試論文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

楊 燕

（內(nèi)蒙古商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

1 引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，文書(shū)檔案管理作為高校的重要構(gòu)成已然成為管理者重視的內(nèi)容。隨著學(xué)校實(shí)力的提升，文書(shū)檔案管理發(fā)揮的功能和作用也不斷增大。為了提升文書(shū)檔案管理工作的效率，提高高校日常業(yè)務(wù)操作效率，本文針對(duì)文書(shū)檔案管理中存在的各種問(wèn)題，比如教師人員素質(zhì)、銜接、分配以及資金投入等難題進(jìn)行研究分析。根據(jù)這些難題給出合理有效地解決對(duì)策，以此來(lái)提升高校文書(shū)檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

2 文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）文書(shū)管理與檔案管理工作脫節(jié)。當(dāng)前，很多高校的文書(shū)管理和檔案管理還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接，很多都是兩個(gè)獨(dú)立的部門(mén)。高校的文書(shū)管理和檔案管理工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，例如：一些文書(shū)管理人員沒(méi)有檔案管理意識(shí)和能力，檔案管理者不熟悉文書(shū)工作內(nèi)容。這就影響文書(shū)檔案管理工作效率，導(dǎo)致工作質(zhì)量不過(guò)關(guān)，工作效率低，很難發(fā)揮文書(shū)檔案管理的功能和作用。

2）管理者不重視文書(shū)檔案管理工作。高校管理者普遍認(rèn)為文書(shū)檔案管理不會(huì)直接為學(xué)校產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，所以認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作不重要，認(rèn)識(shí)不到它的重要性和真實(shí)價(jià)值和作用。此外，沒(méi)有與學(xué)校的實(shí)際文書(shū)檔案管理相結(jié)合，也沒(méi)有為管理者提供培訓(xùn)和技術(shù)設(shè)備等支持。文書(shū)檔案工作的要求不夠清晰，這就造成工作人員沒(méi)有工作目標(biāo)和要求，不能制定工作任務(wù)量，也就不清楚文書(shū)檔案工作的真正作用和價(jià)值。高校不對(duì)文書(shū)檔案工作進(jìn)行目標(biāo)細(xì)分、實(shí)施量化工作量，管理工作難以展開(kāi)，文書(shū)檔案的利用效率和開(kāi)發(fā)程度就不高。

3）文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)較低。目前，還有一些高校的管理人員使用傳統(tǒng)檔案管理方式，沒(méi)有借助現(xiàn)代化信息辦公設(shè)備。很多教師管理人員采用陳舊方式工作，沒(méi)有進(jìn)行創(chuàng)新。此外，還有一些工作人員專業(yè)能力和素質(zhì)不高，專業(yè)知識(shí)存在欠缺，也沒(méi)有服務(wù)精神和意識(shí)，創(chuàng)新思維也不夠，需要增強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。

4）文書(shū)檔案管理制度不規(guī)范。高校管理者不重視文書(shū)檔案管理，同時(shí)它的管理制度不規(guī)范。高校的文書(shū)檔案管理沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)管理，也沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化和量化細(xì)分，也沒(méi)有精細(xì)化管理實(shí)踐。此外，還沒(méi)有形成系統(tǒng)的文書(shū)檔案管理理念和意識(shí)，缺乏科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。在實(shí)際管理過(guò)程中，極易出現(xiàn)資料缺失、信息資料缺乏，甚至出現(xiàn)資料的混亂和遺失。

3 文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

1）文書(shū)管理和檔案管理的有效銜接。文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)是做好文書(shū)管理工作，它的工作效率直接影響到檔案管理工作。因此要做好文書(shū)管理與檔案管理的有效銜接。當(dāng)前，很多高校的文書(shū)管理和檔案管理還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接，很多都是兩個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，應(yīng)將二者合并起來(lái)，才能充分發(fā)揮其應(yīng)用的功能、作用、價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)并優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作。工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)文書(shū)、檔案管理的不同工作職責(zé)和要求，對(duì)工作內(nèi)容和要求有清晰的認(rèn)知和掌握。另外，管理人員應(yīng)積極做好文書(shū)檔案立卷、歸檔的工作，在此基礎(chǔ)上了解文書(shū)管理工作的內(nèi)容和要求，最終為積極做好文書(shū)檔案管理工作提供業(yè)務(wù)支持。

