關于檔案收集工作的實踐探究

鐘思雅

（珠海格力房產有限公司，廣東 珠海 519000）

1 檔案收集難的具體表現

檔案的收集工作就是指公司內各個職能部門的檔案人員對公司內部文件進行收集、整合，然后移交到檔案室進行統一管理的過程，但是在檔案收集的過程中往往會遇到許多問題，其具體表現為以下三個方面。

1）檔案材料門類不全。公司內各個部門的職能不同，除了行政辦公室內存在相應的紅頭文書檔案，還具有相應的榮譽證書、新聞報道、重大會議的記錄等等材料，但是許多行政辦公室交給檔案室的檔案就只有紅頭文書檔案，其他種類的檔案并沒有進行合理的歸檔，也許是出于保密，或是相關工作人員認為歸檔并不重要，所以不愿意向檔案室提交相應的檔案。

2）檔案材料缺失嚴重。在公司日常運行過程中，各個部門的工作人員都應該將相應的項目活動檔案移交給檔案室的相關工作人員。但是在現實生活中各部門工作人員除了必須移交給檔案室的紅頭文書檔案，并沒有對其他的檔案進行歸納、整理，然后移交給檔案室，所以最終導致公司有些項目活動無法及時地歸檔，或是存在信息不全的情況。

3）檔案材料的系統性較差。由于公司內各個項目之間是具有一定聯系性的，就像公司職員請假，領導批復一樣這一系統性的過程。但是有些部門移交給檔案室的檔案材料往往項目都是顯示有批復，卻無請示，有正文卻是無附件的情況，而這種檔案材料即使移交給檔案室也是無法真實地反應項目活動的整體過程的。

2 造成檔案收集難的原因

1）歸檔制度的不健全。當前，許多公司并沒有建立健全的規章制度，同時也沒有建立相應的歸檔懲罰和獎勵措施，這樣直接導致了公司內的檔案管理工作失去了相應的約束力，而相應的檔案管理人員也就無法可依。

2）對檔案的作用認識模糊。由于當前許多公司內部缺乏相應的檔案管理約束條例，所以關于檔案的歸檔工作全部分散保存在各個部門或是相關工作人員手中，而有些工作人員認為這些文檔并沒有管理的必要，所以為了個人方便而選擇不移交給檔案室。加之，兼職的檔案管理人員調換比較頻繁，在日常工作中不僅擔任著檔案管理工作，而且還具有其他的業務工作，最終使檔案的收集工作難以有效地進行。

3）檔案管理員的工作方法陳舊。由于公司并沒有組織檔案管理人員參與相應的培訓活動，所以公司內的檔案管理人員對檔案工作的認識也不足以應對檔案的收集和管理工作。而有些工作人員即使受到了上級的通知也不展開相應的檔案收集工作，不僅如此，還有一些工作人員并沒有充分地意識到進行檔案管理工作的重要現實意義，認為這一職位并沒有任何發展前景，最終導致他們在工作上不能盡心盡力，不能科學地分類歸納相應的文檔內容，從而造成公司內經常出現文檔不全的問題。

4）檔案管理隊伍建設相對薄弱。由于檔案管理工作并不會為公司的發展帶來直接的經濟效益，再加上檔案管理工作難以受到領導層的重視，所以檔案管理工作人員經常被忽視，而相應的部門工作人員不積極地配合檔案管理工作人員的檔案收集工作，而公司多數都是聘用一些兼職工作者來完成公司的檔案收集工作。所以在一定程度上降低了公司內檔案管理工作人員的工作的積極性，就也是公司無法吸引專業性的檔案管理人才的原因。

5）管理手段落后，現代化技術難以施行。由于當前依然存在一些公司不注重檔案的管理工作，所以對并沒有對公司的檔案工作投入相應的資金，最終導致檔案室配備的設施和使用的技術都比其他公司落后，而招聘的檔案管理工作人員自身的綜合素質較低，不懂得如何科學地操作相應的設備，應用現代化的檔案信息管理技術，最終導致公司難以真正地應用現代化技術來進行檔案的收集和管理工作。

3 檔案收集工作的對策

1）依法治檔，健全歸檔制度。公司檔案室的檔案管理人員為了更好地完成檔案的收集工作，首先，應該在公司內制定完善的歸檔制度，因為只有確立了制度，才會讓工作人員感受一定的約束力，從而更好地完成檔案的收集工作。其次，應該加強公司內部的考核管理。在公司構建完善的歸檔制度之后，就應該嚴格制定相應的檔案工作考核制度。而該制度的建立不僅能夠有效地提升檔案管理工作人員的工作積極性，而且還能夠有效地提升檔案室的工作效率，促進公司更好地發展[1]。

2）增強全員檔案管理意識。在公司實際運營的過程中，公司內部的管理人員應該采用多樣化的管理方式，向公司全體成員宣傳《中國共和國檔案法》以及相應的檔案制度，使公司內所有工作人員能夠充分地認識到檔案收集工作的現實意義，從而形成相應的檔案管理意識。有效地提升公司內部全體工作人員的檔案管理意識，就能夠有效地完成檔案材料的整合和移交，從而有效地提升公司內的工作效率。

3）重視檔案管理隊伍的建設與培養。由于公司內的檔案管理人員不僅需要負責檔案文件的收集工作，而且還需要負責檔案材料的分類、歸檔，所以公司管理層應該注重檔案管理隊伍的建設，提升檔案管理隊伍的整體素質，加強對檔案管理工作人員的培養，給予檔案工作人員晉升的機會，并且從日常的工作過程中多多關心他們，為他們創造良好的工作環境，從而有效地提升檔案管理工作人員的工作積極性。而建立一支業務能力較強、團隊結構合理的檔案管理團隊不僅能夠促進檔案管理工作的有序進行，而且還能在一定程度上促進公司實現可持續發展[2]。

4）提高對檔案工作的重視。為了有效地提升檔案室的管理效率，首先需要加強公司內部領導層的檔案管理意識，只有這樣公司內的檔案管理人員才能夠將當前在檔案管理工作中存在的問題及時匯報給上級，讓其充分地認識到當前檔案管理工作存在的問題，從而針對公司的實際運營情況及時地提出相應的解決方案，促進提升公司內檔案室工作效率的提升。

5）加強業務指導，提升檔案質量。由于公司內檔案室的檔案管理人員往往身兼數職，其中檔案的管理僅僅只是其中一項工作，再加上檔案收集的變動性較強，所以如果檔案管理人員的業務非常生疏，那么就降低了檔案室的工作效率。為此，應該加強檔案室管理人員的業務指導，使其能夠更加規范地完成相應的檔案管理工作，及時地與上級檔案管理工作人員展開相應的匯報、溝通[3]。

6）配備先進的設備和技術人才。公司在實際的運行過程中，可以根據檔案工作的實際需求，為檔案室配備現代化的管理設備，積極地引進相應的專業性技術人才，從而為檔案工作的健康發展提供有力的物質保障[4]。

4 結語

綜上所述，為了使公司內檔案管理工作人員更好地完成檔案的收集工作，那么首先就需要公司領導層加強對檔案收集工作的重視程度，不斷優化、改進公司內的檔案管理制度和歸檔制度，然后在加強對檔案管理團隊的建設，使其能夠在一定程度上提升公司內檔案室的工作效率，提升檔案的質量。另外，還應該運用先進的現代化技術和設備來進行檔案的收集工作，從而為檔案的管理工作提供有力的物質基礎，為檔案利用者提供更好的服務。