事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略探討

齊 杰

（山東省單縣中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274300）

事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其工作內(nèi)容相當(dāng)廣泛。事業(yè)單位檔案是對(duì)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展有著指導(dǎo)和借鑒的作用，但是許多事業(yè)單位并未加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，采取的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時(shí)期的發(fā)展中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正確審視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用，合理分析現(xiàn)階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以優(yōu)化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用[1]。

1 加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

一方面，加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，從創(chuàng)新化的視角對(duì)檔案的管理內(nèi)容、管理流程以及管理方式進(jìn)行系統(tǒng)梳理，能夠減少檔案管理中存在的紕漏，讓檔案資源準(zhǔn)確、全面、真實(shí)地反映事業(yè)單位各項(xiàng)工作[2]。另一方面，檔案資源涉及事業(yè)單位內(nèi)部工作以及外部工作的各個(gè)方面，是單位無形的財(cái)富。加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)一步突破傳統(tǒng)管理模式的局限性，能夠確保檔案類目設(shè)置、信息資料立卷歸檔、信息資料利用的效率和質(zhì)量，避免檔案丟失、損毀，實(shí)現(xiàn)快速清退、更新和銷毀，避免檔案管理工作出現(xiàn)無序化的現(xiàn)象。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才

人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級(jí)。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識(shí)的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識(shí)和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價(jià)值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)薄弱

當(dāng)前部分事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)薄弱，無法形成相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，更談不上利用云計(jì)算技術(shù)打造共享平臺(tái)。一是數(shù)字化轉(zhuǎn)化硬件和軟件設(shè)施不完善。部分單位尚未購置并引進(jìn)電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件以及文件格式轉(zhuǎn)化器等軟件，難以高效開展紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化工作和電子文件格式統(tǒng)一工作。二是在缺乏相關(guān)人力資源，加之單位歷史發(fā)展中堆積了許多重要的紙質(zhì)類檔案，所以很難快速地在處理增量的基礎(chǔ)上對(duì)存量進(jìn)行數(shù)字化處理[3]。三是檔案數(shù)字化機(jī)制不完善。部分事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容、權(quán)限、目標(biāo)、職責(zé)、流程不明確。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

事業(yè)單位必須轉(zhuǎn)變檔案管理重管輕用的思想，強(qiáng)調(diào)從滿足全社會(huì)使用事業(yè)單位檔案需要的角度出發(fā)，構(gòu)建更加智能化的檔案服務(wù)體系。首先，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案服務(wù)機(jī)制建設(shè)，強(qiáng)調(diào)依托數(shù)據(jù)信息平臺(tái)滿足社會(huì)使用事業(yè)單位檔案的需要，著力開發(fā)檔案服務(wù)APP、微信公眾號(hào)或網(wǎng)站等。其次，進(jìn)一步保證事業(yè)單位檔案提供的準(zhǔn)確、高效、及時(shí)，強(qiáng)調(diào)建立實(shí)時(shí)互動(dòng)的檔案服務(wù)供給機(jī)制，加大檔案管理部門的服務(wù)力度，做到與用戶保持緊密聯(lián)系，解決檔案服務(wù)中的各種問題。第三，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)用價(jià)值，挖掘用戶的檔案使用需要，著力提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，根據(jù)用戶檔案檢索行為習(xí)慣分析，及時(shí)向用戶推送相關(guān)檔案，擴(kuò)大事業(yè)單位檔案影響力。

3.2 豐富檔案管理的實(shí)際價(jià)值

在新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作的具體應(yīng)用價(jià)值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內(nèi)容做好針對(duì)性的工作優(yōu)化。例如，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎(chǔ)信息，還需要涉及部分人員的隱性內(nèi)容，例如職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能以及道德水平等，充分展現(xiàn)檔案本身的實(shí)用性價(jià)值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時(shí)，做好人員的定期考核，并基于考核的內(nèi)容將職業(yè)技能以及工作狀況、職業(yè)道德等內(nèi)容納入其中，將審核的結(jié)果反饋給所有的對(duì)應(yīng)主體。事業(yè)單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進(jìn)行優(yōu)化，管理人員在決策時(shí)可以充分參考檔案中的內(nèi)容，促使事業(yè)單位的運(yùn)行機(jī)制保持良性循環(huán)。為了在新時(shí)期更好地發(fā)揮事業(yè)單位的檔案管理價(jià)值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。

3.3 引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)信息化管理水平

在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)落后的人事檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，必須要努力提高檔案管理的信息化水平，從而促進(jìn)工作效率大幅度提升。與傳統(tǒng)工作模式相比，信息化管理的最大優(yōu)勢就是快速化、便捷化和規(guī)范化，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，可以將紙質(zhì)檔案材料信息數(shù)據(jù)化，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)處理，有助于部門之間檔案信息的傳遞與分享，還可以迅速查找所需要的檔案材料。事業(yè)單位要探索建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系，實(shí)施統(tǒng)一的操作模式、信息處理體系，從而確保檔案管理工作的規(guī)范化水平真正得到提升。為了實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，事業(yè)單位要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，探索建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理制度，還要注重確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和操作平臺(tái)的安全性和保密性。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位人事檔案管理制度的建設(shè)是不斷探索長效管理機(jī)制最有效的方式。新時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理以黨管人才，為民服務(wù)的宗旨，結(jié)合檔案管理實(shí)際，針對(duì)新問題新情況及時(shí)制定對(duì)應(yīng)的辦法和措施，全力維護(hù)事業(yè)單位人事檔案管理的公信力和權(quán)威性，更好地服務(wù)于選拔忠誠干凈敢擔(dān)當(dāng)?shù)母刹俊L(fēng)清氣正的政治生態(tài)。