事業單位檔案管理工作的現狀與時代融合分析

楊依彪

（山東省單縣融媒體中心，山東 菏澤 274300）

社會的發展進步促使人們愈發重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發展的痕跡，并從中獲取前進的經驗，從而獲得更好的發展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

1 事業單位檔案信息化管理改革的必要性

1）節省資源，強化內部交流。隨著數字化、信息化社會進程的加快，事業單位檔案管理數字水平不斷提升，事業單位檔案管理數字化的實現不僅能夠降低事業單位檔案管理成本費用，而且還能夠提升事業單位的工作效率，強化事業單位內部各個部門之間的溝通交流。

2）事業單位檔案管理順應時代的體現。在物聯網、云計算數字信息技術的完善下，各個技術形式開始被人們應用到檔案管理中，事業單位檔案信息化管理是其順應信息社會發展的體現。

3）滿足事業單位改革發展的需要。事業單位制度改革離不開信息化平臺的支持，在這個平臺的支持下，能夠為事業單位檔案管理數字化建設創設良好的條件支持。

2 事業單位檔案管理工作優化發展對策

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作具有專業性、復雜性和綜合性的特點，這要求工作人員要有較高的素質，不只是較強的專業素質，還要有較高的道德素養，和對本職工作的認同感和責任心。檔案管理人員的素質對檔案管理工作有著重要影響，所以單位必須注重對人員的培養。首先，要選用專職人員負責檔案管理工作，避免管理人員頻繁變動，加強人員的穩定性。其次，要定期對檔案管理人員進行培訓，學習先進的檔案管理知識，提高工作人員的綜合素質。檔案管理工作也要與時俱進，對檔案管理工作人員進行考核，敦促工作人員對過往工作進行總結分析。進而提高其道德品質和工作能力，更好地做好本職工作。

2.2 建立檔案管理建設目標，完善管理制度

在對檔案進行管理需要有明確的目標和科學的規劃，這樣才能有序地推進檔案室的管理工作。事業單位要結合自身的實際情況設定相應的目標，同時要做好檔案室管理的長遠規劃與近期目標，在制定實際工作戰略時要充分管理過程中的靈活性和實用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續發展。除此之外，在對檔案室管理進行現代化建設時還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業技能水平要隨著時代的進步有所提升，不斷了解、學習檔案室管理的最新模式。除此之外，還需要對檔案管理的相關制度進行不斷的完善，只有這樣，檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規定，制定相關的技術標準，紙質檔案的進出庫登記管理制度也需要不斷強化，從而保證紙質檔案以及電子檔案數據的安全性。

2.3 打造檔案管理信息化平臺

第一，強化檔案信息化平臺的軟件建設。軟件是檔案信息化建設的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關人員注重軟件性能和功能的完整性。事業單位在發展的過程中可以根據實際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據單位發展需求自主設計適合開發和應用的軟件管理平臺，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時，滿足事業單位的業務發展特點。第二，強化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業單位管理平臺來整合各個資源信息，將檔案管理工作納入整個事業單位的管理平臺上，在最大限度上發揮出檔案管理信息化的重要價值。第三，借助人事檔案信息網站進行管理。在事業單位檔案管理的過程中，相關部門要和信息化管理部門協同合作，加快打造協同、完善、多元化的人事檔案信息網站。在網站平臺上以網頁的形式將資源信息提供給相關人員進行查閱和咨詢。在網站平臺建設開發的過程中，還需要應用權限分級管理制度來對檔案資源信息進行分級整合，通過整合信息更好地滿足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門還需要積極和網站運營公司協同聯系，在檔案信息網站設計、建設的過程中，要注重制定出規范的標準。

2.4 提高檔案管理的規范性

為了加快事業單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規范化的檔案管理工作方式。把標準化、規范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現有檔案運轉流程與操作規程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優化檔案管理工作的氛圍，滲透質量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責監督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規范化的重點放在嚴格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

2.5 加強檔案資料檢索的便利性建設

相關的工作人員需要加強檔案資料檢索的便利性建設，不斷完善數字化檔案資料庫。深入篩選檔案內容信息，并對其進行加工處理，從而在數據庫中完善檔案的相關信息，工作人員在查詢相關資料時可以通過關鍵詞檢索查找到自己所需要的內容，從而更好地進行相關工作，最終達到推進事業單位發展的目的。

3 結束語

各單位要對檔案管理工作給予重視，制定符合單位發展的檔案管理機制，找準工作重難點，并積極解決檔案管理工作存在的問題，提高檔案管理者的素質，引入信息化技術，培養員工的創新服務意識，使檔案管理工作更加科學化和規范化，為單位發展提供保障。