新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

周宏大

（賓縣政務(wù)服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150400）

社會的發(fā)展進步促使人們愈發(fā)重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發(fā)展的痕跡，并從中獲取前進的經(jīng)驗，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

1 建立信息化檔案管理理念

在當(dāng)代社會數(shù)據(jù)發(fā)展環(huán)境之下，檔案管理模式已經(jīng)成為社會的必然發(fā)展趨勢，為了更好地適應(yīng)環(huán)境的變化，需要提高對于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現(xiàn)狀做好信息化創(chuàng)新。另外，基于檔案管理合理性需要進行適當(dāng)改進，積極構(gòu)建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應(yīng)的規(guī)范與依據(jù)可以執(zhí)行，在出現(xiàn)差錯時可以及時追究責(zé)任人并實施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責(zé)任制度角度進行著手，將工作方式細化，并將責(zé)任落實到每一個崗位，制度體系的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現(xiàn)混亂及信息泄露等風(fēng)險問題。另外，還需要定期做好人員的培訓(xùn)教育，強化人員素質(zhì)培訓(xùn)，持續(xù)提高管理人員的綜合素質(zhì)水平。針對檔案管理人員而言，人員培訓(xùn)屬于檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。針對檔案管理人員的培訓(xùn)，主要是以信息化檔案管理技術(shù)以及服務(wù)理念為主，強化檔案管理的綜合工作水平。

2 完善事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作的信息化落實重點在于基礎(chǔ)設(shè)施的完善，特別是強化事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作。以網(wǎng)絡(luò)工作作為基礎(chǔ)，進一步強化事業(yè)單位檔案管理的流程化特征。對此，在今后需要管理人員進一步強化基礎(chǔ)設(shè)施以及條件方面的建設(shè)，相關(guān)部門需要做好相應(yīng)設(shè)備的引入以及人才的重視，及時完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)并強化對于系統(tǒng)維護管理的重視度，規(guī)避內(nèi)部出現(xiàn)信息的丟失以及泄漏等問題，強化檔案的信息化管理綜合水平，保障大數(shù)據(jù)背景之下事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)循環(huán)性發(fā)展。在信息化時代，檔案資料的管理工作必然會向著信息化方向發(fā)展，此時也會衍生出大量的信息化檔案資料。一方面，今后需要加大檔案管理的資源投入，增加技術(shù)與設(shè)備的投入，并保持與社會環(huán)境同步發(fā)展。每一年都需要做好資金方面的投入，做好設(shè)備與系統(tǒng)的更新維護；另一方面，需要進一步強化信息化管理工作的資源投入，借助不同部門之間的相互配合，持續(xù)提升檔案管理方面的信息化水平。檔案管理工作不僅在于信息的管理與儲存，更多的是在于信息的加工與價值挖掘，強化服務(wù)終端的信息化建設(shè)水平，提高檔案資料的信息化總匯與分析能力，可以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的價值挖掘，強化檔案建設(shè)的綜合信息化水平。

3 建立檔案管理建設(shè)目標(biāo)，完善管理制度

在對檔案進行管理需要有明確的目標(biāo)和科學(xué)的規(guī)劃，這樣才能有序地推進檔案室的管理工作。事業(yè)單位要結(jié)合自身的實際情況設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，同時要做好檔案室管理的長遠規(guī)劃與近期目標(biāo)，在制定實際工作戰(zhàn)略時要充分管理過程中的靈活性和實用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。除此之外，在對檔案室管理進行現(xiàn)代化建設(shè)時還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業(yè)技能水平要隨著時代的進步有所提升，不斷了解、學(xué)習(xí)檔案室管理的最新模式。除此之外，還需要對檔案管理的相關(guān)制度進行不斷的完善，只有這樣，檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規(guī)定，制定相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案的進出庫登記管理制度也需要不斷強化，從而保證紙質(zhì)檔案以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

4 建立優(yōu)質(zhì)檔案管理隊伍

新時代還要建立更加專業(yè)的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調(diào)流轉(zhuǎn)專業(yè)檔案技術(shù)人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓(xùn)機制，擬定檔案管理人員培訓(xùn)計劃，著力為專職檔案員提供針對性地培訓(xùn)項目，促進專職檔案員不斷提高專業(yè)技術(shù)能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業(yè)務(wù)操作能力，通過網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的方式促進兼職檔案員自學(xué)相關(guān)技術(shù)。第三，還要建立檔案技術(shù)人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業(yè)技能，從而推動檔案管理事業(yè)深化發(fā)展。

5 提高檔案管理的規(guī)范性

為了加快事業(yè)單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規(guī)范化的檔案管理工作方式。把標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質(zhì)量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現(xiàn)有檔案運轉(zhuǎn)流程與操作規(guī)程進行細化，制定出臺檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，切實減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，滲透質(zhì)量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責(zé)監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規(guī)范化的重點放在嚴(yán)格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標(biāo)，進一步強化做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。

6 檔案室管理需要運用現(xiàn)代化技術(shù)

首先，檔案室中包含著很多紙質(zhì)資料，因此檔案室需要做好防火、防光等方面的工作。檔案管理人員需要對消防設(shè)備及檢測設(shè)備定期檢查，并定期更換開關(guān)、照明線路等設(shè)備，從而將影響檔案安全的危險因素都扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案室內(nèi)的檔案會越來越多，為了優(yōu)化人力資源，方便借閱人查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，當(dāng)人們需要查閱檔案時，只需要打開電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置。

其次，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及消毒集于一體的設(shè)備，從而使檔案室處于一個相對穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長紙質(zhì)檔案以及電子設(shè)備的壽命。除此之外，檔案室還需要配備攝像頭、傳感器等設(shè)備，檔案管理人員可以隨時通過監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時地進行解決。

最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監(jiān)控、門禁等設(shè)備做好相關(guān)工作。要對可以進入檔案室的人員給予相應(yīng)的權(quán)限，門禁設(shè)備可以采用電子指紋設(shè)備，只有相應(yīng)的權(quán)限以及錄入指紋的人員才能進入檔案室。除此之外，還需要安裝攝像頭并做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄。

7 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長期的社會發(fā)展過程中，云計算、云儲存等新興服務(wù)模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應(yīng)用越發(fā)普及。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。