檔案立卷歸檔工作的改善路徑探究

彭丹丹

（山東省濟(jì)寧市人事考試中心，山東 濟(jì)寧 272000）

檔案是各個社會組織、事業(yè)單位、企業(yè)等在行政管理和運(yùn)營過程中產(chǎn)生的極具儲存價值的各種文件材料載體。檔案立卷歸檔是檔案管理的關(guān)鍵構(gòu)成和核心內(nèi)容，關(guān)乎館藏檔案和立卷歸檔檔案文件的完整性，關(guān)乎檔案的利用價值。因此，在新的發(fā)展態(tài)勢下，采取行之有效的措施，優(yōu)化立卷歸檔工作是大勢之所趨。

1 檔案立卷歸檔工作的價值

1.1 保證檔案資源的真實(shí)性和完整性

立卷歸檔在檔案管理工作中猶如“火車頭”，對檔案的真實(shí)性和完整性具備直接影響。完善立卷歸檔工作，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，核實(shí)檔案資料是否完整，以便完整保存珍貴的信息材料[1]，杜絕工作紕漏；應(yīng)全面掌握檔案存在的缺失和措施，并將之遞交相關(guān)部門糾正和修改，進(jìn)而為檔案管理奠定優(yōu)良的基礎(chǔ)。此外，在實(shí)際工作中，檔案管理者應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，并對檔案資源展開排序，進(jìn)而對各種檔案資料展開排序，為檔案的規(guī)范使用提供條件。

1.2 提高內(nèi)部管理效力

檔案是各個單位決策過程中的關(guān)鍵參考材料，具備完善決策內(nèi)容、提高決策科學(xué)性的價值。完善立卷歸檔工作，有助于檔案管理工作的全面化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為決策工作提供關(guān)鍵依據(jù)[2]。檔案管理者應(yīng)借助科學(xué)的辦法迅速整理和分類檔案，并及時處理失去效用的方案材料，優(yōu)化管理細(xì)節(jié)，以便為領(lǐng)導(dǎo)提供系統(tǒng)的參考材料。此外，完善立卷歸檔工作，能夠提升檔案的使用效率，縮減檔案管理成本，提升內(nèi)部管理效力。

2 檔案立卷歸檔工作的現(xiàn)狀

2.1 立卷歸檔意識薄弱

近年來，各單位信息資料的數(shù)量日漸提高，事務(wù)性工作陸續(xù)增多，但檔案管理者普遍缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧⒕須w檔意識，致使立卷歸檔工作不符合標(biāo)準(zhǔn)。第一，欠缺案卷目錄和歸檔目錄，立卷歸檔工作欠缺嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，存在嚴(yán)重紕漏；第二，檔案資料的交接存在問題，致使某些資料長期無法歸檔；第三，文件歸類欠缺科學(xué)性[3]，管理者在檔案分類中未完全執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致文件凌亂，各種文件混合在一起，干擾檔案檢索效率；第四，歸檔不及時，致使檔案材料在使用和傳輸中丟失，進(jìn)而產(chǎn)生一定損失。

2.2 電子檔案立卷歸檔欠缺科學(xué)性

經(jīng)過長期的實(shí)踐，國家檔案管理領(lǐng)域紙質(zhì)檔案的立卷歸檔工作已趨于成熟，但電子檔案立卷歸檔中依舊存在諸多問題，無法迅速適應(yīng)現(xiàn)代化社會對其的基礎(chǔ)訴求。第一，檔案管理系統(tǒng)性能單調(diào)，處理影像、圖片、聲像檔案的效率較低，依舊需要人工分類和編輯；第二，電子檔案的處理標(biāo)準(zhǔn)和格式混亂，立卷歸檔質(zhì)量較低，諸如：圖片檔案應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)用JPEG格式，還是TIFF格式；聲像檔案是否采用原版原件等；第三，辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間存在共享和傳輸壁壘，難以實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時共享和自由傳輸。檔案管理者在立卷歸檔工作中無法通過一個平臺填充、收集所需的電子文件材料。

