檔案管理在食品藥品監(jiān)管事業(yè)中的重要性及強化研究

郭 燕

（保德縣孫家溝市場監(jiān)督管理所，山西 忻州 036699）

目前食品藥品安全問題已經(jīng)得到社會的廣泛關(guān)注，為更好地適應(yīng)新社會環(huán)境下的監(jiān)督管理要求，則需要相關(guān)人員能夠充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，通過檔案管理為食品與藥品監(jiān)管通過必要支持，值得關(guān)注。

1 檔案管理在食品藥品監(jiān)管事業(yè)中的重要性研究

從食品藥品監(jiān)管工作的開展情況來看，檔案管理工作已經(jīng)成為其中不可或缺的一部分，其重要性體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 是全面提升食品藥品監(jiān)管能力的保障

現(xiàn)階段我國食品藥品監(jiān)管形勢嚴(yán)峻，工作人員所面臨的工作壓力較大，在這種情況下通過全面開展檔案管理工作，能夠為食品藥品監(jiān)管提供更加翔實的資料與數(shù)據(jù)，依托上述資料能夠?qū)κ称匪幤饭芾憩F(xiàn)狀開展分析，彌補傳統(tǒng)工作模式下工作方向盲目、無數(shù)據(jù)支撐等問題。也有研究認(rèn)為，在食品藥品監(jiān)管中充分利用檔案資料，能夠在大數(shù)據(jù)資料分析的基礎(chǔ)上對未來一段時間內(nèi)潛在食品、藥品安全問題進行預(yù)測，篩選食品藥品安全問題高發(fā)行業(yè)，幫助工作人員更有針對性地開展食品藥品監(jiān)管工作，具有必要性[1]。

1.2 檔案管理是推動食品藥品監(jiān)管工作變革的基礎(chǔ)

以史為鏡可以知興替，檔案管理工作中能夠詳細記錄過去相當(dāng)長一段時間中某地區(qū)食品藥品監(jiān)管工作情況，工作人員通過查閱資料，可以了解工作中的得與失，不僅能夠總結(jié)以往工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，也能利用案例完善工作流程。在未來，我國對于食品藥品安全問題的關(guān)注度不斷加深，這也需要工作人員在工作中投入百分百的熱情，爭取為群眾提供更高質(zhì)量的食品藥品監(jiān)管服務(wù)，而其中的重點內(nèi)容，就是要杜絕以往安全事件發(fā)生，這是推動整個監(jiān)管工作實現(xiàn)變革的基礎(chǔ)。從另一角度，檔案自身屬于一種重要的教育資源，其中大量真實的案例以及原始資料具有不可抗拒的感染力與說服力，在食品藥品監(jiān)管中合理運用檔案也能夠為工作人員的組織培訓(xùn)提供必要支持。

1.3 檔案管理在提高工作質(zhì)量中的作用

從功能屬性來看，檔案管理與企業(yè)文化密切相關(guān)，而企業(yè)文化也是全面推動食品藥品監(jiān)管工作開展的重要保障。通過檔案，工作人員能夠了解到前輩在食品藥品監(jiān)管中做出的努力與創(chuàng)新，通過一張張照片、一份份文件，讓全體工作人員產(chǎn)生向心力，認(rèn)識到我國食品藥品監(jiān)管行業(yè)從無到有，逐步發(fā)展壯大的辛酸歷程，進而激發(fā)員工的主觀能動性，這對于食品藥品監(jiān)管工作的開展具有重要意義。

2 食品藥品監(jiān)管事業(yè)中檔案管理的現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前食品藥品監(jiān)管事業(yè)開展情況來看，檔案管理工作的工作效果不理想，主要表現(xiàn)為以下幾方面問題：1）對檔案管理工作的重視不足。食品藥品監(jiān)管事業(yè)的工作壓力較大，工作人員每天需要處理大量食品藥品樣本，因此為了能夠適應(yīng)工作需求，部門管理層會在樣本采集、樣本檢測等部門中投入大量的人力資源，而檔案管理因為難以直觀影響工作質(zhì)量所以容易被忽視。也有學(xué)者在對檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析后，風(fēng)險部分結(jié)構(gòu)的檔案管理只是簡單的整理材料與證書，存在人才調(diào)配滯后、缺乏可持續(xù)發(fā)展的能力[2]。2）管理手段滯后性。傳統(tǒng)的檔案管理中需要負責(zé)的檔案多為紙質(zhì)文件或者影像資料等，隨著食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展此類文檔資料的數(shù)量逐漸增多，在管理中也存在難度。在信息化時代下，傳統(tǒng)的檔案管理思維已經(jīng)無法適應(yīng)新的形勢，雖然部分單位在檔案管理中引入了新的軟件以及管理思維，但是從整體上來看依然存在開發(fā)力度較低的問題，無法滿足未來食品藥品監(jiān)管事業(yè)的檔案管理需求。