2）高校管理者應(yīng)重視文書(shū)檔案管理工作。高校在現(xiàn)代化管理過(guò)程中，管理者應(yīng)意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性。高校管理者應(yīng)從文書(shū)檔案管理工作角度出發(fā)，制定科學(xué)合適的管理措施，同時(shí)對(duì)文書(shū)檔案人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，在招聘時(shí)流程應(yīng)更加規(guī)范，堅(jiān)持專人專崗，堅(jiān)持科學(xué)管理文書(shū)檔案管理工作。文書(shū)檔案管理是高校極重要的組成內(nèi)容，管理者應(yīng)增強(qiáng)文書(shū)檔案管理意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的宣傳和總結(jié)，采取多種科學(xué)方式加大宣傳方式和力度，讓教師增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的意識(shí)和重視程度。此外，還要從財(cái)力、人力和物力等多個(gè)方面為文書(shū)檔案管理提供財(cái)力、物力支持，以此來(lái)推動(dòng)高校各種資源的整合，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、穩(wěn)定和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

3）提升文書(shū)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。高校在文書(shū)檔案管理工作中，要不斷提升管理者素質(zhì)，提高文書(shū)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。另外，還要不斷提高管理者的專業(yè)能力、思想道德素質(zhì)、服務(wù)精神等，學(xué)校要根據(jù)自身實(shí)際需求來(lái)增強(qiáng)文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)建設(shè)，不斷增加日常管理人員——教師的培訓(xùn)，從不同角度和層次來(lái)提升管理者的能力和素質(zhì)。同時(shí)，還要重視文書(shū)檔案管理教師隊(duì)伍的信息化能力和素養(yǎng)，在信息時(shí)代要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和環(huán)境，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化信息建設(shè)。此外，還要提高管理隊(duì)伍的道德水平、服務(wù)精神和意識(shí)。高校要聘用專業(yè)能力、素質(zhì)過(guò)硬，同時(shí)綜合素質(zhì)高的文書(shū)檔案管理教師，可以熟練操作現(xiàn)代化辦公和信息處理機(jī)器，保證文書(shū)檔案管理工作高效快速實(shí)施，發(fā)揮出文書(shū)檔案的應(yīng)用價(jià)值和作用，促進(jìn)學(xué)校規(guī)范、穩(wěn)定發(fā)展。

4）實(shí)施規(guī)范的高校檔案文書(shū)管理制度。高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況制定科學(xué)的文書(shū)檔案管理制度，同時(shí)在開(kāi)展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)良好成效，推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展。首先，對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真梳理和查閱，同時(shí)盤(pán)點(diǎn)各卷宗，全面了解文書(shū)檔案內(nèi)容、時(shí)間和期限。對(duì)已經(jīng)過(guò)期或沒(méi)有價(jià)值的文書(shū)檔案要進(jìn)行清理，同時(shí)刪除重復(fù)的文書(shū)檔案資料，減少搜索和管理難度，提高資料搜索和利用效率。其次，對(duì)學(xué)校內(nèi)的文書(shū)檔案資料進(jìn)行整合、重組。管理教師要借助專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)資料進(jìn)行重新排序、規(guī)劃和整合，不斷完善缺頁(yè)、少目錄或標(biāo)題的文書(shū)檔案。最后，做好提名工作。在重組和整合文書(shū)檔案資料基礎(chǔ)上，借助分類、標(biāo)號(hào)等多種方式對(duì)資料進(jìn)行分檔、歸類和提名。管理教師要積極做好文書(shū)檔案的規(guī)范化提名，不可隨意使用可能產(chǎn)生誤解或歧義的簡(jiǎn)稱。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作是高校建立、發(fā)展、壯大和成熟過(guò)程的記錄者，它不僅僅是高校發(fā)展壯大過(guò)程的體現(xiàn)，也是高校未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的保證。文書(shū)檔案管理是高校日常工作內(nèi)容，對(duì)其中存在的諸多問(wèn)題，給出合理科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略。全面梳理文書(shū)檔案管理工作，制定和采取合理對(duì)策，不斷調(diào)整和優(yōu)化檔案管理工作內(nèi)容和方式，發(fā)揮文書(shū)檔案管理工作的最大價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。高校不斷提升文書(shū)檔案管理工作的重要性，不但可以提升教師的歸屬感、認(rèn)同感，還能提升高校宣傳作用，從而激發(fā)教師工作積極性、主動(dòng)性。信息時(shí)代高校應(yīng)在快速發(fā)展的同時(shí)，不斷優(yōu)化和提升文書(shū)檔案管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，提升文書(shū)檔案管理的方式、方法，進(jìn)而提升文書(shū)檔案工作效率，實(shí)現(xiàn)高效穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。