3 檔案立卷歸檔工作的優(yōu)化對策

3.1 構(gòu)建健全的立卷歸檔機(jī)制

在新的發(fā)展態(tài)勢，各單位針對檔案立卷歸檔工作應(yīng)創(chuàng)設(shè)健全機(jī)制，加強(qiáng)制度的約束性，分明權(quán)責(zé)、細(xì)化流程、健全內(nèi)容，指引檔案管理者以科學(xué)的手段展開工作。第一，明確工作職責(zé)。構(gòu)建以檔案管理部門為中心，其余部門配合的立卷歸檔制度。首先，必須創(chuàng)設(shè)前置處理任務(wù)，理清歸檔部門整理檔案職責(zé)和事前處理專責(zé)，提高管理效力；其次，理清檔案管理者在立卷歸檔和甄別環(huán)節(jié)的職責(zé)。對于存在缺陷、不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料，必須及時闡明理由，并遞交或退還相關(guān)部門，全面把控立卷規(guī)范的質(zhì)量。第二，明確工作標(biāo)準(zhǔn)。以各種類型檔案的特性為依據(jù)細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)[4]，以“高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”的工作態(tài)度把關(guān)立卷歸檔質(zhì)量。第三，完善工作流程，統(tǒng)籌財(cái)力、物力和人力資源，精簡立卷歸檔環(huán)節(jié)，提高其系統(tǒng)性，進(jìn)而提高立卷歸檔的科學(xué)性、高效性和及時性。

3.2 強(qiáng)化檔案管理者立卷歸檔意識

檔案立卷規(guī)范質(zhì)量的提高，與部門管理、工作者的配合密切相關(guān)。因此，各個單位必須高度重視檔案管理立卷歸檔意識的強(qiáng)化。第一，提高宣傳《檔案法》及其相關(guān)文件的力度，提高相關(guān)職員和部門的責(zé)任心。第二，有機(jī)結(jié)合立卷歸檔、責(zé)任落實(shí)與績效考核，有效解決歸檔不及時、目錄不規(guī)范等問題，循序引導(dǎo)工作者形成優(yōu)良的工作習(xí)慣。第三，理清工作交接項(xiàng)目，以檔案材料交接表為依據(jù)保證工作與檔案材料同步移交，為立卷歸檔工作做好準(zhǔn)備。

3.3 優(yōu)化電子檔案立卷歸檔工作

現(xiàn)代化社會，改革單位在檔案管理工作中應(yīng)兼顧電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，全面提高其管理效果。第一，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，借助數(shù)據(jù)識別技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等處理和捕捉影像檔案、圖片檔案和聲像檔案中的關(guān)鍵信息，降低人工工作量。第二，理清電子檔案的處理標(biāo)準(zhǔn)和處理格式。普遍而言，聲像檔案應(yīng)采用原版原件，特殊情況下，應(yīng)采取一定手段證明其與原件相同，保證其真實(shí)性；圖片檔案應(yīng)使用10M以上的TIFF格式，提高其清晰度。第三，借助相應(yīng)的技術(shù)手段關(guān)聯(lián)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，明晰訪問權(quán)限，精簡立卷歸檔環(huán)節(jié)，提高工作效率。

4 結(jié)束語

檔案是一種具備特定效力和參考價值的材料資源，是各個單位對外聯(lián)系交流的關(guān)鍵媒介，是各個單位內(nèi)部管理的關(guān)鍵憑證。據(jù)檔案管理實(shí)踐可知，符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和訴求的立卷歸檔工作能夠?yàn)槲磥頇n案的利用、檢索和查閱奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高檔案利用價值。因此，檔案管理者應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)意識，與時俱進(jìn)，拓寬工作思維，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化工作方式，有效探尋和處理工作中的問題，進(jìn)而提高檔案立卷歸檔工作的系統(tǒng)性、科學(xué)性和規(guī)范性。