事業單位檔案管理的創新策略探討

齊 杰

（山東省單縣中醫醫院，山東 菏澤 274300）

事業單位是國家機構的重要組成部分，其工作內容相當廣泛。事業單位檔案是對發展歷史的真實記錄，對新時期事業單位的發展有著指導和借鑒的作用，但是許多事業單位并未加強對檔案管理的重視，采取的依舊是傳統的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時期的發展中，事業單位應當正確審視檔案管理工作對事業單位發展的促進作用，合理分析現階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以優化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用[1]。

1 加快事業單位檔案管理創新的現實意義

一方面，加快事業單位檔案管理創新，從創新化的視角對檔案的管理內容、管理流程以及管理方式進行系統梳理，能夠減少檔案管理中存在的紕漏，讓檔案資源準確、全面、真實地反映事業單位各項工作[2]。另一方面，檔案資源涉及事業單位內部工作以及外部工作的各個方面，是單位無形的財富。加快事業單位檔案管理創新，進一步突破傳統管理模式的局限性，能夠確保檔案類目設置、信息資料立卷歸檔、信息資料利用的效率和質量，避免檔案丟失、損毀，實現快速清退、更新和銷毀，避免檔案管理工作出現無序化的現象。

2 事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏高層次檔案管理專業人才

人才是事業單位各項專業工作開展的基礎，事業單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實現管理工作的不斷升級。但實際上，事業單位檔案管理工作從業人員，大多數缺乏檔案專業的學習和系統化培訓，而是從其他崗位轉型而來，在缺乏專業知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統化的管理也成為無稽之談。專業程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業人才，但他們往往身兼數職，無法實現檔案管理的轉移性和系統化。

2.2 檔案數字化建設薄弱

當前部分事業單位數字化建設薄弱，無法形成相應的檔案數據庫，更談不上利用云計算技術打造共享平臺。一是數字化轉化硬件和軟件設施不完善。部分單位尚未購置并引進電子高速掃描儀、微縮相機等硬件以及文件格式轉化器等軟件，難以高效開展紙質文件轉化工作和電子文件格式統一工作。二是在缺乏相關人力資源，加之單位歷史發展中堆積了許多重要的紙質類檔案，所以很難快速地在處理增量的基礎上對存量進行數字化處理[3]。三是檔案數字化機制不完善。部分事業單位缺乏相應的規章制度，檔案數字化建設的內容、權限、目標、職責、流程不明確。

3 事業單位檔案管理的創新策略

3.1 創新檔案服務方式

事業單位必須轉變檔案管理重管輕用的思想，強調從滿足全社會使用事業單位檔案需要的角度出發，構建更加智能化的檔案服務體系。首先，進一步加強檔案服務機制建設，強調依托數據信息平臺滿足社會使用事業單位檔案的需要，著力開發檔案服務APP、微信公眾號或網站等。其次，進一步保證事業單位檔案提供的準確、高效、及時，強調建立實時互動的檔案服務供給機制，加大檔案管理部門的服務力度，做到與用戶保持緊密聯系，解決檔案服務中的各種問題。第三，發揮大數據技術的實用價值，挖掘用戶的檔案使用需要，著力提供個性化的檔案服務，根據用戶檔案檢索行為習慣分析，及時向用戶推送相關檔案，擴大事業單位檔案影響力。

3.2 豐富檔案管理的實際價值

在新時期，事業單位檔案管理工作的具體應用價值必須持續性提高，并基于檔案內容做好針對性的工作優化。例如，對于事業單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎信息，還需要涉及部分人員的隱性內容，例如職業素養、職業技能以及道德水平等，充分展現檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內容將職業技能以及工作狀況、職業道德等內容納入其中，將審核的結果反饋給所有的對應主體。事業單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進行優化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內容，促使事業單位的運行機制保持良性循環。為了在新時期更好地發揮事業單位的檔案管理價值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。

3.3 引入計算機網絡技術，推進信息化管理水平

在當今信息化時代背景下，傳統落后的人事檔案管理工作模式已經不能滿足實際需要，必須要努力提高檔案管理的信息化水平，從而促進工作效率大幅度提升。與傳統工作模式相比，信息化管理的最大優勢就是快速化、便捷化和規范化，在計算機網絡技術的支持下，可以將紙質檔案材料信息數據化，借助大數據技術進行科學處理，有助于部門之間檔案信息的傳遞與分享，還可以迅速查找所需要的檔案材料。事業單位要探索建立網絡化檔案管理體系，實施統一的操作模式、信息處理體系，從而確保檔案管理工作的規范化水平真正得到提升。為了實現這樣的目標，事業單位要加大基礎設施投入，探索建立相關的網絡信息化人事檔案管理制度，還要注重確保計算機系統和操作平臺的安全性和保密性。

4 結束語

事業單位人事檔案管理制度的建設是不斷探索長效管理機制最有效的方式。新時代，事業單位人事檔案管理以黨管人才，為民服務的宗旨，結合檔案管理實際，針對新問題新情況及時制定對應的辦法和措施，全力維護事業單位人事檔案管理的公信力和權威性，更好地服務于選拔忠誠干凈敢擔當的干部、風清氣正的政治生態。