如何有效開展醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔

楊建鑫

（宣威市第一人民醫(yī)院，云南 宣威 655400）

1 引言

醫(yī)院中的文書檔案通常會(huì)記載重要的組織機(jī)構(gòu)沿革、行政管理規(guī)章制度、大事記、評審辦法、目標(biāo)管理責(zé)任書、審計(jì)報(bào)告等文件資料，可以為醫(yī)院政策的調(diào)整提供關(guān)鍵信息和依據(jù)，同時(shí)也由于記載著醫(yī)院發(fā)展歷史和文化建設(shè)，有助于提升醫(yī)院的精神風(fēng)貌等，因此，開展醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔工作，直接關(guān)系著醫(yī)院的決策與發(fā)展，這就需要遵循一定的原則開展此項(xiàng)工作，還要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，提升工作效率，切實(shí)發(fā)揮醫(yī)院文書檔案的應(yīng)有作用。

2 醫(yī)院文書檔案收集歸檔范圍及意義

1）范圍。所要開展收集和歸檔的醫(yī)院文書檔案，主要包括醫(yī)院日常行政管理活動(dòng)中對醫(yī)院未來發(fā)展具有保存價(jià)值的資料內(nèi)容，還包括上級(jí)主管部門或同級(jí)文件資料。以及其他對醫(yī)院的日常行政管理工作開展具有保存價(jià)值的資料等。總體上看醫(yī)院文書檔案收集和歸檔的文件種類，主要有醫(yī)院發(fā)布的重要公告和通知等發(fā)布性文件，醫(yī)院重要的會(huì)議記錄（如黨委會(huì)、院長辦公會(huì)、職工代表大會(huì)、院務(wù)會(huì)等的會(huì)議記錄、紀(jì)要）、規(guī)章制度、督察檢查巡察和迎檢迎評的匯報(bào)材料、年度計(jì)劃、總結(jié)、中長期發(fā)展規(guī)劃、重要的請示及批復(fù)、干部人事任免和人員花名冊等內(nèi)部使用文件，記載醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)的記載性文件，指導(dǎo)本院重大活動(dòng)開展的指導(dǎo)性文件，介紹信存根以及黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移存根等證明性文件等。

2）意義。通過醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的開展，可以輔助醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的開展。這是由于此類檔案中涵蓋醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的各類重大事件，可以通過開發(fā)和利用這些資料，為制定醫(yī)院未來的發(fā)展決策提供依據(jù)。此外，由于文書檔案還記錄醫(yī)院的發(fā)展過程和重大歷史事件、重大活動(dòng)等，記載著醫(yī)院的發(fā)展歷史，也有助于在此基礎(chǔ)上豐富醫(yī)院文化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院精神風(fēng)貌的提升。

3 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的原則及依據(jù)

1）原則。一是規(guī)范性原則。醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作范圍和程序有著嚴(yán)格的規(guī)定和要求，明確規(guī)定了具體的文書檔案編碼、裝訂和紙張選擇等細(xì)節(jié)上的要求，因此，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度要求開展科學(xué)和規(guī)范的收集與歸檔工作。二是真實(shí)性原則。在醫(yī)院中開展文書檔案收集和歸檔的最基本要求就是真實(shí)，因此應(yīng)鑒別所收集檔案的真實(shí)性，保證其后期的應(yīng)用效果。三是安全性原則。鑒于醫(yī)院檔案收集與歸檔工作對醫(yī)院后期日常行政管理工作的重要性，應(yīng)嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求來保證文書檔案收集與歸檔的安全性、可靠性，避免出現(xiàn)所收集的檔案被損壞或丟失等問題。

2）依據(jù)。對于所要收集的醫(yī)院文書檔案，有明確的規(guī)定來判定其是否具有收集和歸檔的價(jià)值，比如應(yīng)收集已經(jīng)在醫(yī)院中已經(jīng)處理完畢的文件資料，基于醫(yī)院日常行政管理實(shí)踐和理論要求來綜合判定文件資料是否具有保存價(jià)值，還要求收集已經(jīng)經(jīng)過整理的文件，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求開展對這些文書檔案的編目和立卷等處理工作。

4 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔需注意的問題

1）缺乏文書檔案管理意識(shí)的問題。在醫(yī)院管理工作中，通常對檔案管理工作不夠重視，沒有意識(shí)到開展文書檔案收集和歸檔工作的重要性，使得此項(xiàng)工作的開展出現(xiàn)不到位和不合理的問題。具體地說，在醫(yī)院檔案管理工作中，通常比較重視對紅頭文件的收集與歸檔而忽視對普遍編號(hào)文件的管理，影響了檔案管理效果，造成了檔案失真、缺失以及時(shí)間不連續(xù)等問題。這也受到檔案管理人員態(tài)度不端正和缺乏責(zé)任意識(shí)等原因的影響，增加了檔案管理工作難度，難以發(fā)揮其應(yīng)有作用。

