信息化時代背景下做好事業(yè)單位人事檔案保密工作路徑的探討

薛俊霞

（安陽市殯儀館，河南 安陽 455000）

1 信息化時代背景下做好事業(yè)單位人事檔案保密工作的必要性

1）確保檔案價值的必然要求。人事檔案是事業(yè)單位發(fā)展、人事管理工作中重要的信息資料，事關(guān)事業(yè)單位對人才的開發(fā)、管理以及利用。信息化時代，人事檔案主要以數(shù)據(jù)化、數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，保密工作也需要變革。一方面，做好人事檔案保密工作，保障信息的完整真實，能夠切實反映某一職工的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、政治面貌、社會經(jīng)歷，避免出現(xiàn)人事信息參考錯誤、決策錯誤的問題[1]。另一方面，人事檔案作為具有人身屬性的信息資料，對于事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才選任、崗位調(diào)動等各項人事工作具有重要的價值。只有做好保密工作，減少被篡改、損毀的風(fēng)險，才能真正挖掘人事檔案價值。

2）堅持簡化與嚴(yán)管并重的內(nèi)在要求。事業(yè)單位人事檔案在單位運行過程中發(fā)揮著重要的作用，因此，在利用信息技術(shù)開展人事檔案信息化建設(shè)的同時，不能忽視安全保密工作，確保“流程簡化”與“嚴(yán)格管理”有機(jī)結(jié)合[2]。一方面，做好人事檔案保密工作，規(guī)范管理、開發(fā)以及利用的各個環(huán)節(jié)，能夠減少安全管理漏洞，培養(yǎng)檔案管理人員良好的工作作風(fēng)。另一方面，做好人事檔案保密工作，能夠為其他檔案保密工作提供參考和借鑒，全面提升單位整體的管理效能。

2 信息化時代背景下事業(yè)單位人事檔案保密工作中常見的不足

1）安全管控技術(shù)落后。當(dāng)前，部分事業(yè)單位沒有充分應(yīng)用安全管控領(lǐng)域的信息技術(shù)，導(dǎo)致計算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)的安全防務(wù)工作不到位。一是對人事檔案安全保密工作缺乏應(yīng)有的重視，忽視日常的病毒防控、木馬防控、惡意程序查殺、病毒查殺等工作，導(dǎo)致惡意插件、非法病毒、木馬程序侵入到計算機(jī)系統(tǒng)、硬盤存儲終端、U盤存儲終端，影響后期的安全保密工作[3]。二是對區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)的應(yīng)用能力不足，難以應(yīng)對勒索病毒、非法加密程序等新型隱患。三是事后防控意識不足。典型表現(xiàn)在，仍然應(yīng)用硬盤對人事檔案資料進(jìn)行備份，一旦出現(xiàn)硬盤損毀、計算機(jī)損毀等問題，就容易導(dǎo)致人事檔案遺失。即使能夠恢復(fù)存儲終端的數(shù)據(jù)，也通常需要耗費大量的成本和資源。四是技術(shù)型人才不足，無法為人事檔案管理工作提供強(qiáng)有力的支撐。

2）安全保密制度不完善。現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位在制定相關(guān)的規(guī)章制度時，沒有立足于信息化環(huán)境下人事檔案管理工作的特點，弱化了安全保密工作的實效。一是人事檔案傳輸、接收過程不規(guī)范，沒有嚴(yán)格走相應(yīng)的數(shù)字機(jī)要通道；人事檔案查閱、借閱程序存在瑕疵，甚至存在擅自拍攝、復(fù)制拷貝等違規(guī)行為。二是人事檔案審批機(jī)制不健全，相關(guān)人員在查閱、檢索、調(diào)入調(diào)出人事檔案的過程中，沒有按照既定的審批手續(xù)進(jìn)行審批，造成人事檔案泄密，破壞了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性和原則性。三是人事檔案保密范圍不明確，不利于形成全方位的安全保密工作體系。

3）安全保密教育工作滯后。一是檔案管理人員規(guī)范意識、安全保密意識不足，在執(zhí)行安全保密制度的過程中存在疏忽，存在安全保密漏洞。長此以往，單位內(nèi)部缺乏良好的安全保密氛圍，導(dǎo)致人事檔案管理工作十分被動。二是安全保密技能教育滯后，人才隊伍建設(shè)與安全保密工作的現(xiàn)狀脫軌。典型表現(xiàn)在檔案管理人員對新型信息技術(shù)的掌握與應(yīng)用能力不足，無法推動人事檔案保密工作朝著精細(xì)化的方向發(fā)展。

