淺析文書檔案的信息化管理

王慶國(guó)

（鄆城縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊(duì)，山東 菏澤 274700）

文書檔案涵蓋指示、決定、批復(fù)、總結(jié)、會(huì)議記錄等重要信息，是事業(yè)單位今后工作及發(fā)展的重要依據(jù)。因此，在數(shù)字信息化時(shí)代，其管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加強(qiáng)其管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效能，確保單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展。

1 信息化是文書檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

信息化是文書檔案管理工作的開展趨勢(shì)，也是對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理工作的有效改革。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為文書檔案信息化帶來難得的機(jī)會(huì)同時(shí)也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。文書檔案信息化是現(xiàn)階段文書檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，意義深遠(yuǎn)。信息化管理在提高了工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了文書檔案信息的交流和共享，促進(jìn)了文書檔案管理工作的有效開展。因此，文書檔案管理信息化建設(shè)是文書檔案事業(yè)面對(duì)信息化浪潮的必然選擇。必須要不斷完善文書檔案管理技術(shù)，把握機(jī)遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用文書檔案信息資源，為文書檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2 文書檔案信息化管理的重要性

文書檔案信息化可進(jìn)一步完善文書檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)健全，但在數(shù)字環(huán)境中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要重新審視，相當(dāng)部分的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進(jìn)行調(diào)整。文檔一體化、電子文件管理的前端控制是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現(xiàn)，這都直接導(dǎo)致了檔案累積、移交模式的變革創(chuàng)新；同時(shí)，對(duì)于實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容，有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容。這些都需要大量的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行支撐。

文書檔案信息化將為用戶提供更多有效的資源和服務(wù)。信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理的作用是提高工作效率。文書檔案管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)勞動(dòng)，但又是不可或缺的基本事務(wù)，需要占據(jù)管理人員的大量時(shí)間。文書檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日常的瑣碎的事務(wù)中解脫出來。實(shí)現(xiàn)信息共享。信息化以其先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。

文書檔案信息化又可促進(jìn)信息資源利用最大化。傳統(tǒng)的檔案信息大都是以紙為載體的實(shí)物資源，不僅不便攜帶，更不利于傳遞。實(shí)現(xiàn)檔案信息化以后，各種信息資源不再以實(shí)物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，這就極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的管理軟件，還可以對(duì)現(xiàn)有文書檔案信息資源進(jìn)行分析整理，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，為充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用最大化提供可能。

3 科學(xué)做好文書檔案的信息化管理

3.1 明晰信息化管理體系

體檔案管理方法及模式的影響下，事業(yè)單位文書檔案管理信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)較為復(fù)雜，難以統(tǒng)一，導(dǎo)致文書檔案信息工作標(biāo)準(zhǔn)不一致，增大傳遞及傳輸檔案信息的難度。這就需要事業(yè)單位積極建立文書檔案收集、整理、歸檔和利用等工作的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，促使文書檔案管理信息化工作越來越規(guī)范。同時(shí)要基于專網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建文書檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.2 強(qiáng)化軟硬件建設(shè)

文書檔案的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)做好準(zhǔn)備、規(guī)劃，確保軟硬件設(shè)施跟上文書檔案管理需要，順利推進(jìn)信息化。例如事業(yè)單位要在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下購進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備、計(jì)算機(jī)控制設(shè)備，并及時(shí)更新、升級(jí)，使其適應(yīng)信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，事業(yè)單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務(wù)于其他工作，能夠依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擴(kuò)展其模塊、功能，由處理文書、管理文件、管理檔案構(gòu)成三個(gè)既相互聯(lián)系又獨(dú)立的模塊組成。這三個(gè)模塊涵蓋整個(gè)事業(yè)單位文書檔案工作的流程，在收文發(fā)文處理中實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔，在整理著錄的文件及案卷時(shí)實(shí)現(xiàn)文件管理，在歸檔中編制電子文號(hào)、編制文書檔案存放號(hào)、鑒定及銷毀案卷、追加歸檔等管理工作，進(jìn)一步提高文書檔案管理信息化水平。

3.3 強(qiáng)化信息安全

不少文書檔案具備特殊性，需要保密，要求軟件系統(tǒng)中對(duì)于特定文書檔案的查看應(yīng)設(shè)置權(quán)限，只允許相關(guān)人員查閱。對(duì)于單位的保密文件，為保證其安全性，應(yīng)注意加密處理，限定加密的期限和時(shí)間，過了保密期才能由相關(guān)人員解密查看。為確保文書檔案信息的安全性，檔案人員還要妥善保管移動(dòng)硬盤、光盤等檔案保存載體，并在數(shù)據(jù)備份方面使用兩種方式：一個(gè)是利用服務(wù)器存儲(chǔ)和本機(jī)備份，即在兩臺(tái)服務(wù)器上使用磁盤陣列技術(shù)，把所有檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化影像存儲(chǔ)起來，每天還要在PC機(jī)上備份，每半月針對(duì)單位所有PC機(jī)的數(shù)據(jù)庫實(shí)施數(shù)據(jù)同步操作，確保數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息的一致性；另一個(gè)是利用實(shí)物介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，把所有文書檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化影像刻錄成光盤，一式兩份存放在防磁柜里，同時(shí)在移動(dòng)硬盤中保存所有檔案信息、數(shù)字化影像。事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)計(jì)研發(fā)一套檔案軟件，分類整理類型不同的文書檔案資料，同時(shí)設(shè)置好綜合檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限，方便規(guī)范使用文書檔案資源，創(chuàng)建文書檔案的利用及工作臺(tái)模塊，在檔案利用中對(duì)電子文書進(jìn)行瀏覽、打印、下載等，也可以在線申請(qǐng)或借閱電子文件等，管理好系統(tǒng)的收藏和消息，合理設(shè)定文件的上傳及下載等任務(wù)。如果使用重要的文件或保密性文件，就必須提出申請(qǐng)，在通過審批之后才能以確保檔案安全為前提，實(shí)現(xiàn)單位文書檔案信息的借閱。

3.4 構(gòu)建信息共享機(jī)制

要極探索文書檔案資源共享服務(wù)機(jī)制建設(shè)，提高文書檔案資源的利用率，最大限度發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，保證其管理信息化的有序推進(jìn)。一方面，事業(yè)單位檔案人員要積極探究文書檔案管理工作和云存儲(chǔ)技術(shù)的整合，在云存儲(chǔ)終端上傳能夠共享的文書檔案，方便各部門乃至各單位根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的訪問權(quán)限借閱文書檔案。需要特別指出的是，文書檔案資源共享并非強(qiáng)調(diào)在共享終端上傳單位的所有的文書檔案資源，只需上傳具備業(yè)務(wù)協(xié)同性的、不涉密的檔案資源即可。這里的業(yè)務(wù)協(xié)同性指的是各部門、各單位在職能領(lǐng)域或業(yè)務(wù)領(lǐng)域有交叉，要一起履行某項(xiàng)職能或開展某項(xiàng)業(yè)務(wù)，可以通過共享文書檔案資源獲取更多有價(jià)值的信息，提高工作效率；另一方面，事業(yè)單位的上下級(jí)部門之間應(yīng)注重文書檔案信息資源共享建設(shè)，方便傳遞各類政策和文件，保證政策落地，縮短不必要的工作環(huán)節(jié)，開創(chuàng)事業(yè)單位文書檔案管理信息化的新局面。

4 結(jié)語

綜上所述，文書檔案是事業(yè)單位今后工作及發(fā)展的重要依據(jù)。因此，在數(shù)字信息化時(shí)代，其管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加強(qiáng)其管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效能，確保單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展。