信息化時代檔案管理工作的方法及策略

李 莉

（齊齊哈爾市碾子山區農業農村局，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著信息技術進入社會經濟發展的各個層面，日常工作中產生了大量的數據信息，這些信息成為指導當下和未來工作的重要資料。但是，我國檔案管理工作相對滯后，檔案資料保存的不完整，檔案資源整合能力低，給檔案服務工作帶來較大影響。還要從信息化時代的特征出發，對檔案管理工作的方式方法進行改革，把握信息時代檔案管理工作的重點，提高檔案管理工作的整體水平。

1 信息時代檔案管理工作的變化

1）檔案傳輸方式的變化。信息時代檔案傳輸的方式發生了較大的變化，各部門的文件、記錄與報表主要在網絡環境交換，網絡產生了大量的電子文件，這些文件增加了檔案管理工作的壓力，要求檔案員以更加智能的方式應對海量檔案信息的日常管理。有些檔案員不掌握自動化的檔案處置方式，未能根據檔案類型采用特殊數據處理方式，導致檔案應用的風險增加，檔案管理不能滿足實際需求，檔案安全保障能力不強。信息傳輸的背景下還要提高檔案管理實效性，構建完善的保障體系。

2）檔案使用需求的提升。隨著科技術研發、生產變革與個性化需求的提高，日常工作實踐中需要大量的檔案資料作為支撐。檔案事業的進步，以及人們使用檔案需求的不斷增加，傳統的紙質檔案已經不符合時代的需要，紙質檔案給檔案服務帶來了較大障礙，需要花費較大的時間與經歷進行檔案查找。檔案使用需求的增加要求提升一個實時、高效、精準的檔案服務系統，滿足用戶個性化的檔案使用需求，進一步挖掘檔案信息的潛在價值。新時代檔案管理必須對檔案供給服務方式進行改進，構建完整的檔案管理工作體系，對各種檔案數據信息進行全面整合。

3）檔案管理難度的升級。信息時代檔案數據信息加速生產，檔案數據類型較為多樣，不對需要海量的檔案存儲空間，而且需要高效的檔案數據檢索技術。首先，信息時代必須提高檔案管理的便利性，強調依托計算機輔助人工管理，能夠構建實時與智能化的檔案管理機制。其次，檔案管理工作面臨的環境更加復雜，檔案管理還要有效保證檔案數據信息的安全，防止檔案數據運轉過程中出現的各種風險。第三，新時代的檔案管理必須有效降低成本，不僅要節省檔案存儲的物理空間，而且還要減少檔案數據維護的成本，防止檔案數據冗余，提高檔案的精準性，積極引進符合技術趨勢的檔案管理設備，合理控制檔案管理的資金支出。

2 信息時代對檔案管理基本要求

1）適應時代發展需要。檔案是各種工作的重要組成部分，檔案管理應當符合時代發展需要，不斷提高信息化建設水平，能夠大力進行智能化、實時化、共享化的設備，構建完善的檔案管理工作機制，積極引進先進的技術手段，依托技術進步提高檔案管理效率。

2）提供決策管理依據。檔案是以往工作情況的記錄，是對重大歷史事件全過程的體現。加強檔案數據信息研究，開展好檔案編研工作，可以有效分析以往工作得失，為當下各項工作提供決策依據，從而幫助決策者更好的認清現實，在檔案中找出有價值的信息，從而滿足各項工作健康發展的需要，達到提高檔案服務有效性的目標。

3）提升檔案管理效率。檔案管理部門在事業單位屬于輔助部門，從事專職檔案管理崗位人員的數量有限，對檔案的使用需求不斷增加，要求檔案員借助信息技術全面提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要打破現有工作局限性，引進數字化的技術，能夠在大數據、云存儲技術的支撐下提高檔案服務水平，促進檔案高效整合。

