淺談檔案價(jià)值鑒定工作的常見問題

徐 妍

（四平市城市管理監(jiān)察支隊(duì)，吉林 四平 136000）

1 鑒定檔案價(jià)值，規(guī)范檔案管理的意義

作為一名檔案管理人員，在檔案管理工作需要有嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，然而，在我們?nèi)粘９ぷ髦袡n案形成的數(shù)量非常大，新的檔案不斷形成，檔案管理的要求也在不斷的變化，檔案管理工作的價(jià)值鑒定工作的必要性尤為重要。檔案價(jià)值的鑒定是檔案整理工作中的一項(xiàng)重要的內(nèi)容，也是規(guī)范檔案歸檔、材料整理的重要依據(jù)。面對(duì)種類繁多、形式不同的檔案，檔案管理模式滯后，檔案價(jià)值鑒定工作開展不及時(shí)，檔案分類不明確，檔案價(jià)值未凸顯，檔案室存放壓力過大，未按要求及時(shí)整理庫(kù)存，耗費(fèi)大量人力物力，失去檔案整理工作的意義。檔案價(jià)值鑒定的意義尤為重要，去粗取精，細(xì)化檔案存儲(chǔ)，規(guī)范檔案分類，才能真正科學(xué)有效地完成檔案管理工作。

2 發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存問題，了解檔案鑒定的必要性

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案工作進(jìn)入快速發(fā)展階段，檔案管理的逐步建立和完善，鑒定檔案價(jià)值工作得到越來(lái)越高的重視，它幾乎貫穿于檔案管理的每一個(gè)角落，又獨(dú)具檔案屬性的特色。尤其是無(wú)法認(rèn)定、永久保存、重復(fù)材料及復(fù)雜疑難的檔案進(jìn)館的問題應(yīng)當(dāng)引起高度重視，體現(xiàn)價(jià)值鑒定工作作為檔案歸檔、細(xì)化梳理解準(zhǔn)決疑難問題的必要方式。檔案價(jià)值鑒定的產(chǎn)生源于三個(gè)客觀因素。

一是檔案庫(kù)存量大，歷史遺留問題多。檔案隨著人類的產(chǎn)生而產(chǎn)生，歷史悠久，文獻(xiàn)典籍浩如煙海，檔案的沿革源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，檔案信息資源種類繁多。在前期檔案收集中可能因?yàn)闅v史年代久遠(yuǎn)、檔案認(rèn)定存在一定難度，分類歸檔工作沒有得到重視，造成一部分歷史遺留問題，很多重要的文件資料沒有得到有效管理，極大的影響檔案管理的意義。

二是工作強(qiáng)度大，人力物力有限。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)向、知識(shí)性比較強(qiáng)的工作。建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)管理工作，需要配備標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房，專業(yè)的檔案管理人員，以確保檔案工作持續(xù)完善、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著檔案管理工作的高要求、新標(biāo)準(zhǔn)的不斷提出，檔案工作也是越來(lái)越受重視。各級(jí)部門、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出規(guī)范檔案管理，壓實(shí)工作職責(zé)，提高工作效率，意在成根本上解決檔案工作問題。檔案工作中都存在人力物力方面的不足，解決的核心在于“精化”檔案管理，縮小存儲(chǔ)空間，高效利用現(xiàn)有資源，減少勞動(dòng)成本。

三是檔案信息化，信息錄入繁瑣。當(dāng)今時(shí)期，智能信息化水平高速發(fā)展，紙質(zhì)的實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對(duì)外交流會(huì)產(chǎn)生很大的不便，檔案信息存儲(chǔ)工作逐步實(shí)施，大大提升了工作效率。而檔案信息化的推進(jìn)的過程中，由于檔案數(shù)量大、種類繁多、分類不明確，在檔案信息化改革、信息錄入、使用中弊端不斷增加，檔案價(jià)值鑒定意義重大。我們的檔案工作也順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要在發(fā)生著深刻的變革，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是勢(shì)在必行的改革進(jìn)程。

3 細(xì)化檔案價(jià)值鑒定工作存在的問題

1）檔案工作重視程度不夠，檔案價(jià)值鑒定思想有待提高。對(duì)檔案價(jià)值鑒定理論的研究還不夠深入，存在很多問題。一直以來(lái)，一部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作存在一些誤區(qū)，認(rèn)為單位管理就是文件歸檔、登記等常規(guī)工作，不是主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想，表明了一些人對(duì)檔案工作不了解存在懈怠，忽視檔案工作，致使檔案管理工作停滯不前，無(wú)法達(dá)到管理需求。

