新時期事業單位檔案管理工作的思考

周宏大

（賓縣政務服務中心，黑龍江 哈爾濱 150400）

社會的發展進步促使人們愈發重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發展的痕跡，并從中獲取前進的經驗，從而獲得更好的發展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

1 建立信息化檔案管理理念

在當代社會數據發展環境之下，檔案管理模式已經成為社會的必然發展趨勢，為了更好地適應環境的變化，需要提高對于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現狀做好信息化創新。另外，基于檔案管理合理性需要進行適當改進，積極構建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應的規范與依據可以執行，在出現差錯時可以及時追究責任人并實施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責任制度角度進行著手，將工作方式細化，并將責任落實到每一個崗位，制度體系的內容應當涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現混亂及信息泄露等風險問題。另外，還需要定期做好人員的培訓教育，強化人員素質培訓，持續提高管理人員的綜合素質水平。針對檔案管理人員而言，人員培訓屬于檔案事業發展的關鍵。針對檔案管理人員的培訓，主要是以信息化檔案管理技術以及服務理念為主，強化檔案管理的綜合工作水平。

2 完善事業單位網絡建設

事業單位檔案管理工作的信息化落實重點在于基礎設施的完善，特別是強化事業單位信息網絡的建設工作。以網絡工作作為基礎，進一步強化事業單位檔案管理的流程化特征。對此，在今后需要管理人員進一步強化基礎設施以及條件方面的建設，相關部門需要做好相應設備的引入以及人才的重視，及時完善網絡管理系統并強化對于系統維護管理的重視度，規避內部出現信息的丟失以及泄漏等問題，強化檔案的信息化管理綜合水平，保障大數據背景之下事業單位檔案管理工作持續循環性發展。在信息化時代，檔案資料的管理工作必然會向著信息化方向發展，此時也會衍生出大量的信息化檔案資料。一方面，今后需要加大檔案管理的資源投入，增加技術與設備的投入，并保持與社會環境同步發展。每一年都需要做好資金方面的投入，做好設備與系統的更新維護；另一方面，需要進一步強化信息化管理工作的資源投入，借助不同部門之間的相互配合，持續提升檔案管理方面的信息化水平。檔案管理工作不僅在于信息的管理與儲存，更多的是在于信息的加工與價值挖掘，強化服務終端的信息化建設水平，提高檔案資料的信息化總匯與分析能力，可以引入大數據技術實現對檔案數據的價值挖掘，強化檔案建設的綜合信息化水平。

3 建立檔案管理建設目標，完善管理制度

在對檔案進行管理需要有明確的目標和科學的規劃，這樣才能有序地推進檔案室的管理工作。事業單位要結合自身的實際情況設定相應的目標，同時要做好檔案室管理的長遠規劃與近期目標，在制定實際工作戰略時要充分管理過程中的靈活性和實用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續發展。除此之外，在對檔案室管理進行現代化建設時還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業技能水平要隨著時代的進步有所提升，不斷了解、學習檔案室管理的最新模式。除此之外，還需要對檔案管理的相關制度進行不斷的完善，只有這樣，檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規定，制定相關的技術標準，紙質檔案的進出庫登記管理制度也需要不斷強化，從而保證紙質檔案以及電子檔案數據的安全性。

4 建立優質檔案管理隊伍

新時代還要建立更加專業的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調流轉專業檔案技術人才，提高檔案管理隊伍的專業性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓機制，擬定檔案管理人員培訓計劃，著力為專職檔案員提供針對性地培訓項目，促進專職檔案員不斷提高專業技術能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業務操作能力，通過網絡培訓的方式促進兼職檔案員自學相關技術。第三，還要建立檔案技術人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業技能，從而推動檔案管理事業深化發展。

5 提高檔案管理的規范性

為了加快事業單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規范化的檔案管理工作方式。把標準化、規范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現有檔案運轉流程與操作規程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優化檔案管理工作的氛圍，滲透質量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責監督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規范化的重點放在嚴格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

6 檔案室管理需要運用現代化技術

首先，檔案室中包含著很多紙質資料，因此檔案室需要做好防火、防光等方面的工作。檔案管理人員需要對消防設備及檢測設備定期檢查，并定期更換開關、照明線路等設備，從而將影響檔案安全的危險因素都扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案室內的檔案會越來越多，為了優化人力資源，方便借閱人查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標簽系統，當人們需要查閱檔案時，只需要打開電腦系統即可找到檔案及其所在位置。

其次，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及消毒集于一體的設備，從而使檔案室處于一個相對穩定的環境中，從而延長紙質檔案以及電子設備的壽命。除此之外，檔案室還需要配備攝像頭、傳感器等設備，檔案管理人員可以隨時通過監控器觀察到檔案室內的情況，如果檔案室內發生意外也可以及時地進行解決。

最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監控、門禁等設備做好相關工作。要對可以進入檔案室的人員給予相應的權限，門禁設備可以采用電子指紋設備，只有相應的權限以及錄入指紋的人員才能進入檔案室。除此之外，還需要安裝攝像頭并做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄。

7 結語

綜上所述，隨著時代的持續發展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長期的社會發展過程中，云計算、云儲存等新興服務模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應用越發普及。檔案管理工作必然需要不斷創新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環境下，需要持續創新與完善檔案管理的工作理念，持續探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續發展。