事業單位人事檔案管理存在的問題與對策探析

陳 旭

（通榆縣人力資源和社會保障局考試中心，吉林 白城 137200）

人事檔案記錄了人才的人生軌跡，包括歷史背景、行為軌跡、獎懲情況、工作表現、德才能績、個人經歷以及政治面貌等，通過人事檔案能夠幫助單位掌握員工的綜合素質和基本信息，是單位管理人才、使用人才、培養人才、識別人才以及發現人才的關鍵依據。但是當前事業單位在開展具體管理中存在一定的問題，難以發揮檔案的價值和作用，因此，單位要對管理工作進行適當的優化，將其應用到人才隊伍建設的各個環節中，以人才為支撐推動事業單位的健康發展。

1 事業單位人事檔案管理的重要性

1）掌握人員信息。在知識經濟時代下，人才是事業單位獲得長遠發展的基礎和基石，人事檔案中記錄了單位員工的詳盡信息，可以幫助單位領導了解內部人才儲備情況以及人員學歷和能力情況。只有管理層充分掌握人才信息，才能更好地進行人員管理，制定各項有關人才引進和人才培養的決策，為單位發展豐富人才儲量。

2）優化配置崗位。人盡其才是事業單位優化崗位配置的重要原則，而想要人才在適合自己的崗位中發揮力量，則要以人事檔案為依據，對單位內部崗位進行適當的優化。人事檔案中記錄了單位內部人員的具體信息，單位領導可根據員工在各個方面的優勢進行崗位調整和配置，促使所有人員在既定的崗位中發揮個人能力。

3）落實人才引進。人才是現代事業單位重要的發展源泉，而想要保持單位內部活力，則要不斷從社會和高校中吸納具有一定能力和素質的人才。人事檔案是單位引進人才的依據，通過對檔案資源進行整理，能夠幫助事業單位快速完成人才引進工作，滿足單位日常運行的人才需求。

2 當前人事檔案管理中存在的幾點問題

1）管理理念片面。檔案工作較為繁瑣，默默無聞，一些單位領導和管理人員對人事檔案的重要性缺乏正確認知，管理理念也較為陳舊，例如一些管理人員將檔案工作視為事務性工作，只要做好不泄密、不損壞、不丟失即可，在工作中態度不端正，沒有發揮人事檔案在人才隊伍建設和干部選拔中的作用。

2）管理手段陳舊。在信息時代下，信息技術已經在檔案領域獲得廣泛應用，并且成為推動行業發展的核心技術。但是當前，一些事業單位雖然在人事檔案管理中積極引入信息技術，但是應用程度較低，依然以以往的人為管理模式為主，檔案資源沒有轉變為數據資源，而紙質檔案不僅在保存中容易出現損壞，同時還不利于檔案資源的應用。

3）資料管理缺失。人事檔案是事業單位在長期發展中積累而形成的寶貴資源，其中很多內容都與單位人才選拔和員工隊伍建設質量密切相關，但是當前在檔案資料管理中卻存在資料缺失的問題，例如管理人員在收集材料中不全面、不及時、不規范，很多資料都沒有完整、以及歸檔，甚至在收集資料中沒有注重核實信息的真實性，對檔案資料的應用價值帶來負面影響。

4）人員素質不高。人事檔案中的很多信息都具有保密性，對工作人員的業務能力、政治素養、責任意識具有嚴格的要求，但是當前一些事業單位由于對檔案管理缺乏重視，沒有配備足夠數量的管理人員，甚至還存在大量的兼職情況。現有的管理隊伍在綜合素質和業務能力方面都難以滿足崗位要求，導致管理工作質量差、效率低。

3 優化事業單位人事檔案管理的相關對策分析

1）轉變管理理念。理念是行為的指導，只有樹立正確的管理理念，才能做好檔案管理工作。首先，事業單位領導要給予檔案工作以支持和理解，加大管理資源投入，提升崗位工薪待遇，促使管理人員可以全身心地投入到工作中；其次，在內部開展人事檔案宣傳，轉變所有員工對檔案工作的態度，積極配合管理人員完成各項工作，同時，單位領導還要起到帶頭模范作用，主動學習有關檔案的知識，在單位內部營造良好的檔案管理氛圍；最后，充分利用新媒體加大檔案工作宣傳，提升所有員工對檔案工作的認知，進而更加理解檔案工作，為檔案信息的獲取和整理提供便捷。

2）更新管理手段。隨著信息技術的蓬勃發展，其已經在檔案領域獲得廣泛應用，信息化也成為檔案事業發展的必然趨勢，因此，事業單位要積極引入信息技術，將其作為重要的管理手段，進而提升管理效能。首先，采購信息化管理所需的儀器設備，包括計算機、打印機、復印機等設備，提升設備利用效率，配置專人負責硬件設備的管理工作，確保其處于正常運行狀態下，不能影響檔案工作的正常運行；其次，積極構建信息化管理體系，將紙質檔案轉變為數字檔案，對數字檔案進行管理，做好檔案的保密和整理工作；最后，構建人事檔案檢索系統，便于單位領導及時檢索和應用檔案，同時，以信息技術為支撐，轉變以往的管理模式，由被動服務轉變為主動服務，為單位聘用和選拔人才提供資源支撐。

3）規范管理程序。基于人事檔案的特殊性，在開展管理工作中，要求所有人員都按照既定的程序操作，嚴禁存在盲目或者隨意管理的行為。首先，建立完善的檔案管理制度體系，制度要涉及管理的各個方面，將制度落實到具體管理環節中，發揮制度的規范和指導作用；其次，管理人員要做到跟蹤收集、隨時收集、定期收集以及定向收集，保證歸檔所有信息的真實性和完整性，材料填寫規范、內容真實可靠，如果發現虛假信息，要追究相關人員的責任，促使所有管理人員以正確的態度對待管理工作；最后，在內容歸檔中，要查看材料的完整性，包括涉紀涉法材料、政審材料等，所有材料都要有本人簽字以及組織審查蓋章。

4）提升人員素質。管理人員是開展檔案管理的主體，其個人素質、綜合素養以及業務能力與管理質量密切相關，事業單位要注重提升管理人員素質。首先，基于人事檔案的特點和重要性，面向社會和高校招聘具有專業背景的人才，充實完善管理隊伍的知識結構；其次，對現有的管理人員開展技術培訓，培訓內容要涉及崗位知識、專業技能、信息技術操作能力等，發揮培訓在管理隊伍建設中的價值；最后，定期開展職業素養教育，促使所有人員以端正的態度面對管理工作，并且制定科學的考核制度，在人員完成培訓后要參與到考核評價中，評價結果要與檔案人員的崗位晉升和工薪待遇掛鉤，調動所有人員對培訓考核的重視程度。

4 結束語

總而言之，對于事業單位而言，人事檔案是建設人才隊伍的依據和參考，單位要給予檔案管理以高度重視，采取科學的措施優化各項管理工作，提升管理效能、發揮檔案價值，推動事業單位的穩定以及可持續發展。