加強事業單位人事檔案立卷歸檔工作的探討

劉 偉

（山東省濰坊市退役軍人服務中心，山東 濰坊 261061）

事業單位人事檔案立卷歸檔工作可以對事業單位職工進行評價，為事業單位員工職稱晉升提供必要的依據，并在優化明確福利待遇的前提下能夠推動績效改革。所以健全人力資源檔案管理的立卷歸檔機制是事業單位人事檔案管理工作中的重點，這將可以推動事業單位職工的全面發展，從而進一步梳理事業單位職工的工作內容，提高事業單位人員的工作質量。

1 事業單位檔案立卷歸檔的注意事項

1.1 加強文件分類

事業單位檔案的立卷歸檔工作應根據事業單位檔案管理的需要，將事業單位檔案的文件進行有序分類。目前主要可以分為綜合類、組織人事類以及業務類。首先，一般綜合類的檔案涉及的內容較多，文件中有關人事管理的文件和事業單位分類管理的文件也較多，里面也會涉及單位人員的表彰、處罰方面等文件。這些文件的使用頻率較低，但這些文件所涉及的內容較多，而且檔案的時效性也較強。所以為了保證事業單位人事檔案管理的完整性，通常會收納部分與人事工作有關的行政檔案。因檔案中涉及職工的五險一金檔案，以及辦理入職與退休時的檔案，所以應根據事業單位員工的等級和員工的成長情況對材料進行逐年完善。組織人事檔案還要能夠證明員工與單位的關系，為今后的考察提供重要依據。在人事檔案管理中組織人事檔案應按照年份進行整理，并做到逐年劃分，從細節上進行完善檔案數據，并記錄職工在工作中的所有懲罰信息。業務類信息檔案是事業單位利用率較高的檔案，業務類檔案包括各項工作的基本數據以及指導規范，業務檔案可以對公眾開放，但也需要根據工作做好業務檔案的保密工作。

1.2 文件的編碼存檔

事業單位人事檔案的立卷歸檔重點在于文件的編碼與存檔方面，文件應根據不同類型的檔案立卷歸檔進行專業的操作。首先應按照機關事業單位人事檔案立卷歸檔的標準進行編碼，同時按照年份類型、卷號、名稱等進行具體歸檔和整理，其次還要根據檔案的使用需求對檔案進行二次分類。例如：應按照人事檔案的用途分為組織關系類、醫療類、工商類、養老類，同時根據檔案的使用需要進行編碼編寫。第三是需要提高檔案的檢索效率，對檔案的類型進行區分編碼并做好記錄，方便相關人員可以在查閱資料時能夠迅速找到具體的檔案信息。

2 人事檔案立卷歸檔工作存在的問題

2.1 缺乏完善的管理體制

目前有些事業單位長期以來對人事檔案管理工作不重視，未能建立標準化的人事檔案管理機制，導致部分人事檔案管理人員因缺乏專業的工作能力和工作經驗，在實際工作中查找數據資料較為困難，同時還會出現部分數據損壞丟失的現象。所以人事檔案立卷歸檔工作只有得以重視，才能完善人事檔案管理體制。只有完善人事檔案管理體制，才能提高人事檔案管理工作的效率，在查閱調取資料時需要使用信息數據技術，以此加快單位人事檔案管理工作人員在整理檔案時的工作效率。

2.2 立卷歸檔不規范

人事檔案管理效率低的主要問題是人事檔案立卷歸檔操作不規范，有些事業單位人力資源管理部門缺乏規范性，同時在人事檔案管理工作中缺乏有效互動配合，導致專職檔案管理人員的工作壓力較大，一些重要數據信息的核對與錄入工作較為困難。檔案管理人員的日常管理經常面臨著數據材料不齊全、材料丟失混亂的情況，甚至會出現有些人事檔案不能及時收取的問題，這種情況的出現是由于事業單位人員還未能認識到人事檔案管理的重要性，對事業人事檔案管理工作不用心所造成的。因此只有積極認真地進行檔案材料的整理，并實行檔案管理機制以及信息技術化辦公，才能保證信息數據的安全。

3 人事檔案立卷歸檔工作的完善對策

3.1 提高檔案立卷歸檔重視程度

人事檔案管理工作不僅關系到事業單位的人才建設水平，同時也影響著事業單位未來人才的配置，以及引進工作的方針戰略。加強人事檔案管理是對職工負責，人事檔案管理是職工職級和辦理福利待遇的重要材料，事業單位只有加強對人事檔案管理的重視程度，才能加大對人事檔案立卷歸檔工作的指導監督力度。注重由專職人事部門人員和檔案管理人員共同完成立卷歸檔工作，同時在人事檔案管理工作中，要對設備配置齊全，并提供必要的工作條件與工作場所。檔案管理人員應熟悉信息化人事檔案管理方式方法，對信息檔案管理技術進行普及，以促進檔案管理人員不斷提高自身專業素質以及工作能力，滿足人事檔案管理工作的需求。

3.2 完善立卷歸檔機制

人事檔案立卷歸檔應從人力資源管理的實際出發，根據事業單位人事管理的需要形成科學化的檔案管理工作。首先，要加強人事檔案的收集、管理與保管，完善人事檔案的管理，并完善人事檔案管理機制，加強對人事檔案工作的監督指導，嚴格執行部門下發的人事檔案管理工作要求。其次，完善人事檔案管理檔案的收集時，要保證事業單位人員的各種數據信息有效地進行轉接傳遞、保存，同時對一些重要的數據信息進行重要標記。在一些信息、數據需要補充時，要確保相關資料的準確性、完整性以及全面性，從而達到人事檔案立卷歸檔工作的有序進行。

4 結語

綜上所述，事業單位人事檔案的立卷歸檔工作應服務于事業單位的人才管理，同時要注重以信息化技術手段和高標準要求事業單位人事檔案的管理，以此提高立卷歸檔工作水平。根據目前人事管理制度人事檔案的數據應用，需要形成專業檔案管理機制，滿足檔案管理的需求，從而降低人事檔案在使用與管理中的各項風險。