提高檔案管理科學化水平的有效途徑研究

孟祥芳

（昌樂縣寶都街道民生保障服務中心，山東 濰坊 262400）

1 前言

區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，現代檔案管理越來越傾向于電子化和信息化，以適應信息時代不斷發(fā)展的要求。如何整合管理國家發(fā)展進程不同時間點的信息，為經濟發(fā)展和文化建設提供支撐，是我國檔案管理事業(yè)亟待解決的問題，檔案管理的任務仍然任重道遠。

2 當前檔案管理的現狀及問題

2.1 檔案管理以傳統(tǒng)模式為主，信息化水平低

雖然檔案管理的相關軟件已經開始投入使用，但受制于不同地區(qū)的發(fā)展水平和信息化情況，檔案管理軟件的使用在地區(qū)間存在不均衡。另外，檔案管理在軟件和數據上缺乏統(tǒng)一標準，這就造成了雖然大多數管理部門初步實現了信息化，但實際上信息的共享和互通仍然非常困難，因此在本質上檔案管理還未達到信息化的要求。

2.2 檔案管理理念的更新未跟上時代腳步

從理念上而言，很多檔案管理人員思維仍然偏傳統(tǒng)，認為檔案管理是經濟建設和社會發(fā)展的輔助部門，從觀念上就天然的降低了重視程度，在檔案管理上只停留在將檔案保存完整即可。但事實上在信息化時代，檔案必須按照科學的標準和流程進行管理，以滿足信息經常性的使用需求。

2.3 檔案管理人員培訓少，綜合素質低

檔案管理一般需要接觸科學先進的管理軟件，如果沒有足夠高素質的人才以及高要求的培訓，檔案管理極其容易出現紕漏。但現實情況是，檔案管理人員的培訓常常成為被忽視的環(huán)節(jié)，部門把更多的資源和精力投入到了能夠創(chuàng)造經濟利益的部門，進而使得檔案管理人員的綜合素質難以滿足科學化檔案管理的需求。

3 提高檔案管理科學化水平的有效途徑

3.1 更新理念，建立檔案管理評估體系

檔案管理的科學化首先要求檔案管理人員在理念上進行更新，在信息化時代，檔案并不是“死”的，不是僅僅被整合和保存完好就能符合工作要求，在信息化時代檔案是“活”的，需要在各個部門或組織間流通以實現信息共享，因此檔案的管理必須嚴謹規(guī)范，而且要便于調用。在管理模式上，要根據不同崗位的特點和要求制定崗位說明書，每個崗位都有明確職責，并對每個員工的管理水平要定期評估，防止出現工作失誤，以及在發(fā)生問題時及時追責到個人，這樣才能促使員工提高對檔案管理的重視程度。在評估體系之后，也應建立相應的獎懲標準作為輔助，對于工作效率高，認真完成管理任務的員工給予獎勵，對于工作態(tài)度差，工作中出現失誤的員工給予批評，只有這樣，才能提高員工的工作熱情以及細心程度，從而保證檔案管理的科學化水平。

3.2 加快檔案管理信息化和標準化建設

區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，新時代檔案管理的模式核心是信息化和標準化，這是時代發(fā)展對檔案管理提出的必然要求。首先，“工欲善其事，必先利其器。”要想促進檔案管理的信息化程度，基礎設施的完善是首要前提。檔案管理部門應該完成部門設備的更新換代，比如現代化的檔案保存室以及先進的檔案管理軟件等，引入專門的檔案管理系統(tǒng)，這樣才可以保證檔案保存完好的同時提高管理效率。另外，檔案管理也要建立和遵循統(tǒng)一標準，已完成檔案轉移時的承接和保存工作，避免因為各地或者各部門檔案管理標準的不同造成信息混亂和效率低下。另外，我國相關部門也應該出臺檔案管理方面有關具體標準，為基層檔案管理人員提供參照，避免因各地標準不同而出現的檔案管理無序狀態(tài)。檔案管理必須符合國家標準，檔案移轉也需要有特定的文件和流程才能進行，這樣才能保證檔案管理日常工作的有序進行，從而使得檔案管理更加科學。

3.3 加強培訓，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

不管多先進的信息管理系統(tǒng)或者基礎設施，都離不開檔案管理員工的現實操作，因此，員工的技能培訓和職業(yè)素養(yǎng)教育是檔案管理科學化的關鍵一步。檔案管理部門應當使培訓工作成為常態(tài)化，定期對員工進行針對性的技能培訓，幫助檔案管理人員掌握信息管理系統(tǒng)等其他設施的使用方法，在日常管理過程中提高工作效率，以適應新時代科學化管理工作的標準。另外，職業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理也極其重要。因為檔案管理工作要求精確化和嚴謹性，很多時候檔案本身并不存在其他復制品，因此如果檔案在管理過程中丟失造成的損失將非常巨大。因此，培訓人員必須告知檔案管理員工檔案管理的要害，提高員工的認真程度，增強他們對檔案管理工作細節(jié)的重視，了解相關的行業(yè)準則，并通過先進的管理技術完善自身的管理工作，進而促進檔案管理工作的效率最大化。

4 結語

在信息化和大數據時代，檔案管理的重要性不言而喻。但現實中我國很多檔案管理部門仍然存在管理理念落后，人員綜合素質低以及信息化程度不夠等諸多問題。為了使檔案管理工作從在傳統(tǒng)模式的束縛中轉變出來，必須要轉變檔案管理理念，建立檔案管理評估體系，對員工的工作水平進行評估，以及做好檔案的信息化和標準化建設，以及員工的培訓工作，從而應對時代的要求和挑戰(zhàn)