企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

謝 娟

（貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司畢節(jié)市郊供電局，貴州 畢節(jié) 551700）

隨著現(xiàn)代社會(huì)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為現(xiàn)代人們生活和工作提供了巨大的支撐，在文書檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)正在逐漸替代傳統(tǒng)的人工文書檔案管理方式，文書檔案管理效率和質(zhì)量因此而顯著提升，計(jì)算機(jī)管理與人工管理共同存在的情況正在相當(dāng)大的程度上改變現(xiàn)有文書檔案管理形態(tài)，使得其正在呈現(xiàn)出嶄新的發(fā)展局勢(shì)，在此種情況下，針對(duì)性地分析文書檔案管理的問題以及相應(yīng)解決策略便顯得極為重要。

1 檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對(duì)不同組織機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體與信息進(jìn)行有效管理，并形成利用服務(wù)的工作總稱。作為檔案事業(yè)的基本構(gòu)成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國(guó)家政府部門，廣大企業(yè)、事業(yè)單位也不斷推動(dòng)檔案管理工作的開展，用于發(fā)揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質(zhì)，還需要凸顯自己的服務(wù)性價(jià)值。所以，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務(wù)價(jià)值，為廣大企事業(yè)單位職工提供更為多元化的檔案利用服務(wù)。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題

從檔案管理內(nèi)部因素的角度分析，現(xiàn)階段檔案管理工作主要體現(xiàn)出以下3個(gè)主要問題：首先是對(duì)檔案管理工作缺乏重視。很多企事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案對(duì)于企業(yè)或單位發(fā)展的重要性，忽視對(duì)其的管理工作，在實(shí)際管理過程中，不能有效落實(shí)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致管理工作混亂；其次是基礎(chǔ)性管理業(yè)務(wù)薄弱。具體表現(xiàn)為缺乏系統(tǒng)健全的檔案管理制度和部門監(jiān)督體系，導(dǎo)致基礎(chǔ)性管理業(yè)務(wù)不符合行業(yè)規(guī)范甚至出現(xiàn)違法違規(guī)行為；最后是管理人員職業(yè)素養(yǎng)不過硬。具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理意識(shí)和能力沒有達(dá)到崗位要求，另一方面是部分管理人員缺乏端正的工作態(tài)度及良好的崗位責(zé)任感，對(duì)待工作敷衍了事。從檔案管理外部因素的角度分析，也存在3個(gè)主要問題：首先是由于檔案文件系統(tǒng)不兼容而引發(fā)的歸檔問題。目前，在我國(guó)很多企事業(yè)單位中普遍存在智能化辦公系統(tǒng)與檔案管理管理系統(tǒng)缺乏兼容性，甚至相互沖突的情況，導(dǎo)致電子檔案歸檔困難；其次是由于檔案管理平臺(tái)缺乏而引發(fā)的信息利用率低下問題。由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，現(xiàn)階段，所謂的檔案信息化管理仍主要停留于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子化檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單編輯和錄入的初級(jí)階段，大部分管理工作仍以人工操作為主，顯著降低了檔案信息管理、調(diào)閱、傳輸?shù)男剩蛔詈笫怯捎谶^度依賴信息技術(shù)而引發(fā)的電子檔案安全問題。由于具有操作簡(jiǎn)便、儲(chǔ)存方便、易于傳輸?shù)燃夹g(shù)優(yōu)勢(shì)，電子檔案逐漸成為現(xiàn)階段我國(guó)企事業(yè)單位主要的檔案形式。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的革新路徑

1）轉(zhuǎn)變檔案管理思維和理念。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想真正做到與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)工作人員就要盡快實(shí)現(xiàn)自身工作思維和理念從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化作業(yè)向信息化作業(yè)轉(zhuǎn)變。以大數(shù)據(jù)為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進(jìn)一步意識(shí)到大數(shù)據(jù)融入到檔案管理工作的重要性，提升對(duì)檔案管理的重視度，并根據(jù)檔案管理工作開展模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)運(yùn)用到其中，提升檔案管理工作的實(shí)際成效。同時(shí)，工作人員還要樹立新的檔案管理服務(wù)理念，如智能化的服務(wù)理念、個(gè)性化的服務(wù)理念、人性化的服務(wù)理念等，要根據(jù)這些服務(wù)理念構(gòu)建出檔案管理服務(wù)工作體系，推進(jìn)智能化、個(gè)性化、人性化檔案管理服務(wù)理念在企事業(yè)單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實(shí)，進(jìn)而推進(jìn)企事業(yè)單位向現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理方向發(fā)展的相關(guān)進(jìn)程。此外，根據(jù)大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，還要構(gòu)建出檔案管理的大數(shù)據(jù)庫(kù)，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的根本效能，推進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

