仍然提升。目前，衛健系統建立起了較為系統的信息化檔案管理體系，但是在具體應用中，信息化管理模式更多地體現為將檔案信息騰挪至電腦上而已，本質上并沒有非常大的差別。事實上，信息化技術可以為檔案管理提供大數據分析、檔案分類管理、動態化監管等各種幫助，但是目前衛健系統在此方面有待提升，這也是未來衛健系統檔案管理工作提高的重要著力點。

4）監督管理機制要進一步提升。對于檔案管理工作缺乏認識，使得監督管理機制建設也相對滯后，很多時候需要衛健系統檔案管理部門自查，可以說既當運動員，又當裁判員。由于沒有足夠的重視，使得相關排查工作的質量受到了影響。

3 衛健系統人事檔案管理服務職能強化對策

1）細化人事檔案管理人員職責。細化人事檔案管理人員職責，是保障檔案管理質量的重要基礎。立足新時期檔案管理的客觀表現，要求檔案管理人員嚴格遵守國家相關規定，并構建人事檔案臺賬機制，要求管理人員可以按照規定及時收集、整理和鑒別檔案材料，對于相關規章制度有清晰的認知，能夠按照相關規定及時辦理各種業務，并能夠認真維護仍是檔案的完整度和安全性，加強檔案的保密工作。同時，要求人事檔案管理人員能夠對部門檔案管理情況有全面認知，尤其對于自己工作環節承擔直接責任，在對接的流程中，要明確不同工作人員的職責，一旦出現問題，要及時排查，明確責任，從而提升檔案管理的質量。

2）搭建人事檔案管理制度。基于當前衛健系統人事檔案管理的具體需要，需要更為系統地搭建人事檔案管理制度。考慮到當前現狀，需要進一步優化檔案材料收集制度，要基于《干部人事檔案材料收集歸檔規定》強化檔案的收集和補充工作，要求檔案工作人員嚴格按照操作規程與人事檔案材料部門進行溝通和交流，及時掌握檔案材料信息，而檔案材料形成部門則應嚴格按照規定，在形成正式材料后一個月內將材料送交人事檔案部門歸檔。對于檔案工作人員而言，其要做好檔案核對工作，分析有無缺失，并及時催要，對于有問題的材料要退回補辦。同時，要優化人事檔案材料的鑒別和歸檔制度，嚴把材料管理關口，保證檔案材料的完整性和真實性，手續也要齊全，禁止殘缺不全或者不符合要求的檔案入檔，全面提升管理的質量。與此同時，對于檔案查閱和借閱的管控，也要持續優化，嚴格落實，嚴格遵守保密制度，對查閱人員進行登記記錄，對于借閱的情況，需要報經上級批準。不僅如此，要注意強化檔案轉遞機制建設，保證轉遞的程序合法合理、時間合理、完整性等。另外，要優化人事檔案檢查核對統計制度，及時發現問題并第一時間解決，保證檔案的準確性，從而提升人事檔案管理的合理性和有效性。

3）優化電子人事檔案服務機制。借助新的信息化技術手段，不斷優化電子人事檔案的服務機制。從目前來看，衛健系統在人事檔案管理中不但要強化機關單位內部干部檔案管理，也需要對下屬衛生事業單位在編干部的檔案進行管理，工作量不斷提升。為此，衛健系統需要借助信息化技術強化電子人事檔案服務模式建設，打造更為系統的數字人事檔案體系，推進電子檔案統一歸檔標準建設，通過信息化技術，如通過位置地圖快速定位實體檔案，或通過物聯網技術快速獲取數字檔案信息等，讓檔案的查詢和利用更加方便快捷。

4）落實人事檔案排查整改工作。落實人事檔案排查整改工作才能強化對人事檔案管理的質量。在排查整改過程中，要做到全程跟蹤和動態化管理，隨時錄入和更新人事檔案內容，如對于存在的人事干部職務變動、工作履歷、繼續教育、獎懲情況等第一時間進行檔案優化和調整，并且要注意檔案信息和其他資源的有效融合，實現統計和數據的有機聯動。同時，衛健系統要強化監管，對于查處的檔案造假等行為，要嚴格加以懲處，做到“凡提必審”、“凡進必審”、“凡轉必審”，對于需要查閱權限的檔案，則要專門派人進行管控，嚴格授權管理。另外，衛健系統要注意強化日常監督工作，打造全面的監督體系，不斷加強檔案排查管理的效果。

4 結語

加強人事檔案管理工作對提高衛健系統管理工作效率，促進衛健事業健康發展意義重大。作為人事檔案管理工作者，要適應新時代形勢任務新要求，針對當前人事檔案管理中存在的問題，制定具體措施，不斷提高管理水平，為深化醫療衛生事業改革發展作出更多貢獻。