新形勢(shì)下基層單位如何加強(qiáng)檔案管理

孫芳梅

（山東省無棣縣海豐街道辦事處便民服務(wù)中心，山東 濱州 251900）

檔案管理對(duì)于國(guó)家建設(shè)和黨建工作都有著重要意義，小到個(gè)人，大到國(guó)家和單位，各行各業(yè)各個(gè)組織單位都離不開檔案管理工作。檔案管理工作也需要適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，順應(yīng)新形勢(shì)、提出新任務(wù)成為當(dāng)前開展的新工作目標(biāo)。

1 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作人員問題

在一些組織單位中，存在人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位的問題。這表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門對(duì)檔案管理工作重要程度的認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理工作無法系統(tǒng)地開展，在資料的收集、整合、管理與應(yīng)用等方面效率低下。有些單位只保留一些財(cái)務(wù)人事相關(guān)的檔案，忽略日常工作中產(chǎn)生的一些檔案資料，還有一些單位則讓非專業(yè)人員從事檔案管理部門的工作。

其次，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高。對(duì)于檔案管理工作這一綜合性任務(wù)來說，工作人員需要具備綜合業(yè)務(wù)知識(shí)。除了要具備文字知識(shí)之外，檔案管理工作者還需要具備本單位相關(guān)的專業(yè)知識(shí)以及硬件設(shè)備的操作技術(shù)等能力。不僅如此，一些檔案管理工作者沒有獲得較為充分的專業(yè)培訓(xùn)，使得在實(shí)際工作中無法在檔案管理任務(wù)上得心應(yīng)手。在單位組織中，相比于黨務(wù)、人事以及財(cái)務(wù)這類職能部門而言，檔案部門的工作者很少有機(jī)會(huì)接觸到專業(yè)的培訓(xùn)，因此很難系統(tǒng)有效地學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)。這就使得部分檔案管理工作者無法適應(yīng)高速發(fā)展的信息化時(shí)代。

1.2 檔案管理制度存在不足

檔案管理工作在制度體系上仍存在一些不足，這主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

第一，在檔案管理工作上，資料的收集、整理、篩選以及保管上沒有形成高效的工作流程。而在資料的統(tǒng)計(jì)、分析以及利用上，則沒能夠充分發(fā)所蘊(yùn)含的信息價(jià)值。此外，在檔案的保存、加密以及借閱上，沒能建立出一套有效安全的保密機(jī)制。

第二，制度的制定有一定的時(shí)代滯后性。有些組織單位的檔案管理制度大多是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管與借閱而言來設(shè)置的。這就使得該制度在面對(duì)高速化信息時(shí)代中的問題上，無法做出有效及時(shí)的處理。

第三，在檔案管理制度的執(zhí)行上存在執(zhí)行力不足的問題。在檔案管理工作流程上，工作人有時(shí)候無法嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行操作，這就使得在時(shí)間、流程以及規(guī)范上存在欠缺。最常見的表現(xiàn)就是工作拖延問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作無法及時(shí)進(jìn)行。

1.3 檔案管理設(shè)備使用不到位

檔案管理設(shè)備是檔案工作能夠順利開展的基礎(chǔ)。而當(dāng)下一些組織單位的檔案管理部門存在設(shè)備落后，沒有獨(dú)立保管室等問題。

其中，檔案室的無法建立受到組織單位的資金制約和場(chǎng)地面積的限制。很多基層組織單位出于對(duì)實(shí)際工作需求和工作性質(zhì)的考慮而沒有設(shè)置專門獨(dú)立的檔案保管室，此外一些企業(yè)也會(huì)將檔案資料存放在辦公室，這都會(huì)存在信息安全隱患。

而硬件設(shè)備的不達(dá)標(biāo)則使得在保護(hù)檔案資料上存在安全漏洞。例如存在防盜門窗的不配備、火災(zāi)應(yīng)對(duì)設(shè)備的缺少與老化、專用檔案資料存放柜的缺少等問題。此外，基層單位在檔案保存工作上還存在監(jiān)控、報(bào)警不到位等問題。

最后，檔案管理的數(shù)字化程度不高，缺少系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理機(jī)制使得單位只能依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。這就造成了信息的處理低效、資料管理安全等問題。

2 檔案管理工作有效開展方法

2.1 加強(qiáng)宣傳教育

通過對(duì)組織機(jī)構(gòu)、基層單位以及對(duì)應(yīng)的工作人員進(jìn)行宣傳教育和教授知識(shí)技能，可以有效地提升人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度。檔案管理對(duì)于國(guó)家單位而言是關(guān)乎到組織發(fā)展、政策制定以及綱領(lǐng)調(diào)整的重要基礎(chǔ)工作，而對(duì)于個(gè)人而言則是其社會(huì)工作能夠順利展開的基礎(chǔ)保障。此外，一個(gè)組織單位只有順利開展檔案管理工作，才能夠保障人事、資金等信息資料的安全與完整。此外，大力加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，將《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等作為檔案工作人員日常的學(xué)習(xí)資料，也是一種行之有效地的宣傳教育手段。最后，從基層單位領(lǐng)導(dǎo)到每一個(gè)工作人員，要建立起牢固的資料安全與保護(hù)意識(shí)，通過樹立正確的大局觀來切實(shí)地保證檔案工作的順利開展是宣傳教育的最終目標(biāo)。

2.2 提升管理制度

管理制度是保證基層檔案工作順利展開的政策基礎(chǔ)，除了要大力提升檔案管理制度的規(guī)范化、系統(tǒng)化的水平之外，將管理機(jī)制、部門規(guī)章、管理辦法和機(jī)構(gòu)設(shè)置落實(shí)到位且有機(jī)統(tǒng)合在一起也是整體提升管理制度的有效手段。檔案工作本身具有很高的制度性和組織性，加強(qiáng)規(guī)范檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)是能夠切實(shí)有效地提升信息收集、資料整理、以及檔案保管的手段。因此可以從現(xiàn)有的管理機(jī)制上進(jìn)行梳理分析，針對(duì)其中各個(gè)環(huán)節(jié)的不足進(jìn)行整改完善，將規(guī)章制度細(xì)化并建立完備的操作守則，提升工作的規(guī)劃性和可行性。

2.3 強(qiáng)化管理設(shè)備

硬件設(shè)備是檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)條件。良好的硬件基礎(chǔ)應(yīng)該包含能夠順利工作的硬件基礎(chǔ)、安全可靠的操作環(huán)境以及綜合的設(shè)備管理制度。首先，硬件基礎(chǔ)保證了檔案管理工作的順利展開，而安全可靠的操作環(huán)境則能夠保證資料不被損壞和竊取。因此，作為檔案管理工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)該積極支持檔案管理部門的信息化建設(shè)，將良好的硬件設(shè)備和管理制度引入到實(shí)際的工作中。

3 結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)代背景下，隨著國(guó)家建設(shè)的飛速發(fā)展，基層檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在面對(duì)各種新要求時(shí)，把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)成為檔案管理工作者的工作重點(diǎn)。只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于基層建設(shè)的重要意義，在思想上、行動(dòng)上都落實(shí)到位，將統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與個(gè)人能力結(jié)合在一起，才能夠?qū)n案管理工作真正地做好。