2）文書檔案收集歸檔力度不足的問題。此問題會(huì)直接導(dǎo)致文書檔案的損壞和缺失問題，這是由于在此項(xiàng)工作開展中出現(xiàn)歸檔模式不夠合理的問題，比如使用文本形式來歸檔和存儲(chǔ)文書檔案，沒有普及電子檔案工作模式。或者是由于醫(yī)院沒有完善的檔案管理流程，導(dǎo)致在此管理工作中出現(xiàn)隨意擺放檔案而增加歸檔工作難度的問題。還會(huì)在此工作開展中出現(xiàn)僅僅是應(yīng)付上級(jí)檢查的現(xiàn)象，影響了文書檔案收集的及時(shí)性和全面性，并可能會(huì)造成所收集文書檔案缺章斷碼等問題，影響了所收集歸檔的文書檔案的連續(xù)性和完整性。

3）檔案收集不全面的問題。此問題在醫(yī)院文書檔案管理中比較普遍，這是由于此工作開展中所需要收集的檔案資料覆蓋范圍較廣，如果沒有全面收集資料則會(huì)限制歸檔工作的開展。而由于檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，表現(xiàn)出工作人員的經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷不足、專業(yè)水平較差，更是影響了醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的專業(yè)性和效率，導(dǎo)致所收集資料不夠全面，影響了后續(xù)整體管理工作的有序開展。

5 醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔的開展措施

1）加強(qiáng)宣傳工作。醫(yī)院上級(jí)有關(guān)部門應(yīng)向基層醫(yī)院大力宣傳文書檔案收集與歸檔工作的重要性和必要性，通過簡報(bào)編制和檔案編研形式的應(yīng)用，在具體的管理工作中提升宣傳效果。通過宣傳引導(dǎo)工作，有助于強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，提高對檔案管理工作的重視。此外，還要擴(kuò)大宣傳范圍，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，鼓勵(lì)全院人員參與到檔案管理工作中來，推進(jìn)檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。在此過程中還應(yīng)定期檢查檔案室?guī)觳厍闆r，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題并加以糾正和改進(jìn)。不僅如此，在宣傳工作中還要重點(diǎn)加強(qiáng)對文書檔案管理作用的宣傳，發(fā)掘文書檔案管理作用。

2）完善文書檔案管理體系。在醫(yī)院的管理工作中，要確保文書檔案管理工作的有序和高效開展，首先應(yīng)制定完善的管理體系作為依據(jù)，通過此管理體系明確規(guī)定規(guī)范的檔案管理流程和要求，制定相應(yīng)的管理原則和措施，便于各基層管理部門和人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求開展工作并提升工作質(zhì)量。此外，在構(gòu)建此管理體系時(shí)，應(yīng)明確不同部門的具體歸檔范圍，強(qiáng)化相應(yīng)管理制度原則的落實(shí)。在制度落實(shí)過程中，結(jié)合月、季度考核制度不斷優(yōu)化和改進(jìn)管理制度，強(qiáng)化工作人員的效率并規(guī)范自身行為，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

3）強(qiáng)化人員培訓(xùn)工作。檔案管理工作人員作為開展此項(xiàng)工作的主體，其綜合素質(zhì)直接決定檔案收集與歸檔效果、質(zhì)量。因此，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理要求，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度。這不僅要在開展診療工作的同時(shí)，同步安排工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)項(xiàng)目，提升工作人員的使命感和責(zé)任感。而且要結(jié)合文化檔案管理工作的推進(jìn)，通過培訓(xùn)活動(dòng)來提升檔案收集和歸檔效果。在引進(jìn)專業(yè)人才并發(fā)展兼職人員的同時(shí)，通過培訓(xùn)來提升其綜合管理能力，通過培訓(xùn)來明確具體的歸檔工作范圍，提升此項(xiàng)工作的效果。

6 結(jié)語

基于醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的重要性，為了發(fā)揮此項(xiàng)工作的應(yīng)有作用，在醫(yī)院管理工作中應(yīng)加強(qiáng)宣傳、提高對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的重視，遵循規(guī)范性、真實(shí)性和安全性原則開展醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作，還要完善相應(yīng)的管理體系、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，此外，應(yīng)積極創(chuàng)新管理方式方法和模式，提升醫(yī)院文書檔案管理效果以及醫(yī)院的整體管理效果。