關(guān)于檔案收集工作的實(shí)踐探究

鐘思雅

（珠海格力房產(chǎn)有限公司，廣東 珠海 519000）

1 檔案收集難的具體表現(xiàn)

檔案的收集工作就是指公司內(nèi)各個(gè)職能部門的檔案人員對(duì)公司內(nèi)部文件進(jìn)行收集、整合，然后移交到檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理的過(guò)程，但是在檔案收集的過(guò)程中往往會(huì)遇到許多問(wèn)題，其具體表現(xiàn)為以下三個(gè)方面。

1）檔案材料門類不全。公司內(nèi)各個(gè)部門的職能不同，除了行政辦公室內(nèi)存在相應(yīng)的紅頭文書檔案，還具有相應(yīng)的榮譽(yù)證書、新聞報(bào)道、重大會(huì)議的記錄等等材料，但是許多行政辦公室交給檔案室的檔案就只有紅頭文書檔案，其他種類的檔案并沒(méi)有進(jìn)行合理的歸檔，也許是出于保密，或是相關(guān)工作人員認(rèn)為歸檔并不重要，所以不愿意向檔案室提交相應(yīng)的檔案。

2）檔案材料缺失嚴(yán)重。在公司日常運(yùn)行過(guò)程中，各個(gè)部門的工作人員都應(yīng)該將相應(yīng)的項(xiàng)目活動(dòng)檔案移交給檔案室的相關(guān)工作人員。但是在現(xiàn)實(shí)生活中各部門工作人員除了必須移交給檔案室的紅頭文書檔案，并沒(méi)有對(duì)其他的檔案進(jìn)行歸納、整理，然后移交給檔案室，所以最終導(dǎo)致公司有些項(xiàng)目活動(dòng)無(wú)法及時(shí)地歸檔，或是存在信息不全的情況。

3）檔案材料的系統(tǒng)性較差。由于公司內(nèi)各個(gè)項(xiàng)目之間是具有一定聯(lián)系性的，就像公司職員請(qǐng)假，領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)一樣這一系統(tǒng)性的過(guò)程。但是有些部門移交給檔案室的檔案材料往往項(xiàng)目都是顯示有批復(fù)，卻無(wú)請(qǐng)示，有正文卻是無(wú)附件的情況，而這種檔案材料即使移交給檔案室也是無(wú)法真實(shí)地反應(yīng)項(xiàng)目活動(dòng)的整體過(guò)程的。

2 造成檔案收集難的原因

1）歸檔制度的不健全。當(dāng)前，許多公司并沒(méi)有建立健全的規(guī)章制度，同時(shí)也沒(méi)有建立相應(yīng)的歸檔懲罰和獎(jiǎng)勵(lì)措施，這樣直接導(dǎo)致了公司內(nèi)的檔案管理工作失去了相應(yīng)的約束力，而相應(yīng)的檔案管理人員也就無(wú)法可依。

2）對(duì)檔案的作用認(rèn)識(shí)模糊。由于當(dāng)前許多公司內(nèi)部缺乏相應(yīng)的檔案管理約束條例，所以關(guān)于檔案的歸檔工作全部分散保存在各個(gè)部門或是相關(guān)工作人員手中，而有些工作人員認(rèn)為這些文檔并沒(méi)有管理的必要，所以為了個(gè)人方便而選擇不移交給檔案室。加之，兼職的檔案管理人員調(diào)換比較頻繁，在日常工作中不僅擔(dān)任著檔案管理工作，而且還具有其他的業(yè)務(wù)工作，最終使檔案的收集工作難以有效地進(jìn)行。

3）檔案管理員的工作方法陳舊。由于公司并沒(méi)有組織檔案管理人員參與相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，所以公司內(nèi)的檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)也不足以應(yīng)對(duì)檔案的收集和管理工作。而有些工作人員即使受到了上級(jí)的通知也不展開相應(yīng)的檔案收集工作，不僅如此，還有一些工作人員并沒(méi)有充分地意識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作的重要現(xiàn)實(shí)意義，認(rèn)為這一職位并沒(méi)有任何發(fā)展前景，最終導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ魃喜荒鼙M心盡力，不能科學(xué)地分類歸納相應(yīng)的文檔內(nèi)容，從而造成公司內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)文檔不全的問(wèn)題。

4）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)薄弱。由于檔案管理工作并不會(huì)為公司的發(fā)展帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，再加上檔案管理工作難以受到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，所以檔案管理工作人員經(jīng)常被忽視，而相應(yīng)的部門工作人員不積極地配合檔案管理工作人員的檔案收集工作，而公司多數(shù)都是聘用一些兼職工作者來(lái)完成公司的檔案收集工作。所以在一定程度上降低了公司內(nèi)檔案管理工作人員的工作的積極性，就也是公司無(wú)法吸引專業(yè)性的檔案管理人才的原因。

