企事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

謝 娟

（貴州電網有限責任公司畢節市郊供電局，貴州 畢節 551700）

隨著現代社會的迅猛發展，互聯網信息技術為現代人們生活和工作提供了巨大的支撐，在文書檔案管理過程中，計算機技術正在逐漸替代傳統的人工文書檔案管理方式，文書檔案管理效率和質量因此而顯著提升，計算機管理與人工管理共同存在的情況正在相當大的程度上改變現有文書檔案管理形態，使得其正在呈現出嶄新的發展局勢，在此種情況下，針對性地分析文書檔案管理的問題以及相應解決策略便顯得極為重要。

1 檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對不同組織機構的檔案實體與信息進行有效管理，并形成利用服務的工作總稱。作為檔案事業的基本構成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國家政府部門，廣大企業、事業單位也不斷推動檔案管理工作的開展，用于發揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質，還需要凸顯自己的服務性價值。所以，無論是企業還是事業單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務價值，為廣大企事業單位職工提供更為多元化的檔案利用服務。

2 現階段檔案管理工作存在的問題

從檔案管理內部因素的角度分析，現階段檔案管理工作主要體現出以下3個主要問題：首先是對檔案管理工作缺乏重視。很多企事業單位沒有意識到檔案對于企業或單位發展的重要性，忽視對其的管理工作，在實際管理過程中，不能有效落實國家相關法律法規，導致管理工作混亂；其次是基礎性管理業務薄弱。具體表現為缺乏系統健全的檔案管理制度和部門監督體系，導致基礎性管理業務不符合行業規范甚至出現違法違規行為；最后是管理人員職業素養不過硬。具體表現在兩個方面，一方面是很多檔案管理人員沒有經過專業化的業務培訓，導致檔案管理意識和能力沒有達到崗位要求，另一方面是部分管理人員缺乏端正的工作態度及良好的崗位責任感，對待工作敷衍了事。從檔案管理外部因素的角度分析，也存在3個主要問題：首先是由于檔案文件系統不兼容而引發的歸檔問題。目前，在我國很多企事業單位中普遍存在智能化辦公系統與檔案管理管理系統缺乏兼容性，甚至相互沖突的情況，導致電子檔案歸檔困難；其次是由于檔案管理平臺缺乏而引發的信息利用率低下問題。由于缺少標準化、系統化、智能化、網絡化的檔案管理平臺，現階段，所謂的檔案信息化管理仍主要停留于利用計算機技術對電子化檔案進行簡單編輯和錄入的初級階段，大部分管理工作仍以人工操作為主，顯著降低了檔案信息管理、調閱、傳輸的效率；最后是由于過度依賴信息技術而引發的電子檔案安全問題。由于具有操作簡便、儲存方便、易于傳輸等技術優勢，電子檔案逐漸成為現階段我國企事業單位主要的檔案形式。

3 大數據時代檔案管理工作的革新路徑

1）轉變檔案管理思維和理念。在大數據時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，相關工作人員就要盡快實現自身工作思維和理念從傳統的紙質化作業向信息化作業轉變。以大數據為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進一步意識到大數據融入到檔案管理工作的重要性，提升對檔案管理的重視度，并根據檔案管理工作開展模式，將大數據技術、信息化技術運用到其中，提升檔案管理工作的實際成效。同時，工作人員還要樹立新的檔案管理服務理念，如智能化的服務理念、個性化的服務理念、人性化的服務理念等，要根據這些服務理念構建出檔案管理服務工作體系，推進智能化、個性化、人性化檔案管理服務理念在企事業單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實，進而推進企事業單位向現代化經營管理方向發展的相關進程。此外，根據大數據在檔案管理工作中的運用，還要構建出檔案管理的大數據庫，要充分發揮數據庫的根本效能，推進檔案管理工作的信息化發展。

2）創新隊伍建設，優化工作形態。現代科學信息技術正在迅猛發展，檔案管理的模式將會伴隨信息技術的發展變化而產生變動，整體科學性、合理性正在不斷增強，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅持學習培訓，不斷提高自身的從業能力，通過科學合理的技術工具，增強檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實現創新發展。相關企事業單位需要把好人才入口關，注意招聘具備專業文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設奠定下堅實的支撐作用。要注重現有人才的應用，大膽應用具備專業理論知識和技能特長的年輕干部，穩定現階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進出管理制度，以促進文書檔案工作的穩定發展。與此同時，企事業單位還需要不斷強化對現有檔案管理人員的培訓教育，對檔案管理工作有效補充，有條件的單位需要重點提升檔案管理工作者的計算機應用能力和外語水準。

3）轉變傳統工作方式，建設新時代工作規范標準。隨著大數據技術的應用，缺乏前瞻性的工作方式已經明顯不適應時代。企事業單位檔案管理工作要順應時代發展，轉變工作方式，響應“無紙化辦公”，積極采用計算機錄入等工作手段，將電子檔案作為主要的存儲方式。這樣不僅方便查找檔案，還簡化了調閱的流程，省時省力，讓檔案及時發揮了應有的作用，符合大數據時代的要求。大數據背景下，企事業檔案管理工作不僅要有規劃，更要往精準化、規范化方面發展。工作方式產生變革，那么工作規范標準也應該與時俱進。比如，某單位開始著手檔案的信息化錄入，需要進行大量的信息掃描，此時關于“信息錄入掃描”的工作規范就應該被制定出來。此外，還需要制定一系列相應的規章制度，形成一套全方位的工作規范標準，如檔案信息錄入標準、檔案查詢標準、檔案調閱手續標準、檔案保存標準等等。只有建設一套符合新時代要求的工作規范標準，才能在大數據背景下，將檔案管理工作的作用發揮出來。

4）安全保密原則。安全保密原則，是企事業單位檔案管理的重要實施原則。無論是檔案收集，還是檔案整理與保管，乃至檔案利用，都需要秉承安全保密原則。一方面檔案管理的工作環節需要在安全的環境氛圍中開展。這里的安全，既是信息無泄密的安全，也是檔案整理與保管的物理性安全，即儲存檔案實體內容的空間必須要做好防火、防水、防盜的處理，也需要做到防鼠咬、防蚊蠅，使得所有檔案實體內容都能夠在安全干凈的環境中得到良好保管。另一方面安全保密原則中的保密，是對檔案管理工作人員提出最基本的道德要求。檔案管理工作人員在收集、整理和保管相關檔案內容時，需要有良好的職業道德素養，不能將相關的檔案信息向任何人任何形式泄露，尤其是其中的機密級檔案信息，更加不能對外泄露。而相關的檔案利用人同樣在自己翻閱檔案信息時，也不能向其他人進行泄漏，這也是安全保密原則體現的重要內容。

4 結束語

總之，文書檔案的內容將會見證企事業單位從無到有，從有到創新，從創新到拓寬的歷程，是現代企事業單位的重要管理工作。所以，切實有效地提升在文書管理上的投入具有極為重要的實踐意義。