新形勢下機關檔案管理工作的優化措施

王 鋒

（綏濱縣機構編制數據管理中心，黑龍江 鶴崗 156200）

檔案管理是機關單位較為關鍵的一項工作，通過做好機關檔案管理工作，可以避免出現信息資料泄露或是損毀等問題。由于機關單位檔案內容十分繁雜，檔案數量龐大，這也增加了檔案管理工作的難度。在實際機關檔案管理工作中仍存在一些問題，因此需要積極采取有效的措施，全面提升機關檔案管理工作的現代化和信息化水平，使檔案管理工作能夠更好地服務于機關單位的各項工作，為機關單位工作效率的提升打下良好的基礎。

1 機關檔案管理工作中存在的問題

1.1 機關檔案管理意識不強

在機關單位實際工作中，無論是領導還是檔案管理人員對于檔案管理工作都存在重視不足的問題，檔案管理意識欠缺，對于檔案管理工作的重要性缺乏深入認識。而且在實際檔案管理工作中，機關單位投入的資源較少，這也對檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。

1.2 軟硬件設施不配套

在當前信息化時代背景下，機關檔案管理工作加快了信息化的發展進程，這就對檔案管理的軟硬件設施提出了更高的要求。但在各機關單位，由于對檔案管理重視度不足，這也導致檔案信息化建設的軟硬件設施配備不足，這對檔案信息的數字化轉化帶來了較大的影響，嚴重制約了機關檔案管理的信息化水平。

1.3 機關檔案管理缺乏規范性

機關單位檔案多以重要文件為主，這就要求在實際管理工作中，需要針對檔案進行分類，從而為后續查閱和使用提供更多的便利。但當前機關檔案管理工作存在較強的隨意性，檔案管理工作缺乏嚴謹性，檔案信息存放過于分散，沒有嚴格按照檔案管理要求開展工作。再加之檔案管理制度不完善，在缺乏完善制度保障下，檔案管理人員工作行為缺乏約束，管理相對混亂。

1.4 檔案管理信息化水平不高

信息化已成為檔案發展的必然趨勢，機關檔案也加快了信息化發展的步伐，以此來助力于檔案管理工作效率的提升。但當前受傳統思想理念影響較深，機關單位對于檔案信息化管理工作缺乏重視，這對檔案信息化建設帶來了較大的阻礙，影響了檔案管理信息化水平的提升。

2 新形勢下機關檔案管理工作的優化措施

2.1 樹立科學的檔案管理理念

在當前社會和科學技術快速發展的新形勢下，機關檔案管理工作也需要與時俱進，重視先進檔案管理理念的應用，從而緊跟時代發展步伐。目前很多機關單位對于檔案管理工作的重要性認識不足，在實際檔案管理工作中存在敷衍和拖沓的情況，檔案管理人員缺乏責任感，對于檔案信息利用率不高。基于這種情況下，機關檔案管理工作中需要樹立科學的檔案管理理念，并加強對電子檔案的推廣，規范電子檔案的采集、存儲和管理等工作。在實際工作中，還需要建立健全電子檔案管理制度，積極優化電子檔案管理方式方法，全面提高電子檔案管理工作的水平，實現機關文件和檔案的一體化管理。

2.2 重視軟硬件設施建設

為了提高機關檔案管理工作的水平，機關單位需要重視檔案軟硬件設施建設，為檔案信息化管理提供完善的設施，實現檔案信息的高效存儲、隨時調閱。同時還要針對檔案軟硬件設施的建設標準進行調整，加大投入力度，積極對相關硬件設施進行更新換代，并購置各種先進的檔案管理軟件，更好地滿足機關檔案管理工作的需求。另外，電子檔案管理工作中，還需要強化安全建設，重視各種先進技術手段的應用，排除各種安全隱患，進一步保障機關檔案信息的安全性。

2.3 加快推進機關檔案制度的完善

在機關檔案管理工作中，需要基于制度層面入手，加快構建完善的檔案管理制度體系，并結合機關檔案管理工作的實際情況和具體要求，制定切實可行的制度，確保制度的統一性和規范性。在檔案管理制度制定過程中，還要重視設置相應獎勵和激勵措施，激發檔案管理人員工作的積極性，通過考核制度來提升檔案管理整體質量和水平，為檔案管理工作的創新發展打下堅實的基礎。

2.4 加強機關檔案信息化建設

機關檔案管理工作緊跟時代發展步伐，加快信息化建設的進程。通過完成檔案數字化轉化，實現檔案電子式存儲，這樣不僅檔案丟失和破損發生 的概率下降，而且有利于實現檔案信息的查找和利用。引進與單位自身情況相適應的檔案管理系統，并通過建立檔案數據庫，實現對機關檔案信息的集中和統一管理。同時還要通過構建一個檔案信息共享平臺，機關部門之間可以對機關檔案信息進行有效共享。另外，還可以借助于網絡，將各機關單位檔案云系統有效的連接起來，實現檔案信息的實時備份、存儲和共享。在檔案信息化水平提升過程中，還要做好檔案信息安全防護工作，通過設置防火墻，設立專門的密鑰，合理應用各種安全技術，全面保證檔案信息的安全。

2.5 建立機關電子檔案的開發查詢系統

機關單位通過建立電子檔案后，為了實現對電子檔案的有效利用，宜構建一個更具開放性的檔案查詢系統，使相關人員能夠快速和便捷的查詢到所需要的檔案信息，進一步提升機關檔案社會服務水平。對于機關檔案管理工作而言，其最終目的即是服務社會，因此在實際檔案管理系統構建過程中，檔案管理人員需要積極轉變思想觀念，加強對非涉密檔案的開放度，使檔案信息能夠最大化地被公眾所使用，進一步提升檔案自身的使用價值。對于各部門的檔案信息，還要強化彼此之間的聯系，加快推動檔案信息的共享，為檔案信息查詢提供更便利的條件。在用戶針對具體檔案信息查詢過程中，保證檔案信息安全的狀態下，制定具體的服務措施，全面提高檔案信息的服務效率和水平。另外，機關單位還要優化設計檔案智能化檢索系統，進一步縮短檔案檢索時間，使用戶能夠快速檢索到所需要的檔案信息，實現檔案信息的高效利用，更好地發揮出機關檔案信息資源的重要價值和作用。

3 結束語

對于機關單位而言，檔案都具有極為重要的作用。檔案中涉及了機關業務開展和人事等多方面的信息，通過做好機關檔案管理工作，可以使其更好的服務于機關單位各項工作的有序開展。特別是在當前信息化時代背景下，機關檔案管理工作更需要與時俱進，加快推進檔案信息化建設的步伐，積極應用現代化的先進技術手段，促進檔案管理工作的轉型升級，使機關檔案能夠更好地服務于機關單位的發展。