5）管理手段落后，現(xiàn)代化技術(shù)難以施行。由于當(dāng)前依然存在一些公司不注重檔案的管理工作，所以對(duì)并沒(méi)有對(duì)公司的檔案工作投入相應(yīng)的資金，最終導(dǎo)致檔案室配備的設(shè)施和使用的技術(shù)都比其他公司落后，而招聘的檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)較低，不懂得如何科學(xué)地操作相應(yīng)的設(shè)備，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，最終導(dǎo)致公司難以真正地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的收集和管理工作。

3 檔案收集工作的對(duì)策

1）依法治檔，健全歸檔制度。公司檔案室的檔案管理人員為了更好地完成檔案的收集工作，首先，應(yīng)該在公司內(nèi)制定完善的歸檔制度，因?yàn)橹挥写_立了制度，才會(huì)讓工作人員感受一定的約束力，從而更好地完成檔案的收集工作。其次，應(yīng)該加強(qiáng)公司內(nèi)部的考核管理。在公司構(gòu)建完善的歸檔制度之后，就應(yīng)該嚴(yán)格制定相應(yīng)的檔案工作考核制度。而該制度的建立不僅能夠有效地提升檔案管理工作人員的工作積極性，而且還能夠有效地提升檔案室的工作效率，促進(jìn)公司更好地發(fā)展[1]。

2）增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。在公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，公司內(nèi)部的管理人員應(yīng)該采用多樣化的管理方式，向公司全體成員宣傳《中國(guó)共和國(guó)檔案法》以及相應(yīng)的檔案制度，使公司內(nèi)所有工作人員能夠充分地認(rèn)識(shí)到檔案收集工作的現(xiàn)實(shí)意義，從而形成相應(yīng)的檔案管理意識(shí)。有效地提升公司內(nèi)部全體工作人員的檔案管理意識(shí)，就能夠有效地完成檔案材料的整合和移交，從而有效地提升公司內(nèi)的工作效率。

3）重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與培養(yǎng)。由于公司內(nèi)的檔案管理人員不僅需要負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，而且還需要負(fù)責(zé)檔案材料的分類、歸檔，所以公司管理層應(yīng)該注重檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，給予檔案工作人員晉升的機(jī)會(huì)，并且從日常的工作過(guò)程中多多關(guān)心他們，為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，從而有效地提升檔案管理工作人員的工作積極性。而建立一支業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)合理的檔案管理團(tuán)隊(duì)不僅能夠促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行，而且還能在一定程度上促進(jìn)公司實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[2]。

4）提高對(duì)檔案工作的重視。為了有效地提升檔案室的管理效率，首先需要加強(qiáng)公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)，只有這樣公司內(nèi)的檔案管理人員才能夠?qū)?dāng)前在檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)給上級(jí)，讓其充分地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，從而針對(duì)公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況及時(shí)地提出相應(yīng)的解決方案，促進(jìn)提升公司內(nèi)檔案室工作效率的提升。

5）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案質(zhì)量。由于公司內(nèi)檔案室的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，其中檔案的管理僅僅只是其中一項(xiàng)工作，再加上檔案收集的變動(dòng)性較強(qiáng)，所以如果檔案管理人員的業(yè)務(wù)非常生疏，那么就降低了檔案室的工作效率。為此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案室管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其能夠更加規(guī)范地完成相應(yīng)的檔案管理工作，及時(shí)地與上級(jí)檔案管理工作人員展開相應(yīng)的匯報(bào)、溝通[3]。

6）配備先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)人才。公司在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中，可以根據(jù)檔案工作的實(shí)際需求，為檔案室配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備，積極地引進(jìn)相應(yīng)的專業(yè)性技術(shù)人才，從而為檔案工作的健康發(fā)展提供有力的物質(zhì)保障[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了使公司內(nèi)檔案管理工作人員更好地完成檔案的收集工作，那么首先就需要公司領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視程度，不斷優(yōu)化、改進(jìn)公司內(nèi)的檔案管理制度和歸檔制度，然后在加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，使其能夠在一定程度上提升公司內(nèi)檔案室的工作效率，提升檔案的質(zhì)量。另外，還應(yīng)該運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案的收集工作，從而為檔案的管理工作提供有力的物質(zhì)基礎(chǔ)，為檔案利用者提供更好的服務(wù)。