協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用分析

竇開蘭

（云南省昆明市東川區(qū)農(nóng)村合作經(jīng)濟經(jīng)營管理站，云南 昆明 654100）

檔案是各種有價值的文字、圖表等形式的資料，對于各企事業(yè)單位的十分重要。隨著時代的發(fā)展，信息化辦公越來越普及，數(shù)字化的檔案管理不僅能提高檔案管理效率，優(yōu)化接收檔案質(zhì)量，而且便于工作人員進行檔案維護，是現(xiàn)代化辦公體系必不可少的部分，檔案管理在協(xié)同辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用探索能夠讓檔案部門在現(xiàn)代化改革中取得重大突破。

1 什么是協(xié)同辦公系統(tǒng)

協(xié)同辦公系統(tǒng)是通過整合系統(tǒng)將辦公系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)功能的新型辦公方式，能夠有效地進行組織管理，優(yōu)化工作流程，增加協(xié)同辦公能力，使決策執(zhí)行統(tǒng)一，提高工作效能。

2 傳統(tǒng)檔案管理的不足

2.1 安全性無法保障

傳統(tǒng)電子檔案分散在不同計算機中，沒有統(tǒng)一的服務(wù)器，檔案信息匯總過程中存在先后，導(dǎo)致檔案管理工作人員要反復(fù)的進行錄入工作，期間十分容易造成信息錯誤的情況，檔案管理工作十分低效。由于錄入環(huán)節(jié)的低效，導(dǎo)致各部門在檔案上傳中能夠隨意篡改內(nèi)容，致使檔案不準確[1]。一些單位對于檔案管理十分不重視，在檔案匯總環(huán)節(jié)中隨便設(shè)置文件共享，讓各部門自行上傳保存檔案。在這個過程中容易因操作不當造成其他檔案丟失，而且會使一些下級非相關(guān)部門了解公司的機密內(nèi)容，不利于企事業(yè)單位信息的安全。一些檔案部門沒有將檔案資料備份，一旦硬盤出現(xiàn)故障或損壞，就會讓數(shù)據(jù)丟失，硬件損壞與病毒入侵在技術(shù)上難以恢復(fù)，造成難以估量的損失。

2.2 檔案管理效率低

過去的檔案系統(tǒng)無法降低檔案的重復(fù)率，一些檔案更新內(nèi)容少，按照規(guī)定需要重新建檔，長此以往就會造成檔案的龐雜。其他部門在調(diào)取檔案時，檔案部門要在大量紙質(zhì)文件與電子文件之間反復(fù)確認，讓檔案管理十分復(fù)雜，實際效率十分低下[2]。檔案的駁雜也會讓檔案管理者做許多無用功，長期下去會讓檔案工作者對檔案管理失去熱情，不積極進行重復(fù)文件銷毀，造成文件冗雜的惡性循環(huán)。

2.3 不能保證錄入數(shù)據(jù)的準確性

傳統(tǒng)檔案工作是先在工作中制作紙質(zhì)檔案，再由錄入員和檔案管理者進行電子檔案制作，很多中間環(huán)節(jié)不僅會讓效率降低，同時無法保證數(shù)據(jù)的準確性。例如，某單位在記錄工作中涉及相當多的數(shù)字數(shù)據(jù)，在記錄中工作人員不會考慮檔案工作的準確性，記錄字跡比較潦草，同時數(shù)字記錄本身就容易出錯，導(dǎo)致后期錄入環(huán)節(jié)需要大量數(shù)字校對，增加檔案錄入工作量。

3 協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用

3.1 優(yōu)化檔案工作

在協(xié)同辦公的檔案管理過程中，管理人員要認識到以往的電子檔案管理經(jīng)驗不足以進行協(xié)同辦公，需要對新系統(tǒng)進行深入學(xué)習(xí)和研究，才能實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。檔案工作者要盡快適應(yīng)新的系統(tǒng)環(huán)境，將檔案工作盡快過渡到新的模式中，通過系統(tǒng)挖掘新的檔案工作職能。檔案人員通過協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠盡快的進行信息匯總，得到實時信息，通過系統(tǒng)對信息進行二次處理，得到更深入的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)及時反饋給相應(yīng)部門，優(yōu)化各部門總體工作效率。檔案部門應(yīng)當關(guān)注管理者的工作，對管理者進行專門的辦公系統(tǒng)培訓(xùn)，讓管理者能夠使用系統(tǒng)為其他部門提供幫助。

3.2 確保電子檔案的安全

檔案管理人員應(yīng)當根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計出電子檔案保存方案，定時地對檔案進行復(fù)核與備份，確保檔案的完整與安全。為了確保檔案管理人員能合理的保管檔案，檔案部門要針對檔案工作的特點專門給檔案管理者派發(fā)專屬權(quán)限的賬號，確保檔案管理者能夠高效處理各種信息。同時檔案部門要限制檔案管理者賬號登錄地點，確保檔案信息只能在特定電腦中操作，防止檔案被惡意篡改[3]。

3.3 制定檔案管理制度

在檔案管理工作中，檔案部門要根據(jù)檔案管理規(guī)定與信息安全規(guī)章制定檔案管理制度，盡力維護企業(yè)或單位的利益，防止公民信息泄露造成的經(jīng)濟損失。檔案部門要嚴格遵守管理制度，對于合法但不人性的規(guī)定，要在法律允許的范圍內(nèi)合理地進行修改。在檔案管理制度的制定中，還要考慮與其他部門的合作，要積極與各部門溝通，從實際出發(fā)，針對各部門的需求進行區(qū)別化的管理，確保制度能夠幫助各部門提升與檔案有關(guān)的工作效率，同時也有助于檔案的收集。檔案管理部門要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，總結(jié)出合理的考核辦法，確保檔案管理者與錄入人員的專業(yè)技能，防止檔案管理出現(xiàn)問題[4]。檔案管理部門能夠通過考核促進檔案工作者的積極性，改變檔案工作處于邊緣的狀況，篩選出態(tài)度良好的工作人員，進行進一步的培養(yǎng)。對于工作不夠積極，給部門造成損失的工作人員，要給予適當?shù)奶幜P，嚴重者要進行轉(zhuǎn)崗處理。通過數(shù)字化技能的考核制度，檔案部門可以不斷加強檔案管理的工作[5]。

3.4 優(yōu)化檔案錄入前環(huán)節(jié)

數(shù)字化的協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠間接的優(yōu)化檔案管理。其他部門可以使用數(shù)字系統(tǒng)直接進行檔案錄入，為檔案管理提供便利，同時能夠明確檔案管理責(zé)任，避免其他部門造成錯誤影響檔案管理工作。

4 結(jié)束語

隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的方式也經(jīng)歷了相當多的發(fā)展。檔案部門必須與時俱進，讓檔案管理者的能力達到新辦公系統(tǒng)的要求。在辦公中，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識，不斷探索增加檔案管理效率的新方法，與其他部門積極交流，制定適于不同部門的檔案管理方法，積極進行創(chuàng)新，為現(xiàn)代化檔案管理提供新思路。