文書檔案管理工作的策略

唐姍姍

（大慶油田生態環境管護公司，黑龍江 大慶 163000）

對于一個企業來說，做好文書檔案管理工作十分必要。一旦文書檔案管理工作缺失，相關決策工作，又或者是企業的戰略方案的制定缺乏依據，不利于企業的長遠發展。在當今社會中，由于各學科之間相互影響交叉發展，這就需要在文書檔案管理工作中積極應用先進的技術，創新工作方法，敢于創新和挑戰。從文書檔案管理內容到文書檔案管理制度等等都要進行進一步的完善，同時加大監督管理力度，針對不足之處做出科學改進，從而提升為主動管理效果。

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 管理機制不夠健全

對于文書檔案進行管理時，管理制度具有直接性的影響，由于管理制度不夠健全，從而會出現相關問題。根據現階段實際現狀來看，監督制度不夠完善，未能夠對監督方式以及方法作出明確要求，不少為什么檔案管理工作局限于工作人員的自覺性，相關監督措施也未能落到實處，這樣就影響了文書檔案管理質量，還會對相關機密文件的保密性帶來負面影響[1]。另外，文書檔案管理開發力度有待提升，根據文書檔案管理現狀來看，不管是文書檔案的收集，又或者是保存等工作，未能夠進行深入的研究，尤其對文書檔案開發工作不夠關注，經過簡單的整理和歸納，往往無法實現文書檔案的潛在價值，這樣就會導致我說檔案管理工作成為簡單的行政的工作。

1.2 文書檔案管理建設力度不足

對于文書檔案管理工作來說，具有一定的系統性，所投入的資源也比較多，單位領導又或者是文書檔案管理人員都應該積極參與其中，進一步加大建設力度，但是，根據現階段文書檔案管理的實際建設現狀來看，其重要性沒能夠得到統一認知，有些領導或者是相關管理人員也未能夠發揮自身能動性，這樣就阻礙了文書檔案管理建設進程。不僅如此，在文書檔案信息化管理中未能夠全面開展，信息化設備比較缺失，軟件以及硬件的投入力度不足，這樣都會阻礙文書檔案管理工作的開展，無法取得預期的建設目標。

2 文書檔案管理工作的實施策略

2.1 做好文書檔案管理人才培養工作

在文書檔案管理過程中，做好人才培養工作十分的重要，企業都需要針對文書檔案管理進行統一的說明，作出準確定位，讓檔案管理部門得到系統的結構優化。如果受到了人員的限制，無法成立文書檔案室的情況下，應該對相關人力資源、會計或者是文員等職工進行統一的培訓，保證相關資料能夠得到規范化的保存，這樣也能夠為企業文書檔案的完整性奠定基礎。通過科學安排文書檔案管理人員，有利于推進人才隊伍建設進程。

2.2 使用數字化文書檔案管理方法

由于數字化技術的不斷發展，在文書檔案管理中逐漸應用了數據庫技術、數字加密技術以及掃描技術等等，通過先進技術的應用，能夠讓檔案信息得到整合、補充。在文書檔案管理中，通過應用數字化技術也可以進一步建設文書檔案信息管理平臺，有利于文書檔案的收集和整理等等[2]。對于一個企業來說，文書檔案是無形資產。經過數字化建設，能夠創造一定的經濟效益，所以企業應該對先進的數字化技術進行積極應用，同時安排專門的管理人員，使其能夠靈活運用數字化技術，以此提升文書檔案管理水平。

2.3 完善檔案文書庫房管理機制

在文書檔案庫房中，主要是對文書檔案進行存放，要想保證文書檔案的完整性，安全性，需要對庫房管理制度進行不斷健全，針對庫房人員需要作出明確的規定，無關人員等不能隨意輸入，也不能夠攜帶與文書檔案不相關的東西。在文書檔案入庫之前，需要做好清點工作詳細的檢查保證文書檔案的數量以及質量，并且也需要對出入庫的文書檔案進行詳細的登記。作為文書檔案管理人員，需要讓上架文書檔案科學擺放，一些特殊的文書檔案應該放在專門的檔案柜之中，避免造成損壞。除此之外，在文書檔案庫房中，也應該做好防火防潮等工作，控制溫度及濕度，認真排查各項安全隱患，科學處理實際問題，以此來保證文書檔案具有良好的儲存環境。除此之外，針對文書檔案管理制度也要進行不斷的健全，企業應該根據自身實際情況作出科學的規定，既要對本企業各類文書檔案的歸檔時間、移交時間作出明確的說明，也需要對不同部門所上交的文書進行詳細說明，這樣能夠保證文書排序的科學性。不僅如此，對于文書檔案管理工作進行開展時，也應該在管理制度上說明保管要求以及相關的保管時間，同時也要對這些程序進行優化，保證文書檔案的節約有章可循，以此推動文書檔案管理的專業化水平提升。

2.4 保證文書檔案管理網絡平臺安全

在互聯網不斷發展的趨勢下，電子文書檔案受到了高度關注，并且應用范圍也越來越廣，在文書檔案管理的過程中，加密技術、簽署技術以及身份驗證等技術得到了高度關注，對于簽署技術來說，可以讓電子文件具有數字簽名，相關檔案管理人員可以在電子文件上進行簽名，保證其檢驗的真實性以及原始性。在日常工作中，通過電子公章簽署，又或者是企業法人名章簽署，都能夠提升電子文件的傳輸效率，所以，針對現場技術要進行升級，科學的設置管理權限[3]。對于加密技術來說，在使用的過程中可以有效應用于文書檔案管理平臺，針對文書檔案的提交傳輸以及保存等都能夠進行有效的公開，又或者是對其進行加密，這樣能夠保證文件的安全性。對于身份驗證來說，可以借助于網絡系統，對相關管理人員設置一定的權限，讓相關管理人員進行系統管理，只有用戶的身份通過驗證后才能夠獲得相關資料。

3 結語

綜上所述，在文書檔案管理中需要對存在的現實問題進行充分的分析，還要認識到文書檔案管理工作的重要意義，以此促進企業健康發展。由于文書檔案管理工作具有一定的專業性，為了滿足企業現代化發展需求，需要最先進的技術進行靈活應用，不斷的優化文書檔案管理制度，同時也要做好人才培養工作，在此基礎上針對網絡安全以及平臺安全進行全面的保障，從而在整體上提升文書檔案管理質量。