人事檔案數字化在人事管理中的重要性

任海燕

（四川省腫瘤醫院，四川 成都 610041）

在現階段社會發展中，隨著國家相關政策法規的修訂出臺，人事檔案在工作中的基礎性作用越來越大，人事檔案管理部門也在對人事檔案工作進行不斷完善、探索和創新，其重要性愈發凸顯。通過互聯網技術的加入，人事檔案管理工作進行了創新與改革，不再是傳統的紙質和人工管理方式，通過對數字化技術的運用，建立了新的管理模式，提高了工作效率，同時也為工作人員帶來了很大工作便利，極大地區別于傳統人事檔案的管理以及利用模式。人事檔案數字化管理不僅可以提高人事管理工作的效率，也極大節約了人力成本。

1 對于人事檔案管理的敘述

人事檔案管理指的是一個單位對個人人事檔案的收集、整理、保管、利用的全部過程。人事檔案管理在人事工作中占據著非常重要的地位，對整個單位的某些關鍵工作運行起到了關鍵性作用。新型的數字化人事檔案管理方式采用互聯網與信息技術進行工作，更能夠實時更新人事檔案工作的整體狀態，做到實時記錄、及時控制，讓工作流程更快捷、更高效、更合理化。人事檔案數字化管理在全國推廣使用，主要目的不僅僅是在工作上提高效率、減少人工工作，同時還能對一些歪風邪氣有效規避整治，確保人事檔案管理工作進一步公平公正[1]。

2 個人人事檔案管理數字化的優勢

1）更合理規劃人事檔案管理過程。人事檔案數字化是將單位人事檔案進行整理并進行統一管理的具體過程，數字化檔案管理主要內容是檔案，通過計算機對紙質檔案進行整理、掃描、歸納。在對人事檔案數字化進行整理歸納的過程中，通過這種新式的采集關鍵信息的收集方式，不僅讓人事檔案管理工作簡單化，而且在整體上提高了人事檔案管理的工作效率[2]。2）多方面優化人事檔案管理工作。新建的人事檔案管理模式對人事檔案的查閱利用進行層級劃分，還對每個人的職能進行明確，對每一層級的檔案管理流程進行規范和管理。通過人事管理數字化的建立，可以設置權限上級查閱下級的檔案，提高查檔效率和工作利用[3]。

3 提高人事檔案管理的工作效率

人事檔案數字化后，個人人事檔案將非常全面和完整，個人信息從收集、整理、管理、利用會更規范嚴謹。按照這個過程可以劃分為以下幾個部分。

1）對人事檔案的日常管理。在人事檔案管理的日常工作中，日常管理、維護和審核修訂，可以通過采用以下幾個方面來提高對檔案管理工作的加強。對于檔案外借、轉遞、歸還等工作用電子設備進行引導和提醒，推動人事檔案工作精細化管理。簡化人事檔案管理，節約查詢時間，促進精簡高效。除此之外，要從制度層面對檔案查閱權限主體、權限范圍、權限內容進行明確和細化。在細化的過程中，要堅持層次分明、權限清晰，確保后期能夠對查閱人的相關身份進行驗證、確認以及追溯，全方位提升人事檔案工作的安全效能。要深度利用大數據技術以及智能算法技術，實現查閱記錄臺賬自動生成，為后期的安全檢查工作提供助益[4]。2）以個人為基礎建立數字類人事檔案。要進一步依托計算機對人事檔案進行生成，實現數字著錄的目標。同時，也可以通過錄像等方式，形成相應的影像檔案，實現檔案載體多元化。在計算機終端上也要實現技術更新以及功能更新，確保具有關機搜索、打印等功能，延長保管期限[5]。3）庫房管理技術得到提升。庫房管理技術主要指的是在對檔案進行數字化管理后，新型人事檔案回轉柜會自動計算檔案卷數，更智能的是新型人事檔案回轉柜能夠通過每一卷上不同的芯片定位記錄每一卷人事檔案在柜中的具體位置，再也不需要人工排序，通過計算機查詢后能迅速將想查找的個人人事檔案查找出來，并自動轉到最易取放的位置。新型人事檔案回轉柜利用計算機技術打破了傳統檔案柜的單一儲藏功能，實現了人工智能，極大地節省了人工查找人事檔案的時間，簡化了工作流程，提高了人事檔案利用效率[6]。4）對檔案的查詢統計。在進行檔案管理的過程中，時常會對檔案進行查詢或統計，主要是在管理計算機中對關鍵詞進行搜索，然后對檢索的結果進行科學統計。待統計完畢后，要進一步按照既定的保存節點，對上述統計結果予以保存[7]。5）強化系統維護工作。系統維護是全局性工作，涉及面廣。為此，一方面，要安排相應的專責進行系統維護，確保維護工作科學合理。另一方面，要完善人事檔案管理系統的程序，實現自動維護、定期維護的目標。

4 加強人事檔案數字化管理工作措施

1）嚴格工作團隊管理工作。對于人事檔案管理人員，要全面考察其思想政治素養、政治身份、技能水平，做好事前防控工作。除此之外，要從制度層面明確上崗培訓機制、事中培訓機制，解決知識老化、技能結構單一等問題，打造現代化的復合型工作團隊[8]。2）嚴格紀律執行工作。作為保密性、隱私性的工作人員，人事檔案管理中的重要性不言而喻。所以必須要嚴格紀律執行工作，減少風險隱患[9]。一是要立足于單位實際情況，結合國家規范性文件中對人事檔案安全保密的相關規定，認真執行、落實相關工作。二是要做好隱患排查以及定期檢查工作，實現安全管理無死角，及時發現人事檔案安全管控中存在的缺陷，提升措施的可行性、針對性、實效性[10]。

5 結束語

在個人人事檔案管理工作中，數字化管理可以說是人事檔案的重大變革和創新。但面對這個變革和創新，也對我們的管理工作提出了更高要求，無論對傳統紙質檔案的保護和對數字化檔案的管理都發生了系列變化。為適應新變化和新要求，我們要進一步規范管理方式，提高管理效能；同時也應加強管理人員隊伍建設，為提高管理人員素質，提高管理質量。