基于人才流動的高校人事檔案管理應對措施

張觀林

（江蘇食品藥品職業技術學院，江蘇 淮安 223003）

在高等教育事業不斷發展和招生規模日漸擴大背景下，高校對優秀人才十分渴求，而人才短缺也加劇了高校之間人才流動，雖然科學合理的人才流動可以發揮改善知識結構、優化教師隊伍、提高教研水平等積極作用，但是頻繁的人才流動會帶給高校人事檔案管理許多負面影響，無形中對人事檔案管理也提出更高要求。因此，需要對“人才流動帶給高校人事檔案管理的影響”，加大研究力度；并且，為了更好適應高校人力資源工作需要，應采用多樣化措施提高人事檔案管理現代化水平[1]。鑒于此，對人才流動下的高校人事檔案管理應對措施展開分析和探討。

1 人才流動對高校人事檔案管理產生的影響分析

頻繁的人才流動，對高校人事檔案管理帶來許多問題，具體表現為：

1）檔案管理不規范。當今時代，高校發展對人才愈發注重，并在人才爭奪過程中引發新的檔案管理問題。如：人走檔未動。新單位只能根據人才提供的一些基本資料重新構建一個檔案，這么做，不僅是檔案材料不全，還會引發檔案管理不規范問題，甚至對人才管理帶來極大影響。

2）信息數據失真。在人才頻繁流動過程中，人才檔案交接次數也非常多，在受到檔案移交制度不夠完善、有些高校因多種原因歸檔不及時的影響下，檔案移交過程出現資料流失情況也屢見不鮮；再加上人才搶奪激烈影響，一些高校放寬了人才入職條件，在一定程度上也引發人事檔案資料失真情況，即便是重新建立新的檔案，往往也存在較多水分。

3）信息化水平不夠。隨著科學技術不斷發展，各種先進技術在人事檔案管理中也得到廣泛應用。高校在人事檔案管理上雖然也積極引進了先進技術及設備，在一定程度上加快了人事檔案管理信息化進程；但是由于高校的檔案管理項目及內容等，與機關、其他事業單位不盡相同，沒有專門的高校人事檔案管理系統；所以，目前高校人事檔案部門用的軟件系統，在工作流程、檔案功能、利用服務等方面還存在諸多不足，嚴重降低了高校人事檔案管理效率與質量，還需要采取有效措施對其進行優化完善[2]。

2 基于人才流動的高校人事檔案管理應對措施探討

1）構建現代化檔案管理制度。在實現人事檔案管理制度的現代化之前，必須先實現人事管理制度的“現代化”，人才能夠有序、暢通流動。首先需要政府有關部門的給予政策上的大力支持。因為人才流動是社會活動的一種體現，面對人才流動不應用“制度、辦法”等措施進行制約，而是用開放、包容的態度。只有創新人才流動機制，才能打通人才流動渠道，從而升級檔案管理制度。其次，用人單位與人才之間是一種平等、協商的契約關系，而簽訂的聘用合同就是實施人才人事管理、檔案管理的重要基礎，因此要在維護雙方合法權益基礎上，制定科學合理人事管理制度，促進人才合理流動，并推動現有人事檔案管理模式優化創新。

2）嚴格審核人才人事檔案。如果高校頻繁出現人才流失、走穴等現象，則從側面反映了人事管理、檔案管理存在著不規范、不合理等問題，并對人事檔案審核工作敲響警鐘。在實際的檔案工作中，要深刻意識到加強人才人事檔案審核必要性和緊迫性，并依托相應審核制度，對新引進的、已在校工作的人才檔案，應統一參照干部人事檔案專項審核工作的要求進行嚴格審查，對人才教育背景、任職資格、政治立場、工作經歷等進行全面系統核準核實，并在這過程中進一步完善和優化人事檔案資料收集、整理、歸檔和保管工作，在妥善解決人事檔案資料缺失、信息失真等問題的同時，也推動了人事檔案管理科學化、規范化和標準化進程[3]。

3）加強人事檔案信息化建設。信息網絡技術的出現，為解決人才頻繁流動引發的人事檔案管理問題提供有力技術支撐。注意人事檔案信息安全的同時，信息網絡技術在加快人事檔案管理信息化建設步伐中，進一步提高高校人事檔案管理科學化、規范化和信息化水平，檔案管理工作效率與質量也得到顯著提升。具體措施包含：（1）逐步開展檔案信息化建設工作。首先人事檔案管理部門的領導要理解并大力支持檔案信息化工作，并在深化人事檔案信息化管理以后，結合實際工作的需要，對相關基礎設施設備進行完善，并依托互聯網、數據庫等技術，對人事檔案涉及數據信息進行信息化管理，并構建與之相對應數據庫，真正實現人事檔案網絡化、數字化管理；（2）加強檔案資料收集和拓展信息來源。人事檔案信息收集和整理工作，直接關系到人事檔案信息化資源的完整性和真實性，操作中也要對人才人事檔案資料進行科學篩選，并保證收集到的資料與檔案里原有的資料相互銜接并一致；針對出現的可疑信息，也要加強識別與審查，確保收集的人才檔案原始信息準確和科學，進而為形成全面準確的人才信息數據庫提供有力支撐；（3）流動人才檔案與流動人才信息管理同步，盡管高校人事辦公系統已經趨于成熟狀態，但是受到各種因素影響，實際工作依然顯露出人才檔案與人才信息相分離情況，因為是由不同的部門分管，這樣不利于人才檔案和人才信息共享與轉換，這時候通過信息技術有效運用，就可以將人才檔案與人才信息有效結合起來，實現檔案管理和信息開發利用工作同步[4]。

4）打造專業化檔案管理隊伍。人才頻繁流動增加了人事檔案管理人員工作量，并對檔案管理人員綜合素質提出更高要求，需要采取有效措施，確保檔案管理人員能夠滿足當前人事檔案管理工作需求。首先，應想辦法保持檔案工作人員隊伍的穩定，其次，組織檔案人員參加有關的業務培訓，在扎實自身專業知識和業務能力的同時，對人事檔案信息化管理方法和手段進行學習實踐，并將競爭、考核、獎懲等機制融入其中，既能夠提高檔案人員工作積極性，又能夠促進高校人事檔案管理水平得到進一步提升[5]。

3 結語

本文是對人才流動下高校人事檔案管理應對措施的分析，隨著高等教育事業不斷發展，各大高校對優秀人才十分渴求，在促進人才頻繁流動的同時，也對人事檔案管理帶來極大影響，需要深化高校人事檔案管理認識，并對人才流動引發的檔案管理不規范、數據信息失真等問題進行深入分析，進而采取建立現代化檔案管理制度、嚴格人才人事檔案審查、加快檔案管理信息化建設等措施，提高高校人才流動管理水平，并促進高校人事檔案管理科學化、規范化和信息化進程。