淺談文書檔案管理中存在的問題及對策探究

姜紅霞 楊世忠

（1.濱州市市政工程管理服務中心，山東 濱州 256600；2.濱州市人民醫院，山東 濱州 256600）

1 淺析文書檔案管理的重要性

文書檔案的管理工作之所以非常重要，主要是因為文書檔案與事業單位各部門的生產活動密切相關。只有對文書檔案進行有效的管理，才能為國家提供良好的歷史文獻資料，為有關部門的制度建設提供指導和監督。同時，有效提高機關部門工作效率，將大眾文化的作用充分發揮出來。因此，一定要提高檔案管理機關和部門的工作效率，減少管理工作中存在的問題。對于文書檔案的基本管理工作，主要是對單位辦公文件進行有效的管理和使用，在日常的大量文件中，獲得有效的信息數據，提高對于日常文件管理的安全性和高效性。日常文書檔案管理工作主要包括：1）文書檔案收集，是對于整個文件檔案管理工作的重要基礎，也是對事業單位文件和資料進行集中統一處理的基本條件。隨著我國科學技術水平的不斷提高，對于文書檔案的記錄方式也有了很大的革新，傳統人工筆記管理方式已經被替代。利用計算機技術將相關的文書檔案進行更加完整的收集，并通過語音和圖像等更加新穎的方式來體現文件的數據管理的完整性。2）文書檔案的組織工作。在具體的工作過程中，相關工作人員要遵循一定的規律和規則，將分散在不同部門的文件和檔案進行系統的收集，并且完成對于文件狀態的轉換，利用電腦中的部分文字軟件來進行文件進一步組織工作。3）文書檔案標識保存。機關事業單位中一般存在著大量的檔案文件，所以管理人員要對文件進行標識，并對文檔的保存期限進行限定，及時地更新最新政策規定制度，運用網絡技術將重要的文件進行電子方式的傳輸，最大程度保證文書檔案保存的完整性和有效性。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書檔案管理重要性認識不足

機關事業單位對文書檔案工作的重要性認識不足，忽視文書檔案管理工作的科學性和現實意義，存在認識不認真和不充分的問題。在文書檔案實際的管理工作中，部分工作人員認為檔案管理工作僅僅是文件的簡單收集和保存。導致單位文書檔案管理效率低，利用率低，最終失去了實際價值。受多種綜合因素的影響，檔案管理部門成為單位最容易忽視的部門，自此，檔案管理就難以得到領導層的認可和重視，并最終進入惡性循環。

2.2 文書與檔案管理銜接不當

在我國文書檔案管理的實際工作中，文書管理與檔案管理是相輔相成，相互獨立的存在。兩者之間關系密切，存在一定的差異又相互互補。文書管理是檔案工作的前提和基礎。文書工作只有準確完成，檔案管理工作才能有序開展，如果沒有協調統一的發展，銜接工作不好，就會存在脫節的問題。這就導致文件歸檔計劃記錄缺乏連通性，從而降低了文件管理工作效率。因此，單位工作人員要正確對待文書和檔案管理的理解，尤為注重二者的銜接過程。

2.3 文書檔案檢索系統不完善

雖然現代技術正在逐步和文件檢索系統進行結合，但大多數單位普遍采用傳統的文件檢索方法。這種方法耗費大量的人力和物力，導致了文件的丟失，并且方便性也很差，這些問題都導致了工作效率的降低。另外，在人工編制檢索目錄時，往往存在著不同的認知偏差，如果沒有統一的編纂標準，就會導致現代信息檢索系統利用率低，從而影響檢索系統的完善。

3 加強文書檔案管理的具體對策

3.1 提高文書檔案管理的統一認識

機關單位內部組織應該定期學習相關知識，宣傳機關文件管理的重要性，加強領導層和管理層對本業務的正確認識，并且學習相關部門的成功經驗，加強法律法規的多元化宣傳，從上到下促進各部門員工積極參與，形成對文書檔案管理的統一認識。其次，開展意見收集活動，加強文件保管工作的重視，適當增加必要經費，以全面支持檔案管理水平的發展。在具體的工作過程中，確保電子文檔安全提高是重點。電子文檔管理要重視原始信息和數據的保護，保證電子文檔的原始數據的真實性。電子文檔文件管理部門要做好密碼認證，及時發現變更或替換的數據，確保電子文檔文件的安全完整性。技術人員建立相關安全制度，防止無關人員的任意操作。團隊的綜合素質想要實現檔案的信息化管理，就要讓相關的檔案管理人員從過去的雜業型轉變為專業型。檔案信息化管理的安全、有序高效，離不開高素質管理人員的支持。目前很多檔案管理部門或檔案館在信息化建設中，遇到的最大障礙就是缺少既懂軟件開發又精通檔案管理相關知識的人才。基于此相關部門或機構就要盡一切努力來為檔案理人員提供培訓學習的機會，并建立競爭機制，讓每一位管理人員都能在克服惰性的基礎上，充分發揮他們的主觀能動性；另外建立激勵機制，并實現人員的優化配置，從而在保證工作效率的同時，提高員工的工作責任感以及積極性。

3.2 建立合理的文書檔案管理體系

在對文書和檔案管理過程中，相關管理者必須建立完善的管理體系，樹立正確的管理理念，提高管理效率和質量，文件管理部門應當建立法律法規的紅加強文件管理，確保文件管理符合相關法律法規的要求，認真履行職責，按時完成工作，及時做好各項交接登記工作，采取有效措施解決工作中存在的問題，有效提高文件管理的效率。另一方面，要注意文件檔案管理的機密性，杜絕發生涉嫌保密問題。保證文書檔案管理的規范性，建立文檔管理評價體系，提高文件管理質量，樹立以人為本的理念。文件管理部門以人為本的理念，根據以人為本的原則，提高文件管理的效率和質量，逐步規范文件管理者的服務模式，提高文件管理服務的質量，實現預定的工作目標。

3.3 重視電子文檔管理

文檔管理者應重視電子文檔管理，逐步優化電子文檔管理方法，以達到預期的管理目標。積極應用電子文件的科學技術，即借助專業的光筆，計算機將逐步按筆跡進行簽名驗證，建立電子文件系統，利用信息技術建立電子文件系統，可以同時進行大量的操作，節省工作時間，提高工作效率。其次，工作人員注重電子文件的審核和加密系統，按規定合理操作，隨時備份數據，減少不必要的問題。

4 結束語

隨著中國信息技術的不斷發展，要不斷提高文書檔案管理的高效性和安全性，將信息技術運用到文書檔案的管理過程中，有效提高我國文書檔案的管理效率。檔案信息化是我國企事業單位檔案管理發展的一個新階段，有關部門或機構要轉變傳統文書檔案的管理觀念，加強專業技術教育，不斷學習和探索在進行的過程中，要致力于文書檔案管理的信息化建設。加強理論與實踐相結合，提高文書檔案管理質量，以正確的意識優化和創新相應的問題，從而進行科學、有效、合理的管理，提高文書檔案管理的質量和效率。