3 信息時代檔案管理的優化措施

1）加強檔案管理工作規劃。為了全面提高檔案管理工作的效率，發揮檔案信息的實用價值，還要構建完善的檔案管理工作規劃，依托先進的管理體系與技術方法提高檔案收集與整理水平。例如，采用先進的檔案管理方法，結合檔案管理中長期發展需要擬定工作規劃，重視通過計算機、網絡信息技術等完成資料收集工作，基于互聯網對內外部資料有效匯總分析，深入分析檔案資料使用需求，結合實際需要形成檔案管理工作規范，細化檔案管理統一標準，完善檔案數據信息收集與整理流程，保證每個工作人員均能嚴格執行檔案管理要求。充分發揮計算機對檔案資料的分類編號與保存作用，建立檔案數據信息庫，為檔案應用提供便利。

2）提高檔案資料處理水平。檔案信息化管理的重點應當放在提高檔案數據資料處理方面，重視構建完善的檔案信息資料運轉體系，以先進的技術手段開展檔案管理實踐，滿足檔案數據應用的需求。例如，提高已有檔案的梳理能力，加強檔案資料的后期管理，不僅重視做好檔案信息的校對工作，還要以有效方式提高檔案數據的提取效率。大力提高檔案歸類能夠，以不同的標準對檔案進行分類，發揮圖片類、視頻類與音頻類資料的價值，積極保證檔案信息的真實性、完整性和全面性。還要根據用戶的需要進行檔案數據信息的統計處理，加強檔案數據信息的統計，積極挖掘檔案的潛在價值，從而為各項工作提供更加可靠的依據。

3）降低檔案存儲保管風險。信息時代還要優化檔案管理的模式，重點提高檔案管理的安全性，有效降低檔案管理與使用時的各種風險隱患。首先，正確認識檔案管理工作復雜的內外部形式，能夠訂立檔案管理工作的制度，根據信息時代的特征出臺檔案管理工作制度，細化檔案管理流程，明確檔案應用的基本要求。其次，深刻認識檔案管理的重要性，加強檔案管理工作的宣傳，形成良好的檔案管理工作氛圍，促進各方面主動加強檔案管理工作，從而有效避免因人工失誤造成的檔案管理損失。還要大力節省檔案存儲空間，降低檔案存儲與應用時的消耗，在提高檔案應用便利性的同時，有效防控來自互聯網的風險，保證適用性與安全性均衡。還要完善檔案數據信息的備份休息，依托新型檔案管理技術進行檔案數據信息的備份，提高硬件與軟件管理能力，降低檔案運轉中的風險。

4）提高檔案服務整體質量。信息時代檔案管理的重點不僅要放在前期管理上，還要從用戶的個性化需要出發進行檔案開發。因此，應當大力提高檔案信息開發的能力，重視提高檔案數據信息的利用率，形成各部門的緊密配合機制，從而提高檔案數據收集與整理的效率。正確認識各類型檔案的差異特征，根據文字、圖片與視頻檔案的特點創新檔案檢索與應用方式，進一步降低檔案使用的難度，提高檔案開發的質量。推動檔案開發渠道的多元化，必要時可引進第三方專業機構輔助開展相關的服務工作，不斷更新檔案信息資源的編制方法，有效應用其中的高價值檔案。完善檔案管理、收集與應用方的聯系，加強各方面的及時溝通，了解檔案信息的產出狀況，并且提出優化整改的建議，盡可能的消除檔案管理的問題。建立檔案共享服務平臺，及時發布檔案數據信息，確保檔案數據信息的及時共享，基于用戶檢索特征了解用戶需要，從而提供智能化服務。

4 結論

信息技術為檔案管理提供了強有力的支持，對各項事業的發展提供強有力的扶持。還要把握信息時代檔案管理的特征，明確檔案管理工作改革的要點，積極發揮專業技術人員的作用，促進檔案管理技術、方法與管理體系的創新，不斷降低檔案管理的難度，轉變檔案信息傳輸的方式，提高檔案管理整體質量。