3 信息化時代背景下做好事業(yè)單位人事檔案保密工作的路徑

1）應(yīng)用新型安全管控技術(shù)，注重“技防”。信息化環(huán)境下，事業(yè)單位要善用新型安全管控技術(shù)，為安全保密工作注入活力。一是要應(yīng)用好日常的病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)，加強(qiáng)對人事檔案管理系統(tǒng)以及計算機(jī)中相關(guān)信息的安全保密與防護(hù)。二是要探索應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)，切實認(rèn)識到新形勢下人事檔案安全保密工作的嚴(yán)峻性，確保安全保密工作跟上技術(shù)、跟上形勢、跟上時代的步伐。三是要做好事后安全管控，租賃騰訊云、阿里云等云終端，打通人事檔案管理系統(tǒng)與云終端之間的數(shù)據(jù)傳輸壁壘，實現(xiàn)人事檔案在云儲存終端的一站式備份，留存好備份文件。四是要加快引進(jìn)計算機(jī)領(lǐng)域的技術(shù)類人才，為信息化環(huán)境下人事檔案安全保密工作注入人才活力，提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

2）完善信息化環(huán)境下的安全保密制度，注重“物防”。事業(yè)單位需要在制度建設(shè)上做足功夫，嚴(yán)格信息化環(huán)境下人事檔案保密條例。一是要完善流程制度。人事檔案在互聯(lián)網(wǎng)終端調(diào)入調(diào)出、借閱、利用、查閱、檢索的，都必須符合單位的保密工作條例，減少實踐中存在的不規(guī)范現(xiàn)象。二是嚴(yán)格信息化環(huán)境下人事檔案審批機(jī)制，明確審批內(nèi)容、審批流程以及審批主體。只有符合查閱、借閱權(quán)限的人員才可以登錄人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱、調(diào)閱。三是要嚴(yán)格人事檔案的保密范圍，嚴(yán)格管控人事選拔、任用、考察領(lǐng)域的信息資料。

3）做好安全保密教育工作，注重“心防”。事業(yè)單位人事檔案保密工作的成效，不僅與安全保密技術(shù)、安全保密制度息息相關(guān)，而且與檔案管理人員的整體素質(zhì)具有關(guān)聯(lián)。為此，一是要做好安全保密思想教育工作，確保檔案管理人員能夠真正用心去管理人事檔案資料，減少管理、開發(fā)以及利用中存在的不規(guī)范問題，提升人事檔案安全保密工作的科學(xué)化、精細(xì)化水平。二是要做好安全保密技能教育工作[4]。要立足于人事檔案信息化建設(shè)的背景，從安全技術(shù)應(yīng)用等角度，開展多主題的培訓(xùn)論壇活動。此外，也可以借鑒檔案館、圖書館等專業(yè)部門在檔案安全保密工作中的經(jīng)驗，邀請相關(guān)專家為檔案管理人員培訓(xùn)授課，切實提升檔案管理人員的安全保密能力。

4 結(jié)束語

人事檔案信息化建設(shè)雖然能夠延伸檔案管理鏈、服務(wù)鏈，減少管理成本，實現(xiàn)檔案管理改革目標(biāo)，但也存在一定的局限性。典型表現(xiàn)在，信息化環(huán)境下人事檔案容易遭受非法程序、非法病毒、黑客的入侵，出現(xiàn)損毀、丟失、非法復(fù)制、非法加密等問題，影響后期的檢索、利用工作。為此，必須要將人事檔案保密工作作為全局性、基礎(chǔ)性、技術(shù)性的工作來抓，規(guī)范人事檔案管理、利用的各個環(huán)節(jié)，切實減少安全風(fēng)險。具體而言，一是要應(yīng)用新型安全管控技術(shù)，注重“技防”；二是要完善信息化環(huán)境下的安全保密制度，注重“物防”；三是要做好安全保密教育工作，注重“心防”。相信隨著保密工作水平進(jìn)一步提升，事業(yè)單位人事檔案管理的環(huán)境會更加優(yōu)化。