2）檔案工作認(rèn)識(shí)不足，遵循神秘論和歷史絕對(duì)論。遵循神秘、歷史絕對(duì)論是當(dāng)前人事檔案管理中存在的極端現(xiàn)象，這一現(xiàn)象使得現(xiàn)代人事檔案管理工作的開展受到阻礙。

3）檔案工作政策理解不夠透徹，理論學(xué)習(xí)有待提高。依照從舊思想，存在永久保存的檔案不用去鑒定的錯(cuò)誤觀點(diǎn)。缺少健全的管理制度，管理水平不高，管理手段落后。專業(yè)人員名單短缺，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、管理、裝訂等業(yè)務(wù)不了解。無(wú)法達(dá)到檔案價(jià)值鑒定的要求，歸檔材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性把握不住。

4）時(shí)代變遷，推動(dòng)檔案價(jià)值變化。檔案不是歷來(lái)就有的，檔案起源最初的動(dòng)因是為了滿足人們記憶的需要，人類記憶存儲(chǔ)能力有限，不能持久記憶各類信息，檔案應(yīng)運(yùn)而生。隨著時(shí)間推移檔案名稱和形式也在不斷地發(fā)生變化，檔案的價(jià)值的體現(xiàn)要求不同，檔案價(jià)值鑒定勢(shì)在必行。

5）檔案價(jià)值鑒定工作滯后，阻礙檔案工作發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，規(guī)范檔案管理工作毋庸置疑，但是在日常工作中，檔案價(jià)值鑒定工作作為檔案工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，其實(shí)已嚴(yán)重影響到檔案收集、檔案整理、檔案保管、裝具統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)歸檔等工作環(huán)節(jié)，還對(duì)檔案管理工作組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響，致使檔案工作難以規(guī)范，阻礙檔案工作良好發(fā)展

4 檔案價(jià)值鑒定工作解決辦法

1）提高檔案工作人員的思想政治工作，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高工作效率和工作質(zhì)量。制定詳實(shí)的檔案管理制度，明確檔案管理要求，采取系統(tǒng)有效的鑒定方法。將檔案館的收集與鑒定工作相結(jié)合，不同級(jí)別、不同類別的單位采取不同的整理標(biāo)準(zhǔn)，避免館藏檔案的大量重復(fù)和無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)館。

2）定期開展檔案核查工作。按照新的政策需求，將檔案重新分類歸檔，一是對(duì)損壞變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取有效措施修補(bǔ)；二是對(duì)確實(shí)沒有保存價(jià)值文件及時(shí)予以銷毀；三是對(duì)存在疑義的檔案資料逐級(jí)核查確認(rèn)；四是對(duì)過期檔案提出存、毀意見。暫時(shí)保存各類待銷毀文件，以備日后查考需要。

3）全面開展檔案鑒定工作，加大檔案鑒定工作監(jiān)督指導(dǎo)力度。檔案鑒定將成為檔案工作中一項(xiàng)刻不容緩的重要任務(wù)，結(jié)合本單位的工作實(shí)際，制定相應(yīng)政策要求，建立監(jiān)管機(jī)制，組建鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行相關(guān)檔案的復(fù)核認(rèn)定及政策研究。

4）檔案價(jià)值鑒定的原則。檔案價(jià)值就是檔案收集和鑒別過程中對(duì)于檔案的實(shí)用性進(jìn)行的甄別，對(duì)于檔案的價(jià)值鑒定應(yīng)按照全面性、歷史性、持續(xù)性等多個(gè)方面分析定性。對(duì)檔案而言每個(gè)人、每個(gè)單位存在多樣的檔案，通過對(duì)檔案分析定性，才能確定檔案的價(jià)值，提高檔案管理的質(zhì)量。

5）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案鑒定工作人員服務(wù)質(zhì)量。檔案管理是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。檔案保存價(jià)值的鑒定工作，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，鑒定人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)是檔案管理工作的重要保證。可通過鑒定工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)等形式，強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)水平，保證鑒定工作的質(zhì)量。

6）加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定的宣傳教育。要通過宣傳教育的手段，樹立正確的人事檔案管理觀念。對(duì)于人事檔案的神秘論觀點(diǎn)要改變，做到跟進(jìn)時(shí)代的步伐同步發(fā)展，更新管理觀念。對(duì)于管理工作要不斷加強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，使人事檔案的使用價(jià)值有效提高，將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)加強(qiáng)個(gè)人對(duì)檔案重視的觀念，個(gè)人也要積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。

4）信息化模式－新時(shí)期檔案管理新模式。檔案信息化管理，其實(shí)就是指檔案工作、信息工作、圖書工作的一體化，檔案價(jià)值信息化呈現(xiàn)。這種管理模式便于建立檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，精化檔案管理，實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理。可以借助現(xiàn)代和信息技術(shù)，在網(wǎng)上采集與有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。