信息化時代背景下做好事業單位人事檔案保密工作路徑的探討

薛俊霞

（安陽市殯儀館，河南 安陽 455000）

1 信息化時代背景下做好事業單位人事檔案保密工作的必要性

1）確保檔案價值的必然要求。人事檔案是事業單位發展、人事管理工作中重要的信息資料，事關事業單位對人才的開發、管理以及利用。信息化時代，人事檔案主要以數據化、數字化的形式呈現，保密工作也需要變革。一方面，做好人事檔案保密工作，保障信息的完整真實，能夠切實反映某一職工的工作表現、業務能力、政治面貌、社會經歷，避免出現人事信息參考錯誤、決策錯誤的問題[1]。另一方面，人事檔案作為具有人身屬性的信息資料，對于事業單位人才培養、人才選任、崗位調動等各項人事工作具有重要的價值。只有做好保密工作，減少被篡改、損毀的風險，才能真正挖掘人事檔案價值。

2）堅持簡化與嚴管并重的內在要求。事業單位人事檔案在單位運行過程中發揮著重要的作用，因此，在利用信息技術開展人事檔案信息化建設的同時，不能忽視安全保密工作，確保“流程簡化”與“嚴格管理”有機結合[2]。一方面，做好人事檔案保密工作，規范管理、開發以及利用的各個環節，能夠減少安全管理漏洞，培養檔案管理人員良好的工作作風。另一方面，做好人事檔案保密工作，能夠為其他檔案保密工作提供參考和借鑒，全面提升單位整體的管理效能。

2 信息化時代背景下事業單位人事檔案保密工作中常見的不足

1）安全管控技術落后。當前，部分事業單位沒有充分應用安全管控領域的信息技術，導致計算機以及檔案管理系統的安全防務工作不到位。一是對人事檔案安全保密工作缺乏應有的重視，忽視日常的病毒防控、木馬防控、惡意程序查殺、病毒查殺等工作，導致惡意插件、非法病毒、木馬程序侵入到計算機系統、硬盤存儲終端、U盤存儲終端，影響后期的安全保密工作[3]。二是對區塊鏈技術、數字加密技術、數字水印技術、云加密技術的應用能力不足，難以應對勒索病毒、非法加密程序等新型隱患。三是事后防控意識不足。典型表現在，仍然應用硬盤對人事檔案資料進行備份，一旦出現硬盤損毀、計算機損毀等問題，就容易導致人事檔案遺失。即使能夠恢復存儲終端的數據，也通常需要耗費大量的成本和資源。四是技術型人才不足，無法為人事檔案管理工作提供強有力的支撐。

2）安全保密制度不完善。現階段，部分事業單位在制定相關的規章制度時，沒有立足于信息化環境下人事檔案管理工作的特點，弱化了安全保密工作的實效。一是人事檔案傳輸、接收過程不規范，沒有嚴格走相應的數字機要通道；人事檔案查閱、借閱程序存在瑕疵，甚至存在擅自拍攝、復制拷貝等違規行為。二是人事檔案審批機制不健全，相關人員在查閱、檢索、調入調出人事檔案的過程中，沒有按照既定的審批手續進行審批，造成人事檔案泄密，破壞了人事檔案管理工作的嚴肅性和原則性。三是人事檔案保密范圍不明確，不利于形成全方位的安全保密工作體系。

3）安全保密教育工作滯后。一是檔案管理人員規范意識、安全保密意識不足，在執行安全保密制度的過程中存在疏忽，存在安全保密漏洞。長此以往，單位內部缺乏良好的安全保密氛圍，導致人事檔案管理工作十分被動。二是安全保密技能教育滯后，人才隊伍建設與安全保密工作的現狀脫軌。典型表現在檔案管理人員對新型信息技術的掌握與應用能力不足，無法推動人事檔案保密工作朝著精細化的方向發展。

3 信息化時代背景下做好事業單位人事檔案保密工作的路徑

1）應用新型安全管控技術，注重“技防”。信息化環境下，事業單位要善用新型安全管控技術，為安全保密工作注入活力。一是要應用好日常的病毒查殺技術、防火墻技術，加強對人事檔案管理系統以及計算機中相關信息的安全保密與防護。二是要探索應用區塊鏈技術、數字加密技術、數字水印技術、云加密技術，切實認識到新形勢下人事檔案安全保密工作的嚴峻性，確保安全保密工作跟上技術、跟上形勢、跟上時代的步伐。三是要做好事后安全管控，租賃騰訊云、阿里云等云終端，打通人事檔案管理系統與云終端之間的數據傳輸壁壘，實現人事檔案在云儲存終端的一站式備份，留存好備份文件。四是要加快引進計算機領域的技術類人才，為信息化環境下人事檔案安全保密工作注入人才活力，提供強有力的技術支持。

2）完善信息化環境下的安全保密制度，注重“物防”。事業單位需要在制度建設上做足功夫，嚴格信息化環境下人事檔案保密條例。一是要完善流程制度。人事檔案在互聯網終端調入調出、借閱、利用、查閱、檢索的，都必須符合單位的保密工作條例，減少實踐中存在的不規范現象。二是嚴格信息化環境下人事檔案審批機制，明確審批內容、審批流程以及審批主體。只有符合查閱、借閱權限的人員才可以登錄人事檔案管理系統進行查閱、調閱。三是要嚴格人事檔案的保密范圍，嚴格管控人事選拔、任用、考察領域的信息資料。

3）做好安全保密教育工作，注重“心防”。事業單位人事檔案保密工作的成效，不僅與安全保密技術、安全保密制度息息相關，而且與檔案管理人員的整體素質具有關聯。為此，一是要做好安全保密思想教育工作，確保檔案管理人員能夠真正用心去管理人事檔案資料，減少管理、開發以及利用中存在的不規范問題，提升人事檔案安全保密工作的科學化、精細化水平。二是要做好安全保密技能教育工作[4]。要立足于人事檔案信息化建設的背景，從安全技術應用等角度，開展多主題的培訓論壇活動。此外，也可以借鑒檔案館、圖書館等專業部門在檔案安全保密工作中的經驗，邀請相關專家為檔案管理人員培訓授課，切實提升檔案管理人員的安全保密能力。

4 結束語

人事檔案信息化建設雖然能夠延伸檔案管理鏈、服務鏈，減少管理成本，實現檔案管理改革目標，但也存在一定的局限性。典型表現在，信息化環境下人事檔案容易遭受非法程序、非法病毒、黑客的入侵，出現損毀、丟失、非法復制、非法加密等問題，影響后期的檢索、利用工作。為此，必須要將人事檔案保密工作作為全局性、基礎性、技術性的工作來抓，規范人事檔案管理、利用的各個環節，切實減少安全風險。具體而言，一是要應用新型安全管控技術，注重“技防”；二是要完善信息化環境下的安全保密制度，注重“物防”；三是要做好安全保密教育工作，注重“心防”。相信隨著保密工作水平進一步提升，事業單位人事檔案管理的環境會更加優化。