事業單位檔案管理模式改革的路徑分析

蒲春華

（黑龍江省海林市人力資源和社會保障局就業創業服務指導中心，黑龍江 海林 157100）

檔案在事業單位管理中占據重要的地位，檔案管理效果直接影響事業單位活動效果。在信息化的背景下還要加強檔案管理創新，基于新信息化的技術特征創新事業單位檔案管理工作模式，進一步發揮專業技術人才的作用，消除傳統檔案管理工作阻礙，提升事業單位檔案管理的水平。

1 事業單位檔案管理現行模式

事業單位檔案管理目前均采用兩套制模式，一方面，仍然延續了紙質檔案管理方式，強調運用紙質檔案記錄各種數據信息，基于傳統方式存儲檔案。另一方面，不斷采用和過關信息化檔案管理方式，增加了電子檔案的比例，強調依托信息技術提高檔案的有效性。兩套制背景下的檔案管理使得事業單位檔案管理工作量較大，檔案管理運轉方式復雜，有必要加快事業單位檔案管理改革的進度。

2 當前檔案管理模式主要問題

2.1 制約檔案管理改革的理念

兩套制模式下的檔案管理強調統籌兼顧，不僅重視引進信息技術，還要做好基礎的紙質檔案管理工作，這使得事業單位檔案管理人員的改革意識不強，檔案管理理念更新速度相對較慢，未能全力推進信息化檔案管理改革。事業單位檔案管理人員對檔案管理改革的重要性認識不足，在實踐工作中仍把大量時間放在傳統的紙質檔案管理上，信息化檔案管理仍屬于附屬地位。管理層與工作人員的檔案管理思維相對陳舊，沒能認清信息化環境下檔案共享與廣泛需要改革的形勢。很多單位檔案管理創新不足，檔案管理標準相對弱化，檔案管理無法得到有效提升。一些單位未能擬定和高效執行檔案管理改革計劃，影響了檔案管理工作改革的進程。

2.2 缺乏專業的檔案管理人才

事業單位編制有限，檔案管理崗位編制較少，不少事業單位對檔案管理重視不足，現有崗位人員的專業技術水平、信息化檔案管理從業經驗，以及學歷水平均與大數據、云存儲時代的檔案管理要求不符。一些政府職能部門與基層事業單位檔案員對接不足，基層檔案員局限于傳統的工作方式，不注重自我提高，不能經常性學習先進檔案管理技術，導致檔案管理工作方式方法落后。加上不具備較強的服務意識，無法規模化的挖掘與利用檔案。檔案管理崗位流動性不高，檔案管理人員的晉升空間不大，這在很大程度制約了檔案管理人員的工作積極性。現有檔案管理人才缺乏專業工作經驗，不具備正確的檔案管理理念，因此影響了檔案管理模式的革新速度。一些基層人員受到學歷、知識、技能因素限制，未能很好執行檔案管理改革要求。

2.3 硬件設施水平還有待提高

目前情況下，事業單位檔案的硬件設施水平不高，現有硬件不滿足信息化檔案管理方式的工作需要。一些事業單位缺乏必要的信息技術設備，對檔案管理工作的重視不足，分配給檔案管理部門的經費有限。大部分用于檔案電子化的設備陳舊，在傳統的檔案管理建設思路影響下，一次性購置的設備到達一定年限后淘汰率較高，這在很大程度上影響了事業單位檔案管理設備更新，造成了嚴重的資源浪費問題。目前，可用于檔案管理軟件系統還有待于更新，需要開發專業的數據庫系統，能夠根據信息化檔案管理的需要分享檔案，滿足檔案管理工作現實需要。

3 事業單位檔案管理模式改革

3.1 法治化建設路徑

事業單位檔案管理改革還要走法治化的道路，強調把依法治檔與全面管理聯系起來，進一步從《檔案法》的基本要求出發，完善檔案管理工作的基本制度，修訂檔案管理工作的運轉流程，細化具體的責任崗位。建立檔案管理的調研機制、監督機制和決策機制，設置檔案管理的專職部門，建立良好的分工協作機制，依法促進相關人員履行職責，全面提高事業單位檔案管理效能。重點修訂檔案管理工作制度，基于信息化檔案管理方式制定具體的檔案管理作業標準，依托有效標準進行工作考核，不斷梳理檔案管理的弊端，提高檔案管理的整體質量水平。

3.2 信息化建設路徑

檔案管理信息化是提高檔案管理質量，提升檔案服務作用，發揮事業單位檔案作用的重要手段。新時代還要突破傳統紙質檔案管理的弊端，大力推動檔案管理走向信息化，能夠開發智能化的檔案管理平臺，融合大數據、云存儲與智能化管理技術，更新檔案管理工作的方式方法，依托技術進步發揮檔案的服務效能，展示檔案的應用價值，形成良好的推動檔案管理改革的氛圍。檔案管理應當挖掘以往歷史信息，總結檔案反映的成果，推動檔案管理提質增效。信息化檔案管理建設依托強有力的設備支持，強調引進專業檔案管理設備，并且獲得專業機構的扶持，開發專門的檔案管理軟件，在高質量軟件的支持下全面提高檔案管理的總體質量。

3.3 專業化建設路徑

事業單位檔案管理模式改革的關鍵在于提高專業技術能力，激發檔案管理人員的工作活力，突破傳統檔案管理慣性思維的限制。因此，還要完善人才引進機制，拓展檔案人才的引進渠道，能夠運用特殊人才引進、委托培養、輔導培訓的方式提高人才檔次，滿足新時代開展檔案管理工作的人才需要。加大力度對現有檔案人員進行培訓，強調在績效評估的基礎上分析檔案管理人員的工作短板，明確檔案管理人員的發展方向，基于檔案管理人員的職業理想與個人意愿進行培養，從而提高人才建設專業化水平。還要發揮激勵機制作用，促進檔案人員扎根本職崗位。

4 結論

事業單位檔案管理應當具有開放化、信息化、個性化服務的特征，強調基于社會的需要創新檔案服務模式，更新檔案管理工作的方式方法，建立健全檔案管理體系，提高檔案管理的整體質量，滿足新時代檔案資源的應用需要，達到全面提高檔案管理工作有效性與科學性目標。