3 食品藥品監(jiān)管事業(yè)檔案管理工作的強化路徑

3.1 明確檔案管理工作細節(jié)

為適應(yīng)食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展要求，在檔案管理工作中首先應(yīng)明確自身的發(fā)展要求，細化管理細節(jié)，具體包括：1）應(yīng)從食品藥品監(jiān)管事業(yè)工作現(xiàn)狀入手建立相應(yīng)的規(guī)章制度，結(jié)合我國《檔案法》的相關(guān)條例以及本單位實際情況，明確檔案管理工作的注意事項，確保能夠?qū)崿F(xiàn)有所依據(jù)，保障檔案管理工作能夠在制度上得到保障，支持各項工作順利開展。2）在保障管理層重視的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作在人力、物力上的投入，尤其是未來檔案管理工作日益復(fù)雜化，則需要工作人員能夠適應(yīng)未來信息化技術(shù)與新媒體時代的工作環(huán)境，提升自身工作水平。3）按照管理責(zé)任落實要求，做到權(quán)責(zé)一致，包括檔案管理設(shè)備的定期維護與管理、檔案資料歸整、資料清潔、檔案室環(huán)境管理、電子檔案及時更新等工作都需要與工作人員對接。

3.2 重視信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是全面提升檔案管理水平的重要內(nèi)容，根據(jù)當(dāng)前相關(guān)地區(qū)的經(jīng)驗，在信息化建設(shè)中應(yīng)該積極打造食品藥品監(jiān)管數(shù)據(jù)中心，檔案管理人員直接與數(shù)據(jù)中心對接，這樣部門在完成食品藥品檢測后，所更新的數(shù)據(jù)能夠順利被檔案管理部門獲取，改變傳統(tǒng)工作模式下檔案管理人員要逐一與各個科室對接的問題，有助于提高檔案資料的真實性與完整性。同時在數(shù)據(jù)中心的支持下，檔案管理工作人員也應(yīng)該重視安全性建設(shè)，針對檔案信息公開、網(wǎng)站（頁）建設(shè)以及檔案信息安全管理機制等方面工作，依托獎懲機制提升全體工作人員的檔案安全意識，避免出現(xiàn)檔案泄密或者檔案資料丟失等問題發(fā)生。在必要情況下，可建立食品藥品監(jiān)管的異地檔案數(shù)據(jù)資料，打造新的備份空間，進一步提升檔案的安全性水平。

3.3 創(chuàng)新檔案管理思維模式

檔案管理的主要目的是使用，為了能夠滿足食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展要求，檔案管理人員應(yīng)該主動轉(zhuǎn)變自身的工作思維理念，探索新的工作路徑，其中的要點包括：1）做好檔案的編研。工作人員在檔案編研期間應(yīng)深入了解食品藥品監(jiān)管工作的開展情況，通過對檔案的歸案分析，對食品藥品監(jiān)管中的信息數(shù)據(jù)做篩選、歸納與整理，最終形成完整的檔案管理資料，保證檔案內(nèi)容更加精準(zhǔn)、有效。2）改變被動服務(wù)的工作理念。為了能夠適應(yīng)未來食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展要求，在檔案管理中工作人員應(yīng)該樹立新的服務(wù)理念，避免用傳統(tǒng)被動式的工作模式而降低自身影響力。所以針對該問題，本文認(rèn)為在未來工作中應(yīng)認(rèn)識到信息化技術(shù)的特征，利用網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸量大、傳效果快等優(yōu)勢，在更短的時間內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資源共享，增強檔案服務(wù)能力。3）熟悉業(yè)務(wù)，練好基本功。對于檔案管理人員而言，針對未來食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展要求，在工作中應(yīng)該熟悉“家底”，掌握各類檔案資料的實際情況，這樣在面對各種檔案管理任務(wù)時才能做到有的放矢。在工作中能夠積極落實國家相關(guān)條例，避免檔案資料出現(xiàn)破損、褪色以及散失等情況，針對食品藥品監(jiān)管事業(yè)中的特殊檔案應(yīng)注意采取特定的保護措施，延長檔案資料的使用年限。

4 結(jié)束語

為了能夠更好地適應(yīng)未來食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展要求，相關(guān)人員應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性，在正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義后，能夠從工作實際情況入手，探索檔案管理的有效方法，明確未來檔案管理的基本要求，使檔案管理工作成為支持食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展的重要動力。