協同辦公系統中檔案管理的數字化應用分析

竇開蘭

（云南省昆明市東川區農村合作經濟經營管理站，云南 昆明 654100）

檔案是各種有價值的文字、圖表等形式的資料，對于各企事業單位的十分重要。隨著時代的發展，信息化辦公越來越普及，數字化的檔案管理不僅能提高檔案管理效率，優化接收檔案質量，而且便于工作人員進行檔案維護，是現代化辦公體系必不可少的部分，檔案管理在協同辦公系統中的應用探索能夠讓檔案部門在現代化改革中取得重大突破。

1 什么是協同辦公系統

協同辦公系統是通過整合系統將辦公系統與網絡功能的新型辦公方式，能夠有效地進行組織管理，優化工作流程，增加協同辦公能力，使決策執行統一，提高工作效能。

2 傳統檔案管理的不足

2.1 安全性無法保障

傳統電子檔案分散在不同計算機中，沒有統一的服務器，檔案信息匯總過程中存在先后，導致檔案管理工作人員要反復的進行錄入工作，期間十分容易造成信息錯誤的情況，檔案管理工作十分低效。由于錄入環節的低效，導致各部門在檔案上傳中能夠隨意篡改內容，致使檔案不準確[1]。一些單位對于檔案管理十分不重視，在檔案匯總環節中隨便設置文件共享，讓各部門自行上傳保存檔案。在這個過程中容易因操作不當造成其他檔案丟失，而且會使一些下級非相關部門了解公司的機密內容，不利于企事業單位信息的安全。一些檔案部門沒有將檔案資料備份，一旦硬盤出現故障或損壞，就會讓數據丟失，硬件損壞與病毒入侵在技術上難以恢復，造成難以估量的損失。

2.2 檔案管理效率低

過去的檔案系統無法降低檔案的重復率，一些檔案更新內容少，按照規定需要重新建檔，長此以往就會造成檔案的龐雜。其他部門在調取檔案時，檔案部門要在大量紙質文件與電子文件之間反復確認，讓檔案管理十分復雜，實際效率十分低下[2]。檔案的駁雜也會讓檔案管理者做許多無用功，長期下去會讓檔案工作者對檔案管理失去熱情，不積極進行重復文件銷毀，造成文件冗雜的惡性循環。

2.3 不能保證錄入數據的準確性

傳統檔案工作是先在工作中制作紙質檔案，再由錄入員和檔案管理者進行電子檔案制作，很多中間環節不僅會讓效率降低，同時無法保證數據的準確性。例如，某單位在記錄工作中涉及相當多的數字數據，在記錄中工作人員不會考慮檔案工作的準確性，記錄字跡比較潦草，同時數字記錄本身就容易出錯，導致后期錄入環節需要大量數字校對，增加檔案錄入工作量。

3 協同辦公系統中檔案管理的數字化應用

3.1 優化檔案工作

在協同辦公的檔案管理過程中，管理人員要認識到以往的電子檔案管理經驗不足以進行協同辦公，需要對新系統進行深入學習和研究，才能實現檔案管理數字化。檔案工作者要盡快適應新的系統環境，將檔案工作盡快過渡到新的模式中，通過系統挖掘新的檔案工作職能。檔案人員通過協同辦公系統能夠盡快的進行信息匯總，得到實時信息，通過系統對信息進行二次處理，得到更深入的數據，并將數據及時反饋給相應部門，優化各部門總體工作效率。檔案部門應當關注管理者的工作，對管理者進行專門的辦公系統培訓，讓管理者能夠使用系統為其他部門提供幫助。

3.2 確保電子檔案的安全

檔案管理人員應當根據系統設計出電子檔案保存方案，定時地對檔案進行復核與備份，確保檔案的完整與安全。為了確保檔案管理人員能合理的保管檔案，檔案部門要針對檔案工作的特點專門給檔案管理者派發專屬權限的賬號，確保檔案管理者能夠高效處理各種信息。同時檔案部門要限制檔案管理者賬號登錄地點，確保檔案信息只能在特定電腦中操作，防止檔案被惡意篡改[3]。

3.3 制定檔案管理制度

在檔案管理工作中，檔案部門要根據檔案管理規定與信息安全規章制定檔案管理制度，盡力維護企業或單位的利益，防止公民信息泄露造成的經濟損失。檔案部門要嚴格遵守管理制度，對于合法但不人性的規定，要在法律允許的范圍內合理地進行修改。在檔案管理制度的制定中，還要考慮與其他部門的合作，要積極與各部門溝通，從實際出發，針對各部門的需求進行區別化的管理，確保制度能夠幫助各部門提升與檔案有關的工作效率，同時也有助于檔案的收集。檔案管理部門要定期對檔案管理人員進行培訓，總結出合理的考核辦法，確保檔案管理者與錄入人員的專業技能，防止檔案管理出現問題[4]。檔案管理部門能夠通過考核促進檔案工作者的積極性，改變檔案工作處于邊緣的狀況，篩選出態度良好的工作人員，進行進一步的培養。對于工作不夠積極，給部門造成損失的工作人員，要給予適當的處罰，嚴重者要進行轉崗處理。通過數字化技能的考核制度，檔案部門可以不斷加強檔案管理的工作[5]。

3.4 優化檔案錄入前環節

數字化的協同辦公系統能夠間接的優化檔案管理。其他部門可以使用數字系統直接進行檔案錄入，為檔案管理提供便利，同時能夠明確檔案管理責任，避免其他部門造成錯誤影響檔案管理工作。

4 結束語

隨著協同辦公系統的廣泛應用，檔案管理的方式也經歷了相當多的發展。檔案部門必須與時俱進，讓檔案管理者的能力達到新辦公系統的要求。在辦公中，檔案管理人員要不斷學習新知識，不斷探索增加檔案管理效率的新方法，與其他部門積極交流，制定適于不同部門的檔案管理方法，積極進行創新，為現代化檔案管理提供新思路。