2）創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化工作形態(tài)。現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，檔案管理的模式將會(huì)伴隨信息技術(shù)的發(fā)展變化而產(chǎn)生變動(dòng)，整體科學(xué)性、合理性正在不斷增強(qiáng)，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅(jiān)持學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高自身的從業(yè)能力，通過科學(xué)合理的技術(shù)工具，增強(qiáng)檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)企事業(yè)單位需要把好人才入口關(guān)，注意招聘具備專業(yè)文化知識(shí)、技能的人才，以為檔案隊(duì)伍的充實(shí)建設(shè)奠定下堅(jiān)實(shí)的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用，大膽應(yīng)用具備專業(yè)理論知識(shí)和技能特長(zhǎng)的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)階段文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，解決其存在的各種實(shí)際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進(jìn)出管理制度，以促進(jìn)文書檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。與此同時(shí)，企事業(yè)單位還需要不斷強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)教育，對(duì)檔案管理工作有效補(bǔ)充，有條件的單位需要重點(diǎn)提升檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和外語水準(zhǔn)。

3）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，建設(shè)新時(shí)代工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，缺乏前瞻性的工作方式已經(jīng)明顯不適應(yīng)時(shí)代。企事業(yè)單位檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變工作方式，響應(yīng)“無紙化辦公”，積極采用計(jì)算機(jī)錄入等工作手段，將電子檔案作為主要的存儲(chǔ)方式。這樣不僅方便查找檔案，還簡(jiǎn)化了調(diào)閱的流程，省時(shí)省力，讓檔案及時(shí)發(fā)揮了應(yīng)有的作用，符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)檔案管理工作不僅要有規(guī)劃，更要往精準(zhǔn)化、規(guī)范化方面發(fā)展。工作方式產(chǎn)生變革，那么工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。比如，某單位開始著手檔案的信息化錄入，需要進(jìn)行大量的信息掃描，此時(shí)關(guān)于“信息錄入掃描”的工作規(guī)范就應(yīng)該被制定出來。此外，還需要制定一系列相應(yīng)的規(guī)章制度，形成一套全方位的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)、檔案調(diào)閱手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案保存標(biāo)準(zhǔn)等等。只有建設(shè)一套符合新時(shí)代要求的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能在大數(shù)據(jù)背景下，將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來。

4）安全保密原則。安全保密原則，是企事業(yè)單位檔案管理的重要實(shí)施原則。無論是檔案收集，還是檔案整理與保管，乃至檔案利用，都需要秉承安全保密原則。一方面檔案管理的工作環(huán)節(jié)需要在安全的環(huán)境氛圍中開展。這里的安全，既是信息無泄密的安全，也是檔案整理與保管的物理性安全，即儲(chǔ)存檔案實(shí)體內(nèi)容的空間必須要做好防火、防水、防盜的處理，也需要做到防鼠咬、防蚊蠅，使得所有檔案實(shí)體內(nèi)容都能夠在安全干凈的環(huán)境中得到良好保管。另一方面安全保密原則中的保密，是對(duì)檔案管理工作人員提出最基本的道德要求。檔案管理工作人員在收集、整理和保管相關(guān)檔案內(nèi)容時(shí)，需要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，不能將相關(guān)的檔案信息向任何人任何形式泄露，尤其是其中的機(jī)密級(jí)檔案信息，更加不能對(duì)外泄露。而相關(guān)的檔案利用人同樣在自己翻閱檔案信息時(shí)，也不能向其他人進(jìn)行泄漏，這也是安全保密原則體現(xiàn)的重要內(nèi)容。

4 結(jié)束語

總之，文書檔案的內(nèi)容將會(huì)見證企事業(yè)單位從無到有，從有到創(chuàng)新，從創(chuàng)新到拓寬的歷程，是現(xiàn)代企事業(yè)單位的重要管理工作。所以，切實(shí)有效地提升在文書管理上的投入具有極為重要的實(shí)踐意義。