檔案立卷歸檔工作的改善路徑探究

彭丹丹

（山東省濟寧市人事考試中心，山東 濟寧 272000）

檔案是各個社會組織、事業單位、企業等在行政管理和運營過程中產生的極具儲存價值的各種文件材料載體。檔案立卷歸檔是檔案管理的關鍵構成和核心內容，關乎館藏檔案和立卷歸檔檔案文件的完整性，關乎檔案的利用價值。因此，在新的發展態勢下，采取行之有效的措施，優化立卷歸檔工作是大勢之所趨。

1 檔案立卷歸檔工作的價值

1.1 保證檔案資源的真實性和完整性

立卷歸檔在檔案管理工作中猶如“火車頭”，對檔案的真實性和完整性具備直接影響。完善立卷歸檔工作，應嚴格把關檔案的數量和內容，核實檔案資料是否完整，以便完整保存珍貴的信息材料[1]，杜絕工作紕漏；應全面掌握檔案存在的缺失和措施，并將之遞交相關部門糾正和修改，進而為檔案管理奠定優良的基礎。此外，在實際工作中，檔案管理者應嚴格執行相應的立卷歸檔標準和規章制度，并對檔案資源展開排序，進而對各種檔案資料展開排序，為檔案的規范使用提供條件。

1.2 提高內部管理效力

檔案是各個單位決策過程中的關鍵參考材料，具備完善決策內容、提高決策科學性的價值。完善立卷歸檔工作，有助于檔案管理工作的全面化、規范化和標準化，為決策工作提供關鍵依據[2]。檔案管理者應借助科學的辦法迅速整理和分類檔案，并及時處理失去效用的方案材料，優化管理細節，以便為領導提供系統的參考材料。此外，完善立卷歸檔工作，能夠提升檔案的使用效率，縮減檔案管理成本，提升內部管理效力。

2 檔案立卷歸檔工作的現狀

2.1 立卷歸檔意識薄弱

近年來，各單位信息資料的數量日漸提高，事務性工作陸續增多，但檔案管理者普遍缺乏嚴謹的立卷歸檔意識，致使立卷歸檔工作不符合標準。第一，欠缺案卷目錄和歸檔目錄，立卷歸檔工作欠缺嚴謹性和規范性，存在嚴重紕漏；第二，檔案資料的交接存在問題，致使某些資料長期無法歸檔；第三，文件歸類欠缺科學性[3]，管理者在檔案分類中未完全執行相關標準，導致文件凌亂，各種文件混合在一起，干擾檔案檢索效率；第四，歸檔不及時，致使檔案材料在使用和傳輸中丟失，進而產生一定損失。

2.2 電子檔案立卷歸檔欠缺科學性

經過長期的實踐，國家檔案管理領域紙質檔案的立卷歸檔工作已趨于成熟，但電子檔案立卷歸檔中依舊存在諸多問題，無法迅速適應現代化社會對其的基礎訴求。第一，檔案管理系統性能單調，處理影像、圖片、聲像檔案的效率較低，依舊需要人工分類和編輯；第二，電子檔案的處理標準和格式混亂，立卷歸檔質量較低，諸如：圖片檔案應統一應用JPEG格式，還是TIFF格式；聲像檔案是否采用原版原件等；第三，辦公系統與檔案管理系統之間存在共享和傳輸壁壘，難以實現文件的實時共享和自由傳輸。檔案管理者在立卷歸檔工作中無法通過一個平臺填充、收集所需的電子文件材料。

3 檔案立卷歸檔工作的優化對策

3.1 構建健全的立卷歸檔機制

在新的發展態勢，各單位針對檔案立卷歸檔工作應創設健全機制，加強制度的約束性，分明權責、細化流程、健全內容，指引檔案管理者以科學的手段展開工作。第一，明確工作職責。構建以檔案管理部門為中心，其余部門配合的立卷歸檔制度。首先，必須創設前置處理任務，理清歸檔部門整理檔案職責和事前處理專責，提高管理效力；其次，理清檔案管理者在立卷歸檔和甄別環節的職責。對于存在缺陷、不符合標準的檔案資料，必須及時闡明理由，并遞交或退還相關部門，全面把控立卷規范的質量。第二，明確工作標準。以各種類型檔案的特性為依據細化工作標準[4]，以“高標準、嚴要求”的工作態度把關立卷歸檔質量。第三，完善工作流程，統籌財力、物力和人力資源，精簡立卷歸檔環節，提高其系統性，進而提高立卷歸檔的科學性、高效性和及時性。

3.2 強化檔案管理者立卷歸檔意識

檔案立卷規范質量的提高，與部門管理、工作者的配合密切相關。因此，各個單位必須高度重視檔案管理立卷歸檔意識的強化。第一，提高宣傳《檔案法》及其相關文件的力度，提高相關職員和部門的責任心。第二，有機結合立卷歸檔、責任落實與績效考核，有效解決歸檔不及時、目錄不規范等問題，循序引導工作者形成優良的工作習慣。第三，理清工作交接項目，以檔案材料交接表為依據保證工作與檔案材料同步移交，為立卷歸檔工作做好準備。

3.3 優化電子檔案立卷歸檔工作

現代化社會，改革單位在檔案管理工作中應兼顧電子檔案與紙質檔案的管理，全面提高其管理效果。第一，優化檔案管理系統，借助數據識別技術、大數據技術等處理和捕捉影像檔案、圖片檔案和聲像檔案中的關鍵信息，降低人工工作量。第二，理清電子檔案的處理標準和處理格式。普遍而言，聲像檔案應采用原版原件，特殊情況下，應采取一定手段證明其與原件相同，保證其真實性；圖片檔案應使用10M以上的TIFF格式，提高其清晰度。第三，借助相應的技術手段關聯OA系統和檔案管理系統，明晰訪問權限，精簡立卷歸檔環節，提高工作效率。

4 結束語

檔案是一種具備特定效力和參考價值的材料資源，是各個單位對外聯系交流的關鍵媒介，是各個單位內部管理的關鍵憑證。據檔案管理實踐可知，符合檔案管理標準和訴求的立卷歸檔工作能夠為未來檔案的利用、檢索和查閱奠定堅實的基礎，提高檔案利用價值。因此，檔案管理者應樹立終身學習意識，與時俱進，拓寬工作思維，不斷創新和優化工作方式，有效探尋和處理工作中的問題，進而提高檔案立卷歸檔工作的系統性、科學性和規范性。